Evolution de l’organisation de la gestion financière Fracchia Anne Cheffe du projet 19 octobre 2018

Présentation Ordre du jour Contexte réglementaire et institutionnel Contexte Grenoble INP Objectifs Organisation Les clés de notre réussite

Contexte réglementaire et institutionnel Réglementaire : les exigences de la GBCP (gestion budgétaire et comptable publique – décrets n°2012-1246 et 2017-863) associées au déploiement de trois comptabilités différentes et la dématérialisation des flux ; Dispositif de facturation électronique généralisé au 1er janvier 2020 ; Au vu de ces nouvelles exigences, le CNRS comme l’UGA ont revu l’organisation de leur gestion financière dès 2017 ; Niveaux nécessaires de compétence et d’expertise accrus pour les personnels effectuant des missions de gestion financière en raison de l'existence de 3 comptabilités analytiques obéissant à des logiques différentes ; Réglementation et nouvelle version de SIFAC GBCP qui complexifient les opérations budgétaires et comptables gênant le pilotage tant sur le plan du suivi financier que la gestion des contrats ; Traitement de délai des factures fournisseurs allant croissant

Contexte Grenoble INP Si on ne fait rien, les difficultés actuellement identifiées vont s'amplifier Difficultés rencontrées par les personnels dans le cadre de leurs missions ; Mal-être au travail pour les agents se retrouvant en difficulté pour accomplir leurs missions ; Difficultés dans le pilotage du budget et l'exécution budgétaire du fait de chiffres peu fiables; Être en incapacité de traiter les factures dans les délais ; Grever les enveloppes des centres financiers par des intérêts moratoires allant croissant du fait des retards ; Détériorer les relations avec les fournisseurs.

Objectifs Permettre à chacun de recouvrer un cadre de travail satisfaisant et efficace ; Améliorer les interfaces entre les processus et la qualité du service rendu aux usagers en interne comme en externe ; Améliorer le pilotage et le suivi financier ; Étudier l'opportunité de mettre en place un service facturier ; Dématérialiser les processus financiers au sein de l'établissement ; Aligner la chaîne financière sur les exigences de la GBCP.

Organisation en mode projet : Comité de pilotage : Les vices-présidents : Bernard Penz-VP CA, Frédéric Dufour-VP Recherche, Ioannis Parissis-VP RH ; Les composantes de formation : Nadine Guillemot-Dir École, Mirella Bello ou Stéphane Vernac-DA ; Les unités de recherche : Robert Peyroux-DirLab ; Les plateformes : Laurent Maniguet-Dir Plateforme ; La direction générale des services : Véronique Malé-DGS, Sylvie Rolland-DGS- adj, Nicolas Tariel-Dir projets amélioration continue et organisation ; Les services d’établissement : Alain Scordel-DAF, François-Xavier Rémy-AC, Emmanuel Pasturel-DRH*, Simon Nieuviarts-DSI* * Participation suivant la problématique abordée

Organisation en mode projet : Groupe projet : La direction générale des services : Nicolas Tariel-Dir projets amélioration continue et organisation ; Les composantes de formation : Laurence Néault-Phelma & Chorus ; Les unités de recherche : Gestionnaire financier unité de recherche ; Les services d’établissement : Lise Arnaud-Direction AF, Catherine Balleydier-DSI Yann Le Roux-Agence comptable, Sébastien Mora-DRH, Régine Cahuzac*-Sce achats, Cheffe de projet * Participation suivant la problématique abordée

Organisation - 3 Accompagnement par le consultant: Alenium, consultant intervenu notamment auprès de Montpellier Sup Agro, Science Po Paris, Université de Bordeaux Missions : Dresser un état des lieux précis de la chaîne financière ; Recueillir les perceptions des différents personnels intervenant ; Co-construire des scénarios d’organisation cible optimisée Accompagner auprès des directions et personnels la mise en œuvre de l’organisation retenue Equipe : Directeur de projet : Eric Serre Chef de projet : Eric Lucas de Couville Consultante sénior : Emeline Magne

Organisation - 4 Calendrier : Phase 1 – Octobre à décembre 2018 Cartographie et diagnostic Élaboration de scénarios d’organisation et étude des outils de dématérialisation Proposition de méthodologie d’accompagnement Phase 2 – Année 2019 Assistance à la mise en place de la nouvelle organisation cible

Organisation - 5 2018 2019 Octobre Novembre Décembre Janv. À déc. Cartographie et diagnostic Scénarios d’organisation et étude d’outils Méthodologie d’accompagnement Mise en place de la nouvelle organisation

Les clés de notre réussite Facteurs communs : Adopter une démarche participative basée sur l’écoute et la co-construction Mettre en cohérence les besoins métiers, fonctionnels et techniques Sécuriser le projet par l’apport de retours d’expérience Votre mission Participer aux travaux du groupe projet Echanger avec les différents acteurs : comité de pilotage, groupe projet Participer aux différents ateliers proposés Vous sentir libre de solliciter l’équipe projet pour répondre à vos interrogations, présenter la démarche lors de vos réunions

Merci de votre attention