Elaboration d’un guide méthodologique relatif à la mesure de l’activité des ESMS Réunion du 16 mai 2018 Sous-groupe « Accueil de jour et/ou de nuit »

Ordre du jour Synthèse du sous-groupe du 26 avril 2018 Notion d’accompagnement Mesure de l’activité des dispositifs

Participants Animatrices CNSA : Fanny Bouarek : fanny.bouarek@cnsa.fr Delphine Fauchet : delphine.fauchet@cnsa.fr

Participants DGCS Mr Chalençon ARS IDF Mme Sterin ARS Normandie Mr Duret ARS Bretagne Mme Archenoux Le Moulin Vert Mme Foch ANDICAT Mme Babut Desnoyer Mr Rambeaux FEHAP Mme Faure Mr Troiville en audio conférence UNIOPSS Mme Valleix GEPSo Mme Dupont IRDES Mme Penneau FHF Mme Leroy en audio conférence ANAP Mme Jacqueline

Synthèse du sous-groupe « Accueil de jour et/ou de nuit » - réunion du 26 avril 2018 Et suites données par le sous-groupes aux réactions en plénière

Convention de mesure – Suite 1er groupe de travail Ce qui fait consensus et que l’on peut retenir pour le guide Ce qui ne fait pas consensus Ce qu’il faut discuter Journée : accompagnement matin et après-midi quel que soit le lieu où se trouve la personne Journée d’internat : accompagnement sur la journée avec un lever et/ou d’un coucher Journée en semi-internat : accompagnement sur la journée Toute demi-journée même partielle est comptabilisée Ne pas comptabiliser les absences de moins de 72h ---------------------- A noter : Actuellement, pas de lien entre le niveau d’activité et les ressources allouées Notion de taux d’effort des gestionnaires (cible fixée / 100% d’activité) pour éviter effet de captation et encourager les dispositifs et accueil séquentiel Notion de repas dans la journée ne fait pas consensus : fait partie des prestations offertes par l’établissement mais ne fait pas partie du projet de l’usager – à mentionner ou pas dans la convention de mesure ? Notion de demi-journée à conserver ? Notion d’accompagnement à préciser Mesure de l’activité des dispositifs à définir Question des aides aux postes pour les ESAT : raisonnement non plus à la place ou à la personne mais à l’ETP

Indicateurs – suite 1er groupe de travail Ce qui fait consensus et que l’on peut retenir pour le guide Ce qu’il faut discuter Reprise des définitions des indicateurs du tableau de bord de la performance : Nombre de journées théoriques File active Taux de réalisation de l’activité Taux d’occupation Comment utiliser le taux de rotation ? Ressources mobilisées par les entrées Autre approche du taux d’occupation : en places au lieu des journées – pas la définition retenue dans le décret ni dans le TDB de la performance Mesure de l’activité des dispositifs à définir Spécificité des ESAT : formule taux d’occupation proposée par ANDICAT + prendre en compte les stagiaires

Rappel - remarques en plénière sur le compte-rendu du sous-groupe 1 Quid des nuitées: définition à caler (un coucher et un lever?) => à traiter dans le sous-groupe L’accompagnement au repas est important Foyer d’hébergement fermé en journée de 9h à 17h : tenir compte de ce mode de fonctionnement => à traiter dans le sous-groupe Etablissements fermés le WE : 4 couchers seulement mais 5 jours d’accompagnement => comment comptabiliser? Un lever et/ou un coucher, donc le vendredi comptabilisé Quand une « chambre » est occupée par 2 personnes dans la même « journée » (une au lever le vendredi matin une au coucher le vendredi soir) => à traiter dans le sous-groupe Notion de taux de rotation : influe sur l’aspect coût => lien avec le guide sur la mesure de l’activité? Contextualiser le comptage opéré avec la notion d’amplitude d’ouverture (jours et horaires) Taux d’activité en journées? Taux d’occupation en places? Ou aucun des deux? Notion de file active. Nombre de personnes accompagnées par type d’accompagnement / type de projet des personnes accompagnées…

