Nouveau catalogue de formation de l’UPJV L’Université de Picardie Jules Verne Contexte du projet Organisation du projet Recueil des données issues des composantes Présentation du catalogue Editeur Scénari Editeur Scénari et référentiel Apogée Améliorations apportées Mise à jour du catalogue Points de vigilance Pistes d’évolution Questions

L’université de Picardie Jules Verne

Contexte du projet Nouvelle accréditation (mentions, parcours) Outil techniquement obsolète Edition complexe imposée par le format CDM-FR Publication manuelle Détail des enseignements saisis manuellement (problématique de MAJ) Cohérence avec le référentiel Apogée Coexistence auparavant de deux catalogues distincts FI et FC Recherche d’une formation non disponible Organisation des contenus perfectible Evolution de la charte graphique

Organisation du projet Equipe projet Direction de la Formation et de l’Innovation Pédagogique (DFIP) Direction de la Communication Direction des Systèmes d’Information et du Pilotage (DISIP) 2 Vice-Présidents de la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire Formation initiale et continue Vie étudiante, innovation pédagogique et réussite Développement de l’application en prestation externe Société Kélis

Etapes du projet Accréditation janvier 2018 Cadrage février 2018 Réglementation et liste des champs février 2018 Prototypage fonctionnel et graphique mars 2018 Recueil des données auprès des composantes avril à septembre 2018* Construction et qualification de l’atelier d’édition octobre 2018 Transcription des données recueillies dans Scénari décembre 2018 Mise en œuvre des règles de publication et qualification janvier 2019 Qualification finale, mise en production et exploitation février 2019 Clôture du projet avril 2019

Recueil des données issues des composantes Fiches manquantes au 3 juin 2019 : Toutes les licences professionnelles de l’IUT d’Amiens, 4 mentions complètes pour l’UFR des Arts et les parcours associés (9 fiches au total), Des fiches parcours en Droit Science Politique Les fiches parcours de l’UFR de Langues et Cultures étrangères (10 fiches au total) 20 fiches pour l’UFR SHSP 5 fiches pour l’UFR STAPS Quelques diplômes d’université

Présentation du catalogue L’accès au catalogue de formation s’effectue en se rendant sur le site web de l’UPJV, www.u-picardie.fr, en cliquant sur la rubrique « Formation », puis sur la sous-rubrique « Notre offre ». Le bouton d’accès à l’offre de Formation initiale est alors accessible. L’accès à l’offre de formation continue s’effectue actuellement en se connectant sur le site du SFCU via www.sfcu.u-picardie.fr, et en cliquant sur la rubrique « Offre de formation ». Le site web dédié à la formation continue est amené à disparaître très prochainement en qualité de site « individuel » et que la totalité de ses rubriques sera désormais intégrée au site web de l’UPJV. C’est inclus d’ailleurs dans le cadre d’un projet plus vaste qui vise à effectuer la refonte complète des thématiques relatives au Pôle OFRE sur le site web de l’UPJV.

Présentation du catalogue

Présentation du catalogue

Présentation du catalogue Chaque fiche de formation est accessible en version web et en version PDF imprimable. Des règles de publication ont tété mises en place pour répondre à la Charte graphique de l’UPJV et pour permettre un accès aux informations FI et FC.

