Passer à la facture électronique ? Une approche simple…

Zeendoc vous permet de reprendre le contrôle de vos documents et votre information Réduire / éliminer ses archives papier Partager des documents avec des partenaires internes ou externes Rechercher, consulter, synthétiser les informations critiques de l’entreprise Dématérialiser ses processus Stocker en sécurité et pour longtemps Accéder à distance à l’information de l’entreprise

La facture électronique, pourquoi ? L’évolution du contexte légal Loi Macron, factures aux collectivités dématérialisées d’ici à 2017 Clarification des réglementations de dématérialisation: piste d’audit fiable ou signature électronique Une approche génératrice d’efficacité Simplification de vos processus Economie globale de coûts de 60 à 80% Accès et traitement plus rapide des informations clients Applicable pour les TPE, PME ou Grandes Entreprises D’ici 2020, l’ensemble des factures à destination de l’Etat et des services publics (administrations, collectivités…) devront obligatoirement être envoyées sous format électronique. Deux méthodes simples sont possibles pour dématérialiser vos factures: leur apposer une signature électronique dites de niveau « RGS 2 étoiles » ou vous assurer de pouvoir fournir une piste d’audit fiable à votre facture. C’est-à-dire « pouvoir retracer et justifier comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement » Pour démontrer la fiabilité de la piste d’audit, celle-ci doit permettre de prouver l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture. Tous ces éléments sont gérés dans le cadre de la mise en place de Zeen e-facture. Réduire le temps passé à administrer Création de vos factures, traitement des données, recherche et lien avec les autres documents du cycle client, gestion des envois, contrôle des paiements et gestion des litiges. Le temps passé à la gestion de l’ensemble de ces tâches administratives est très important et à faible valeur ajoutée pour votre entreprise. En automatisant une grande partie de ces tâches, Zeen e-facture permet à vos collaborateurs de réduire drastiquement le temps alloué à ces opérations. Réaliser un gain financier Au-delà du gain de temps, la dématérialisation avec Zeen e-facture génère également un gain financier direct pour votre entreprise : ● Réduction des volumes d’impression ● Suppression du coût d’affranchissement ● Réduction de l’espace alloué à l’archivage papier ● Amélioration des délais de paiement

Une solution simple d’envoi dématérialisé des factures clients Rapide à mettre en place Simple pour vos utilisateurs En phase avec la demande légale

Garantie piste d’audit fiable Fonctionnalités et bénéfices Garantie piste d’audit fiable Diminution des coûts d’envoi Réduction des coûts de traitement manuel Suppression des risques d’erreurs Amélioration des délais moyens de paiement Réduction de l’empreinte carbone Classement automatique des factures Envoi électronique et postal en masse Traçabilité complète des documents et processus Intégrité et authenticité des documents Avec Zeen e-facture, vous avez la garantie de fournir une « piste d’audit fiable », prérequis légal de la dématérialisation d’une facture. En allouant une empreinte digitale unique à votre facture dématérialisée, en horodatant chacune des actions de dépôt puis d’envoi du document, nous vous permettons de garantir son intégrité et son authenticité. Au sein de votre espace Zeen e-facture, vous pouvez déposer et classer l’ensemble des documents liés à votre facture aussi simplement et rapidement que la facture elle-même. Vous avez la garantie d’une traçabilité du document.

Dépôt et classement Dépôt et classement automatique des factures d’un document PDF ou de votre logiciel métier Les factures sont en général éditées par : Un logiciel métier Ou créées au format PDF / WORD / EXCEL et placées sur un dossier du serveur ou de l’ordinateur A partir du logiciel métier, « j’imprime » les factures vers Zeendoc, soit en un seul document soit facture par facture, grâce à un système d’imprimante virtuelle. Si les factures ont été éditées au format PDF ou autre format sur mon bureau, je les glisse/dépose dans un dossier de « dépose rapide » Zeen e-facture, soit en un seul fichier qui comprend toutes les factures soit un fichier pour une facture. Dans tous les cas, Zeendoc récupère les factures séparément et les classe automatiquement et individuellement.

Envoi des Factures Avec l’onglet « factures à envoyer ». J’ai la visibilité de toutes les factures qui sont à envoyer ce mois/cette semaine/ce jour Je sélectionne de façon groupée toutes ces factures puis je clique sur la fonction « envoyer ». Le masque d’envoi permettant l’envoi des factures par e-mail ou par envoi postal éditique apparait alors et me permet de confirmer le mode d’envoi de toutes ces factures. Si une facture ne comporte pas d’adresse e-mail d’envoi, Zeendoc l’enverra par défaut par courrier postal. Le masque d’envoi permettant l’envoi des factures par e-mail ou par envoi postal éditique apparait et permet de confirmer le mode d’envoi de toutes les factures. Si une facture ne comporte pas d’adresse e-mail d’envoi, Zeendoc l’enverra par défaut par courrier postal. Mode d’envoi : E-mail avec un lien sécurisé E-mail avec pièce jointe Par courrier via notre partenaire de mise sous pli et envoi courrier. Fichier PDF que je peux imprimer et mettre sous pli Avant l’envoi, un résumé des actions d’envoi apparait ainsi que la liste des documents et leur mode d’envoi.

