Discussions relatives à l’application de pénalités 24 juillet 2017

Ordre du jour Préambule Contexte Problématique Exemples Impacts potentiels sur le marché Recommandations de pistes de solution Conclusion 2

Préambule Le RPGTI croit que l’application de pénalités doit être mieux encadrée Le RPGTI désire qu’elles soient: Assez élevées de façon à favoriser l’atteinte des résultats visés, mais pas au point d’en rendre l’application difficile dans certains cas Formulées clairement et uniformément pour en baliser l’application Conditions d’application et d’exclusion Appliquées de la même façon pour tous

Contexte Ce document se concentre sur les pénalités liées aux appels d’offres pour la fourniture de ressources humaines en TI La grande majorité de ces appels d’offres se présentent en mode « per diem », les forfaits ayant considérablement diminué au cours des dernières années Les pénalités visent particulièrement les ressources stratégiques, ainsi que le remplacement de ressources en cours de mandat Les pénalités sont présentes dans les appels d’offres depuis de nombreuses années Autrefois plutôt utilisées comme « menace », rarement appliquées La « menace » a continuellement crû au fil des années Depuis l’été 2013, leur application a crû continuellement, de sorte qu’elles sont maintenant appliquées presque systématiquement, en ignorant parfois les cas particuliers Les pénalités liées aux acquisitions de produits matériels et logiciels ne sont pas couvertes dans ce document

Contexte Les pénalités ont été conçues dans l’optique de dissuader un soumissionnaire de présenter une offre non sérieuse, à savoir présenter des ressources qu’il prévoit substituer au début ou tôt dans le mandat Nous croyons que les pénalités n’ont pas besoin d’être aussi élevées pour atteindre l’objectif visé Avec le haut niveau de concurrence, les prix et les marges ont baissé au fil des années, de sorte que le ratio pénalité / marge s’est considérablement accru Or, il existe des situations d’exception ne justifiant pas une sanction aussi sévère, par exemple: Une ressource réellement disponible présentée dans 2 soumissions, lesquelles sont gagnées toutes deux Une ressource qui connaît des difficultés en cours de mandat et se dirige vers une absence maladie si on ne la remplace pas en mode préventif Un mandat qui ne correspond pas à la description faite dans l’appel d’offres, de sorte que la ressource se désintéresse en cours de livraison et menace de démissionner pour changer de mandat 5

Principales difficultés des pénalités Généralement trop élevées, plus que requis pour l’atteinte de l’objectif visé Très variables dans leur formulation Varient d’un organisme à l’autre L’interprétation porte parfois à la confusion Jusqu’à 7 pénalités différentes dans un même appel d’offres Non disponibilité des ressources clés identifiées dans la soumission Remplacement des ressources clés Délai pour le remplacement des ressources clés Délai de mise en place des ressources supplémentaires Délai pour le remplacement de ressources supplémentaires Réponse aux demandes de support et d’entretien Remise de la carte d’accès Les pénalités liées aux ressources souvent: N’excluent pas les cas de démission, maladie grave, maternité Ne sont pas limitées aux ressources stratégiques N’ont pas de limite dans le temps On ne trouve que très rarement une limite financière aux pénalités individuelles ou collectives Application variable entre le début et la fin d’un contrat Limite le recours à des sous-traitants, PME ou pigistes

Impacts potentiels sur le marché Hausse du coût des ressources à long terme Les consultants peuvent utiliser le risque de pénalité dans la négociation de leurs conditions de travail (salaire vs affectation) si la pénalité n’exclut pas la notion de rupture de lien d’emploi Réduction du nombre de soumissionnaires par appel d’offres Si un fournisseur propose la même ressource (disponible) sur plus d’un appel d’offres, il risque d’encourir des pénalités s’il gagne plus d’une soumission avec la même ressource qu’il ne peut affecter qu’à un seul contrat Hausse du prix des soumissions Des provisions pour pénalités devront être incluses dans le prix des soumissions Réduction progressive de la qualité des ressources disponibles Les pénalités trop élevées réduiront la mobilité des ressources entre les mandats, au détriment de la diversité d’expériences cumulées Climat de concurrence entre les donneurs d’ordres pour l’approvisionnement en ressources Les appels d’offres avec pénalités moindres vont attirer davantage de soumissionnaires, alors que les pénalités élevées vont réduire le nombre de soumissionnaires à cause du risque plus élevé

Exemple d’impact sur les coûts / prix Une ressource permanente d’un fournisseur devient disponible Il ne peut la proposer sur plus d’un appel d’offres en cours sans risques de pénalités; s’il gagne plus d’un appel d’offres avec la même ressource, les mêmes pénalités seront appliquées par un des donneurs d’ouvrage En la proposant dans un seul appel d’offres, la ressource est immobilisée pendant au moins deux mois Délai de réponse plus délai de décision Entre temps, la ressource est inutilisée Si la soumission est non gagnante, on recommence avec un nouveau délai minimum de 2 mois

