LE FORMULAIRE DE CANDIDATURE Programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie 2007-2013 Appel à candidature 2009 Partenariats éducatifs LE FORMULAIRE DE CANDIDATURE

= Document de référence 1. C’est sur cette base que se fera la sélection. 2. Partie intégrante du contrat.

Un formulaire unique : Un formulaire européen: le même dans tous les pays. Doit être rédigé en commun par tous les partenaires (le coordonateur centralise l’information). Contenu identique chez tous les partenaires sauf point 1.2. (signalétique) et point 4 (signature). Il doit être rédigé dans la langue du partenariat (langue officielle UE) mais certaines Agences nationales exigent parfois de compléter le formulaire dans une langue définie. Chaque partenaire envoie ce formulaire à son Agence nationale.

Structure du formulaire 1. Fiche signalétique + liste de contrôle 2. Signalétique du coordonateur 3. Signalétique des partenaires 4. Déclaration et signature du représentant légal 5. Description du partenariat (objectifs, contexte, distribution des tâches…) 6. Description détaillée : plan de travail (programme de travail, nombre de personnes impliquées et résultats escomptés) 7. Demande de subvention

1.Fiche signalétique = QUI pose sa candidature? 1.1. Titre du partenariat + langue de travail du partenariat 1.2 Chaque partenaire écrit le nom de son organisation dans sa copie qu’il envoie à son Agence nationale.

Liste de contrôle = Ma candidature est-elle prête à être transmise? Pour le 20 février au plus tard (cachet de la poste faisant foi). Le formulaire de candidature officiel a été utilisé. Vérifiez les instructions spécifique à chaque Agence pour l’envoi de la candidature (online, voie postale, copie électronique…) Le formulaire a été complété au traitement de texte (sauf point 1.2. et Déclaration/signature). La candidature a été complétée en commun par tous les partenaires et chaque partenaire a sa propre copie. Le formulaire a été entièrement complété. Le programme de travail (6.1.) comprend les activités et les mobilités planifiées de chaque organisation du partenariat et le tableau de demande de subvention (7) contient la demande de subvention en EURO de chaque organisation du partenariat.

La candidature a été complétée dans la langue de travail du partenariat (langue officielle UE) et/ou vérifier les exigences spécifiques des Agences (certaines agences demandent de compléter le formulaire dans leur langue nationale). Le partenariat consiste d’organisations situées dans au moins 3 pays participant au programme LLP (27 Etats-Membres de l’UE + Norvège, Islande, Liechtenstein + Turquie). Au moins une des organisations est localisée dans un Etat Membre de l’UE. Chaque organisation du partenariat a vérifié auprès de son Agence qu’elle est bien éligible pour participer au programme Grundtvig. La copie envoyée à chaque Agence a été signée par le représentant légal de l’organisation concernée. Chaque organisation a rempli ses obligations contractuelles en regard de subventions précédemment reçues de l’Agence (pas d’ordre de recouvrement laissés en suspens). Chaque organisation a vérifié avec son Agence nationale s’il y a des critères d’éligibilités nationaux ou des priorités nationales ou si l’Agence demande des informations complémentaires à transmettre lors de la candidature (langue, un partenaire national par institution, documents additionnels…).

2. Le coordonateur 2.1 Organisation 2.2 Personne de contact 2.3 Représentant légal (signature) 2.4 Projets précédents

3. Les partenaires = Partenaires n° 1, 2,3…. 3.1.Organisation 3.2 Personne de contact 3.3 Représentant légal (signature)  3.4 Projets précédents 3.5 Le partenariat est-il le résultat d’un séminaire de contact /visite préparatoire? !!!!! Coordonnateur de remplacement= Reprise du partenariat si le coordonnateur est rejeté? (dans l’ordre de la candidature)

4. Déclaration = Engagement légal de l’institution Signature du représentant légal. A faire signer par chaque organisation dans sa copie.

5. Description du partenariat 5.1 Résumé 5.2 Contexte 5.3 Objectifs 5.4 Distribution des tâches 5.5 Coopération et communication 5.6 Valeur ajoutée européenne 5.7 Pertinence en regard des objectifs du programme 5.8 Evaluation 5.9 Participation active 5.10 Intégration aux activités de l’organisation 5.11 Dissémination et valorisation 5.12 Thèmes

Quelques conseils généraux: Soyez réalistes. (projection dans le temps, capacités de chacun, objectifs réalisables) Soyez clairs, concis et concrets. Soyez explicites = Rendez l’implicite explicite ! (l’évaluateur ne pourra pas deviner tout ce qui n’est pas écrit) Travaillez la cohérence entre les objectifs, le programme de travail, et les résultats. Bien définir la valeur ajoutée du projet au niveau de l’organisation. Attention aux aspects souvent oubliés: évaluation & dissémination. Faites relire votre candidature par une personne externe.

