EXECUTION DES ACTIVITES ET DES BUDGETS Centre d’Excellence pour la formation et la recherche en Sciences et Technologies de l’Eau, l’Environnement et l’Agriculture en Afrique de l’Ouest et du Centre EXECUTION DES ACTIVITES ET DES BUDGETS 7ème Réunion des Centres d’Excellence Africains Lagos (Nigéria), du 16 au 18 mai 2017

Plan de l’exposé Comment mettre l’accent sur les dépenses stratégiques, qui apportent une meilleure plus-value à la qualité de l’enseignement, de la recherché et sur la visibilité/efficacité à long terme du CEA? Comment avoir une meilleure planification et exécution des activités? Comment mieux planifier un budget à partir de la planification des activités? Comment accélérer le processus d’exécution des activités et des budgets? 14.11.18

1. Comment mettre l’accent sur les dépenses stratégiques, qui apportent une meilleure plus-value à la qualité de l’enseignement, de la recherché et sur la visibilité/efficacité à long terme du CEA? Le plan de mise en œuvre initial (validé) est capital car met l’accent sur les actions et dépenses stratégiques pour atteindre les objectifs du CEA. Cela concerne la formation, la recherche et la communication (visibilité).  Il s’agit donc de dérouler ce plan annuellement. Au cours de l’exécution du projet, des dépenses prioritaires et stratégiques sont apparues et insuffisamment prises en compte dans le plan initial (connexion internet haut débit, protection du parc informatique, formation et participation des chercheurs à des conférences/ateliers scientifiques, etc..)  Lors de l’évaluation à mi-parcours, le CEA proposera des réajustements budgétaires. 14.11.18

2. Comment avoir une meilleure planification et exécution des activités? A partir du plan de mise en œuvre initial validé, avoir une idée précise des activités à mettre en place annuellement y compris les temps de préparation.  distinguer les activités « soft » et les activités « hard » Année 1 et 2 : Activités « Soft » (bourses d’étudiants et de doctorants, vacataires, ordinateurs, activités de communication, sessions de formation continue, missions, etc…) Année 3 et 4 : activités « Hard » de passation de marchés, les processus prenant plus de temps pour préparer les dossiers et lancer les marchés (démarrer en année 1 et 2) Mise en place de Responsables par Volet : Formation, Recherche, Innovation, Formation continue & Communication, Infrastructures, Qualité Une équipe de passation de marchés compétente et respectant la planification établie (PPM) Une équipe de coordination habituée à la gestion des projets et rigoureuse 14.11.18

3. Comment mieux planifier un budget à partir de la planification des activités? Faire une meilleure estimation des coûts des activités: formations continues, etc..  Nécessité d’avoir un tableau de coûts unitaires Faire une évaluation des dépenses en cours et antérieures pour planifier l’année à venir  Nécessité de faire un suivi budgétaire strict 14.11.18

4. Comment accélérer le processus d’exécution des activités et des budgets? Bonne organisation de l’équipe de gestion financière avec: Une équipe chargée du contrôle financier (DCFB) et de budgets : engagements et leur validation Une équipe financière chargée des paiements et de leur comptabilisation(DFR) Célérité dans le processus des engagements : 72 heures au plus pour qu’un engagement initié par le coordonnateur soit exécuté et mis en paiement (soft). Pour les acquisitions « hard », Respect des échéances et mise en place d’une Commission ad hoc d’analyse des offres conformément au Plan de Passation des Marchés. Dès la réception des Travaux/équipements, le paiement est engagé dans les deux semaines. La coordination se rassure que les activités/acquisitions sont réalisées et les paiements effectifs Un comptable dédié à la gestion comptable et financière du projet 14.11.18

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