Supervision des envois Sur la page d’accueil, en cliquant sur « factures envoyées par e-mail non lues », je vois les factures envoyées par le lien sécurisé et qui n’ont pas été consultées par le client. J’ai également un lien vers mes « NPAI » qui m’indique les factures qui ne sont pas arrivées à leur destinataire, par courrier ou par e-mail.  

La piste d’audit fiable Afin de retrouver instantanément la piste d’audit de ma facture (ensemble des documents qui justifient l’édition de cette facture à mon client), je peux déposer également les documents de cette piste dans Zeendoc. Les documents vont se lier automatiquement à la facture, sur la base de : Soit un numéro de référence commun figurant sur tous les documents liés à cette facture Soit un numéro de référence liant les documents un à un dans la chaine amenant à la facture finale

Garantir la sécurité et la pérennité de tous vos documents Utiliser Zeen e-facture, c’est bénéficier du système de sécurisation et de garantie de pérennité de l’offre Zeendoc : triple hébergement des données (en France), cryptage par client des données, création systématique d’une version PDF/A de votre original. Architecture et circulation des documents au sein de votre espace Zeendoc

L’infrastructure sécurisée Données stockées en France et répliquées sur trois Data Centers Partenaire hébergement: Iguane solutions – seul Data Center français certifié de Tiers 3 (accès sécurité biométriques, garantie de disponibilité 99,982%) Option d’archivage à valeur probatoire – norme ISO 14641-1 Les garanties d’intégrité de vos données Documents stockés sous trois formats dont Transferts données sous canal sécurisé SSL Cryptage des documents stockés en AES (ISO/IEC 18033-3) Contrôles d’intégrité des documents de type MD5 (empreinte numérique)

L‘entreprise

L’activité Sages VALORISEZ Une approche globale… L’INFORMATION de votre ENTREPRISE Une approche globale… Depuis plus de 15 ans, Sages Informatique aide les entreprises et les collectivités à mieux analyser et gérer leurs documents et à tirer le meilleur parti de l’information qu’ils contiennent. La force de notre offre c’est à la fois sa simplicité pour nos interlocuteurs et sa globalité, afin de pouvoir agir à tous les niveaux de leur problématique informationnelle. Numérisation : Notre chaine de numérisation, conforme à la norme NF Z42-013, traite plus d'un million de pages par an. Solution GED en mode SaaS, Zeendoc est notre solution de gestion électronique de documents pour les TPE/PME et petites/moyennes collectivités. Dématérialisation : Sages aide les entreprises à passer au Zéro papier » et à créer leurs documents directement sous un format électronique : factures, déclarations financières, appels d’offres… Un des vecteurs fort de la dématérialisation : à l’horizon 2020, toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront envoyer leurs factures aux collectivités sous format électronique. Sécurisation : Si la disponibilité de l’information est critique pour votre entreprise, il n’en est pas moins essentiel de pouvoir garantir sa sécurité et la confidentialité d’accès. Sous-jacent à l’ensemble de son offre, Sages propose une infrastructure hébergée qui garantie des niveaux de sécurité très largement supérieur à ceux dont ses clients disposait auparavant sur leurs systèmes locaux. Sauvegarde : Avec notre solution S-BACKUP, sécurisez vos données informatiques, protégez et préservez le patrimoine numérique de votre entreprise. Accompagnement et conseil ( intégration) : Nous mettons notre expérience à votre service, bénéficiez d'un accompagnement sur-mesure pour valoriser et sécuriser l'information de votre entreprise.

Dates et chiffres +5000 2000 2008 2011 utilisateurs 2012 2013 2016 Création de Sages Informatique, Lancement de S-backup: solution de sauvegarde de données à distance 2008 Numérisation de la base d’archivage du GIRTEC (fonds cadastraux napoléoniens) – 1.5 millions d’images numérisées, archivées et classées. 2011 Lancement en France de Zeendoc, l’offre de gestion des documents en mode SaaS à destination des TPE/PME et petites et moyennes collectivités 2013 Signature d’une partenariat avec Lexmark France – déploiement de Zeendoc auprès de 40 partenaires commerciaux partout en France 2016 Signature d’une partenariat avec Kyocera Document Solutions – déploiement de Zeendoc auprès de 80 partenaires commerciaux partout en France +5000 utilisateurs 2012 Partenariat « Sécurité des documents » avec CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations

Les partenaires de notre eco-système Label de garantie financière et opérationnelle des offres SaaS Partenaire commercial France Partenaire Commercial France 1er réseau de bureauticiens français Investisseur Top 5 des fonds d’investissement auprès des PME françaises

Quelques-uns de nos clients… EDF Gestion des dossiers d’aide à l’accès au chauffage sur les trois sites distants en charge (Paris-Marseille-Lyon) Fauchon Gestion contrats et des dossiers fournisseurs Mairies, Communautés des communes… Traitement du courrier, aide au PESv2 et gestion des archives dans plus de 250 communes françaises Gestion des contrats, dossiers clients et factures fournisseurs …plus de 500 clients PME sur Zeendoc