5.1 Le résumé Pourquoi le résumé est essentiel ? C’est sur le résumé que se fondera la première impression de l’évaluateur quant à l’intérêt du projet. Il doit donner à l’évaluateur des raisons de recommander votre projet au financement. Carte d’identité du projet Comment? Le résumé doit permettre une compréhension rapide des tenants et aboutissants du projet (contexte, besoins, objectifs, publics-cibles, résultats prévus, l’impact escompté). Il doit être clair, explicite et structuré = pas trop long (max 200 mots). Quand? Il doit refléter la candidature = conseillé de l’élaborer en dernier. Le résumé sera utilisé par la Commission européenne et les Agences nationales pour communiquer sur votre projet.

5.2 Le contexte = Public cible, contexte socio-économique… Décrire le contexte de chaque organisation. Préciser s’il y a un contexte spécifique. (travail dans une zone défavorisée, apprenants à besoins spécifiques) Permet de voir la complémentarité et la cohérence entre les partenaires & la pertinence des organisations par rapport au projet mis en place.

5.3 Les objectifs Quels sont les objectifs concrets du partenariat? Autour de quelles thématiques le partenariat va-t-il travailler? Quelle va être l’approche adoptée pour atteindre ces objectifs? Les objectifs doivent être clairs et réalistes. Le sujet doit être pertinent dans le cadre du programme Grundtvig (voir 5.7.).

5.4 La distribution des tâches Veillez à l’équilibre et la participation de chacun. Expliquez clairement la contribution de chaque partenaire. Définissez clairement le rôle du coordonateur. Tenez compte des spécificités de chacun. (domaines d’expertise, moyens, ressources disponibles, public-cible …) Montrez la complémentarité entre les partenaires. (expérience...) Découpez le projet en sous objectifs. Pour chaque sous objectif, définissez la distribution des tâches entre chaque partenaire. (ex : gestion de projet, produits, évaluation, valorisation,…)

5.5 Coopération et communication = Comment la communication sera-t-elle organisée entre les partenaires? Quoi ? Avancement du projet, prochaines étapes,… Comment ? E-mail, newsletters, site web, réunions, ateliers, rapports,… Quand ? Faire un bilan avant/après chaque réunion, fréquence et régularité… Quel sera le rôle du coordonateur en terme de communication?

La question de la langue : = S’accorder sur une ou des langue(s) de travail. A discuter: - Evaluer et discuter clairement les aptitudes linguistiques de chacun. Comment assurer que les non-natifs puissent participer activement? Choisir un coordinateur natif = à double tranchant. - Quelles mesures prendre pour garantir la participation de tous malgré les différences de maîtrise de la langue de travail? Pistes: = Créer un contexte favorable aux échanges, langage simple, matériel écrit, interprétation, préparation linguistique…

5.6 Valeur ajoutée européenne = Quel est l’impact escompté de la coopération européenne sur les partenaires? Quelle valeur ajoutée? Comment les différents acteurs au projet vont bénéficier des retombées ? Qui sera bénéficiaire du partenariat? (staff, apprenants…) Expliquer l’intérêt de travailler en partenariat plutôt que localement.

5.7 Pertinence en regard des objectifs du programme Grundtvig = Cases à cocher & mettre en relation avec le point 5.3. sur les objectifs X Améliorer la qualité, l’accessibilité et le volume de la mobilité des personnes participant à des formations pour adultes dans toute l’Europe. X Améliorer la qualité, le volume de la coopération entre institutions d’éducation des adultes dans toute l’Europe Aider les personnes appartenant à des groupes sociaux vulnérables afin de leur donner d'autres opportunités d'accéder à la formation des adultes Faciliter le développement de pratiques innovantes dans la formation des adultes Soutenir le développement de contenus, services, pédagogies et pratiques innovantes fondés sur les TIC dans le domaine de la formation des adultes Améliorer les approches pédagogiques et la gestion des établissements de formation des adultes

5.8 L’évaluation = Comment allez-vous évaluer, pendant et après le partenariat, que le partenariat est sur la bonne voie en regard des objectifs et résultats escomptés? Point trop souvent oublié, bâclé ou mal compris dans les candidatures. (Ce ne sont pas les apprenants qu’on évalue, mais le bon déroulement du projet).