Editeur Scénari Différents types d’items L’édition des fiches de formation s’effectue au même endroit pour les modalités FI et FC, certains champs étant toutefois différenciés. C’est par exemple le cas des champs : « conditions d’accès », « Calendriers / période de formation », « contacts », « informations complémentaires, etc… Nous noterons ainsi que la source de données des fiches est commune aux deux modalités FI et FC comme demandé lors du cadrage du projet. L’éditeur propose plusieurs types d’items. Validation des fiches : L’outil propose deux ateliers (ou « calques ») de travail : les ateliers de brouillon et de référence. La création et modification des fiches de formation s’effectue au sein de l’atelier de brouillon. Ces documents peuvent être validés, ensuite, une fois achevés, pour apparaître dans l’atelier de référence. Une fiche de formation peut ainsi demeurer dans le calque de brouillon jusqu’à sa finalisation sans qu’elle apparaisse pour autant dans le catalogue de formation. Publication des fiches : La génération et la publication des catalogues FI et FC s’effectue automatiquement toutes les nuits à 5 h du matin à partir de l’espace de référence dans Scénari vers le dépôt web dans le site de l’UPJV. Autrement dit, les fiches de formation sont Synchronisées avec Scénari de façon automatisée toutes les nuits. Création de catalogues spécifiques : Il est possible de créer des catalogues spécifiques (par exemple formations en alternance, à distance, courtes, …).

Editeur Scénari et référentiel Apogée Code Apogée Le détail des enseignements est importé depuis Apogée dans les dossiers « Cours » et « Programmes » Code Apogée : Le code Apogée est actuellement ajouté manuellement par la personne qui crée ou met à jour une fiche de formation. Ce code permet de rechercher et d’identifier facilement la fiche de formation par rapport au SI. Détail des enseignements et modélisation Apogée : Le détail des enseignements des fiches des formations est déversé dans l’éditeur Scénari de façon automatisée et ponctuelle. Ces données qui regroupent les libellés des UE et des EC, les volumes horaires CM, TD, TP et les ECTS, se retrouvent actuellement au sein des dossiers « Programmes » et « Cours » dans Scénari. Le contenu de ces deux dossiers ne doit donc jamais être directement modifié au sein de l’éditeur. De telles modifications seraient écrasées à la prochaine synchronisation. Ce déversement s’effectuera deux, fois par an en novembre-décembre d’une part et en mai-juin d’autre part. Mise à jour du détail des enseignements effectué 2 fois par an à partir du référentiel Apogée

Améliorations apportées Nouvelle version de Scénari (4.2) Espace d’édition simplifié Génération et publication automatisée Détail des enseignements importés à partir du référentiel Apogée Consolidation de l’offre de formation avec un seul catalogue (FI, FC, …) Moteur de recherche par mots-clés et selon critères (Elasticsearch) Meilleure organisation des contenus Règles de publication plus précises  Une seule source de données pour le détail des enseignements : les données doivent être fiables sur Apogée.

Mise à jour du catalogue Composante Direction de la communication Génération et publication du catalogue actualisé sur Internet Demande de Modification Edition via Scénari Consultation 1 fois par jour 2 fois par an Internet Mise à jour UE/EC volumes horaires CM/TD/TP et ECTS

Points de vigilance Liens résiduels obsolètes Référencement Actualisation des données Apogée Recueil des fiches auprès des composantes Mise à jour du catalogue et chaîne éditoriale Maintenance (DISIP / Kélis) Les pages des composantes peuvent contenir des liens résiduels obsolètes SEO vs SEA La maintenance : Un contrat de 5 à 10 journées maximum de maintenance évolutive à utiliser dans l'année. Il n’y a évidemment aucune obligation de souscription à un contrat de maintenance. D’autant plus, qu’il est possible de continuer à fonctionner comme dans le passé par devis/commande espacés dans le temps (~3000 EUR).

Pistes d’évolution … Tableaux récapitulatifs divers Flux RSS Standard Lhéo et C2RP … Un tableau synthétique présentant des données minimales choisies (composante de rattachement, type de formation, libellés de formation, modalités, contacts, …) et la mise en place d’un flux RSS pourraient être utiles. Le standard Lhéo devra probablement être mis en œuvre prochainement. L’objectif sera de permettre l’extraction de données issues du catalogue vers le SI de la région pour faciliter la diffusion de l’offre de formation professionnelle (relatif au SFC). Tout cela est en rapport avec le C2RP (CARIF-OREF, Centre d'Animation de Ressources et d'Information sur la Formation et Observatoire Régional Emploi Formation)

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