ENT et rapport aux documents Table-ronde : Les ENT, quelle valeur ajoutée pour la production collective de documents ? 26 juin 2004 Michel Germain

Approche du terme document Evolution de la notion de document 12ème au 17ème siècle Sens latin Documentum : « ce qui sert à instruire » Sens actuel Issu de l’emploi juridique « Titres et documents » : Ce qui sert de preuve Document : notion plurielle Diversité des formes que peut revêtir un document Les définitions portent sur la description Document publié, imprimé, multimédia, etc. Notion de construction Explicite et formalisé (par rapport au tacite) Diversité des termes coutumiers Fichier, ressource, donnée, etc. Document = Support Contenu + 1 26-06-2004 Michel GERMAIN

Importance du contexte Conditions de milieu Époque de la mondialisation « Interdépendance économique croissante de l'ensemble des pays du monde, provoquée par l'augmentation du volume et de la variété des transactions transfrontalières de biens et de services, ainsi que des flux internationaux de capitaux, en même temps que par la diffusion accélérée et généralisée de la technologie » « Processus historique, fruit de l'innovation humaine et du progrès technique » Époque post-industrielle Dématérialisation des activités Développement du « service » En lieu et place de la production industrielle Questionnements du Web Relier les documents entre eux ? Normes et standards Notion de la médiation Document = Structure Contenu + 2 26-06-2004 Michel GERMAIN

Essai de positionnement Roger T. Pédauque (CNRS) Relation Lien avec l’émetteur et avec le récepteur (Code) « Trace » de communication hors de l’espace et du temps Élément de système identitaire Signe Sens véhiculé par le support Relation avec l’émetteur Relation avec le système documentaire ou de connaissances Document Forme Représentation matérielle ou immatérielle Analyse de la structure (utilisation et manipulation) Écrit versus écrit d’écran 26-06-2004 Michel GERMAIN

Contenu Avant et après Avant Après Approche individuelle Notion « finie » (complétude) Notion d’autonomie Notion spatiale Notion temporelle Avant Approche collective Notion d’infini (périmètre ?) Apports de l’hypertexte Notion de co-partenariat Workflow de contribution Notion d’interdépendance Notion de diversité Approche d’organisation Contenu Contenant (efficience du système et du processus) Métadonnées Indexation Après 26-06-2004 Michel GERMAIN

Questionnements liés au document Approche technologique Choix des outils de création du document (Word, PowerPnt) Principes d’utilisation hypertexte Choix des logiciels de gestion documentaire (Ged) Choix des logiciels de recherche Approche relationnelle Principes de communication Cibles et communautés Caractéristiques, besoins spécifiques, audience Échanges entre communautés internes « Knowledge Workers » Émetteurs d’information Approche organisationnelle Identification des producteurs de documents Identification des rôles et des missions des contributeurs Valideurs Identification des processus d’incitation Approche contenu Forme du document lui-même Traitement éditorial Formes du traitement multimédia Principes d’indexation Principes de métadonnées 26-06-2004 Michel GERMAIN

Contenu et connaissance Savoir Qualité Qualification Organisation Recherche Qualifiée Document (Ressource) Connaissance Structurée Information Document = Structure Sens + Non structurée Donnée 3 Quantité d’info. nécessaire à la décision Informel Expertise 26-06-2004 Michel GERMAIN

Place du document dans le système de l’entreprise (TIC) 4 - Optimisation de l’organisation Modification de l’organisation Modélisation des connaissances 3 - Mutualisation des connaissances Thesaurus Gestion de contenu Personna-lisation 2 - Travail en commun Document Single Sign On Indexation Messagerie B2B 1 - Échange et communication Relation -inter -intra- -extranet SIRH B2E Ged Mailing- lists Groupware Moteur de recherche Décentralisation MAJ Bases de données Accès à l’information Forums E-learning Workflow E- procurement B2C Modélisation de la vision intranet Étape décisive du workflow Approche construite Diagonale du fou Étapes structurantes Notion de chemin critique Cadre jaune (Minimum « syndical » de l’intranet) Approche « top down » plutôt statique Cadre bleu Phase stucturante (reengineering) Suppression des « résistances » Cadre sable Phase de modélisation Cadre verts Phase d’intelligence collective ERP Intelligence collective 26-06-2004 Michel GERMAIN

Démarrage du processus d’e-transformation Progression des TIC (1) Méta-organisation Pilotage par les processus Déploiement de l’infrastructure technologique Axe de la complexité Démarrage du processus d’e-transformation Déploiement des aspect organisationnels Axe de la durée 26-06-2004 Michel GERMAIN

Aspects organisationnels Progression des TIC (2) Déploiement serveurs Dvlpt. Intranet d’espaces transversaux Dvlpt. Intranet (esp. verticaux) Approche métier Approche de collaboration (Groupware) Accès nomade Problématique méta-annuaire et SSO Approche KM (indexation, outils/recherche Approche transverse Internet/Intranet E- Transformation (Méta-organisation) Déploiement du réseau Développement des fonctionnalités Personnalisation Bureau virtuel Analyse de la chaîne de la valeur (TIC) Choix d’outils de gestion de contenu Définition des compétences (acteurs /utilis.) Pilotage stratégique des TIC Pilotage par les indicateurs Déploiement navigateurs Chartes (Technique, Éditoriale) Reengineering des processus (Workflow) Implication des partenaires clients Charte graphique Organisation (Habilitations, Droits d’accès) Architecture de gestion des connaissances Segmentation des cibles / publics (profils) Business Intelligence Aspects Techniques Document = Représentation organisée selon une structure stable 4 Aspects organisationnels 26-06-2004 Michel GERMAIN

Évolution des TIC Gene Phifer – Gartner Group Génération 4 Interactions multicanaux Applications composites Contenus personnels Génération 3 Personnalisation avancée Portails multiples Intégration de processus Génération 2 Infrastructure « robuste » Collaboration Interface clients-légers Schéma directeur d’infrastructure Génération 1 Gestion de contenu Recherche et catégorisation Personnalisation Infrastructure légère Intégration d’applicationet de contenus (Objectifs de connaissance) Accès à l’information Mutualisation de contenus (Objectifs d’information) Services web avancés Fédération des applications Microsites Knowledge Management Web services Support offline Recherche structurée Intégration des processus (Objectifs utilisateurs) 26-06-2004 Michel GERMAIN

Vers le web sémantique… Utilisation de DTD (Document Type Definition) par les applications SGML, HTML ou XML Établissement d’un dictionnaire des éléments qui composent un document et un ensemble de règles associées Une DTD peut être définie de 2 façons: Forme interne, grammaire intégrée au document Forme externe, appel d’un fichier contenant la grammaire à partir d'un fichier local XHTML distingue trois versions XML de DTD qui s'appliquent aux éléments du langage HTML. Elles définissent les principes comportementaux du XHTML. Ces trois variantes sont : DTD XHTML stricte Ensemble de règles obligeant à une formulation XHTML rigoureuse. DTD XHTML transitionnelle Définition plus permissive autorisant l'emploi d'éléments HTML obsolètes. DTD XHTML avec support de cadres Jeu de règles pour une utilisation des cadres (frames). DTD XHTML modulaire Série de références aux modules définis dans la version 1.1 de XHTML. http://www.w3.org/TR/xhtml11/dtD/xhtml11.dtd  Resource Description Framework (RDF) pour le traitement des métadonnées Autorise l'interopérabilité entre les applications qui échangent de l'information non compréhensible par les machines sur le Web. RDF augmente la facilité de traitement automatique des ressources Web 26-06-2004 Michel GERMAIN