Qu’entend-t-on par évaluation? Pourquoi ? - Garantie que le projet reste sur la bonne voie & qu’il apporte une plus-value à tous les acteurs. Quand ? Prévoyez plusieurs temps d’évaluation! - Dès la première réunion : faire le point. - Pendant le projet : laisser des espaces pour « s’arrêter et regarder en arrière » afin de mieux repartir. - A la fin du projet : célébrer ce qui a été réalisé et pointer les difficultés rencontrées.

Comment ? Précisez le mode d’évaluation! - Carnet de route : évènements, dépenses, résultats, succès, problèmes… - Outils : questionnaires, sondage, rapports, interviews, discussions, personne externe… - Communiquer régulièrement avec les partenaires sur l’état d’avancement du projet. Qu’évaluer ? Précisez les champs de l’évaluation! - Réalisation des objectifs. - Le suivi des progrès réalisés. - Implication des participants. - La satisfaction des participants. - Nouvelles compétences acquises. - Communication. - Le fonctionnement du partenariat. - Répartition des tâches. - Produits et résultats finaux. - Impact sur l’institution et la communauté locale.

5.9 Participation active = Comment les apprenants et/ou le personnel de l’institution seront impliqués aux différentes étapes du projet? Définir clairement le rôle de chacun dans les différents stades du partenariat: planning, mise en œuvre, évaluation, …

5.10 Intégration du partenariat dans les activités de votre institution = Intégration du partenariat dans les activités programme de cours, curricula, thématiques de travail, activités quotidiennes.

L’importance d’ancrer le projet dans votre institution ! Pourquoi? - Partenariat: institution dans son ensemble. - Facteur indispensable du succès : soutien de l’équipe et de la direction. - Nouvelles idées. - Valorisation des personnes impliquées face au travail réalisé. Acquisition de nouvelles compétences pour le staff et les apprenants. (savoir-être, motivation face aux apprentissages, motivation pour l’apprentissage des langues, esprit d’équipe, autonomie, ouverture, nouvelles pratiques…) Quand? - A toutes les étapes (de la candidature à la valorisation) Comment? - Créer une attitude positive face au changement …mais également accepter que tout le monde ne soit pas aussi enthousiaste - Intégrer le projet aux activités de l’institution - Inviter les collègues aux réunions transnationales (ici et là-bas) - Créer un groupe de travail local - Information large: collègues, apprenants, direction, communauté locale - Outils: bulletins d’informations, réunions du personnel, tableau d’affichage

5.11 Dissémination et valorisation = Comment allez-vous disséminer et exploiter les expériences, résultats et produits du partenariat? Les activités de dissémination planifiées sont clairement définies et permettent un usage optimal des résultats.

La dissémination: que se cache derrière ce concept? Avantages - Sentiment de solidarité dans l’institution - Soutien de l’institution - Réactions et nouvelles idées - Promotion de l’innovation et de nouvelles pratiques - Dimension européenne: ouverture sur d’autres cultures, tolérance, citoyenneté… - Motivation pour l’apprentissage des langues étrangères - Valorisation des personnes impliquées dans le projet - Visibilité de l’institution Quand? - Pendant le partenariat Où ? - Au sein de sa propre institution - Environnement proche: organisations locales, du secteur, partenaires sociaux, universités, autorités locales - Presse: réunion transnationale, publication

Méthodes et outils de dissémination: Comment? - Adapter au public - Message clair et concis - Partager autant les expériences que les résultats - Prévoir un budget pour la dissémination ! Méthodes et outils de dissémination: - Application directe en situation d’apprentissage - Inviter l’équipe aux réunions transnationales et locales - Intervenir lors de réunions d’autres organisations, conférences du secteur, formations - Expositions - Publications (Note: logo LLP – responsabilité contenu) - Mise à jour site web - Journal interne, newsletter et mailing list - Journée porte ouvertes - Espace consacré au projet - Presse locale Disséminer tout type de produits: - Pièce de théâtre, chanson, publication, site web, buffet, exposition, matériel pédagogique, jeux..

Et la valorisation ... - Quand le projet est terminé - Concerne l’utilisation des résultats et la durabilité - Augmenter l’impact des résultats, les intégrer au système éducatif local

5.12 Sujets = Choisir les domaines thématiques du partenariat (tableau E p22 )

6. Description des activités 6.1 Le programme de travail 6.2 Le nombre d’apprenants et staff 6.3 Les résultats escomptés

6.1 Le programme de travail = Les activités planifiées, dont les activités de mobilité, de chaque organisation. Résumer dans le tableau: 1. Les activités. 2. Les mobilités. Et cela: pour chaque organisation & pour tout le calendrier (1/8/09-31/7/11)

Quelques conseils généraux: Restez réalistes! Tenez compte des différents calendriers. Mentionnez les différentes étapes dans le travail, ainsi que les mobilités, de façon chronologique. Les activités et les mobilités doivent être pertinentes par rapport aux objectifs du projet. Y inclure les activités d’évaluation et de dissémination.