Exemples de variabilité dans les pénalités Ressource proposée non disponible au début du mandat Pénalité initiale forfaitaire Varie d’environ 5,000$ à 75,000$ par ressource; souvent 50,000$ par ressource 9 ressources stratégiques exigées en début de mandat 25,000$ par ressource absente au début, ou remplacée en cours de mandat Remplacement de ressource 5,000$ à 20,000$ pour remplacement d’une ressource en cours de mandat Ou de 10 à 20 jours au tarif de la ressource Ou 20 jours au premier remplacement, 25,000$ aux suivants Ou des pénalités appliquées sur les 4 années du contrat: 107 500 $ pour le remplacement d’une ressource dans la première année du contrat; 90 000 $ la 2e, 65 000 $ pour la 3e, 47 500 $ pour la 4e année Appliquées parfois aux ressources stratégiques, parfois à l’ensemble des ressources Délai pour remplacement d’une ressource Pénalité de 500$ à 15,000$ par jour Passé un délai de 5 à 10 jours Indépendant de la cause du remplacement (demandé par le fournisseur ou le client) Appliqué parfois aux ressources stratégiques, parfois à l’ensemble des ressources Pénalité basée sur 7% du montant total du bordereau pour chaque ressource 2 ressources initiales, mais bordereau inflationné par autres ressources potentielles Pénalité équivaut à 285 jours de facturation par ressource remplacée Pleinement applicable pour toute la durée du contrat de 3 ans à chaque ressource

Recommandations de pistes de solution Pénalités liées à la disponibilité initiale des ressources: En limiter l’application aux ressources stratégiques dont l’affectation est prévue à la signature du contrat Ne pas les appliquer si le démarrage du projet est décalé Ne pas les appliquer aux ressources sur demande dont les conditions d’arrivée ne sont pas prévisibles Accorder un délai de grâce minimal de 5 jours avant d’appliquer la pénalité Pénalités liées au remplacement d’une ressource en cours de mandat Accorder un délai minimal de 15 jours ouvrables pour présenter une nouvelle ressource et de 10 jours additionnels pour la livrer La pénalité applicable pour les délais additionnels est établie au tarif quotidien de la ressource par jour additionnel de retard Prévoir un maximum financier pour chaque pénalité 5% de la valeur de la facturation prévue pour la ressource 5% de la valeur totale du contrat pour le total des pénalités Encadrer le nombre de jours non facturables de transfert d’expertise lors d’un remplacement de ressource Maximum de 10 jours par remplacement Le nombre de jours calculé au prorata de la présence passée de la ressource à remplacer par rapport à la durée totale du mandat

Recommandations de pistes de solution Ne jamais pénaliser la non disponibilité d’une ressource ou son remplacement dans un cas de force majeure, tel: Décès Maladie grave Rupture du lien d’emploi Congé parental Étaler le paiement des pénalités ou les appliquer à la fin du mandat pour tenir compte que les contrats sont souvent réduits en valeur avant la fin du mandat La pénalité ne doit pas s’appliquer sur la valeur prévue du mandat alors que cette valeur sera probablement réduite Limiter à la première année l’application des pénalités associées au remplacement d’une ressource Ne pas appliquer la pénalité relative à l’indisponibilité d’une ressource proposée et alors disponible pour le mandat A lorsque retenue dans le cadre d’un autre contrat adjugé après le dépôt de la soumission pour le mandat A Ne pas appliquer la pénalité lorsque le CV de la ressource initiale ou de remplacement remplit les exigences et que son remplacement est demandé par le client Laisser place au jugement discrétionnaire mais encadré du gestionnaire de contrat quant à l’application de pénalités en cours de mandat

Conclusion Les pénalités actuelles sont de nature multiples et variées, et souvent trop élevées Le remplacement de ressource peut coûter jusqu’à 150,000$ ou 285 jours de facturation L’application des pénalités doit être modulée selon la gravité de la situation Ressource présentée en soumission sans intention du fournisseur de la fournir réellement, vs Ressource réellement disponible présentée dans 2 soumissions remportées simultanément, vs Ressource remplacée en cours de mandat de façon préventive (stress qui risque de causer un épuisement professionnel par exemple) L’application de pénalités en début de mandat doit être différente de celle en cours d’exécution Sévérité plus grande à l’adjudication du contrat pour dissuader les offres non sérieuses Réduire les pénalités par la suite parce que: Un remplacement de ressource cause une perte de revenus en plus des jours gratuits à donner pour le transfert d’expertise; a-t-on besoin d’un troisième élément dissuasif? On ne devrait pas exiger que les ressources demeurent en place systématiquement pour 3 ans; ceci augmente le roulement du personnel à cause des démissions qui en résultent Laisser place au jugement discrétionnaire mais encadré du gestionnaire de contrat quant à l’application ou non de pénalités en cours de mandat 12