Réactions du sous-groupe sur les remarques faites en plénière sur CR du 1er atelier DGCS: l’unité « prix de journée » demeure d’actualité car en attendant la mise en œuvre de Serafin PH c’est le modèle de tarification qui prévaut. L’objet du guide n’est pas de réformer la tarification. Par ailleurs le taux d’occupation est une mesure valable pour un certain nombre d’EMS, mais pas pour tous. Sur la question : « Taux d’activité en journées? Taux d’occupation en places? Ou aucun des deux? Notion de file active. Nombre de personnes accompagnées par type d’accompagnement / type de projet des personnes accompagnées… » Le « projet » est une variable trop importante Faut-il différencier jours et nuits pour avoir une approche « au réel » de l’accompagnement des personnes? NB: point non discuté finalement, de même que la définition d’une « nuit » Faut-il considérer le nombre de personnes physiques? d’ETP? Par ailleurs on peut avoir plusieurs personnes physiques sur une seule place. La notion de place ne reflète pas forcément la réalité. Consensus sur: Calcul en journée et en nuitée. Un lever et/ou un coucher. Repas intégré dans modalité d’accueil (AJ, nuit, jour+nuit) : les personnels sont là de toute façon + certaines personnes sont autonomes mais pas d’autres > ça fait partie de la prestation proposée par l’établissement donc à ne pas compter en tant que tel.

Notion de demi-journée

Echanges du sous-groupe notion de ½ journée Notion de demi-journée : pas de consensus sur son utilité. A statuer au prochain groupe. SOIT il faut compter en journée, croiser avec le nombre d’ETP, et tenir compte des éléments de contexte liés à l’amplitude d’ouverture de l’EMS. La notion de ½ journée interroge la notion de ressources (humaines, mobilière…) mobilisables. > compter en journée ou en ETP est pertinent. SOIT il faut compter en demi-journée: ne pas les compter peut avoir un côté « modélisant » et ne permet pas de tenir compte de la réalité de l’activité. DGCS rappelle que la ½ journée n’a pas d’existence règlementaire (référence au prix de journée). Intérêt de compter en demi-journée: cela peut peut-être encourager un EMS à prendre des temps partiels. ARS (Bretagne): dans le cadre d’un accueil modulaire, lorsqu’il y a un temps de scolarisation non accompagné par l’IME > intérêt de compter en ½ journée. La notion d’ETP est-elle adaptée aux autres EMS que les ESAT? Cela semble adapté à la mesure du séquentiel/partiel. En revanche comment le compte-t-on? Une personne accueillie de 10h à 15h par ex: cela correspond-il à 0.5? À 1? 1 ETP en temps de travail = 35h mais en accompagnement EMS, à quoi cela correspond-il ? A priori cette notion complexifie le comptage. NB: à statuer au prochain groupe.

Echanges du sous-groupe notion de ½ journée ESAT : Andicat rappelle qu’il faudrait relier le nombre d’ETP au nombre de personnes accueillies sans tenir compte du nombre de journées car les 35h des travailleurs d’ESAT peuvent être réalisées sur 4 jours, 7 jours…. Donc la notion de journée n’est pas pertinente. Le mode de comptage proposé (nombre d’ETP et personnes accueillies) permet aussi de tenir compte des temps partiels. Rappel cependant: la formule travaillée par Andicat reste une proposition à ce stade. Certaines ARS utilisent cette formule à défaut d’autre modalité de comptage notamment pour la prise en compte des temps partiels.

Notion d’accompagnement Journée : accompagnement matin et après-midi quel que soit le lieu où se trouve la personne Qu’entendez-vous par accompagnement ?

Verbatim sur la notion d’accompagnement Réalisation d’au moins une prestation directe sur la période de référence Un acte en présence de la personne et/ou de la famille Toutes les prestations d’aide à la réalisation des tâches de la vie quotidienne, de la dignité de la personne et du maintien ou de l’amélioration de son état de santé mais également des prestations d’aide au développement de l’autonomie de la personne Accompagner l’usager dans son environnement professionnel ou familial Comprend les actes direct auprès des usagers ou de la famille dés lors que cela répond à un besoin. Ne prend pas en compte les temps de coordination, les réunions de synthèse. L’accompagnement peut être réalisé en établissement ou dans le lieu de vie de l’usager avec l’intervention d’un ou plusieurs professionnels Un temps de travail avec la personne avec un objectif (= 1 prestation) Ce que l’on met dans l’accompagnement : les temps/sessions de guidance familiale, l’accompagnement direct en face à face même hors des locaux, les temps de coordination avec d’autres partenaires à destination de la personne

