TRANSPORT MANAGER gestion centralisée des transports

AVANT PROPOS La gestion centralisée des demandes de transports est une pratique qui doit peu à peu s’imposer à un maximum d’établissements Partie du programme de gestion du risque / axe transports Bonne pratique aujourd’hui consensuelle (travaux ANAP, SCA AP-HP, démarches locales, etc.) Dans cet esprit, de nombreux travaux ont été engagés en Île-de-France pour promouvoir cette pratique Outil d’autodiagnostic / benchmark des pratiques Guide de bonnes pratiques organisationnelles Développement d’une application « transport manager » Avant propos Outil Documentation

& OUTILS DOCUMENTATIONS

OUTIL GRILLE D’ÉVALUATION DES PRATIQUES : « QUICKEVAL » 32 questions « oui / non » pour identifier ses atouts et marges de progression Avant propos Outil Documentation Transport Manager Ce questionnaire a été élaboré par un groupe de travail réunissant des représentants de l'ARS, de l'Assurance Maladie et d’établissements publics et privés de santé. Il vous permettra d’effectuer un état des lieux des pratiques en termes de transports sanitaires de votre établissement. Il vous permettra également de vous comparer et vous situer par rapport aux autres structures de la région.

DOCUMENTATION RAPPORT DE BENCHMARK RÉGIONAL BASÉ SUR LA GRILLE « QUICKEVAL » L’état des lieux d’un panel de 64 établissements franciliens Avant propos Outil Documentation Transport Manager Ecran d’accueil A fin janvier 2011, 64 établissements ont répondus aux 32 questions de la grille QuickEval. La consolidation chiffrée, ainsi que l’appréciation des nombreux commentaires accompagnant les réponses des établissements, sont riches en enseignements. Le rapport de cette enquête vous apportera des éléments de compréhension complémentaires par rapport à la grille QuickEval, éléments issus de l ’expérience d’un nombre significatif d’établissements franciliens tous statuts confondus.

DOCUMENTATION GESTION CENTRALISÉE : MODE D’EMPLOI Les bonnes pratiques organisationnelles et pistes de réflexions Avant propos Outil Documentation Transport Manager Ecran d’accueil A l’instar de la grille QuickEval, ce guide a été élaboré par un groupe de travail réunissant des représentants de l'ARS, de l'Assurance Maladie et d’établissements publics et privés de santé. Il décline un certain nombre de bonnes pratiques articulées autour des 4 thématiques suivantes : - Achats ; - Planification ; - Régulation ; - Communication. Ce guide vous donnera des pistes d’amélioration de vos organisations ainsi que des supports « clés en main » pour développer votre gestion centralisée des transports.

TM TRANSPORT MANAGER

TRANSPORT MANAGER Outil Documentation Transport Manager Ecran d’accueil Nouvelle demande Transport Manager est une application Web qui vous permettra de créer, modifier, dupliquer, supprimer et éditer l’ensemble des demandes de transport générées par votre établissement. 1 TM Centralise l’ensemble des demandes de transport afin de faciliter la gestion et la régulation des flux. 2 Suivre facilement l’activité « transport » de votre établissement grâce aux indicateurs standardisés. Exporter vos données vers Excel pour des analyses ciblées. 3

SERVEUR ETABLISSEMENT TRANSPORT MANAGER Outil Documentation Transport Manager Ecran d’accueil Nouvelle demande - Transport Manager est une application WEB - Connexion depuis internet Explorer 8.0 ou plus Service 3 Service 2 Service 4 Service 1 Service 5 SERVEUR ETABLISSEMENT REGULATION

ECRAN D’ACCUEIL Ecran d’accueil Transport Manager Nouvelle demande Documentation Transport Manager Ecran d’accueil Nouvelle demande Suivi des demandes

N OUVELLE DEMANDE IDENTIFICATION DU DEMANDEUR Nouvelle demande Transport Manager Ecran d’accueil Nouvelle demande Suivi des demandes Indicateur de suivi RENSEIGNEMENT PATIENT INFORMATION SUR LE TRANSPORT FACTURATION

SUIVI DES DEMANDES SUIVI DES DEMANDES Suivi des demandes Ecran d’accueil Nouvelle demande Suivi des demandes Indicateur de suivi Suivi des rejets SUIVI DES DEMANDES

