1 Forum de l´Administration Électronique Rabat Junio 2005 Incidences organisationnelles et nouvelles compétences dans l´Administration électronique Antonio Alabau Professeur Jean Monnet Politique des Télécommunications et Société de l´Information Universidad Politécnica de Valencia – Espagne Institut Européen des Administrations Publiques Maastricht – Pays Bas

2 Objectifs Présenter quelques commentaires a propos: des incidences organisationnelles dérivés de l´introduction de l´administration électronique des nouvelles compétences requises par le personnel des Administration Publique EIPA. Les Changements dans l´organisation, les aptitudes du personnel et le Rôle du leadership requis pour le-Gouvernement. Étude préparé pour EPAN. Juin Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

3 Contexte Depuis son introduction a la fin des années 90, l´Administration électronique a connu une expansion très rapide Malgré l´état d´avancement l´Administration électronique on n´a pas encore atteint la maturité requise Le nombre des applications ainsi que la quantité d´Administrations publiques concernée constituent une importante base d´analyse L´expérience des autres est une bonne base d´apprentissage Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

4 Éclat Recomposition Continuité Début Promouvoir l´usage d´Internet dans l´Administration Publique Développer des applications partout dans l´Administration Publique Éviter dispersions, mutualiser et garantir l´interopérabilité Garantir la durabilité Réadapter les organisations et former le personnel Incidences organisationnelles et nouvelles compétences Étapes Préoccupations

5 Questions 1.Des changements radicaux se produisent-ils dans les administrations publiques et sont-ils nécessaires? 2.Quel est le noyau de base des nouvelles qualifications et compétences requises? 3.Quels sont la pertinence et limpact du leadership? Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

6 Analyse du problème Niveaux de responsabilité du personnel 1.Politiciens et fonctionnaires haut niveau. (Stratégie et planification) 2.Chefs d´Unité et niveaux intermédiaires. ( Exécution) 3.Fonctionnaires de base. (Opérations) Type d´activité A.Stratégiques (liés au développement des stratégies et plans) B.Technologiques (liés aux changements technologiques) C.Organisationnelles (lies aux changements dans l´organisation) D.Fonctionnelles (liés au déroulement ordinaire des activités) Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

7 Niveaux Activités Politiciens & hauts fonctionnaires Chefs d´Unités et niveaux intermédiaires Fonctionnaires de base Stratégiques Technologiques Organisationnelles Fonctionnelles Incidences organisationnelles et nouvelles compétences Classification des résultats

8 Activites Stratégiques / Fonct. Haut niveau n Adopter une stratégie à long terme et assurer la continuité n Créer un climat politique favorable à lintroduction de solutions de Gouvernement n Assure le leadership politique et administratif n Garantir le soutien total sur toute la durée du projet n Sassurer que le chef de projet est représenté parmi les cadres supérieurs n Garantir un degré de concentration égal sur la gestion du changement et sur le développement des ressources humaines n Sassurer de la planification dun curriculum e Gouvernement n Créer des programmes de formation couvrant les Modèles et les Stratégies de-Gouvernement HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

9 Activites Stratégiques / Chefs d´Unité n Faciliter de nouvelles façons de travailler n Se concentrer autant que possible sur la re-formation du personnel, Reconnaître quun moins grand nombre demployés pourrait être globalement requis HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

10 Activites Stratégiques / Foctionaires de base HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

11 Activites Technologiques / Fonct. Haut niveau n Reconnaître que la technologie nest quun facilitateur des changements requis n Créer un lien fort entre les cadres supérieurs et les unités des Technologies de l´Information n Aller ver une numérisation des systèmes à 100% HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

12 Activites Technologiques / Chefs d´Unité n Recourir à la technologie en tant que facilitateur du nouvel environnement professionnel flexible et indépendant du papier n Reconnaître que les systèmes existants pourraient aider à la mise en œuvre des solutions de-Gouvernement n Assurer le développement de plateformes communes (services mutualisés) permettant de disposer des outils unifiés nécessaires à la fourniture des services de-Gouvernement HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

13 Activites Technologiques / F. de base n Reconnaître que l´ensemble du personnel besoin de bonnes qualifications de base en TIC Reconnaître que l´ensemble du personnel n´a pas nécessairement besoin de formations trop spécialisée en TIC HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

14 Activites Organisationnelles / F. Haut niveau n Garantir et communiquer à la fois une vision claire, définissant lobjectif des changements, et un but clair spécifiant les activités à entreprendre n Établir une stratégie dapprentissage organisationnel à long terme en vue de lexploitation et de la gestion du savoir au sein de lorganisation n Si possible, communiquer les résultats et non pas uniquement les souhaits HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

