Le calendrier de l’adjoint gestionnaire Le compte à rebours commence… Frank LALLEMENT APAENES Lycée Emile LITTRE Avranches sept 2012

Le calendrier du gestionnaire Dossier préparé par : Frank LALLEMENT Apaenes Intendant Agent-Comptable Lycée Émile Littré Avranches 02 33 58 04 11 Frank.lallement@ac-caen.fr sept 2012

« L’essentiel sans cesse menacé par l’insignifiant. » René CHAR sept 2012

Prise de fonction Je prends contact avec : L’équipe de direction. L’agent-comptable. Mon tuteur. Les autorités locales et territoriales (public relation…). Je rencontre les personnels de service + personnels administratifs (groupe ou individuellement ) Je prépare ma remise de service (pour les agents comptables) Préparation de la prestation de serment + cautionnement. Je rencontre les gestionnaires des établissements rattachés. Je prends contact avec mes indicateurs financiers. J’installe le régisseur. Je visite les locaux. sept 2012

Quelques recommandations… Prenez le temps de : Visiter l’établissement afin de vous y repérer rapidement. Observer l’organisation de l’établissement. Voir fonctionner l’ensemble de l’établissement avant de modifier les emplois du temps et les usages de la maison ( sachez réformer en douceur…). sept 2012

Gestionnaires et agents comptables Vos tâches quotidiennes sept 2012

Entretien et maintenance de l’établissement La sécurité Gestion Matérielle Entretien et maintenance de l’établissement La sécurité sept 2012

La Gestion Matérielle Maintenance et entretien des locaux : Organisation du travail des personnels de service dont vous êtes par délégation le chef de service. Conseiller technique du chef d’établissement pour les améliorations et travaux, votre présence sur le terrain est indispensable. Sécurité : Ayez l’œil tant sur les bâtiments que sur le matériel employé dans l’établissement. Assurez-vous de l’état de l’alarme incendie et des extincteurs. Signalez immédiatement les dangers potentiels à votre chef d’établissement (par écrit) et aux agents chargés de la maintenance des bâtiments ainsi qu’à l’ACMO (agent chargé de la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité). sept 2012

Réception des livraisons La Gestion Matérielle Restauration Stocks Réception des livraisons sept 2012

La Gestion Matérielle Livraisons : Je m’assure de la concordance entre le bon et la livraison. Je vérifie l’état du colis. Restauration : HACCP au quotidien. Présence d’un personnel d’intendance à la distribution des repas. Suivi de la qualité. Fiches de consommation journalière sur PRESTO. sept 2012

La Gestion Administrative sept 2012

La Gestion Administrative Ayez un classement rigoureux et quotidien. Ne jetez pas trop vite et pensez à diffuser l’information. Renseignez les enquêtes rapidement afin de ne pas se laisser déborder. Pensez régulièrement à faire le point avec le chef d’établissement sur les difficultés que vous rencontrez. sept 2012

La Comptabilité Budgétaire La Comptabilité Générale « Une nécessaire rigueur alliée à une souplesse de fonctionnement » sept 2012

Comptabilité Budgétaire au quotidien Gestionnaires et Agents-Comptables : Dépenses : Bon de commande obligatoire. Engagement sur le logiciel GFC. Contrôle des factures avec le bon de commande . Liquidez au fur et à mesure afin d’éviter une pile décourageante de factures. Suivi régulier de la situation des dépenses engagées et du crédit nourriture. sept 2012

Comptabilité Budgétaire au quotidien Caisse : Gestionnaire + Agents comptables : Chaque encaissement en liquide = quittance. Chaque soir = cahier de caisse à jour et caisse comptée. Total journalier registre de caisse = contenu de la caisse. Décaissements = justificatifs ( tickets, factures…). Pour les agents comptables : idem + Chaque soir : compte 531 = contenu de la caisse. Faire des FQE (fiches quotidiennes d’encaissement) régulièrement sans exagération. Vérification relevés Trésor. sept 2012

Les grandes tâches mensuelles Gestion Financière Situation des dépenses engagées à éditer chaque mois et obligatoirement après chaque mandatement. 3 exemplaires : Adjoint gestionnaire, Chef d’établissement , Agt Comptable. Signez l’exemplaire destiné à votre chef d’établissement. Faire le point sur la réalisation de votre budget par rapport aux prévisions (éventuellement DM). Situations des recettes = idem. Mandatement = transfert à effectuer avec les documents à l’Agent Comptable + Ordres de recettes. sept 2012

Les grandes tâches mensuelles Tickets repas : contrôler le stock et faire parvenir le journal des tickets vendus + inventaire à l’agent comptable + ordres de recettes. On fait une fin de période pour sa régie et transmission à l’ agent comptable. L’agent comptable reconstitue éventuellement l’avance . Si l’on rencontre des problèmes dans ses actes de gestion : Je préviens mon agent-comptable . Je préviens mon tuteur. sept 2012

Chaque mois à l’agence comptable Réception des mandatements + ordres de recettes. Vérification de la situation des dépenses engagées + recettes. Réception des DBM + budget (janvier). Réception de la régie de recettes et d’avances. Remise à jour des créances + transfert. Pointage de la balance + signature + transmission à l’ordonnateur. Prise en charge des tickets repas (rapprochement 4713 et Cl 8). Validation de session + édition des fiches de comptes + journal. Classement des pièces. Vérification des soldes ( classes 4.5 ). Vérification des soldes de trésorerie des établissements rattachés. sept 2012

