RECTORAT DE MARTINIQUE Division des Affaires Financières GUIDE DU VALIDEUR HIERARCHIQUE DANS L’ APPLICATION CHORUS-DT Personnel Itinérants et Service partagé RECTORAT DE MARTINIQUE Division des Affaires Financières Bureau des Affaires Transversales Frais de déplacements ANNEXE 4

VALIDATION HIERARCHIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Personnel Itinérants et Service partagé L’application CHORUS DT est destinée à gérer les frais de déplacements des personnels itinérants (hors formation continue et examens et concours ) et des personnels en service partagé. L’objectif de ce guide est de vous permettre en tant que valideur hiérarchique d’opérer une validation optimale des frais de déplacements de ces personnels dans cette application. Quelques rappels: Le rôle du valideur: Le valideur hiérarchique atteste la réalité du déplacement à prendre en charge. Son contrôle s’effectue notamment sur le motif du déplacement, les dates de début et de fin, le lieu de départ et de retour, le montant et le kilométrage effectué. Suite à ces vérifications, le valideur hiérarchique valide ou refuse l’ordre de mission ou l’état de frais d’un de ses collaborateurs. ATTENTION: Le valideur hiérarchique (supérieur hiérarchique direct de l’agent) est la seule personne habilitée à valider ou refuser un ordre de mission ou un état de frais d’un agent. Cependant, en cas d’indisponibilité du supérieur, il est exceptionnellement prévu d’étendre l’habilitation d’une personne désignée. ANNEXE 4 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

VALIDATION HIERARCHIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Personnel Itinérants et Service partagé LES CLEFS DE LA VALIDATION HIERARCHIQUE: Lorsqu’un agent envoie un ordre de mission ou un état de frais pour validation, le valideur est destinataire d’un courriel l’en informant. Le valideur, pour accéder au document, peut soit cliquer sur le lien direct dans le courriel de demande de validation, soit se connecter à l’application et accéder à l’écran de validation de la manière suivante: Vous connecter à CHORUS-DT au moyen de vos identifiants de messagerie électronique académique personnelle, 2. Dans le « MENU Chorus-DT » choisir: - liste des ordres de mission pour validation ou - liste des états de frais pour validation ANNEXE 4 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

VALIDATION HIERARCHIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Personnel Itinérants et Service partagé LES CLEFS DE LA VALIDATION HIERARCHIQUE (suite): Une liste vous présente les documents en attente de votre validation, cliquer sur un nom pour ouvrir le document, Vérifier dans les différents onglets la cohérence de la mission avec l’enveloppe de moyens, la déclaration faite (date, horaire, lieu, présence) et si vous êtes le bon destinataire, Valider/Modifier : vous permet de faire apparaître les éventuelles anomalies, de transmettre le document au statut suivant (G: gestionnaire - NB: vous pouvez laisser un commentaire au gestionnaire) ou ne pas faire avancer ce document en le passant au statut R: révision (retour au destinataire) en indiquant le motif. Eventuellement, répéter l’opération pour les autres documents ou déconnectez-vous. ANNEXE 4 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

VALIDATION HIERARCHIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Personnel Itinérants et Service partagé LA VALIDATION HIERARCHIQUE : Sélectionner le type de document à valider dans le MENU CHORUS-DT ANNEXE 4 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

VALIDATION HIERARCHIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Personnel Itinérants et Service partagé LA VALIDATION HIERARCHIQUE (suite) : Cliquer sur le nom du missionné à valider ANNEXE 4 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

VALIDATION HIERARCHIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Personnel Itinérants et Service partagé LA VALIDATION HIERARCHIQUE (suite) : Vérifiez l’exactitude de la mission: relève t’elle de votre compétence, l’objet, dates et horaires de présence, etc… ANNEXE 4 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

Puis cliquez sur Valider/Modifier VALIDATION HIERARCHIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Personnel Itinérants et Service partagé LA VALIDATION HIERARCHIQUE (suite) : Ces déplacements ont-ils tous été effectués (en fonction des convocations, des jours de présence dans l’établissement, etc). Puis cliquez sur Valider/Modifier ANNEXE 4 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

VALIDATION HIERARCHIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Personnel Itinérants et Service partagé LA VALIDATION HIERARCHIQUE (Fin) : Transmettre au valideur « gestionnaire » si tout est conforme OU Renvoyez le document à l’intéressé (statut R – révision) en notant le motif du refus de validation (ex: erreur valideur, nombre de déplacements ne tenant pas compte des absences du personnel sur la période, etc). ANNEXE 4 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

VALIDATION REUSSIE AVEC SUCCES ! VALIDATION HIERARCHIQUE DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Personnel Itinérants et Service partagé Ce guide concerne la validation d’un ordre de mission et est également applicable à la validation d’un état de frais (procédure identique). VALIDATION REUSSIE AVEC SUCCES ! ANNEXE 4 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements