Elaboration d’un Système d’informations pour l’ENSIACET Projet SISCO Elaboration d’un Système d’informations pour l’ENSIACET Belim-Kadeo Hubert Chang Loïc Delorme Alexandre Emonet Cyril Gacon Laurent Guyot Damien Jeanberné Nicolas-Gwenaël Négroni Cédric

SISCO Contexte et enjeux Objectifs et délivrables Analyse des risques Plan de développement et planification Définitions Architecture du système Solutions proposées Etude et analyse des coûts Qualité dans le projet Définitions de fonctions Conclusion et premier aperçu

Contexte et Enjeux

Contexte Client : La scolarité. Monsieur Patrick Garnier. Demande : Gérer l’évolution des étudiants au cours de leur scolarité à l’ENSIACET

Actuellement Apogée : Données relatives aux étudiants Filemaker : Edition de fiches avec des requètes Support papier : Relation avec les étudiants

Actuellement Pas de base de données dynamique Lenteur administrative due au support papier (Intranet non développé) Aucun retour d’information pour l’élève Aucun lien avec les professeurs

Enjeux Uniformisation de l’information Accélération des procédures administratives Faciliter les échanges au sein de l’école A terme: Extension du réseau à tout l’INP

Difficultés rencontrées Problèmes «politiques» : Désaccords entre les futurs utilisateurs Mise à jour automatique par Apogée indirecte Sécurité des informations Réticence du personnel administratif à l’utilisation d’un nouveau logiciel

Objectifs et Délivrables

Objectifs (1) Mettre en place tout le système logique : Orientation en troisième année Choix des référents Choix des stages Gestion des autorisations d’absence Départs à l’étranger

Objectifs (2) Fournir un logiciel : Evolutif Supportant un nombre important de connexions simultanées Possédant une interface intuitive Permettant l’édition en ligne de documents Rédiger des notices explicatives pour les utilisateurs

Délivrables Le client souhaite : Un modèle logique Un serveur installé Un support logiciel fonctionnant La rubrique Choix des Stages fonctionnant La rubrique Absence fonctionnant

Difficultés rencontrées Problèmes techniques : Formation des futurs utilisateurs Création et mise en place d’un nouveau système de base de données Choix du logiciel Développement intranet Obtention du matériel et des licences

Analyse des risques

Analyse des Risques  Analyse des risques primordiale Les projets de systèmes d’information ont souvent des problèmes de délai Une date butoir a été fixée pour SISCO  Analyse des risques primordiale

Risques encourus Mauvaise maîtrise du langage PHP Mauvaise maîtrise du langage PostgreSQL Mauvaise maîtrise de l’architecture de l’intranet de l’école Mauvaise conception de la structure de données Matériel informatique indisponible Manque de concertation avec les administrateurs réseaux Manque de concertation avec les utilisateurs de la scolarité Manque de concertation avec les utilisateurs professeurs Documentation de conception délivrable non complète ou mal faite Manque de formation des utilisateurs élèves Manque de formation des utilisateurs professeurs Manque de formation des utilisateurs scolarité Les besoins client changent en cours de projet

Mauvaise maîtrise de PHP Causes Équipe de non-spécialistes Auto-formation Probabilité Des lacunes sont très probables Impact Perte de temps Fonctionnalités manquantes Vices cachés Limitations Programmer le plus tôt possible Aide extérieure (INSA Toulouse)

Mauvaise maîtrise de PostgreSQL Causes Identiques Probabilité Probabilité moyenne Impact Impact plus élevé car à la base du système Limitations Limitations identiques mais nécessitent un PC sous Linux

Mauvaise maîtrise de l’architecture de l’intranet Causes Manque de compréhension du réseau ENSIACET Probabilité Risque probable car équipe de non-spécialistes Impact Incompatibilité Limitations Travailler en collaboration avec l’administrateur réseau

Mauvaise conception de la structure de données Causes Erreur de conception Mauvaise compréhension des besoins Probabilité Erreur peu probable Incompréhension moyennement probable Impact Les utilisateurs rejettent le système Défauts mineurs « corrigeables » Système non évolutif Impacts graves Limitations Valider tous les champs avec les utilisateurs Demander l’avis d’experts

Matériel informatique indisponible Causes Matériel indisponible car spécifique Retard de fourniture Probabilité Très probable car pénurie de matériel informatique à l’ENSIACET Impact Impossibilité de commencer le développement du système : retard Limitations Spécifier le plus tôt possible les besoins En cas de retard, finalisation de toute la conception papier

Manque de concertation avec la scolarité Causes Manque d’échanges Mauvaise compréhension des besoins Probabilité Moyennement probable Impact Système inadapté donc pas utilisé Pas d’appropriation du système par la scolarité Limitations Valider avec la scolarité chaque choix Présenter des prototypes

Mauvaise concertation avec les administrateurs réseau Causes L’administrateur n’est pas l’interlocuteur principal Probabilité Probabilité moyenne Impact Incompatibilité du système avec le réseau Non-appropriation du système par le administrateurs : lacunes lors de l’entretient Limitations Associer l’administration réseau dès la conception du système

Manque de concertation avec les professeurs Causes Pas de discussions avec les professeurs Probabilité Très probable car utilisateurs très nombreux Impact Peu impliqués par le système Conséquences négligeables Limitations Consulter quelques professeurs

Documentation de conception livrée mal faite Causes Oublis de détails paraissant évidents Probabilité Défauts mineurs probables Défauts majeurs peu probable Impact Mauvais entretient du système Impossibilité de réaliser des extensions du système Limitations Associer les administrateurs à la rédaction Consulter des personnes qualifiées

Manque de formation des élèves et des professeurs Causes Manque d’informations sur le système Probabilité Peu probable car simple à utiliser Impact Quelques cafouillages en débuts d’années Passages systématiques par la scolarité Limitations Rédaction de petits manuels utilisateurs Réalisation d’une aide en ligne interactive

Manque de formation de la scolarité Causes Manque de temps Formation inadaptée Probabilité Peu probable Impact Conséquences graves car système complexe Perte de données, plantages Non-utilisation du système Limitations Commencer la formation le plus tôt possible Rédiger une documentation complète

Les besoins clients changent en cours de projet Causes Fonctionnement de la scolarité en changement Probabilité Des changements d’exigences sont très probables Impact Difficultés pour faire avancer le projet Reprise de parties entière du programme Système non-fonctionnel Limitations Fixer à une certaine date toutes les spécifications avec la scolarité

Récapitulatif Risque Probabilité Impact Limitation Mauvaise maîtrise du langage PHP forte fort préventif Mauvaise maîtrise du langage PostgreSQL moyenne Mauvaise maîtrise de l’architecture intranet mortel Mauvaise conception de la structure de données Matériel informatique indisponible curatif Manque de concertation avec administrateurs réseau Manque de concertation avec les utilisateurs scolarité Manque de concertation avec les utilisateurs professeurs négligeable Documentation de conception mal faite ou incomplète Manque de formation des utilisateurs élèves faible sensible Manque de formation des utilisateurs professeurs Manque de formation des utilisateurs scolarité Les besoins clients changent

Plan de développement et planification

Planification

Définitions

Rubrique : STAGES

Etudiants Recherche suivant les critères : Année d’étude concernée (1A, 2A, 3A). Département d’étude concerné (GI, GPI, GC, MEP, CH). Domaine (Production, Logistique, Qualité…). Filière industrielle (Aéronautique, Bâtiment, Chimie…). Localisation géographique (Marseille, Toulouse, Paris…). Durée du stage (1 mois, 2, 4, 6… ). Période de l’année (Mars, Juin, Juillet,…). Année où il a été proposé (2000, 2001, 2002,…). Nom d’un étudiant.

Etudiants Visualisation des informations concernant un stage effectué dans les années précédentes : Nom, Prénom, Département de l’étudiant qui a effectué le stage, Informations relatives à ce stage. Des statistiques sont mises à dispositions des étudiants ( par département, par filière industrielle et par domaine, nombre total… ).

Etudiants Intéractions : L’étudiant réalise sa démarche auprès de la société qui propose le stage. Ensuite, il peut demander une convention pour ce stage. L’étudiant désirant effectuer un stage non répertorié sur la base de données, doit entrer dans celle-ci les informations relatives à ce stage afin que la scolarité lui fournisse une convention.

Professeurs En consultation : idem que pour les élèves. Ils disposent des mêmes critères pour effectuer des recherches. En interaction : les professeurs peuvent enregistrer des offres qu’ils reçoivent directement.

Scolarité Consultation : Totalité des champs disponibles et des statistiques. Interactions : Saisie en ligne des stages. Réception et réponse des demandes de conventions. Impression de la convention. Edition en ligne de courrier (modèles pré définis, nouveaux modèles).

Scolarité Suivi du stage : modifications des données relatives aux élèves une fois le stage validé (tuteur, maître de stage, données personnelles,…). Enregistrement des données concernant la soutenance (date, heure, salle, note, jury, références rapport,…).

