Programme d’Édition et Services de dépôt (ÉSD) Travaux Publics et services gouvernementaux du Canada (TPSGC) Présentation à la conférence annuelle des Imprimeurs de la Reine Halifax 2009

Évaluation du Programme d’ÉSD 2008 Objectif Évaluation menée par la direction générale de vérification et d’évaluation de TPSGC afin d’évaluer la persistance et la rentabilité (coût/efficacité) et de mesurer le taux de succès du Programme dans la réalisation des objectifs obligatoires dans un environnement constamment en évolution. Constatations Le Programme est plus pertinent que jamais et correspond aux objectifs et priorités du gouvernement en matière d’édition et de distribution des organismes fédéraux. Le programme s’est adapté avec succès à l’environnement changeant et les Canadiens ont accès à un nombre croissant de publications à chaque année (en 2004-2005 on comptait 2.5 millions de publications téléchargées comparativement à 9.2 millions en 2008-2009). Un modèle centralisé des services d’édition et de dépôt est le modèle le plus efficient pour assurer l’accessibilité. La conformité des ministères demeure un souci constant. Le Programme administre et protège l’intégrité de l’information gouvernementale en rationnalisant les processus de gestion des droits d’auteur de la couronne. Les coûts sans cesse croissants, les revenus à la baisse et le financement incertain entrave l’efficacité du Programme.

Évaluation du Programme d’ÉSD 2008 (suite) Recommandations Augmenter et formaliser les efforts pour inciter les ministères à accroître leur taux de conformité afin d’augmenter le nombre de publications accessibles aux Canadiens. Élaborer des options afin d’obtenir le financement nécessaire pour compenser les coûts qui sont à la hausse de même que la charge de travail accrue. Plan d’action ÉSD a créé et mis en œuvre un plan d’action Soumet des rapports trimestriels au Sous-ministre sur les livrables du Plan.

Projet de table ronde virtuelle (TRV) 2009 Objectif Analyser l’environnement du Programme d’ÉSD afin de mieux répondre aux besoins changeants des Canadiens. Méthodologie Un forum axé sur une technologie de pointe utilisée sur internet a été organisé afin de permettre aux participants de tous les coins du pays de participer à une discussion virtuelle dirigée. Quatre TRV ont été organisées auxquelles ont participé 43 représentants issus des milieux de l’édition, des bibliothèques, de la gestion et de la technologie de l’information. Constatations Le programme est reconnu pour son rôle de chef de file au sein du gouvernement en favorisant l’accès continue des Canadiens aux publications gouvernementales. Beaucoup d’emphase a été mis sur l’importance et le besoin d’avoir une agence centrale de coordination qui est à la fois responsable de l’enregistrement des données sur les publications imprimées et électroniques et de l’accessibilité continue à cette information. Défis Les utilisateurs dépendent énormément sur nos services Désireux de voir des investissements additionnels dans nos services de gestion et de technologie de l’information ainsi que dans les activités de rayonnement afin d’accroître et de faciliter l’accès. Nos utilisateurs ne sont nullement intéressés à payer de nouveaux frais ou des frais de service pour améliorer la qualité des services existants.

Enjeux et défis actuels Normalisation des sites Internet 2 (NSI2) Respect des exigences obligatoires avant décembre 2008 (phase I). NSI2 est une politique du Conseil du Trésor constituée d’un ensemble de normes qui régissent : les adresses de site Web et de courriels; l’accessibilité, l’interopérabilité, la convivialité des sites Web; une présentation commune des pages Web. Tout le contenu accessible au public doit être conforme aux exigences de NSI2, y compris le contenu des bases de données. Exigences élémentaires XHTML est le principal format de fichier pour la publication Web. Tout le contenu, y compris les publications en ligne doit utiliser XHTML. Une fois que cette exigence est satisfaite, d’autres types de support, tels que les documents PDF, peuvent être offerts. Les ministères qui sont tenus de convertir les documents existants, ainsi que le contenu, les adresses Web et les adresses courriel doivent satisfaire aux exigences en matière de langues officielles. Une des préoccupations majeures du PSD est l’impossibilité de convertir les documents existants de type PDF au langage XHTML. PSD cherche à obtenir une exemption en ce qui concerne : la conversion au format XHTML version 2.0 des formats de rechange accessibles passés et futurs; le changement du nom des fichiers et des domaines, passés et futurs, pour satisfaire aux exigences en matière de bilinguisme; la demande a été présentée au Conseil du Trésor (CT) le 1er décembre 2008; une demande de précisions a été reçue du CT en juin 2009; la décision n’a pas encore été rendue.

