La veille des appels d’offres Atelier MAPPING 17 – 20 septembre 2018 Phnom Penh, Cambodge La veille des appels d’offres Fernanda GOMES SANTANA Chargée de projet

SOMMAIRE 01. Qu’est-ce que la veille des appels d’offre? 02. Les objectifs: Contexte AUF 03. Cycle de gestion de projet et cycle de la veille 04. Les opérateurs de recherche sur Internet et les mots-clés 05. Les démarches post-veille 06. Conclusion SOMMAIRE

Qu’est-ce que la veille des appels d’offres? 01 Qu’est-ce que la veille des appels d’offres? L’intelligence économique: « Donner la bonne information à la bonne personne, au bon moment, pour prendre la bonne décision » Michael E. Porter. > La veille d’appels d’offres est du type commerciale car elle consiste à surveiller les appels d’offre pour développer son activité. La veille est une des trois composantes de l’intelligence économique.

La veille est donc une aide à la prise de décision. « la veille est une activité continue, en grande partie itérative, visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial… pour en anticiper les évolutions ». (Prestations de veille et prestations de mise en place d’un système de veille, Afnor, 1998). > >

La veille permet de: Être à l’écoute; Aller vers des nouvelles coopérations; Se tourner vers l’action; Prendre des décisions.

Les objectifs: A titre d ’exemple 02 Les objectifs: A titre d ’exemple Rayonnement international; Forger des alliances et créer des nouveaux partenariats; Réalisation de projets innovants; Favoriser le rapprochement de l’organisation des acteurs locaux, régionaux et internationaux; Diversification des ressources.

Les objectifs: A titre d ’exemple 02 Les objectifs: A titre d ’exemple Et pour votre centre de recherche, quels pourraient-être les objectifs?

Cycle de gestion de projet et cycle de la veille 03 Cycle de gestion de projet et cycle de la veille

Deux cycles connectés! La veille peut être considérée comme la première étape du cycle de gestion de projet > La veille doit aboutir à une décision La décision étant positive, on passe à l’étape du montage de projet Si le dossier est retenu par le bailleur de fonds, un contrat de partenariat sera signé En fin de cycle le projet sera évalué et pourra faire valoir des nouveaux besoins

La veille a un cycle en cinq étapes! Expression des besoins > De quelles informations avons-nous besoin?  Délimiter les problématiques et l’environnement (exemple les axes de la stratégie dans le contexte AUF). Il faut deux types d’information dans le cadre de l’appel d’offre, celles qui permettent la prise de décision et celles qui permettent d’anticiper!

La veille a un cycle en cinq étapes! Expression des besoins > Besoins permanents: Surveillance du marché à long terme. Ex: Tendance des bailleurs de fonds (pour mieux anticiper ou proposer des projets spontanés). Besoins ponctuels: Surveillance sur des décisions stratégiques ponctuelles. Ex: Projets ponctuels.

La veille a un cycle en cinq étapes! 2. Recherche de sources/sourcing > « Cette opération vise à identifier, hiérarchiser et qualifier les sources d’information définies, pour les exploiter en les traduisant sous forme d’objectifs de recherche. L’aspect récurrent de cette étape est très présent, puisque du sourcing dépendent étroitement les résultats obtenus par la veille.» (Délégation interministérielle à l’intelligence économique – France) Exemples: Les ministères, les bailleurs gouvernementaux, etc. Les organisations multilatérales: (ONU, Banque mondiale); Les organisation bilatérales: (Agence française de développement, la Coopération technique belge, etc.); Les ONG; Les établissements d’enseignement supérieur et de recherche; Groupements d’universités; Les fondations privées; Les entreprises; CNRS, FNRS, NFS, etc.

La veille a un cycle en cinq étapes! 2. Recherche de sources/sourcing > Les sources peuvent être de plusieurs ordres : - Internet : sites, forums, blogs, réseaux sociaux... ; - Les bases de données professionnelles ; - Les programmations des bailleurs de fonds, les rapports d'activité... ; - Les «Avis généraux de passation de marché»; - Les séminaires, colloques, salons, conférences, réunions de partenariats... - Les collègues peuvent également être une source d’informations. Le partage et le croisement des informations sont donc essentiels.

Attention à la crédibilité des sources!! La veille a un cycle en cinq étapes! 2. Recherche de sources/sourcing > Il faut constamment évaluer, classer et hiérarchiser les sources selon la valeur du contenu. Attention à la crédibilité des sources!!

La veille a un cycle en cinq étapes! 3. Collecte de l’information > «C'est l’opération par laquelle le veilleur recueille à proprement parler l’information». (Délégation interministérielle à l’intelligence économique – France) En allant chercher l’information En faisant venir l’information vers soi Via la recherche sur un moteur de recherche ou en contactant le responsable (dans la matière d’enseignement supérieur) d’un bailleur de fonds. Bouche-à-oreille, réseautage. Via l’inscription à une lettre d’information, une convention d’échange d’information ou encore via le « donnant-donnant ». Veille automatisée qui permet surveiller un grand nombre de sources. Aussi le Bouche-à-oreille (donnant-donnant).