Scolarité Prise en charge du suivi de la rencontre avec les industriels (contacts, conditions de restauration,…).

Rubrique : Options / Départs hors ENSIACET

Options / Départs Hors A7 Pour la troisième année, les étudiants doivent se décider sur leur orientation ie choix de l’option ou départ hors ENSIACET Ces deux possibilités sont traitées ensemble et représentent l’orientation 3A

Etudiants (1) Recherche suivant les critères : Année d’étude concernée (2A ou 3A) Par école (Georgia Tech, HMG, Imperial College,…) Département d’étude concerné (GI, GPI, GC, MEP, CH). Localisation géographique (Londres, Atlanta, Paris…). Nom des étudiants ayant passés une année hors ENSIACET Selon le réseau d’échanges (Erasmus,…)

Etudiants (2) Informations concernant l’établissement : Nom Localisation Filières concernées Nombre de places disponibles initialement Possibilité d’un double diplôme Idem pour les options

Etudiants (3) L’étudiant édite alors une liste qui rassemble tous ses vœux de 3A (Option,départs hors ENSIACET) Le formulaire est envoyé à la scolarité pour étude

Professeurs En consultation : idem que pour les étudiants. En interaction : les professeurs peuvent éditer une fiche de « candidature école » d’après ses contacts personnels qui sera soumise à la scolarité pour validation.

Scolarité Consultation : Totalité des champs disponibles. Interactions : Réception et réponse des listes de voeux Edition et impression des fiches école Validation des « candidatures école » Impression des fiches de délibération

Rubrique : Absences

Etudiants Choix de la rubrique: - Régularisation d’absence   Choix de la rubrique: -  Régularisation d’absence -  Validation des absences

Etudiants Rubrique Régularisation d’absence Champs à remplir: Date et heure de début d’absence Date et heure de fin d’absence Raison de l’absence Pièce jointe?

Scolarité   Une unique rubrique: -  Validation des demandes d’absence

Professeurs   Une seule rubrique: -  Vérifier les absences

Extension Pour la Scolarité : Pour le Professeur: Ajout d’une rubrique Liste des Absences Pour le Professeur: Ajout d’une rubrique Lister les Absences Mais nécessité d’une gestion de l’Emploi du Temps

Rubrique : Référents

Objectifs Choix d’un référent à l’arrivée à l’école Faciliter la recherche Eliminer le hasard

Etudiants Recherche suivant les critères : · matières enseignées ·  appartenance à l’école ou non ·  hobbies · requêtes croisées

Etudiants Aides pour le choix · CV des professeurs · liste des élèves encore à l’école qui ont ce professeur comme référent · CV des professeurs

Etudiants Interactions · Réponse du professeur toujours en ligne · L’étudiant contacte directement le professeur par courrier électronique par le biais de notre intranet. · Réponse du professeur toujours en ligne · Peut voir si le professeur accepte toujours des élèves

Professeurs Rôle interactif : · Répond aux élèves par mail · Réalise sa propre fiche · Répond aux élèves par mail · Indique s’il désire d’autres élèves

Scolarité · Mise à jour de la base de données automatique · Absente de ce système · Mise à jour de la base de données automatique · A la possibilité de modifier ou de créer de nouvelles fiches

Difficultés Professeurs anti-informatiques Consultation de leur mails Création de leur fiche

Solutions proposées

Solutions proposées (1) Modèle logique introduire schéma d’architecture....

Solutions proposées (2) Choix du logiciel Oracle MySQL/PHP Lotus Notes PostgreSQL

Oracle (1) Avantages: Nombreuses fonctionnalités Modélisation par UML Compatible avec APOGEE Déjà développé au sein de l’INP

Oracle (2) Inconvénients : Onéreux (100 000 Euros de licence) Complexité de mise en oeuvre Surdimensionné Formation nécessaire

MySQL/PHP (1) Avantages Peu coûteux Déjà développé par de nombreuses écoles Fonctionnalités suffisantes Aide en ligne Modèle relationnel plus simple que le modèle objet

MySQL/PHP (2) Inconvénients Formation nécessaire Développement PHP Compatibilité avec APOGEE non assurée

Lotus Notes (1) Avantages : Gestion des formulaires Messagerie intégrée Compatibilité avec Oracle Licences déjà en partie acquises Personnes déjà formées Logiciel déjà installé sur quelques postes

Lotus Notes (2) Inconvénients : N’est pas une base de données : Liberté de création limitée Interconnexions entre les données impossibles Pas de statistiques

