11 sanofi-aventis Belgium

24 Sanofi-aventis is een wereldleider in de farmaceutische industrie Ongeveer medewerkers wereldwijd n°1 in thrombosis n°2 in vaccins n°2 in diabetes n°2 in oncology Uitgebreid gamma OTC-producten N° 3 in Belgium Ongeveer 350 medewerkers Kantoren in Diegem Distributiecentrum in Boortmeerbeek Belangrijkste activiteiten Clinical research Market access Distribution 4 Sanofi-aventis in het kort * Bron: IMS

33 Hoe zijn we tot het project van telework gekomen? Maakt deel uit van een bredere denkoefening rond employee satisfaction en productiviteit: Betere balans tussen werk- en privéverplichtingen Welzijn en gezondheid Mobiliteitsproblemen Verschillende analyses werden uitgevoerd: Afstanden woon-werk verkeer Absenteïsme / categorie van medewerkers Familiale situatie Literatuuronderzoek om de “best practices” te bepalen Wetgeving De conclusie van deze bevindingen was een voorstel voor een pilootproject rond telewerk Uitgewerkt in samenwerking met een selectie van people managers Voorstel gedaan en goedgekeurd door het Directiecomité

44 Voorafgaande hindernissen De farmaceutische sector is (nog) een traditionele sector Werkmethoden volgens een klassiek model Het management is terughoudend Vandaar de noodzaak om ervoor te zorgen dat de slaagkansen zo groot mogelijk zijn Grondige analyses Aangepaste communicatie Pilootproject om de haalbaarheid te testen

5 Une approche structurée 1) Sélection des participants 2) Choix: 1 ou 2 jours de télétravail par semaine 3) Cadre administratif & juridique 4) Communication aux collaborateurs 5) Sessions d’information pour les participants 6) Matériel 7) Formation 8) Brochure d’information 9) Suivi durant le pilote 10) Evaluation & analyse

6 Quelles étapes avons-nous franchies? 1) Sélection des participants Collaborateurs qui disposent déjà par leur fonction d’un PC portable et connexion internet sécurisé Démarrer le plus vite possible Éviter des dépenses inutiles dans le cas où le projet serait abandonné. 18 personnes 14 employés 4 people managers 2) Choix: 1 ou 2 jour(s) de télétravail par semaine Sur base de retour d’expérience d’autres sociétés Afin de garantir une flexibilité, pas de jour(s) fixes, mais à planifier via système informatique (intranet) 1 jour: 12 personnes 2 jours: 6 personnes

7 Quelles étapes avons-nous franchies? 3) Cadre administratif & juridique Signature d’un avenant au contrat de travail conformément à la CCT N° 85 & 85bis A l’exception du matériel informatique, l’ADSL & les frais de téléphone professionnels, pas de remboursement de frais supplémentaire : Le télétravail s’effectue sur base volontaire Sanofi-aventis dispose d’une assurance accidents du travail et d’une assurance “accidents de la vie privée”  les collaborateurs sont assurés 24h/24h.

8 Quelles étapes avons-nous franchies? 4) Communication envers l’ensemble du personnel Le Conseil d’Entreprise est régulièrement informé Une communication générale pour l’ensemble du personnel est faite par mail et via l’intranet 5) Session d’info à l’attention des employés sélectionnés pour le pilote (3 mois avant le début du projet) Information pratique et générale Après cette session: décision de participer ou non

9 Quelles étapes avons-nous franchies? 6) Matériel PC portable & souris ADSL connexion Clavier & imprimante "support" pour le PC portable afin de positionner l’écran de manière ergonomique 7) Formation avec un partenaire externe (1 semaine avant le début du projet) Pour les télétravailleurs et leur responsable hiérarchique Sujets: Comment communiquer? Relations avec le responsable hiérarchique Time management Do’s & don’ts

10 Quelles étapes avons-nous franchies? 8) Brochure d’information Les télétravailleurs et leurs managers ont reçu une brochure d’information au début du projet : En quoi consiste le télétravail ? Une connexion internet sécurisée ? (VPN) Conseils ergonomiques FAQ.....

11 Quelles étapes avons-nous franchies? 9) Suivi durant le pilote Continu : Le télétravailleur et son manager remplissent un dashboard électronique après chaque jour de télétravail Session mi-projet (début novembre) pour les télétravailleurs et leurs managers Possibilité de partager les « best practices » Echanger sur les problèmes rencontrés et les améliorations à apporter Pas de problèmes majeurs signalés Les « best practices » seront ajoutées dans la brochure d’information Il y a clairement une ouverture d’esprit de la part des managers Participation active au projet Reconnaissance de la valeur ajoutée

12 Quelles étapes avons-nous franchies? 10) Evaluation Fin du projet = 31 janvier Analyse en profondeur des informations récoltées Input basé sur les dashboards Input des télétravailleurs et de leur managers Input des collègues (questionnaire ?) Les modalités pratiques de l’extension du télétravail seront élaborées en fonctions des conclusions Les critères à remplir pour pouvoir devenir télétravailleur seront également définis sur base des enseignements du pilote

13 Conclusie Ondanks initiële vraagtekens en een traditioneel werkkader, toch het project kunnen doorvoeren dankzij: Grondige analyse op basis van facts & figures Gestructureerde en gerichte aanpak Buy-in van het Directiecomité Betrekken van managers in het project Systeem van management by objectives dat al bestaat Professionele training & ondersteuning People manager met telewerker HR met telewerker dankzij de dashboards HR met manager dankzij de dashboards

14 Conclusie Belangrijkste resultaten: Bewustwording van de voordelen van telewerk Efficiënter en sneller afwerken van bepaalde taken Tijdswinst/besparing in verplaatsingen Mentaliteitsverandering Hogere motivatie & loyauteit van de werknemers Met minimale investering maar gestructureerde aanpak kan telewerk zonder probleem ingevoerd worden

15 Bedankt voor jullie aandacht - Merci pour votre attention Voor bijkomende informatie – Pour plus d’information « »