Chapitre 1 : Information, processus d’affaires et systèmes d’information Tiré de « Le développement de systèmes d’information » de Rivard et Talbot

Plan de la présentation Introduction Les systèmes d’information (S.I.) S.I. formels et informels Taxonomie des S.I. formels Processus, information, systèmes d’information Fonctionnement des S.I.

Introduction Entreprises investissent beaucoup $$$ dans la technologie de l’information. En 1999, 53% des entreprises privées ont utilisé l’Internet. En 2007 … 95% des organismes du secteur public ont utilisé l’Internet 97% courriel (e-mail) 69% site Web.

Introduction À quoi servent toute cette technologie et l’information qu’elle traite et diffuse? Gestion (structure des org.) Processus (production vs affaires) Utilisation stratégique

Introduction (suite) Processus : est un ensemble d ’activités qui saisissent un input, lui ajoutent de la valeur et fournissent un output à un client (interne ou externe). Ex : Élaborer une vision et une stratégie : IBM ou DELL Processus de production : en est un qui vient en contact physique avec le produit ou le service qui sera ultimement livré au client externe, excluant la livraison et la distribution. Ex : fabrication d’ordinateurs Processus d’affaires : est un ensemble d’activités qui supportent les processus de production. Ex : le marketing et la vente

Introduction (suite) L’information joue de multiples rôles dans les processus elle joue un rôle de support, elle est une matière première et un output, elle est essentielle à la coordination des processus, elle permet d’évaluer la performance des processus. Exemple : fabrication d’ordinateurs

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Qu’est-ce qu’un S.I.? Un ensemble d’activités qui saisissent, stockent, transforment et diffusent des données sous un ensemble de contraintes appelé l’environnement du système (Talbot et Rivard, 2001). Un ensemble de personnes, de procédures et de ressources qui recueillent, transforment et diffusent l’information dans une organisation. Le système accepte des entrées et les transforme en sorties. (O’Brien, 1995). Un ensemble de composantes inter-reliées qui saisissent, stockent, transforment et diffusent des données nécessaires pour accomplir une tâche (Satzinger, 2007).

Les composantes du système d’information 4 types de composantes dans un SI INPUTS TRAITEMENTS DÉPOTS DE DONNÉES OUTPUTS Les sources et les destinations sont identifiées en tant qu’entités externe du SI. Ex : système - paiement de fournisseurs

Exemple : le S.I. de paiement des fournisseurs (P. 23) Source: fournisseur Input: facturation Outputs: Paiements Liste des paiements Sommaire des paiements

Exemple : le S.I. de paiement des fournisseurs (P. 23) Traitement des données: Valider le montant facturé Préparer les paiements Préparer la liste des paiements Mettre à jour le journal des décaissements Produire le sommaire des paiements

Exemple : le S.I. de paiement des fournisseurs (P. 23) Dépôt des données: Livraisons Facturation-achats Fournisseurs Journal des décaissements Destination Fournisseur Contrôleur Directrice des approvisionnements

La technologie et les S.I. Pour bien comprendre un S.I., il faut : disposer de la description du S.I. connaître les technologies de l’information qui le supporte peu sophistiqué (calculatrices) sophistiqué (ordinateurs, EDI …).

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S.I. formels et informels S.I. formels : Comporte en général un ensemble de règles et de méthodes de travail pour recueillir, traiter et «stocker» l’information. S.I. informels : L’information n’est pas recueillie pour des fins précises mais peut tout de même devenir utile.

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Taxonomie des S.I. formels Systèmes de traitement de transactions Systèmes d’information de gestion Tableaux de bord de gestion Systèmes d’information d’aide à la décision (S.I.A.D) Systèmes experts Systèmes à avantage concurrentiel

Systèmes de traitement de transactions Ils traitent les données qui proviennent des transactions que l’organisation effectue avec ses clients, ses fournisseurs, ses créanciers ou ses employés (Rivard et Talbot). Système d’information qui traite les données des transactions commerciales (O’Brien).