PostgreSQL (1) Avantages : Rapidité du système Documentations libres Peu onéreux (135 euros) Compatible avec de nombreux langages de programmation Gestion de plusieurs bases de données simultanément SGBD relationnel-objet Langage SQL Supporte une perte de données suite à un crash machine

PostgreSQL (2) Inconvénients : Gestion de l’espace disque non optimale Formation nécessaire Développement sous Linux

Solution retenue PostgreSQL

Architecture du système

Etude et analyse des coûts

Composition du coût Prix des logiciels Prix du hardware Prix interne à l’école

Coûts des différentes possibilités MySQL: 720 euros Oracle : 100570 postgréSQL : 645 720 euros

Prix du hardware Serveur=2778 euros Ordinateurs déjà disponibles Aucune licence 2778 euros

Prix interne à l’école Administrateur réseau Scolarité Pas de surcoût 2 heures par semaine Scolarité Perte de temps initial Gain de temps ultérieur Pas de surcoût

Prix final 3498 euros 2 heures par semaine d’entretien

Qualité dans le projet

La Qualité Le Manuel Qualité La rédaction et la gestion du manuel qualité a pour mission : D’assurer la maîtrise documentaire cohérente avec l’ensemble des documents issus du système qualité, De vérifier que la rédaction est conforme aux dispositions d’assurances qualité définies et appliquées.

Gestion des documents Conception Une base de document Un format de rédaction Gestion des versions et évolutions des documents Conception Respect de la chartre graphique Règles de codage

La communication Contact direct avec la scolarité Pour mieux faire adopter le système, il faut impliquer les futurs utilisateurs. Contact direct avec la scolarité Une vitrine : le site internet présente l’ensemble du travail aperçu de la futur interface

Définition de fonctions

Répartition des fonctions. Composition de l’équipe : Belim-Kadeo Hubert Chang Loic Delorme Alexandre Emonet Cyril Gacon Laurent Guyot Damien Jeanberné Nicolas-Gwenaël Négroni Cédric

Répartition des fonctions.

Répartition des fonctions. Chef de projet : Emonet Cyril. Participe à la définition des besoins des utilisateurs. Evalue le temps et les moyens nécessaires à sa mise en œuvre. Répartie les rôles au sein de l’équipe en fonctions des compétences. Assure le suivi des délais, ainsi que le respect du budget et de la qualité. Il collabore à la conception du programme.

Répartition des fonctions. Ingénieur Sécurité : Guyot Damien Etablit des procédures de sécurité. Limite les accès au réseau en cas d’informations stratégiques. Sauvegarde, stocke les données. Veille régulièrement à ce que le réseau ne présente aucune faille.

Répartition des fonctions. Architecte en S.I. : Delorme Alexandre S’appuie sur une étude préalable des besoins du client et des existants (matériels, logiciels). Conçoit une architecture en la découpant en sous-systèmes. Détermine un plan de développement et d’intégration. Assure le suivi de la réalisation, et vérifie la cohésion de l’ensemble du système.

Répartition des fonctions. Designer d’interactivité : Jeanberné Nicolas-Gwenaël Elabore les éléments d’une interface cohérente : Arborescence Ergonomie Liens hypertextes. A pour objectif : rendre la navigation agréable et simple et susciter en permanence l’intérêt de l’utilisateur.

Répartition des fonctions. .Développeur : Négroni Cédric Etablit les différentes parties du programme à concevoir. Réalise les développements correspondants. Est amené à tester les programmes et à les déboguer afin d’assurer une utilisation sans faille.

Répartition des fonctions. Graphiste multimédia : Chang loïc Met en page un programme. Habille, crée des fenêtres ou des icônes et imagine des animations. Garantit le respect de la charte graphique. Rend le site Internet agréable à parcourir et suffisamment animé pour retenir l’attention.

Répartition des fonctions. Cyberdocumentaliste : Belim-Kadeo Hubert Etablit l’archivage de documents multimédias trouvés sur le net. Est à l’affût des technologies web les plus récentes. Déniche les pages les plus intéressantes par thèmes avant de rédiger une courte fiche de présentation décrivant le site et son contenu.

Répartition des fonctions. Administrateur en base de données : Gacon Laurent Installe, configure et gère les bases de données. Assure l’utilisation la plus optimale. Actualise les informations Garantit la qualité du système et l’accessibilité constante des informations.

Conclusion et premier aperçu

Conclusion Cahier des charges et modèle relationnel ont validés par la scolarité. Serveur livré et configuré. Création de la base de données commencées. Création de quelques pages Internet.