INDICATEUR DE SUIVI Indicateur de suivi Nouvelle demande Suivi des demandes Indicateur de suivi Suivi des rejets Les différentes …

INDICATEUR DE SUIVI Indicateur de suivi Nouvelle demande Suivi des demandes Indicateur de suivi Suivi des rejets Les différentes …

SUIVI DES REJETS Suivi des rejets Indicateur de suivi Suivi des demandes Indicateur de suivi Suivi des rejets Les différentes … Le planning …

DISPOSITIF DE SOUTIEN AU DÉPLOIEMENT TM DISPOSITIF DE SOUTIEN AU DÉPLOIEMENT

L ES DIFFERENTES ETAPES DU DISPOSITIF Indicateur de suivi Suivi des rejets Les différentes … Le planning … Engagement dans la démarche Cadrage des objectifs locaux Installation de l’application Phase de test Phase de déploiement

1. ENGAGEMENT DANS LA DÉMARCHE Indicateur de suivi Suivi des rejets Les différentes … Le planning … 1er contact pour expliquer la démarche, le fonctionnement de l’outil, et ses différentes options d’organisation possibles 1.1. Présentation responsables transports Engagement de la direction pour s’impliquer, appuyer, et soutenir les équipes dans la démarche à venir 1.2. Accord / engagement direction Information des cadres de santé (pôles et services) sur le projet 1.3. Information soignants Idem corps médical 1.4. Information corps médical

2. CADRAGE DES OBJECTIFS LOCAUX Indicateur de suivi Suivi des rejets Les différentes … Le planning … Plusieurs degrés de gestion centralisé : information, régulation, pilotage, etc. 2.1. Choix organisation cible Combien d’unités à termes concernées et quelle deadline se fixe-t-on ? 2.2. Ébauche calendrier prévisionnel

3. INSTALLATION DE L’APPLICATION Indicateur de suivi Suivi des rejets Les différentes … Le planning … La compatibilité des navigateurs, réseaux, etc. doit être assurée en amont 3.1. Maturité informatique Dépôt de l’application et de ses modules sur un serveur interne accessible à tous 3.2. Installation serveur Un certain nombre de champs (login, menus déroulants, etc.) doit être paramétré avant la 1ère utilisation 3.3. Paramétrage outil L’accès à l’application doit être configuré sur chaque poste du (des) service(s) test 3.4. Installation unités test

4. PHASE DE TEST 4.1. Formalisation process de demande Indicateur de suivi Suivi des rejets Les différentes … Le planning … Des nouvelles procédures précisant qui / quand / comment traite les demandes au sein du (des) service(s) test 4.1. Formalisation process de demande Le paramétrage initial doit souvent être affiné après s’être confronté au réel 4.2. Stabilisation paramétrage 4.3. Retour d’expérience utilisateurs La phase de test doit déterminer si le déploiement peut se poursuivre et si le calendrier initial demeure d’actualité 4.4. Décision poursuite déploiement

5. PHASE DE DEPLOIEMENT 5.1. Montée en charge unités de soins Indicateur de suivi Suivi des rejets Les différentes … Le planning … Chaque unité basculant dans l’outil génère une charge : support, interrogations, conviction, etc. La montée doit être supportable 5.1. Montée en charge unités de soins 5.2. Retour d’expérience utilisateurs L’outil produit en presse-bouton un certain nombre d’indicateurs : leur diffusion régulière maintient la dynamique au sein de l’établissement 5.3. Exploitation / diffusion indicateurs

L E PLANNING REGIONAL D’ANIMATION DES ATELIERS Suivi des rejets Les différentes … Le planning … A CPAM 75 PPP A CPAM 77 PPP A 1 atelier Avec l’ensemble des établissements 2 heures à la CPAM Tour de table des avancements A CPAM 78 PPP A CPAM 91 PPP P A CPAM 92 PPP 1 point téléphonique Avec 1 établissement ½ heure, sur rendez-vous Avancement A CPAM 93 PPP A CPAM 94 PPP A CPAM 95 PPP

La santé en Ile de France www.ars.iledefrance.sante.fr