15 Activites Organisationnelles / Chefs d´Unité n Reconnaître quil est possible de mettre en œuvre le e-Gouvernement sans introduire de changements forts dans la structure de ladministration publique n Impliquer le personnel dans le processus de changement n Reconnaître la re-qualification du personnel en vue de tâches et de rôles nouveaux n Se concentrer à la fois sur la coordination et sur la coopération entre les différents départements n Assurer une implication précoce du personnel et établir la communication avec lui dès que possible n Inclure la totalité de lorganisation et communiquer avec elle dans son ensemble lorsque les changements sont effectués n Ne pas sous-estimer la résistance au changement et sy préparer au contraire activement pour y remédier HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

16 Activites Organisationnelles / F.de base n Permettre au personnel de coordonner plus en douceur son travail et sa vie privée n Reconnaître que lâge nest pas nécessairement un indicateur de résistance au changement HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

17 Activites Fonctionnelles / F. Haut niveau HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

18 Activites Fonctionnelles / Chefs d´Unité n Établir des procédures eficaces de partage de l´information n Établir des programmes de formation sur la gestion de linformation et de la connaissance HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

19 Activites Fonctionnelles / F. de base n Reconnaître que de nouvelles qualifications sont nécessaires (communication, autogestion et gestion du temps, etc.) n Reconnaître que lapprentissage continu est nécessaire n Assurer le développement continu et systématique des activités de formation à tous les niveaux de ladministration n Développer des qualifications pour le partage de linformation et créer une ambiance favorable n Apporter un soutien aux employés dans le cadre de leur passage demployés de bureau à employés spécialisés, la numérisation supprimant le travail de routine, n Aassurer quils soient équipés des qualifications TIC de base et également de nombreuses qualifications flexibles et étendues en matière dhumanité et de communication HCB S T O F Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

20 Niveaux Aspects Politiciens & hauts fonctionnaires Chefs d´UnitésFonctionnaires de base Stratégiques Technologiques Organisationnelles Fonctionnels Incidences organisationnelles et nouvelles compétences Présentation des résultats

21 Questions 1.Des changements radicaux se produisent-ils dans les administrations publiques et sont-ils nécessaires? 2.Quel est le noyau de base des nouvelles qualifications et compétences requises? 3.Quels sont la pertinence et limpact du leadership? Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

22 1.Des changements radicaux se produisent-ils dans les administrations publiques et sont-ils nécessaires? Dans la majorité des situations, les changements dans les organisations ne sont pas radicaux mais bien plutôt graduels, La conception et la communication dune vision claire, dobjectifs et dune stratégie sont de la plus grande importance. La continuité au-delà des termes des mandats politiques est cruciale pour la mise en oeuvre du l´Administration électronique Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

23 2.Quel est le noyau de base des nouvelles qualifications et compétences requises ? Aptitudes à linnovation Gestion de projets Gestion de la technologie et gestion des processus Gestion de linformation et de la connaissance Communication, de négociation et de rapports interpersonnels Méthodes de travail flexibles Aptitude à constituer des réseaux de personnes Qualifications en matière de gestion des ressources humaines Qualifications TIC de base et avancées Composition de contenu Internet, conception de page Internet gestion de contenu Internet Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

24 3.Quels sont la pertinence et limpact du leadership? Un leadership fort est crucial à tous les niveaux : politique, stratégique, administratif Une vision et une culture partagées sont requises Les leaders se doivent de concevoir des stratégies à long terme et de garantir la continuité Le changement de style de gestion doit être adapté à un environnement professionnel flexible Les leaders doivent mettre continuellement à jour leur savoir et leurs qualifications Les stratégies de communication sont vitales: communiquez des résultats et non des souhaits, ne faites pas naître dattentes trop élevées chez les citoyens et les fonctionnaires Incidences organisationnelles et nouvelles compétences

25 Éclat Recomposition Continuité Début Promouvoir l´usage d´Internet dans l´Administration Publique Développer des applications partout dans l´Administration Publique Éviter dispersions, mutualiser et garantir l´interopérabilité Garantir la durabilité Réadapter les organisations et former le personnel Incidences organisationnelles et nouvelles compétences Conclusions Exploitation Bénéficier de la modernisation de l´administration publique

26 Forum de l´Administration Électronique Rabat Junio 2005 Incidences organisationnelles et nouvelles compétences dans l´Administration électronique Antonio Alabau Professeur Jean Monnet Politique des Télécommunications et Société de l´Information Universidad Politécnica de Valencia – Espagne Institut Européen des Administrations Publiques Maastricht – Pays Bas