Cours Organisation administrative Chapitre 9 La gestion des moyens matériels, humains, financiers - Les coûts administratifs 12/04/2019

Cours du lundi 13 Octobre Horaire : 13H45 à 17H15. Matériel nécessaire : Stylos de couleurs différentes. Crayon papier + gomme. Règle 30 cm. Cahier ou feuille avec quadrillage. Photocopies : Pages 121 à 124 et 129 à 134. Contenu du cours sur le site Internet. Etudiant / AG OMA / … Plan du cours : Chapitre 9. Applications en fin de cours : 1- Tableau d’allocation de ressources. 2- Prendre en compte les contraintes de l’organisation d’un service. 3- Complément et exploitation d’un TRT – Rédaction d’un rapport. 4- Calcul et présentation d’un budget prévisionnel. 5- Conception et réalisation d’un planning « mouvement ». 12/04/2019

Chap 9 Situation professionnelle Lire le texte Acquavia page 121 à 124. Présentation de l’entreprise. Contexte. Mission. Préparation de la première étape. Prise en charge et le suivi de l’organisation pratique. Etablir un budget prévisionnel. Réflexion : Pourquoi ouvrir son entreprise à l’exportation ? Pourquoi dépenser pour participer à ce salon ? Faire un inventaire rapide des ressources de l’entreprise ? 12/04/2019

Chap 9 Situation professionnelle Résolution : 1) S’informer sur les procédures de participation à un salon professionnel. 2) S’informer sur la politique générale de l’entreprise et le projet d’exportation. 3) S’informer sur les coûts de participation au salon. 4) S’informer sur les moyens humains disponibles. 12/04/2019

Chap 9 Les repères du référentiel Les objectifs poursuivis : Fixer des buts à atteindre. En fonction des opportunités de croissance de l’entreprise. Les moyens pour y parvenir : Allouer aux objectifs des ressources. Les moyens dépendent des buts poursuivis. 12/04/2019

Chap 9 (1)Les repères du référentiel Définir et hiérarchiser les objectifs : Les objectifs principaux et les objectifs intermédiaires. A définir. A hiérarchiser. Les objectifs intermédiaires sont une étape avant l’objectif principal. Ils sont compatibles et articulés autour de l’objectif principal. Les objectifs à court, moyen et long terme. Combien de temps. Les objectifs sont classés selon un critère chronologique. Programmer une action avec un échéancier ou une liste de contrôle. 12/04/2019

Chap 9 (2)Les repères du référentiel Recenser les moyens accessibles et les allouer aux objectifs retenus : L’évaluation des moyens nécessaires. Il s’agit d’allouer le minimum de ressources pour une efficacité maximum. Le gestionnaire financier fixe le budget prévisionnel maximum. Le dirigeant arbitre entre divers projets. Les ressources disponibles. Les ressources matérielles (machines, véhicules, ...). Les ressources financières (pour les achats de biens ou de services). Les ressources humaines (main d’œuvre). Les ressources humaines. Toute tâche administrative comporte une intervention humaine. L’AG en est responsable. 12/04/2019

Chap 9 (3)Les repères du référentiel Distribuer les tâches : Les facteurs de décision. La distribution des tâches pose la question Qui fait quoi ? Quelles sont les exigences objectives de la tâche ? Quelles sont les disponibilités en personnel à un instant t ? Les modalités de distribution des tâches. La répartition des tâches. Ne pas diviser le processus entre trop d’intervenants. Ne pas surcharger un collaborateur. Le travail doit être réparti équitablement. Un tableau de répartition des tâches peut s’avérer nécessaire. L’affectation des tâches à un collaborateur. Respecter le niveau de qualification. Les divers outils : fiches d’attribution, de description de fonctions et de profil de poste. La diffusion de la répartition des tâches auprès des intéressés. Note de service, feuille d’instructions, fiche d’attribution temporaire. 12/04/2019

Chap 9 (4)Les repères du référentiel Mettre en œuvre et assurer le suivi d’un projet, contrôler la réalisation : La Mise en œuvre. Position de chef de projet de l’AG. Elle organise, coordonne et met en œuvre. C’est une personne ressource avec un rôle déterminant. Les relations de collaboration sont privilégiées au détriment des relations hiérarchiques. Le suivi. A la date butoir tout est terminé. Celle-ci permet de calculer la date de début qui permet de lancer le projet. Le contrôle. L’AG surveille et contrôle l’état d’avancement à l’aide des outils étudiés au chapitre 8. Des états périodiques lui sont adressés par les exécutants. Elle tient à jour une liste de contrôle « Prévu / Réalisé ». L’AG doit faire preuve de vigilance, de persévérance et de diplomatie. Lors de la réception d’une information il faut agir en cas de retard. 12/04/2019

Chap 9 (5)Les repères du référentiel Etablir et contrôler les budgets : Le financement. Autofinancement. Financement d’origine externe. Le budget. C’est un cumul de dépenses ou de charges. En contrepartie, espérance de recettes. Le caractère aléatoire des recettes. Décalage entre les dépenses et les recettes. Incertitude sur le montant des recettes. Les incertitudes. Le laps de temps avant les recettes peut fragiliser l’entreprise. Compatibilité avec le budget général de l’entreprise. Avoir recours à des aides (banques, COFACE). 12/04/2019

Chap 9 (6)Les repères du référentiel Contrôler la rentabilité en amont d’un projet : L’estimation des données de base du projet. Le montant investi. La durée de vie . Les coûts. Les recettes. Les calculs proprement dits de la rentabilité de l’opération selon trois paramètres classiques. Le délai de récupération. La valeur actuelle (VAN) : comparer la dépense initiale à la valeur actuelle des recettes attendues sur la durée de vie du projet. Le taux de rentabilité interne (TRI) : rentabilité annuelle moyenne de chaque euro investi sur la durée totale du projet. Ces calculs permettent d’estimer la viabilité économique du projet. S’il n’est pas rentable, il peut être abandonné. 12/04/2019

Chap 9 Fiche ressource 1 Le Tableau de répartition des tâches : Définition. Méthode. Le contenu des deux premières colonnes de gauche. Les autres colonnes. 12/04/2019

Chap 9 (1) Fiche ressource 2 Le Budget d’un projet : Définition. Méthode de présentation. La nature d’une charge. La distinction entre charges fixes et charges variables. 12/04/2019

Chap 9 Vos références Pôle gestion et organisation (60) : Pages 41 à 44. Site Internet : http://www3.ac-clermont.fr/pedago/ecogest/pedaenslplt/COMM1STT/comm_organisation.htm Sur mon site Internet : http://alain.megret.free.fr 12/04/2019

Travail pour le prochain cours Chap 9 Applications (Page 131) Tableau d’allocation de ressources. Prendre en compte les contraintes de l’organisation d’un service. Complément et exploitation d’un TRT – Rédaction d’un rapport. Calcul et présentation d’un budget prévisionnel. Conception et réalisation d’un planning mouvement. 12/04/2019