Table d’échanges DGACQ/ RPGTI 16 décembre 2009

Ordre du jour Rappel des demandes d’améliorations formulées par le RPGTI Statut du processus d’homologation NSTL Perspectives et scénarios d'évolution des contrats à commandes sous considération Perspectives pour des appels d'offres pour des solutions d'impression Prochaines étapes et échéanciers

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Confirmation de deux priorités du RPGTI ( 2008.08.08 ) Guide d’acquisition et processus d’homologation coûts pour les fournisseurs, délais, critères, évaluation de la qualité, satisfaction des clients, … Communications DGACQ et RPGTI Implication en amont des fournisseurs, délais raisonnables à accorder, réactivité face aux demandes des fournisseurs, etc… Aplanir les difficultés en dehors du processus d’appel d’offres Échanges sur des problématiques spécifiques ( 2008.10.02)

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Rencontre DGACQ – RPGTI ( 2009.03.09 ) Identification des problématiques spécifiques avec le processus d’homologation NSTL Coûteux processus pour une valeur jugée questionnable Pistes de solution Transparence et communications à améliorer Coûts d’homologation à être assumés par la DGACQ Vérification de la conformité technique ( NSTL ou autre ) et évaluation de l’entreprise, incluant le volet développement durable, par le CSPQ, Tests de performance dans leurs formes actuelles à éliminer

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Initiative de la DGACQ ( 2009.05.21 ) Présentation de la méthode d’évaluation NSTL ( John Drummond ) Sessions «impression» & «serveurs / postes de travail» Tous les fournisseurs invités Exercice réussi de démystification et d’échanges francs Consensus peuvent être développés entre les fournisseurs L’aspect «coûts» est préoccupant pour tous les fournisseurs présents Engagement de la DGACQ rendre disponible le détail des poids relatifs de la grille d’évaluation redéfinir les catégories de serveurs, avec le concours des fournisseurs

Demandes d’améliorations du RPGTI Guide d’acquisition devrait mieux tenir compte des différents processus et modèles d’affaires des fournisseurs Les manufacturiers de type Tier1 ne vendent pas de postes de travail en pièces. Un prix global pour la configuration de base devrait être la norme, augmenté pour tenir compte des ajouts ( capacité, dispositifs standards, services requis en sus des services de base, etc…) Éliminer le lien au niveau des prix entre le contrat à commande et les DES ( offre spéciale pour des ensembles de produits à être acquis à des dates et des conditions spécifiées ) Fournisseurs pourront être compétitifs dans les deux cas

Demandes d’améliorations du RPGTI Clause du «meilleur prix soumis» Problématique reconnue par tous – différentes approches des soumissionnaires Clause «fournisseur autorisé» Fabricants et distributeurs solidairement et conjointement responsables! Implications en cas de faillite ou non-performance –garanties des fabricants diffèrent de celle précisée dans l’appel d’offres Service de réparation niveau II (24/7) – remise en fonction < 4h vs 6h Pénalité pour service non conforme ( 100$/h jusqu’à 1 000$/panne ) … pénalité apparaît démesurée, considérant le prix d’achat.

Demandes d’améliorations du RPGTI Fiabilité de 99,5% pour les serveurs, sans considération pour la configuration précise – remplacement si plus de 3 pannes dans la première année Supprimer la clause relative aux pénalités pour retard de livraison ( n’est pas appliquée ) Accorder une valeur aux outils de gestion sur la base des rapports d’analyses réalisées par des firmes reconnues Éliminer le critère de la vitesse d’horloge interne pour les serveurs x86

Demandes d’améliorations du RPGTI Durée du contrat à commandes: 3 ans DES – permettre de considérer le meilleur rapport qualité/prix Contrat à commandes : évaluation par la DGACQ de la valeur ajoutée potentielle d’un fournisseur – Supprimer l’exigence d’un site dédié au GQ mais maintenir l’exigence de disponibilité d’un site en français Supprimer l’exigence d’un site pour le suivi des commandes ( pas utilisé ) Formation – 4 heures (1 à 2 h est suffisant )

Demandes d’améliorations du RPGTI Obligation pour un manufacturier d’être présent dans plus d’une catégorie Possibilité pour un manufacturier de réviser à la hausse ses prix si les circonstances le justifient ( fluctuation des devises, pénurie de composantes, …) Éliminer les normes obsolètes Ne pas accepter de substitution par un produit supérieur faite pour obtenir une meilleure à l’évaluation - obligation de rencontrer précisément les critères de la catégorie Recourir le plus possible aux évaluations faites par des organismes indépendants ( GG, ISO, EPEAT, TBR, Greenguard, Energy Star ) pour sauver des coûts

Mise à jour par la DGACQ Statut du processus d’homologation NSTL Perspectives et scénarios d'évolution des contrats à commandes sous considération Perspectives pour des appels d'offres pour des solutions d'impression

Prochaines étapes et échéancier