Enjeux et défis actuels (suite) Intégration du site Web (lancement prévu en juillet 2010) Les sites Web du PSD et des publications seront combinés pour n’en former qu’un seul qui sera conforme à la NSI2. Dicté par l’exigence du Conseil du Trésor qui veut que tous les sites Internet du gouvernement du Canada (GC) soient conformes à la NSI2 au plus tard le 1er janvier 2009. Cette initiative représente un investissement majeur en technologie et en ressources Conformité envers la politique de communications du Conseil du Trésor Exigences de la Politique de communications (Section 27) Maintien d’un index qui répertorie tous les travaux publiés par un établissement, gratuit ou non. Envoi de l’index et de mises à jour régulières à TPSGC pour qu’il soit intégré à la base de données centrale de publication du GC. Envoi d’exemplaires des travaux publiés aux PSD.

Enjeux et défis actuels (suite) Mesures prises par les ÉSD Table ronde avec les directeurs généraux de Communications des ministères et le Conseil du Trésor. Meilleure sensibilisation et acceptation aux niveaux supérieurs de la nécessité de respecter la Section 27. Engagement accru de la part des ministères et augmentation sensible des monographies disponibles dans la Liste hebdomadaire des publications. La politique fait actuellement l’objet d’un examen et sera plus ferme afin de donner plus de pouvoir au PSD. Augmentation notable du taux de conformité pour la plupart des ministères. L’index des publications est acheminé au Programme des services de dépôts deux fois l’an pour inclusion dans la base de donnée des publications. Avantages pour les ÉSD, la collectivité des bibliothécaires et les Canadiens Pouvoir des ÉSD accru. Conformité plus rigoureuse = plus de publications.

Gestion du droit d’auteur À la suite du Plan d’action résultant de l’évaluation de Programme de ÉSD, nous avons entrepris un examen des politiques et processus en cours. Des rencontres ont eu lieu avec le Secrétariat du Conseil du trésor, Industrie Canada (y compris leur conseiller juridique), Patrimoine Canada et notre conseiller juridique à Travaux publics et Services gouvernementaux du Canada. Objectif: simplifier le processus de demandes de permission et faciliter l’accès du public aux publications indépendamment du format. Résultat: Aucune permission ne sera dorénavant requise pour reproduire les publications gratuites et tarifiées à des fins non commerciales sans égard au format. Le SCT a approuvé les changements proposés à la rubrique « Avis importants » sur les sites web du gouvernement. Prochaines étapes: Des réunions et séances d’information sont prévues avec les ministères à l’automne. Mise en œuvre: 4e trimestre 2009-2010

Défis futurs Technologie Collection en ligne Le PSD se procure actuellement des documents en format PDF en raison de leur stabilité notoire. L’espace nécessaire sur les serveurs pour les publications en ligne ainsi que les compétences techniques, le matériel et le logiciel requis pour les publier et les tenir à jour occasionnent des coûts élevés. Combien en coûtera-t-il pour conserver des publications en ligne et les rendre accessibles au cours des 100 prochaines années comparativement aux coûts nécessaires pour conserver des exemplaires sur support papier? Entreprise risquée – une importante quantité d’information pourrait disparaître ou devenir inutilisable. Contraintes et considérations relatives au système Les applications informatiques actuelles atteignent la fin de leur vie utile. Une harmonisation renouvelée entre la TI (technologie de l'information) et les besoins opérationnels est essentielle. Les ÉSD élaboreront un modèle d’architecture d'entreprise fondé sur les exigences en matière d’opérations, de données, d’application et de technologie. Les solutions et les possibilités seront examinées et intégrées dans un plan d’évolution consolidé s’échelonnant sur les trois prochaines années. Coûts liés à la TI Les coûts liés à la TI augmentent chaque année. Les ÉSD auront besoin d’un financement pluriannuel accru pour assumer les coûts de développement et d’implantation de la nouvelle technologie.

Défis futurs (2) Financement Révision de programme L’obtention de financement stable et permanent pour livrer nos programmes actuels et futurs demeure une préoccupation constante. Des restkrictions budgétaires sur nos dépenses et sur l’embauche ont été imposées par le ministère de décembre 2008 à avril 2009. On s’attend à ce que des mesures semblables nous soient imposées au cours de l’exercice 2009-2010 Révision de programme TPSGC envisage mener un examen de programmes dans le but de réallouer les fonds à l’appui de programmes prioritaires.