DÉFIS liés à la GESTION d’un PROGRAMME de COMMUNICATION

OBJECTIFS DE LA SESSION A la fin de cette session, les participants doivent être capables : 1- D’expliquer les éléments à prendre en compte pour évaluer les capacités d’une structure à mettre en œuvre un programme de communication stratégique 2- D’identifier les principales rubriques à prendre en considération dans l’élaboration d’un budget relatif à un programme de communication stratégique

OBJECTIFS DE LA SESSION 3- De décrire les principaux défis et problèmes qui surviennent à l’étape de la mise en œuvre d’un programme de communication, en ce qui concerne les objectifs, l’audience, les messages, le matériel de communication, le suivi des activités sur le terrain ou d’autres aspects. 4- De proposer les voies et moyens susceptibles de les aider à faire face à ces problèmes et défis.

QUELS DÉFIS? Concernant L’analyse (situation, programmes, cibles) et la conception du programme La production du matériel La gestion, la mise en œuvre et le suivi d’un programme de communication L’évaluation du programme Travaux de groupe

Indicateurs et moyens de vérification Capacité de l’organisation à suivre de manière systématique un processus pour la conception et la mise en œuvre d’un programme de communication Capacité à mener une analyse Capacité à concevoir un programme de communication stratégique Document écrit, liste de contrôle et suivi des étapes Rapport de l’analyse, de recherche qualitative ou quantitative, utilisation des données pour concevoir le programme Document de stratégie, objectifs SMART

Indicateurs et moyens de vérification Capacité en matière d’élaboration, prétest, révision et production de matériel - Budget adéquat - Existence d’agence de publicité/ maison de production/ graphistes/ imprimeurs - Rapport de prétest disponible et modifications des supports en conséquence - Supports disponibles

Indicateurs et moyens de vérification Capacité de l’organisation à gérer, mettre en œuvre, et suivre un programme de communication Coût/efficacité: couverture géographique, cibles, utilisation des médias -Personnel motivé - Plan de travail élaboré et suivi -Suivi budgétaire régulier - Rapports d’activité rédigés et diffusés Nombre de sites, sites urbains/ruraux, nombre de personnes touchées, segmentation des personnes touchées, nombre de médias utilisés

Indicateurs et moyens de vérification - Plan de suivi/évaluation - Budget disponible pour l’évaluation - Connaissance de l’expertise disponible - Succès et contraintes documentés - Rapport disponible et diffusé - Utilisation effective des données pour améliorer les programmes existants ou concevoir de futurs programmes Capacité de l’organisation à réaliser ou faire réaliser une évaluation de son/ses programmes/projets de communication

Indicateurs et moyens de vérification Influence et Pérennisation du programme de communication Potentiel pour poursuivre et étendre le programme de communication - Leadership - Nombre et durée des partenariats - Nombre de bailleurs - Nombre d’années d’intervention sur le terrain - Succès passés: influence sur les décideurs

ELABORATION DU BUDGET d’un programme de communication -1 Types de coûts Activités Salaires du personnel et rémunérations des consultants Formation pour la collecte de données Coûts des missions sur le terrain Traitement et analyse des données Rédaction du rapport Réunions de planification Recherche et planification: analyse de la situation, étude de base ou revue documentaire

ELABORATION DU BUDGET d’un programme de communication -2 Activités Types de coûts Production du matériel imprimé Rémunérations des graphistes Prétest du matériel: rémunération de consultants, frais de mission, location de salle Impression et duplication du matériel Distribution du matériel

ELABORATION DU BUDGET d’un programme de communication -3 Activités Types de coûts Production du matériel audiovisuel Rémunérations des réalisateurs, techniciens audio, acteurs, graphistes Location de studios et équipements Prétest du matériel: rémunération de consultants, frais de mission, location de salle Diffusion Suivi de la diffusion

ELABORATION DU BUDGET d’un programme de communication -4 Activités Types de coûts Formations pour le renforcement des capacités Elaboration d’un curriculum Rémunération des formateurs Perdiem des participants Location de salles Reprographie des outils de formation Missions de suivi après la formation

ELABORATION DU BUDGET d’un programme de communication -5 Types de coûts Activités Conception et reprographie de guides de mise en œuvre, et de facilitateur Reprographie des outils de suivi Formation des facilitateurs Frais de transport des facilitateurs et participants Missions de suivi Rémunération de consultants pour le suivi Traitement et analyse des pré- et post-tests et des évaluations des participants Réunions de suivi ou de bilan Activités communautaires

ELABORATION DU BUDGET d’un programme de communication -6 Activités Types de coûts Evénements Exemples: 1ère d’un film Présentation d’un site Internet Lancement d’une série TV Remise de subventions Restitution d’une étude Bilan annuel du programme Production de gadgets Couverture médiatique Location de salles Location d’équipements Reprographie de documents pour le public et la presse Cachets d’artistes Rafraîchissements Dossier de presse et copie des reportages TV

ELABORATION DU BUDGET d’un programme de communication -7 Pré-requis: plan de suivi/évaluation, avec liste des recherches, élaboré dès la planification du programme Activités Types de coûts ÉVALUATION Exemples : Utilisation du matériel imprimé par les ONG Sondage après réalisation d’une campagne média Sondage pendant une activité: journée nationale de dépistage Évaluation du processus de mise en œuvre d’un programme Evaluation de l’impact d’un programme Conception, reproduction, distribution de questionnaires ou guides d’entretien Formation des enquêteurs Frais de dossier/comité national d’éthique Collecte des données Frais de missions des enquêteurs et superviseurs Traitement et analyse des données Réunions de restitution

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