PLANIFICATION STRATÉGIQUE juil.-19 PLANIFICATION STRATÉGIQUE Cycle 2019-2023 ACCUEIL-PARRAINAGE OUTAOUAIS (APO) SYNTHÈSE DES CONCLUSIONS PRÉSENTATION SOIRÉE DE CONSULTATION PUBLIQUE LE 9 AVRIL 2019

Aperçu Synthèse des étapes Liste des forces et faiblesses juil.-19 Aperçu Synthèse des étapes Liste des forces et faiblesses Liste des menaces et opportunités Énoncé de mission Énoncé de vision Valeurs Objectifs stratégiques/priorités Mesures de rendement par objectif (pas détaillées ici) Initiatives par objectif

juil.-19 Synthèse des étapes DÉTERMINER DES CIBLES

Liste des forces et faiblesses juil.-19 Liste des forces et faiblesses Forces nous appuyant dans l’atteinte de notre mission - Unicité de son mandat / pertinence Personnel stable et expérimenté Équipe multiculturelle et diversifiée CA diversifié et impliqué Réputation auprès des partenaires et de la clientèle B) Faiblesses nuisant à l’atteinte de notre mission Démotivation des employés et sentiment d’iniquité Absence de membres du CA issus de la clientèle Perception négative de la proximité de la direction et du CA Climat organisationnel difficile / tensions internes Sources de financement pas assez diversifiées

Liste des menaces et opportunités juil.-19 Liste des menaces et opportunités Menaces à l’atteinte de notre mission Diminution du nombre de parrainages/réfugiés: impacts financiers Relation de confiance mutuelle à consolider envers le MIDI et la Clinique des réfugiés Insatisfaction ponctuelle de la part de la clientèle Compétition et dédoublement potentiels de la part d’autres OBNL Montée du discours anti-immigration et instrumentalisation politique B) Opportunités et circonstances favorables à l’atteinte de la mission Bonnes relations avec la ville de Gatineau Régionalisation de l’immigration Possibilité de nouvelles lignes d’affaires (vivre-ensemble) Demande accrue de formation en français Renforcer la sensibilisation et le rayonnement afin de contrer le repli identitaire

Énoncé de mission de l’organisme juil.-19 Énoncé de mission de l’organisme Accueillir, accompagner les personnes immigrantes et favoriser leur insertion socioéconomique, tout en engageant la communauté outaouaise dans la voie du vivre-ensemble.

Énoncé de vision de l’organisme juil.-19 Énoncé de vision de l’organisme Être reconnu comme l’organisme de référence en Outaouais favorisant l’intégration des personnes immigrantes et le rapprochement interculturel.

Valeurs de l’organisme juil.-19 Valeurs de l’organisme Collaboration (une approche misant sur le travail d’équipe ainsi qu’une volonté de coopérer avec les autres acteurs internes et externes) Respect (considération à l’égard de la dignité humaine, des différences de point de vue, de la clientèle et des collègues de travail) Professionnalisme (une approche axée sur le client, le respect des procédures et le fait d’assumer pleinement les décisions prises et les gestes posés) Responsabilisation (encourager la recherche d’autonomie de la part des nouveaux arrivants en leur permettant de prendre des initiatives et d’assumer leurs responsabilités) Ouverture d’esprit (capacité de penser et d’agir de façon flexible et innovante dans le respect de la diversité)

Objectifs stratégiques juil.-19 Objectifs stratégiques Améliorer et réorienter la prestation de services en fonction des besoins et des ressources disponibles. Doter l’organisme de mécanismes plus rigoureux en matière de gouvernance. Améliorer le dialogue au sein de l’organisme tout en renforçant les communications externes. Diversifier et accroître les sources de financement. Consolider la relation de confiance avec les partenaires.

Initiatives par objectif juil.-19 Initiatives par objectif A) AMÉLIORER ET RÉORIENTER LA PRESTATION DES SERVICES EN FONCTION DES BESOINS ET DES RESSOURCES DISPONIBLES 1) Améliorer les services de médiation interculturelle afin de mieux répondre à la demande de la clientèle. 2) Accroître le recrutement de bénévoles, mieux les outiller et recourir à leurs compétences selon leurs profils, disponibilité et expertise. 3) Mieux encadrer le parrainage privé en désignant un employé pour gérer le programme. 4) Élargir la prestation de services destinés aux 0 à 5 ans provenant de la clientèle. 5) Développer et promouvoir une banque de conférenciers experts (ressources thématiques). 6) Accentuer l’effort de formation de tous en y consacrant les ressources appropriées.

Initiatives par objectif (suite) juil.-19 Initiatives par objectif (suite) B) DOTER L’ORGANISME DE MÉCANISMES PLUS RIGOUREUX EN MATIÈRE DE GOUVERNANCE 1) Adapter, mettre en place et communiquer aux employés un nouvel organigramme et des descriptions de tâches actualisées. 2) Améliorer le processus d’évaluation de rendement interne (employés, direction et membres du CA) et le suivi de la mesure de la satisfaction de la clientèle. 3) Rédiger de nouvelles procédures et/ou politiques ou actualiser celles existantes. 4) Favoriser la tenue d’assemblées générales annuelles plus dynamiques où davantage de membres participent et davantage axée sur la reddition de comptes. 5) Revoir le rôle et les responsabilités des administrateurs et des membres (adhésion, avantages, etc.). 6) Créer et mettre en œuvre une stratégie de renouvellement des administrateurs. 7) Prévoir une analyse de gestion du risque pour les questions de la construction d’un nouvel immeuble, de la halte-garderie et de l’hébergement.

Initiatives par objectif (suite) juil.-19 Initiatives par objectif (suite) C) AMÉLIORER LE DIALOGUE AU SEIN DE L’ORGANISME TOUT EN RENFORÇANT LES COMMUNICATIONS EXTERNES 1) Organiser des rencontres entre les membres du CA et les employés et faire en sorte que chaque nouvel administrateur rencontre les employés rapidement suite à son élection. 2) Organiser des rencontres et des activités informelles impliquant les employés, les membres du CA et la direction afin de bâtir l’esprit d’équipe. 3) Consacrer des ressources à la mise à jour du site Internet et aux interactions via les médias sociaux. 4) Mettre à jour le plan de communications internes et externes.

Initiatives par objectif (suite) juil.-19 Initiatives par objectif (suite) d) Diversifier et accroître les sources de financement 1) Poursuivre les démarches pour la construction d’un nouvel immeuble 2) Une fois la construction du nouvel immeuble complétée, relancer l’offre de services de l’auberge auprès de la clientèle. 3) Développer de nouvelles lignes d’affaires afin de positionner l’organisme face à de nouveaux enjeux tels la francisation, la régionalisation, les demandeurs d’asile, l’appui au parrainage privé, la formation pour le vivre-ensemble. 4) Analyser la possibilité de recourir au recouvrement des coûts pour certaines activités. 5) Accélérer les démarches liées à la recherche de financement: nouvelles subventions, hausse des coûts pour devenir membres, dons, etc.

Initiatives par objectif (suite) juil.-19 Initiatives par objectif (suite) E) Consolider la relation de confiance avec les partenaires 1) Créer un comité mixte (employés, direction, administrateurs) pour rencontrer les partenaires en adaptant notre approche selon les besoins. 2) Créer un comité pour préparer la célébration du 40ième anniversaire de l’APO. 3) Appuyer le leadership de la ville de Gatineau (et/ou du MIDI) en ce qui concerne la création d’une table de concertation régionale en matière d’immigration.