ELABORER UN MAIL EFFICACE POUR PROMOUVOIR LES FORMATIONS Frédéric CHOMILIER CHOMILIER CONSULTING Le 24 mars 2014 AGEA Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Qu’est ce que la communication ? Pourquoi communiquer et comment ? INTRODUCTION Qu’est ce que la communication ? Pourquoi communiquer et comment ? Qu’est ce qu’un mail ? Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

De la communication écrite à l’intégration mentale Information Emetteur (rédacteur) Récepteur (lecteur) Contexte Courrier, mail, note, lettre (message écrit chargé de signes et symboles) Décryptage des Signes et symboles par le lecteur Ecart Comportement attendu / comportement réalisé Effet recherché par le rédacteur sur le lecteur Interprétation des symboles par le lecteur => effet produit sur le récepteur Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014 3 3

Un support de communication Un e-mail, c’est… Un support de communication Parmi d’autres…: médias (tv, radios, presse écrite) et hors médias : événements, panneaux d’affichage, réseaux sociaux,.. C’est un support instantané (cf texto) qui permet aussi de garder une trace écrite sur papier (impression) et de la classer Très utilisé en interne mais aussi en externe Pratique, rapide et parfois trop… donc pas toujours bien maîtrisé avec parfois des conséquences fâcheuses sur le plan « politique » et… littéraire (image…) Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Comment construire un mail ? Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Comment les choisir et les prioriser ? La ou les cibles Comment les choisir et les prioriser ? Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014 Ma cible 1 – Quel est l’objet (ou sujet) du mail : de quoi l’on parle ? 2 – Quel est l’objectif du mail (on peut le rappeler en haut et au centre du texte avec une ligne de séparation) ? C’est l’effet que l’on veut produire, le résultat concret à obtenir ! 3 – Quels sont les critères de priorité (urgent / important) ? Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Les niveaux d’objectifs 1 – Etre ouvert (sortir du nombre) : comment ? Attractivité, originalité, clarté => - de l’objet (choix des termes, compréhension) - du texte : une phrase d’accroche en haut du texte (par exemple, l’objectif du mail) avec une police intéressante Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

2 - Etre lu et compris jusqu’au bout ! Les niveaux d’objectifs 2 - Etre lu et compris jusqu’au bout ! longueur : le seuil de découragement est autour de 10 à 15 lignes (12 en moyenne) selon les profils de lecteurs police au minimum de 10 voire 12 (le 8 pour un ps ou un renvoi en bas de page) Éviter d’écrire en capital (sauf pour les noms propres) clarté, orthographe, style, …: l’ami dictionnaire, se relire (obligatoire), structurer et classer ses idées et bien les distinguer 1, 2, 3… phrases courtes : sujet, verbe, complément, avec 1 idée par phrase !! Ponctuation = respiration…du lecteur => évite son asphyxie ! Formule de politesse et afficher la prochaine étape (donner un repère au lecteur) Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Les niveaux d’objectifs 3 – A éviter : d’oublier les pièces jointes (PJ)…et bien mettre les bonnes ! les insertions qui ne fonctionnent pas (ex : liens, photos) : vérifier ! les erreurs d’aiguillage : mauvais transfert, mauvais destinataires et mauvaises copies les acronymes (ex : message de votre DPR) le mauvais humour 4 – Produire l’effet recherché (on sait déjà bien lequel) : intellectuel et comportemental - contrôler le résultat - la relance téléphonique est souvent obligatoire Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Les listes de diffusion et classement Utiliser les Copies cachées (CCi ,outlook) dans les envois massifs : se mettre en destinataire et les autres de la liste de diffusion en copie cachée => chacun ne reçoit que le mail qui lui est destiné et ne voit pas les adresses mails des autres (discrétion et évite d’avoir 2 pages de destinataires quand on imprime) Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Les listes de diffusion et classement Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Les listes de diffusion et classement Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Les listes de diffusion et classement Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Les listes de diffusion et classement Insérer le bon logo : Pour les envois : éviter les vendredi et les WE (professionnel) ?? Limiter les mises en copie (les transferts de mails) Les « RE » : 3 maxi…ensuite on perd le fil…il faut renommer en gardant un titre et un sujet précis. Idem pour les transferts (TR) Faire des classements par sujet ou par personne Prioriser ses lectures et le traitement des mails reçus - les « supprimer »; - les moins de 5 mn de traitement ; - les plus de 5 mn de traitement , à travailler ou à classer… Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014 Exemples à éviter Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Exemple de mail à privilégier Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014 Exemple de mail Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014

Le mail : ce qu’il faut retenir Conclusion Le mail : ce qu’il faut retenir Attractif, donne envie de lire ! Clair (objet, objectif, idées) Efficace (objectif, ce que vous attendez) Pas trop long Indique la suite (prochaine étape) Respectueux (politesse, confidentialité) Séminaire des DPR 24 et 25 mars 2014