Les grandes tâches mensuelles Gestion Matérielle Je demande à l’agent de maintenance de relever chaque mois les différents compteurs de viabilisation (établissement + logements) J’examine les consommations (si il y a un pic j’enquête = fuite ?) Je prends le temps d’une visite complète de l’établissement avec l’agent de maintenance bâtiment et l’ACMO afin de faire le point sur les travaux à réaliser. sept 2012

Vos tâches trimestrielles Au début de chaque trimestre : pour les 2 Préparez les tableaux des permanences de vacances. Faire les frais scolaires = SCONET GFE, avis aux familles + bordereau des frais scolaires et transfert au comptable. Agent-comptable : Réception des frais scolaires + réalisation du transfert de créances pour la régie du gestionnaire. sept 2012

Vos tâches trimestrielles En cours et en fin de trimestre : Frais scolaires = reconstatation + transfert à l’agent comptable pour mise à jour des créances. OR des droits constatés + transfert agence comptable. Paiement + OR des bourses nationales et départementales + transfert agence comptable. Paiement du FRRPI + FCSH ( selon les calendriers ) + transfert agence comptable Soyez vigilants sur les différentes opérations de paiements des bourses et primes diverses ! sept 2012

Sécurité Pensez à l’exercice d’évacuation incendie. Chaque trimestre pour l’externat et l’internat ( de nuit ) + compte rendu des évacuations. Assurez avec rigueur la tenue de votre registre de sécurité. Attention aux vérifications obligatoires ( extincteurs, alarme incendie…). sept 2012

Et l’Agent-comptable ? Réception des droits constatés et des bourses + vérification. Rapprochement de la liste des créances avec le 4112. Mise à jour des listes de créances pour le gestionnaire. Pointage des balances …. Vérification des indicateurs de gestion (situations dépenses recettes et des historiques…) Vérification des équilibres sur les services spéciaux ( N3, R2…) = jusqu’au 31 déc 2012 (RCBC) Attention aux services spéciaux sans réserve ! sept 2012

Septembre Prise de fonction. Rencontre avec les différents acteurs de l’établissement (direction, vie scolaire, agents). Prise de contact avec les outils budgétaires (documents GFC). Vérification des indicateurs de gestion (situation des dépenses, situation des recettes, inventaires (tickets repas, stocks…)) . Situation du crédit nourriture. Emplois du temps des personnels. Remise de service. Prestation de serment à la Chambre Régionale des Comptes et Cautionnement à l’Association Française de Cautionnement Mutuel. Relevé des compteurs des logements (important si personnels nouveaux). sept 2012

Octobre Préparation des éléments pour le budget N+1. État des crédits. Droits constatés (1er trimestre). Préparation de la dernière DBM (décision budgétaire modificative) de l’année (attention au délai). Préparation du conseil d’administration (vote des différents tarifs (DP (demi-pension), internat, locations….) et des taux (% charges communes… ). Il est nécessaire de faire voter ces tarifs avant le CA du budget (dans votre propre intérêt !) selon la collectivité. sept 2012

Novembre Réunion de préparation du budget avec l’ordonnateur. Préparation du budget + conseil d’administration + vote + transmission (exécutoire au 1er janvier !). Anticipation des opérations de fin d’exercice (fin des commandes…). Pavoiser pour le 11 novembre sept 2012

Décembre Décembre Opérations de fin d’exercice. Préparation du compte financier. Clôture budgétaire de N-1(2012). Décembre sept 2012

Janvier Validation du budget. Basculement de l’exercice et des différentes applications ( GFC, PRESTO SCONET GFE , GTI…). Période d’inventaire et de préparation du compte financier N-1. Écritures de fin d’exercice ( stocks, dépréciations, consommations des logements de fonctions…). Droits constatés ( 2ème trimestre ). sept 2012

Février et mars Compte financier 2012 sept 2012

Avril Mai Vote du compte financier. Mise en forme du compte financier. Tri des documents budgétaires. Droits constatés. Calendrier des travaux de la rentrée prochaine. Planning des permanences d’été. Recensement des besoins en équipement. sept 2012

Juin et Juillet Dépôt des comptes financiers. Préparation de la rentrée. Passation des commandes de rentrée ( manuels scolaires…). Classement et archivage. sept 2012

Le calendrier du gestionnaire et de l’agent comptable JOURNALIER Comptabilité budgétaire Suivi des bons de commandes et des engagements. Suivi de la situation des dépenses engagées. Idem pour la situation des recettes. Suivi du stock et du crédit nourriture. Comptabilité générale Caisse : tenue du cahier de caisse, du quittancier. Comptes Trésor: tenue du cahier Trésor et écritures courantes dans GFC. Fiche quotidienne d’encaissement. Ecritures courantes. Validation du brouillard et édition du journal. sept 2012

Le calendrier du gestionnaire et de l’agent comptable MENSUELLE Comptabilité budgétaire Mandatements et ordres de recettes (fréquence variable). Décision budgétaire modificative. Facturations. Crédit nourriture. Tenue des inventaires Comptabilité générale Prise en charge des mandatements et ordres de recettes. Vérification des régies. Validation fin de mois et édition des documents comptables des valeurs générales et inactives. Vérification de la balance : développement des soldes. sept 2012

« Tout le monde savait que c’était impossible à faire puis un jour est venu un homme qui ne le savait pas et il l’a fait. » Winston Churchill sept 2012