Mise en place du suivi coûts-délais des affaires Projet de fin d'études - Jean-Baptiste CERCUEIL Mise en place du suivi coûts-délais des affaires sur Open Plan Professional ALSTOM Power Hydro - GRENOBLE

Plan de la présentation L ’entreprise Le système d ’informations Contexte Analyse du système d ’informations existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Déroulement de la mission Modèle Open Plan Diffusion / Formation / Imprégnation Résultats Contexte L'entreprise Le système d'informations Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Le contexte de la mission L'entreprise Le système d'informations Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

L ’entreprise ALSTOM Power Hydro Contexte L'entreprise Le système d'informations Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Dans le groupe ALSTOM... Le groupe ALSTOM ALSTOM Power Power Activités : Transport / Energie 150 000 personnes Des sites partout dans le monde ALSTOM Power Activités : Energie (Centrales, turbines, services) 50 000 personnes Des sites partout dans le monde Power ALSTOM Power Hydro Activités : Turbines hydrauliques, vannes 650 personnes Un site à Grenoble depuis 80 ans Hydro Turbines Contexte L'entreprise Le système d'informations Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Activités d’ALSTOM Hydro Etudes Conception Essais Production Soudure Usinage Gestion de projet Coordination Montage Supervision Objectifs Contexte L'entreprise Le système d'informations Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Le système d ’informations existant Les acteurs Les données Les supports et outils Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Les acteurs du système d'informations L'équipe d'affaire Le PM (Project Manager) Le GT (Gestionnaire Technique) Le GSA (Gestionnaire Suivi d'Affaire) Le PSM (Project Sourcing Manager) Les acteurs internes Le bureau d'études - Essais L'atelier Le site (chantier) Les autres équipes d'affaires Les acteurs externes Les sous contractants (fournisseurs - Sous-traitants) Les partenaires et intermédiaires Le client Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

du système d'informations Les données du système d'informations Les dates contractuelles Le planning d'expéditions / montage Le planning d'approvisionnements et fabrications L'état du projet par rapport à ces plannings Le planning Les dépenses Les coûts imputés sur affaire ( FIAC) Le budget Le budget initial ( DAO) L'état du projet par rapport à ce budget (dépensé / avancement physique) Le budget révisé -> marge et trésorerie ( FIAC) Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

du système d'informations Les supports et outils du système d'informations Comptabilité : ARCOLE Ordonnancement et pointages : CADPLAN Plannings : Open Plan Professional et MS Project Budgets : Divers tableaux Excel Les supports informatisés Les supports "papier" Plannings, classeurs, compte-rendus de réunions (avancement) FIAC L'information diffuse "Visites" de l'atelier Téléphone, E-Mail Réunions (hors compte-rendu) Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Les objectifs de la mission Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Les objectifs Adaptation de l'outil informatique au management de projets Mise en place d'un outil de suivi coûts délais sur Open Plan Professional État des lieux des pratiques "actuelles" dans les différentes équipes d'affaires, synthèse et propositions en vue d'une homogénéisation Présentation aux PM du travail réalisé par Hervé DUVET (GI 99) l'an dernier Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

d'informations existant Analyse du système d'informations existant Entretiens individuels avec les PM. … de plus en plus directifs au fur et à mesure que ma perception du fonctionnement d'une affaire se clarifiait. Comment ? Déroulement : Étalement dans le temps de plus d'un mois En parallèle avec le travail sur le logiciel Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Travail sur Open Plan Découverte - Prise en main Étude du modèle mis en place par Hervé DUVET Tests Manuel et aide en ligne E-Mail avec l'assistance technique WST Découverte - Prise en main Analyse des contraintes imposées par le logiciel Analyse des besoins de l'entreprise Basculement du planning 'au plus tôt' vers un planning de type 'au plus tard' Définition des états et vues minimales Élaboration d'un modèle Au fur et à mesure, rédaction d'une documentation technique Pour moi et pour un éventuel successeur. Documentation du travail réalisé Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Formation des utilisateurs Objectif : 10 pages illustrées ! Méthode pour construire un modèle (planning + budget) normalisé Rédaction d'une notice utilisateur Présentation des choix opérés sur la modélisation Formation à l'utilisation pratique du logiciel (avec intervention d'un consultant) Formation des gestionnaires techniques Présentation de l'aspect budget et suivi des courbes en S Problème de définition du niveau initial de connaissance du logiciel Redéfinition des objectifs en cours de formation (présentation des principes de fonctionnement du logiciel). Formation des Project Managers Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation / Imprégnation Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Modèle Open Plan Une méthodologie de travail Objectif : homogénéiser les modélisations Tous les projets seront construits sur la même base de fichiers Une méthodologie de travail Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Courbes en S et récapitulatifs Un fichier modèle : 4 onglets : Visualisation générale Suivi délais Courbes en S et récapitulatifs Suivi coûts Fichiers Vues et outils relatifs au suivi en délais Une trame commune à toutes les affaires Des visualisations standardisées utilisables par n’importe quel intervenant. Vues et outils relatifs au suivi en coûts Fichiers annexes : ressources, calendriers, organigrammes

Modèle Open Plan Une méthodologie de travail Objectif : homogénéiser les modélisations Tous les projets seront construits sur la même base de fichiers Une méthodologie de travail Un petit nombre de visualisations standard Plusieurs "vues de travail" Des visualisations standards Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Planning dynamique calé ‘au plus tard’ Visualisation des dates de début et de fin Visualisation de l’avancement physique Visualisation de la marge totale En vert, visualisation de l ’avancement physique Visualisation des dates de début et de fin A. Actual - E. Expected - S. Scheduled En blanc, visualisation de la marge totale

Gantt de diffusion -> état du projet Affichage de la colonne ‘avancement physique’ Pas de visualisation de la marge Gantt de diffusion -> état du projet

Gantt de diffusion -> état du projet Application de filtres (ex: client) Affichage de la colonne ‘avancement physique’ Pas de visualisation de la marge Gantt de diffusion -> état du projet

Gantt de diffusion Visualisation de l'avancement en délais Barres calées sur les dates de référence Gantt de diffusion

Récapitulatif des budgets / tâche Possibilité de supprimer/modifier des affectations Récapitulatif des budgets / tâche

Répartition des budgets par ressource Possibilité de supprimer/modifier des affectations Répartition des budgets par ressource

Étalement des budgets dans le temps On retrouve la visualisation de certains PM

Modèle Open Plan Une méthodologie de travail Objectif : homogénéiser les modélisations Tous les projets seront construits sur la même base de fichiers Une méthodologie de travail Un petit nombre de visualisations standard Plusieurs "vues de travail" Des visualisations standards Nécessité de prévoir une mise à jour du modèle après un début d'utilisation Le modèle sera ajusté en fonction des remarques des utilisateurs (après concertation -> consensus) Un modèle évolutif Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation

Formation / Imprégnation Diffusion Formation / Imprégnation L'ensemble des personnes concernées par Open Plan ont eut une présentation du logiciel et du mode d'utilisation proposé (Modèle et information suivie) Une première présentation et sensibilisation Formation destinée à permettre une prise en main plus rapide du logiciel Favoriser les essais de modélisation sur quelques affaires Une formation "de base" La mise en place des mesures d'avancement physique n'est pas effective partout Il faudra du temps et un fort investissement en communication pour faire changer certaines habitudes de travail Un gros travail encore à faire Contexte L'entreprise Le système d'informations Objectifs Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation /imprégnation