La veille a un cycle en cinq étapes! 3. Collecte de l’information > Les outils numériques: Avantage: suivre un grand nombre de sources de façon automatisée. Faiblesse: infobésité et outilbésité. Faible anticipation pour la veille des appels d ’offres. Le bouche-à-oreille (réseautage): Avantage: forte anticipation (accès à l’information avant la publication). Faiblesse: travail sur le long terme (prends beaucoup de temps).

Vérifier l’éligibilité! La veille a un cycle en cinq étapes! 4. Traitement de l’information > «Il s'agit de l’opération qui consiste, parmi la masse d’informations recueillies, à ne retenir que celles susceptibles d’intéresser l’organisation, notamment sur la base de la stratégie de veille qu’elle a adoptée. L’analyse valorise l’ensemble de la chaîne de la veille, puisque son produit constitue l’information stratégique» (Délégation interministérielle à l’intelligence économique – France) Tri des informations: hiérarchiser les informations sur base de pertinence par rapport aux objectifs, synthétiser les informations qui seront utiles à la prise de décision. Vérifier l’éligibilité!

Fréquence  Contenu  Pour qui  Pour quoi  Comment  Format La veille a un cycle en cinq étapes! 5. Diffusion de l’information > «Enfin, dernière étape, celle de la diffusion de l’information stratégique, opération par laquelle l’information, valorisée et mise en forme, est adressée à son destinataire et utilisateur. Celui-ci pourra baser sur cette information son appréciation d’une situation donnée et/ou décider des actions à entreprendre. Cette étape boucle donc le cycle de l’information, et permet de nourrir la réflexion et la décision» (Délégation interministérielle à l’intelligence économique – France) Fréquence  Contenu  Pour qui  Pour quoi  Comment  Format

La veille a un cycle en cinq étapes! 5. Diffusion de l’information > Il existe plusieurs canaux: • les réunions et les séminaires; • messagerie électronique; • Intranet et/ou Internet; • les journaux internes ou les lettres d’information, etc. Adaptez la diffusion en fonction du type d’information et du degré de sensibilité du sujet! Attention lors de la diffusion à l’extérieur! Mesurez la satisfaction des destinataires!

Les opérateurs de recherche sur Internet et les mots-clés 04 Les opérateurs de recherche sur Internet et les mots-clés

Les opérateurs de recherche « » Les guillemets permettent de faire une recherche d’une expression exacte. > - Le signe moins permet d’exclure un terme. > AND permet de cherche une page contenant deux termes et exclure celles qui contiennent seulement l’un ou l’autre. > * L’astérisque sert à remplacer un mot. > + Le signe plus force la recherche à trouver des pages qui contiennent le terme. Par exemple veille +  « stratégie digitale » le moteur de recherche va trouver des pages avec le terme veille et le terme exact « stratégie digitale ». >

Les mots-clés Faisons l’exercice! Chaque organisation ou bailleur de fonds a son propre vocabulaire. Le vocabulaire utilisé dans le Programme quadriennale de l'AUF est lui aussi spécifique (ex. : gouvernance universitaire ou numérique éducatif). Concernant la veille des appels d'offre, à titre d'exemple, voici quelques mots-clés: Voici quelques «astuces» pour avoir les meilleures résultats possible dans les moteurs de recherches ou les bases de données : - chercher des synonymes ; - chercher les termes à exclure de la recherche ; - prendre en compte les critères importants (ex.: pays et langue); - prendre en compte les expressions. Faisons l’exercice!

Les démarches post-veille 05 Les démarches post-veille Que faisons-nous une fois un appel trouvé?

La démarche post-veille Le décideur est appelé à prendre une décision sur l’opportunité de répondre à l’appel d’offre > Si la réponse est positive le chargé de pilotage de la réponse à l’appel d’offre va vérifier sous quelle forme l’organisation est éligible (ex: critère de partenariat). Si demandé par l’appel d’offre, mettre en place des partenariats. > Si les critères sont remplis, il faut se mettre au travail immédiatement (le temps est limité). > Organiser une réunion de concertation et désigner quelqu’un pour assurer le suivi de la réponse de l’appel. >

La démarche post-veille Noter la date de dépôt du dossier et s’organiser afin de remettre le dossier la veille de cette date. > Faire une checklist de l’ensemble des éléments demandés dans la réponse de l’appel d’offre. > Planifiez les rôles et les tâches de chacun afin d’éviter les précipitations de dernières minutes. > Mobiliser les ressources humaines pour le montage/rédaction du projet. >

La démarche post-veille Organiser des réunions pour faire le point sur l’avancement et organiser le travail. > Trouver un dossier qui a déjà été accepté par l’institution pour s’en inspirer. > Si certains aspects de l’appel doivent être éclaircis, trouver une personne de contact dans l’institution et lui poser des questions. >

06 Conclusion L’anticipation est un élément très important pour la réussite de la veille des appels d’offre. > Il faut être particulièrement réactif. > La veille doit être décentralisée. >