Qu’est-ce qu’une « mobilité »? Mobilité = Un voyage aller/retour par personne. Qui? - Personnel et/ou apprenants d’organisations approuvées par leur Agence. - Accompagnateurs des personnes à besoins particuliers: parents, tuteurs, gardes-malades, aides… Quand? Pendant la période de validité de la convention : = 1er août 2009 - 31 juillet 2011 Durée ? Pas de conditions minimum ou maximum. Lieu: Rotation entre les partenaires– expérience interculturelle.

Lieux de la mobilité: Nombre de mobilités: - Transnational: à l’étranger. - Uniquement dans les institutions partenaires approuvées par leur Agence. -Evènements organisés par projet ou réseaux du programme LLP. Nombre de mobilités: - Nombre minimum mais possibilité plus (! même montant-forfait ! ) -Réduction du nombre minimum (jusqu’à 50 %): = Moins de mobilités avec le même budget - Personnes à besoins spéciaux *Besoins spéciaux: en terme d’apprentissage, de comportement, de santé ou physiques * Exemples: accompagnateurs, fauteuil roulant, minibus adapté - Mobilités vers les TOM et certaines régions périphériques à l’UE (Canaries, Guadeloupe…) MAIS doit être demandé: soit avant que la Convention de subvention ne soit approuvée, soit ultérieurement en soumettant une demande écrite préalable.

6.2 Nombre d’apprenants et staff = Ce tableau concerne tous les participants de toutes les institutions partenaires, impliqués dans le partenariat, qu’ils voyagent ou pas.

6.3 Résultats escomptés = Les résultats doivent être pertinents en regard du partenariat mis en place et décrit dans la candidature. Veillez à être réaliste ! Restez cohérent avec les objectifs, activités et moyens mis en place. Note: « Résultats escomptés, dont les productions (si applicable*) » * Rappel! Les partenariats sont centrés sur le processus de coopération.

7. Demande de subvention Indiquez la subvention sollicitée & le nombre de personnes participant aux mobilités pour chaque organisation. Choisir un type de forfait pour chaque organisation. (selon le type de partenariat mis en œuvre & en adéquation avec votre programme). Le type de partenariat est lié à un nombre minimum de mobilités à réaliser pendant les 2 années du partenariat. Les forfaits sont définis par chaque Agence nationale et peuvent varier d’un pays à l’autre. Tableau de financement : un seul pour tous les partenaires mais chaque partenaire doit indiquer sa subvention en fonction des barèmes nationaux. Pour le forfait de 24 mobilités, il faut qu’au minimum 16 apprenants adultes soient impliqués dans les mobilités. Planifiez les réunions de travail en fonction des mobilités.

Que couvre le forfait? Principe du financement: Forfait lié à un nombre minimum de mobilités et la réalisation des activités prévues/équivalentes. Que couvre le forfait? TOUTES les dépenses! Activités locales: - Préparation linguistique (cours, matériel) - Activités locales: droits d’entrée visites, déplacements locaux, matériel - Traduction - Documentation (impression, mise en page) - Informatique: internet, logiciels - Frais d’administration - Locations de salle - Intervenants extérieurs - … Frais des mobilités: transport, logement, séjour, visites…

Comment calcule-t-on le montant final? Modalités de paiement Préfinancement: 80 % délai : 45 jours après signature contrat Paiement du solde : 20% Documents à soumettre: - Rapport final - Justificatifs : Preuves que les mobilités ont été réalisées Copie des tickets de transport, cartes d’embarquement, facture agence de voyage Certificats de présence délivrés par le partenaire d’accueil Comment calcule-t-on le montant final? Prouver: (rapport final) - 1. Activités, mobilités et résultats prévus ou équivalents/pertinents ont effectivement été réalisés - 2. Mobilités minimum, éligibles et pertinentes

Budget à planifier sur 2 ans. Gérez les ressources… Budget à planifier sur 2 ans. Etablir un budget spécifique pour chaque poste de dépenses : mobilités, rencontre de projet dans votre institution, produits, frais administratifs,… Discuter avec ses partenaires: Forfaits différents (en être conscient) et s’accorder sur: niveau de dépenses pour logement, frais de séjour, activités sociales. si produit commun: déterminer ambition et part de chacun. Possibilités de financements complémentaires: autorités locales, entreprises privées… Ne pas oublier de prévoir un poste pour les frais de dissémination/valorisation.

Bon travail!