Les audits : « Qu’osse ça donne ! » Table ronde sur les audits informationnels dans trois centres hospitaliers 17 avril 2009

Nos panélistes Mme Hélène Lauzon, Bibliothécaire, chef de service Hôpital Maisonneuve-Rosemont Mme France Pontbriand, Bibliothécaire, CSSS de Laval M. Louis-Luc Lecompte, Chef de service, Centre d’information CHU Sainte-Justine

Définir l’audit « Audit » du verbe latin « audire » : écouter « Processus permettant de déterminer les besoins, la couverture des besoins, les duplications et les flux internes et externes d’information » − Henczel (2001), The information audit: a practical guide « Processus d’identification, de vérification et d’évaluation des ressources et flux d’informations dans le but d’implanter, de préserver ou d’améliorer la gestion de l’information » − Buchanan et Gibb (1998), The information audit: an integrated strategic approach

Définir l’audit (suite) C’est surtout : Une démarche pour comprendre les besoins et les comportements informationnels des usagers pour poser un diagnostic en matière de gestion de l’information dans une organisation. Planification Collecte des données Analyse des données Évaluation et interprétation des données Communication des recommandations Implantation des recommandations L’audit se caractérise par un processus systématique et idéalement itératif :

Synthèse de trois audits

Établissement Février à avril 2007 (3 mois) Responsable du projet: –Bibliothécaire en chef Collaborateurs: –Stagiaire de l’EBSI –Coordonnateur des ressources documentaires du RUIS Médecins Infirmières Professionnels de la santé Gestionnaires Sondage par questionnaire (papier + électronique) Questionnaires complétés : 35 (papier: panne nationale du RTSS ) 9 Entrevues individuelles 1 Entrevue de groupe Durée du projet Ressources humaines affectées au projet Population visée par l’enquête Modes d’enquête Avril à juin 2008 (3 mois) Responsable du projet: –Bibliothécaire du CSSS (FP) Collaborateurs: –Bibliothécaire du CSSS(DBR) –Stagiaire de l’EBSI Médecins Infirmières Professionnels de la santé Gestionnaires Sondage par questionnaire (papier + électronique) Questionnaires complétés : 69 (électronique) 9 Entrevues individuelles 1 Entrevue de groupe Octobre 2008 à avril 2009 (7 mois) Responsable du projet: –Spécialiste en procédés administratifs de la direction de l’enseignement Collaborateurs: -Coordonnateur des ressources documentaires du RUIS –Bibliothécaire (LJ) Médecins + résidents Infirmières Professionnels de la santé Gestionnaires Parents Chercheurs et étudiants en recherche Stagiaires (recherche et clinique) Sondage par questionnaire (papier + électronique) Questionnaires complétés : 542 (personnel de l’établissement) 104 (parents) 9 Entrevues individuelles 3 Entrevues de groupe

Discussion avec nos panélistes

Sujet 1. Contexte et perception Dans quel contexte l’audit fut mené ? Quelle a été la perception de l’audit par: –Le personnel de vos bibliothèques ? –Vos directions (D.G., D.E., autres)

Sujet 2. Difficultés et valeur ajoutée Quelles sont les difficultés rencontrées lors de l’audit ? Quelle est la valeur ajoutée des audits informationnels par rapport aux enquêtes de besoins traditionnelles ? –Vaut-il la peine de s’engager dans un tel processus –Pourquoi ?

Sujet 3. Constats et recommandations Suite à l’audit: –Quels constats ont été faits ? –Quelles recommandations ont été mises en place ou sont envisagées ?

Discussion: Vos questions et commentaires

Merci de votre attention !