Verbatim sur la notion d’accompagnement Accompagnement direct après de l’usager mais aussi indirecte avec famille notamment le temps administratif, accompagnement également lors de période de stage, temps de coordination avec les autres partenaires quelque soit le lieu. Temps de coordination, présence au chevet, temps administratif, activités annexes Prestation directe et prestation indirecte (préparation, trajet, RDV téléphonique, prestations extérieures financées par ESMS) Pour ESAT : Signature d’un CSAT ou d’un contrat de séjour qui définit les modalités de réalisation (activités, formation, …) indépendamment du temps de travail Pour ESAT : correspond à la signature d’un contrat d’aide et de soutien qui définit les modalités d’accompagnement

Ce que l’on peut retenir par « accompagnement » Vigilance : l’objet n’est pas la nature de l’accompagnement – cela relève de Serafin PH Si la personne bénéficie d’une prestation, quelle qu’en soit la durée, cela « déclenche » la mesure quelle qu’en soit l’unité (journée, demi-journée…). A partir du moment où il y a un lien entre la personne et l ’EMS, il y a accompagnement. > Consensus.

Comptabilisation des absences

Comptabilisation des absences Rappel DGCS sur le contexte – pas de vecteur règlementaire sur secteur PH. Il faudra être prudent pour éviter la comparaison avec secteur PA. Pour mesurer l’activité il convient de compter comme présents les absents de 72h ou moins comme pour les EHPAD (ce qui constitue une dérogation). Cela correspond à ce qui pourrait être appliqué aux EMS ouverts 365 jours. La comptabilisation et la justification des absences tient beaucoup aux éléments de contexte – clés d’interprétation (public, localisation, amplitude d’ouverture…). Attention aux « bons » et « mauvais » motifs – le taux d’absentéisme est plus fort chez certains publics, mais aussi quand il y a un retour à domicile pour les enfants en vacances…. Cf tout-petits, ados avec profil MECS… Attention à ne pas rendre responsables les EMS de l’absentéisme « subi » (arrêt maladie ou hospitalisation par ex). ESAT : ANDICAT demande à ce que soit prévu une possibilité de remplacement provisoire en cas d’absence longue durée (aujourd’hui impossible) – nécessite des orientations provisoires + un calcul lissé annuellement des aides aux postes. L’idéal est d’anticiper les absences autant que possible > un accueil séquentiel peut alors être envisagé. Il ne faut pas que la mesure de l’activité ait pour effet induit de garder les personnes dans l’EMS pour avoir un taux d’activité plus élevé – des ARS posent des conditions et exigences fortes dans ce domaine. Risque de sélection des handicaps les moins lourds pour atteindre la cible en évitant les absences.

Comptabilisation des absences Question de l’exigence aussi en termes d’occupation de la place en l’absence de la personne pour encourager le séquentiel. Particulièrement important quand les listes d’attente sont importantes. Question délicate pour les FAM, MAS, FdV…Une ARS propose une occupation de la place en cas d’absence longue durée, avec accord de la personne. Attention à la perte des APL dans ce cas. Mais a priori pas d’APL pour séjours courts. Mais le FDV/MAS/FAM reste un lieu de vie donc c’est délicat d’occuper la place en l’absence de la personne. C’est différent dans le secteur enfant, ou en semi-internat et AJ a fortiori. Grande disparité entre ARS sur ces questions. Consensus sur l’importance de la contextualisation des absences, mais pas sur les modalités de décompte ou de déduction des absences. Position ARS présentes: pas possible de défalquer les absences de moins de 72h. Décision de porter le sujet en plénière et de le retravailler ultérieurement.

Mesure de l’activité des dispositifs Comment comptabiliser l’activité quand un usager peut passer d’un établissement à un service selon ses besoins ?

