REDUCTION DES CHARGES A TRAVERS L’USAGE DE NOUVEAUX OUTILS COLLABORATIFS : L’EXEMPLE DE LYNC

Les outils collaboratifs… et leurs apports Les outils collaboratifs (ou Groupware) regroupent différentes « briques » qui ont pour fonction principale de fluidifier la circulation et le partage de l’information entre collaborateurs au sein de l’entreprise et de travailler à distance et en réseau. Ces outils sont accessibles depuis un poste de travail fixe ou un appareil mobile (smartphone ou tablette). Cela va de la simple communication (e-mail, webmail, messagerie unifiée fixe-mobile-PC, visio-conférence, numéro unique fixe-mobile…), en passant par le partage (de documents, de calendriers, de tâches) jusqu’aux portails applicatifs… Réduction des coûts (déplacements, surfaces, communications …) Gain de temps Réduction des émissions de CO2 Amélioration des conditions de travail Accroissement de la productivité Animation plus aisée d’une communauté Circulation plus rapide des idées Renforcement des liens entre partenaires et avec les clients Classifié C1 – Réduction des charges et accroissement de la valeur / Téléphonie et Déplacements / Outils collaboratifs / juillet 2014

Une feuille de route Courrier pour les usages collaboratifs Portail collaboratif et RSE Entreprise 2.0 Réseau Social Transformation Audio/visioconférences Messagerie Instantanée Sharepoint Niveau 2 de la collaboration Espace communautaire Intranet système nerveux de l’entreprise Partage de l’information, Partage de la connaissance, Intelligence collective, Communautés virtuelles. Poste de travail et messagerie LYNC TRACE Niveau 1 de la collaboration Chat & Conferencing Présence, Instantanéité, Interactivité, MELPOSTE OUTLOOK Agenda & Disponibilité partagée Communiquer & Collaborer Classifié C1 – Réduction des charges et accroissement de la valeur / Téléphonie et Déplacements / Outils collaboratifs / juillet 2014

L’intérêt économique d’un outil collaboratif… L’utilisation d’outils comme Arkadin ou Lync permettent de réduire : les dépenses liées aux voyages des collaborateurs de 30% en moyenne dans une entreprise standard, jusque 70% du budget communication. …et en particulier de Lync Lync a un intérêt économique plus important qu’Arkadin, notamment grâce à sa version gratuite pour les utilisateurs profil participant ou externes Courrier : Lync Attendee Pour bénéficier pleinement des réductions de coûts, cela nécessite l’arrêt de l’utilisation de la solution Arkadin. En prenant en compte tous les inducteurs de coûts (téléphone, déplacements,…) Lync permet une économie de charge par collaborateur estimée de 500 à 1000€/an Classifié C1 – Réduction des charges et accroissement de la valeur / Téléphonie et Déplacements / Outils collaboratifs / juillet 2014

Les documents supports pour passer à Lync Présentation de l’essentiel sur Lync Guide utilisateur Support mis en place par la DACC pour commander le matériel Exemple de fichier pour recenser les besoins en équipements Lync Classifié C1 – Réduction des charges et accroissement de la valeur / Téléphonie et Déplacements / Outils collaboratifs / juillet 2014

DES QUESTIONS? DES SUGGESTIONS? DES REMARQUES? Votre contact en local : Votre Correspondant Territorial Immobilier (CTI) DTC Votre contact DFI-C : Omar Djaalal omar.djaalal@laposte.fr Tél.: 01.55.44.08.80 Classifié C1 – Réduction des charges et accroissement de la valeur / Téléphonie et Déplacements / Outils collaboratifs / juillet 2014