S.I. de gestion Systèmes qui ont pour objectif de supporter les activités des gestionnaires de l’organisation, qu’elles se situent au niveau du contrôle des opérations, de gestion ou de la planification stratégique (Rivard et Talbot). Système d’information qui fournit de l’information pour faciliter la prise de décision de gestion. Plus précisément, il peut s’agir d’un système de production de rapports, d’un système d’information pour dirigeants ou d’un système d’aide à la décision (O’Brien) .

Tableaux de bord de gestion Systèmes conçus pour fournir de l’information de façon sommaire et ciblée, en général sous forme de «flash» accompagnés de reportage ventilé ou synoptique. Voir page 33.

S.I. d’aide à la décision Systèmes conçus dans l’objectif explicite de supporter les activités de prise de décision. (Rivard et Talbot). Système d’aide à la décision qui utilise des modèles décisionnels, une base de données et les idées personnelles d’un décideur lors d’un processus ad hoc et interactif de modélisation analytique pour que ce décideur prenne une décision particulière (O’Brien).

Systèmes experts Systèmes qui résultent d’un effort qui vise à représenter, par des moyens informatiques, les connaissances d’un expert dans un domaine donné (Rivard et Talbot). Système d’information informatisé qui utilise des connaissances d’un domaine d’application pointu et complexe pour agir comme un conseiller averti auprès de l’utilisateur. Le système est composé d’une base de connaissances et de modules de logiciels qui lui permettent d’inférer sur la connaissance et de communiquer des réponses aux questions de l’utilisateur (O’Brien).

Systèmes à avantage concurrentiel Systèmes qui sont utilisés comme support à la stratégie. Les utilisateurs d’un tel système sont ceux qui font partie de l’organisation ainsi que les clients, les fournisseurs et même les autres organisations de la même industrie. (Rivard et Talbot)

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Processus, information, S.I . : une perspective intégrée Il existe un lien étroit entre le processus d’affaires (P.A.) et S.I. On ne peut pas avoir un sans l’autre. Le S.I. est un sous-ensemble du processus bien qu’étant une entité en lui-même.

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L’importance du bon fonctionnement des S.I. S.I. doit être efficace : productivité Information produite doit être de qualité Mauvais fonctionnement = conséquences fâcheuses Exemple : Réservation de chambre d’hôtel

Critères de qualité de l’information Fiable Complète Exacte Pertinente Compréhensible Protégée Disponible au moment opportun

Fiable La fiabilité de l’information produite par un système doit englober des aspects tels que l’exactitude et la précision. Il peut y avoir des conséquences fâcheuses à utiliser de l’information non fiable. Exemple : Système de facturation

Complète et exacte L’information donnée par un système doit être complète et exacte. L’utilisation d’une information incomplète et inexacte peut mener à des décisions fausses. Ces décisions peuvent être néfastes pour l’entreprise. Exemple : Directeur de production d’une usine fabriquant des chaises

Pertinente et compréhensible L’information contenue dans les rapports doit être pertinente et compréhensible. À éviter dans un rapport : La surcharge d’information Les informations vagues (manque de clarté) Le langage hermétique, les jargons, les abréviations …

Protégée L’information est une ressource précieuse pour l’entreprise. Elle doit être protégée et son accès doit être limité aux personnes autorisées. Exemple : Dossiers étudiants

Disponible au moment opportun L’information doit être fiable, complète, pertinente, compréhensible et protégée, mais elle n’aura aucune utilité si elle n’est pas disponible au moment où l’utilisateur en a besoin. Exemple : Guichet automatique

Références O’Brien, J. A. (1995). Les systèmes d’information de gestion : La perspective du gestionnaire utilisateur. Éditions du Renouveau Pédagogique. Rivard, S. et Talbot, J. (2001). Le développement de systèmes d’information : une méthode intégrée à la transformation des processus. Presses de l’Université du Québec et Presses HEC. Satzinger, J.W., Jackson, R.B. et Burd, S.D. (2007). Systems Analysis & Design in a Changing Word. 4th edition. Thomson Course Technology.