Exemple : travaux ARS BFC sur l’activité des ESMS

Echanges Y a-t-il une mesure spécifique de l’activité, et si oui laquelle? ARS IDF: pas encore de réflexion sur ce sujet. Pas assez de recul pour fixer une cible en dispositif. ARS Bretagne non plus. ARS Normandie: DITEP mais beaucoup de retours pour indiquer que les modalités actuelles de comptage de l’activité n’étaient pas adaptées (TDBP). Question à élargir aux différents types de dispositifs dans le cadre de la réforme des autorisations. Aller au-delà du DITEP mais aussi IME + SESSAD ou hors les murs Activité IME hors les murs peut être une modalité. Lorsqu’il y a rattachement du SESSAD à l’IME, la mesure de l’activité est difficile car l’IME compte journée et SESSAD compte acte. Ouvrir la possibilité d'avoir 2 unités de mesure pour un établissement : journée et actes pour hors les murs pour SESSAD Mais avec définition de la journée (qq soit le lieu) on reste dans l'activité en journée Il faudrait pouvoir rapprocher d’une certaine manière le nombre d’actes de la file active. Cela nécessite un référentiel en termes de file active. Le calcul d’un taux d’occupation sur un dispositif juridique complexe va être périlleux. A noter que l’ARS BFC travaille à la fusion d’agréments (pas simple en termes de FINESS) ce qui simplifie les agréments et évite les « saucissonnages » des services et établissements. En cas de soutien d’un EMS à l’autre (ex dispositif de soutien adultes autistes – appui conseil formation ; notion de « fonction d’appui »): comptabilisation par interventions.  Prévoir un groupe de travail ad-hoc

Points divers – préparation du prochain groupe venir avec des situations concrètes reflétant l’activité quotidienne des EMS pour tester nos conventions de mesures et indicateurs. Peut-être faudra-t-il simplifier. Fédérations : demander aux adhérents les pratiques de leurs ARS Garder en tête les effets pervers de la mesure de l’activité – il faut se poser la question sur chaque indicateur Comment aller dans le sens des évolutions actuelles – inclusion, parcours…. Tout en restant dans la simplicité et en tenant compte de l’existant. DGCS: Ne pas avoir une visée tarifaire – il s’agit de ne pas penser en modalités de tarification mais de modulation Le taux d’occupation est une piste de la mesure, pas forcément adapté à tous les ESMS – mais a priori assez incontournable Aborder la notion de stage (en ESAT mais aussi dans autres EMS).

Convention de mesure – Suite 2ème groupe de travail Ce qui fait consensus et que l’on peut retenir pour le guide Ce qui ne fait pas consensus Ce qu’il faut discuter - Journée : accompagnement matin et après-midi quel que soit le lieu où se trouve la personne - Si la personne bénéficie d’une prestation, quelle qu’en soit la durée, cela « déclenche » la mesure quelle qu’en soit l’unité (journée, demi-journée…). A partir du moment où il y a un lien entre la personne et l ’ESMS, il y a accompagnement. - Journée d’internat : accompagnement sur la journée avec un lever et/ou d’un coucher - Journée en semi-internat : accompagnement sur la journée - Ne pas mentionner la notion de repas dans la définition d’une journée - Toute demi-journée même partielle est comptabilisée - Ne pas comptabiliser les absences de moins de 72h - Consensus sur l’importance de la contextualisation des absences, mais pas sur les modalités de décompte ou de déduction des absences Notion de demi-journée à conserver ? Mesure de l’activité des dispositifs à définir Question des aides aux postes pour les ESAT : raisonnement non plus à la place ou à la personne mais à l’ETP Distinction jour / nuit ? Définition d’une nuitée Modalité de décompte ou de déduction des absences

Indicateurs – suite 2ème groupe de travail (idem) Ce qui fait consensus et que l’on peut retenir pour le guide Ce qu’il faut discuter Reprise des définitions des indicateurs du tableau de bord de la performance : Nombre de journées théoriques File active Taux de réalisation de l’activité Taux d’occupation Comment utiliser le taux de rotation ? Ressources mobilisées par les entrées Autre approche du taux d’occupation : en places au lieu des journées – pas la définition retenue dans le décret ni dans le TDB de la performance Mesure de l’activité des dispositifs à définir Spécificité des ESAT : formule taux d’occupation proposée par ANDICAT + prendre en compte les stagiaires