Conduire une réunion

Les différents types de réunions Transmettre de l'information (Réunion d'information descendante) Bilan, rapport, exposé de décisions et discussion, organisation de travail, briefing Recueillir de l'information (Réunion d'information ascendante) Interview de groupe, consultation du personnel, enquête de motivation,… Résoudre un problème, améliorer une situation Réunion- discussion, résolution de problème ou de conflit, réunion de concertation, groupe de créativité. Prendre des décisions, convaincre Réunion de décision, de négociation, stratégique. Se perfectionner Réunion formation

Pourquoi réunir des collaborateurs ?

Pour réussir une réunion Pour réussir une réunion il faut : La préparer - La conduire – L’évaluer Préparer Si vous n’avez pas l’intention de préparer votre réunion : mieux vaut l’annuler tout de suite… Définir le type de réunion Organiser le contenu Convenir d’un objectif Organiser la logistique Concevoir l’animation Inviter à participer

Pour réussir une réunion Conduire une réunion c’est … Ouvrir Accueil des participants. Cadrage général Animer Faire vivre. Illustrer. Conduire sur les objectifs. Clôturer Synthétiser. Proposer une suite.

Pour réussir une réunion Evaluer quoi? Les résultats La participation

Les caractères de la réunion

L’organisation pratique d’une réunion Préparation personnelle du conducteur de la réunion Le conducteur est un outil qui permet d’organiser son animation Proposer et structurer un plan du type : Quoi : de quoi dois-je parler ? Qui : Quel est le public présent ? Où : Etat des lieux Quand : Rythme des informations à quel moment traiter tel point ? Les questions et leurs réponses. Comment : de quelle façon dois-je m'y prendre pour animer (réunion directive, participative) ? Réagir : quels sont les situations qui risquent d’être critiques ? Comment anticiper, s’il y a lieu, les réponses ? Les effets : Quelles conséquences sur le déroulement de la réunion (et à long terme ?). Causes : Chercher à comprendre le pourquoi. Propositions : Si difficulté, proposer une porte de sortie.

Choix des méthodes d'animation Le choix d’une méthode dépend de : La composition du groupe L'objectif de la réunion Le ou les thèmes traités La personnalité de l'animateur Utiliser avec discernement la méthode participative ou directive. (cf. management d’équipe) C’est l'expérience qui fabrique l’animateur

Préparation des participants Invitation ou convocation? L’invitation permettra à chacun de situer dans son agenda la réunion et de réfléchir sur les thèmes abordés. Elle doit préciser la date, le lieu, l'heure et la durée probable de la réunion. L’invitation doit être formelle sans être ‘menaçante’ Les documents On peut faire parvenir aux participants des documents de réflexion qui permettront de préparer la réunion (de préférence courts et synthétiques).

Préparation matérielle de la réunion La salle de réunion Choisir une salle vaste pour que chacun se sente à l'aise, un bon éclairage, une température agréable. Votre style d'animation déterminera la disposition des tables. Une ambiance générale agréable permettra d'être plus "proche" des participants. Les accessoires Disposer d'un paper-board (quoi qu’il en soit), utiliser un PowerPoint (attention la pénombre endort !), un rétro projecteur pour la diffusion de transparents (?) et parfois du matériel audio.

Préparation matérielle

Déroulement de la réunion Des règles communes à tous les intervenants

Déroulement de la réunion Des règles relatives au manager de la réunion Une réunion échoue sans la participation de ses acteurs. Un manager peut conclure à l’efficacité d’une réunion parce qu’il a mobilisé le temps de parole : il pense avoir transmis l’information : il se trompe !.. La dynamique de la réunion dépend avant tout des talents d’animateur du manager. Le responsable invitant ouvre la réunion, accueille, donne le sens et l’ordre du jour.

Déroulement de la réunion C’est à l’animateur de :

Utilisation des outils pendant la réunion Tableaux Ils fixent l'attention, frappent l'imagination, facilitent la compréhension, simulent la réflexion, facilitent l'analyse, évitent la dispersion, centrent sur le sujet, rassemblent les participants en leur servant de mémoires collectives. Ils font réagir et renforcent l'accord, facilitent la prise de note, l'énoncé des synthèses partielles. Moyens audiovisuels Les images projetées sont polysémiques (elles ont plusieurs sens) et les lectures seront différentes entre les participants. A utiliser en fonction d'un objectif précis et dans une situation maîtrisée

Soigner la fin de la réunion Dernier acte : le final C’est sur cette dernière ‘impression’ que les participants quitteront la réunion. Marquez les esprits pour qu’ils retiennent le meilleur de votre prestation. Laissez, s’il y a lieu, une trace écrite de votre réunion. Remerciez les participants.