Insurance Compliance /Conformité en Assurance 11 June 2019

FCNB WHO IS FCNB? We are New Brunswick’s Financial and Consumer Services Regulator. Our mandate is to protect consumers and enhance public confidence in the financial and consumer marketplaces. We do this through regulation, education and protection. Qui est FCNB Nous sommes l’organisme de réglementation des Services Financiers et des Services aux Consommateurs du Nouveau-Brunswick Notre mandat est la protection du consommateurs et accroître la confiance du public dans les marchés des services financiers et des services aux consommateurs Nous accomplissons ceci par la réglementation, l’éducation et la protection

WHO WE REGULATE! / QUI NOUS RÈGLEMENTONS! Insurance Securities Mortgage Brokers Credit Providers Real Estate Agents Loan and Trust Co. Credit Unions Funeral Services Pensions And more Assurance Valeurs Mobilière Courtiers en Hypothèques Prêteurs sur salaire Agents immobiliers Compagnie de prêt et fiducie Credit Unions Services de pompes funèbres Pensions Et Plus

What the Insurance Division Does?/ Que Fait la Division des Assurances? License and oversees over 220 insurance companies; License and oversees over 9,000 insurance intermediaries; Market Conduct Regulation; Solvency Regulation. Licence et supervise plus de 220 compagnies d’assurance; Licence et supervise plus de 9 000 intermédiaires d’assurance; Règlemente la conduite du marché; Règlemente la Solvabilité.

What is a Compliance review/ Qu’est-ce qu’une revue de Comformité Following a complaint Follows a market conduct exam program (on-site visits) Suivant une plainte Selon un programme d’examen de conduit de marché

Sections relied upon / Section invoquées 373(3) For the purpose of determining whether this Act and the regulations are being complied with, a compliance officer, in carrying out a compliance review, may (a) enter the premises of any insurer, agent, broker, adjuster or damage appraiser during normal business hours, (b) require an insurer, an agent, a broker, an adjuster or a damage appraiser or an officer or employee of any of them to produce for inspection, examination, auditing or copying any books, accounts, records or documents relating to the business or affairs of the insurer, agent, broker, adjuster or damage appraiser, (c) inspect, examine, audit or copy the books, accounts, records or documents relating to the business or affairs of an insurer, an agent, a broker, an adjuster or a damage appraiser, and (d) question an insurer, an agent, a broker, an adjuster or a damage appraiser or an officer or employee of any of them in relation to the business or affairs of the insurer, agent, broker, adjuster or damage appraiser 373(3) Afin de déterminer si la présente loi et les règlements ont été observés, l’agent de conformité qui procède à un examen de conformité peut exercer les pouvoirs suivants : a) pénétrer dans les locaux de tout assureur, agent, courtier, expert ou estimateur de dommages pendant les heures normales d’ouverture; b) exiger de l’assureur, de l’agent, du courtier, de l’expert ou de l’estimateur de dommages – ou de l’unde ses dirigeants ou employés – que soient produits tous livres, comptes, dossiers ou documents relatifs à ses activités ou à ses affaires internes pour les faire inspecter, examiner ou auditer ou pour en tirer des copies; c) inspecter, examiner ou auditer les livres, comptes, dossiers ou documents relatifs aux activités ou aux affaires internes de l’assureur, de l’agent, du courtier, de l’expert ou de l’estimateur de dommages, ou en tirer des copies; d) interroger l’assureur, l’agent, le courtier, l’expert ou l’estimateur de dommages – ou l’un de ses dirigeants ou employés – relativement à ses activités ou à ses affaires internes.

Sections relied upon / Section invoquées 372(4) An insurer, an agent, a broker, an adjuster or a damage appraiser shall deliver to the Superintendent, or to any other employee of the Financial and Consumer Services Commission, at any time that the Superintendent or other employee requires (a) any of the books, accounts, records and documents that are required to be kept by the insurer, agent, broker, adjuster or damage appraiser under this Act or the regulations, and (b) any filings, reports or other communications made to any other regulatory authority 372(4) L’assureur, l’agent, le courtier, l’expert ou l’estimateur de dommages remet au surintendant ou à tout autre employé de la Commission des services financiers et des services aux consommateurs lorsque ceux-ci l ’exigent : a) les livres, comptes, dossiers et documents qu’il doit tenir en vertu de la présente loi ou des règlements; b) les dépôts, rapports ou autres communications présentés à tout autre organisme de réglementation.

Following a complaint/ Suivant une Plainte Notify the agent/insurer Gather information Review and determine if breach of the Act Determine course of action or referral to enforcement for further investigation, if warranted Contacter l’agent/ l’assureur Recueillir l’information Reviser et déterminer si violation de la loi Déterminer le plan d’action ou référrer a l’unite d’application de la loi pour investigation, si il y a lieu

Market Conduct Exam / Examen de conduite du marché Before the Visit Usually Notified in Advance Pre-visit questionnaire What happens during a visit? One or more compliance staff All office staff may be interviewed Trust Account Bank statements Deposits Files will be reviewed Paper System Avant la visite Généralement notifié à l’avance Questionnaire pré-visite Durant la visite Un ou plus d’un agent de conformité Tous les employés/agent peuvent être interviewé Compte en fiducie Etats de compte banquaires Dépots Dossiers seront examiner Papier électronique

Market Conduct Exam / Examen de conduite du marché What are we looking for? All staff properly licensed Financial transactions done according to the rules Supervisory plan in place (Supervision” means reasonable and prudent oversight of all insurance activities carried on by employees.) Proper notification to clients of coverage/renewal Client files maintained following procedures E&O coverage Ce que nous recherchons Tous les employés/agents sont dûment licensé Transactions financières faites selon les règlements Plan de supervision en place («Supervision» signifie une supervision raisonnable et prudente de toutes les activités d’assurance exercées par les employés.) Notification appropriée aux clients de la couverture / du renouvellement Les dossiers clients sont maintenues selon les procédures Assurance erreur et omissions

Market Conduct Exam / Examen de conduite du marché What we hope to see? Policy and procedure manuals Client notes! After the visit Report Recommendations to Superintendent Actions to bring non-compliance into compliance Licensing issues may mean a hearing Serious breaches referred to Enforcement Ce que nous espérons voir Manuel de politiques et procédures Notes clients Après la visite Rapport Recommandations au Surintendant Action nécessaire pour se conformer Problèmes de licence peut signifier une audience Tout bris sérieux sera référé a application de la loi

Common Findings / Résultats fréquents Unlicensed (lapsed) individuals carrying on the business of insurance Broker Class I or Broker Class II licensees not supervised Adjusters I and II not supervised Trust Account Violations Carrying on business in a name other than that stated on the license Individus non licenciés pratiquant des activités d’assurance Courtier de class I ou classe II non supervisé Ajusteurs de classe I et II non supervisé Infraction dans l’utilisation du compte en fiducie Faire des affaires en assurance sous un nom autre que celui sur la licence

To remember / À se souvenir Insurance is a regulated industry in NB and we license individuals Individuals are responsible for ensuring they remain in compliance with the Act and Regulations Difficult to remain in compliance if you have never reviewed the Act/Regulations L’assurance est un secteur réglementé au Nouveau-Brunswick et nous octroyons une licence à des individus Les individus sont responsables de s'assurer de rester en conformité avec la loi et les règlements Difficile de rester en conformité si vous n'avez jamais examiné la loi / les règlements