Conservation Coaches Network Nouvelle formation des coachs Mise en route

Mise en route Check-list Etat de préparation du projet Clarté de l’objectif Sponsor Coach/Facilitateurs Coordinateur de l’atelier Partenaires Charte et équipe centrale Check-list

“Etat de préparation” de l’équipe du projet Leader du projet Connaissances diverses au sein de l’équipe ou disponibles en dehors de l’équipe : écologie, socio économie, histoire, SIG, etc. “Agilité stratégique” : compétences dans l’équipe Certains acteurs clés (réalisateurs) sont impliqués : partenaires, collecteurs de fonds, personnel de terrain, etc. Total des facteurs de capacités > “faible” Quelqu’un possédant des compétences en logiciels informatiques (souhaitable)

Etat de préparation de l’équipe : questions approfondies à poser par les coachs avant que le processus des Normes Ouvertes ne débute Les responsables de la mise en oeuvre du projet savent-ils ce qu’ils attendent du processus des Normes Ouvertes ? De quelle manière un processus de normes ouvertes pour ce projet spécifique contribuera-t-il à des résultats de conservation significatifs au sein de votre programme de travail plus large ? Etant donné les précédents exercices de planification dans la région, quelle est la valeur ajoutée de la conduite d’un processus de normes ouvertes pour le projet ? Quels sont les produits et résultats attendus de ce processus de Normes Ouvertes ? Qui est intéressé pour poursuivre et utiliser le plan de conservation ?  Bonnes pratiques Réunion d’évaluation Si vous avez une histoire à raconter, pour aider les gens à décider quant à ces étapes, ou des bonnes pratiques à donner, envoyez-les à clasch@tnc.org Il est préférable de ne pas débuter le processus tant que les leaders du projet ne peuvent pas articuler ce qu’ils veulent. Expliquez ce qu’un processus de Normes Ouvertes peut et ne peut pas faire et reposer les questions approfondies. NON OUI Y-a-t-il un leader/chef de projet possédant suffisamment de temps et les compétences nécessaires ? Y-a-t-il un coach en normes ouvertes (sauf si le chef de projet possède déjà l’expertise nécessaire en normes ouvertes) pour aider le processus au besoin ? Est-ce que l’équipe qui promeut le processus des normes ouvertes (l’équipe centrale) possède un soutien de l’organisation (est-ce que le processus est important aux yeux des membres d’un point de vue institutionnel) ? Est-ce que les cadres dirigeants/directeurs soutiennent le processus des Normes Ouvertes ? Est-ce que les financements minimum sont disponibles pour réaliser le processus des Normes Ouvertes avec les produits attendus, au sein du calendrier attendu ? L’équipe centrale a-t-elle la volonté d’établir certains accords basiques de coordination ? Est-ce que les rôles et les responsabilités sont clairs ?  Bonnes pratiques Evaluation initiale des capacités en utilisant le manuel des Normes Ouvertes Charte de l’équipe Les capacités minimum sont-elles en place pour s’engager dans une phase de planification ? OUI NON Il est préférable de ne pas débuter le processus tant que les capacités de base ne sont pas en place. Déterminez les prochaines étapes avec les leaders du projet pour établir les conditions adéquates avant de commencer le processus de planification. Les conditions sont-elles appropriées pour la mise en oeuvre de résultats après la fin de la phase de planification ? Look for this slide in your notebook. This was developed by coaches at the 2009 Rally. They did a great job thinking about how to know whether a team is ready for the process. Check this out. Les responsables de la mise en oeuvre du projet ont-ils la volonté de canaliser les ressources et de relier les résultats des Normes Ouvertes au sein de plans stratégiques et d’opérations ? Est-ce que le financement sera disponible pour commencer à traiter les priorités ? Y-a-t-il un leader de projet qui peut coordonner la mise en oeuvre des priorités ? Les personnes leaders seront-elles tenues pour responsable des résultats spécifiques intermédiaires ? Les ressources minimum seront-elles disponibles pour mesurer l’efficacité des stratégies ?  Bonnes pratiques Charte de l’équipe Déterminez de quelle manière les conditions clés seront établies pour la réussite de la mise en oeuvre une fois que la phase de planification est terminée. S’il est probable que les conditions clés ne seront pas en place en temps voulu, il vaut peut-être mieux repousser la phase de planification jusqu’à ce que le scénario de la mise en oeuvre soit plus clair. OUI NON Si l’équipe de promotion (particulièrement les responsables de la mise en oeuvre) considère que les conditions clés seront établies pour une mise en oeuvre réussie au sein d’un délai raisonnable, incluez des accords dans votre charte d’équipe concernant les aspects spécifiques qui doivent être mis en valeur par l’équipe afin d’augmenter le potentiel des résultats de conservation et incorporez le développement de ces conditions dans la phase de planification. PROBABLEMENT OUI

Clarté de l’objectif Besoin d’une compréhension claire des raisons primordiales et des buts de chacun de s’engager dans le processus Compréhension partagée de toutes les “données” qui affectent l’équipe Compréhension claire des attentes et des besoins par rapport au processus (calendrier, format des produits, niveau de détail)

Clarté de l’objectif Quelques exemples : L’équipe du projet de l’ONG veut développer des stratégies et des mesures de conservation pour une zone prioritaire (Appalaches) Divers partenaires veulent développer un ensemble partagé de stratégies et de connaissances par rapport à qui fera quoi (Plan Chimpanzé pour la Tanzanie) Une agence publique veut développer un Plan de Gestion d’une Aire Protégée (Parc National de Tikal) La communauté veut développer un plan de ressources et de développement durables (Comté Sulivan de New York)

Sponsor Détermine/Approuve l’objectif global & les buts spéciaux Assure l’engagement de l’équipe(s) du projet Assure que les participants incluent les personnes essentielles dans la mise en oeuvre Approuve le processus de base (temps, nombre d’ateliers, calendrier, voyage, etc.) Approuve le budget et le financment du processus de planification Fournit un soutien en personnel (ex : Coordinateur de l’Atelier) pour aider avec la logistique et l’administratif VALIDE le procesus global et l’engagement des équipes de projet

Coach/Facilitateur Co-Coaching Recommandé -- “Buddy System” (système de ‘jumelage’) Ensemble, ils auront habituellement… de l’expérience dans le développement et la mise en œuvre de stratégies de conservation une compréhension approfondie du cadre de travail des Normes Ouvertes de bonnes compétences en réflexion et en questionnement une aisance avec les ambiguïtés de l’expérience de travail au sein d’une diversité de projets et de partenaires afin d’adapter la méthode au besoin L’expérience en tant que participant dans des ateliers de style Efroymson est appréciée de bonnes compétences en facilitation une connaissance de l’outil informatique

Coordinateur de l’Atelier Aide avec le calendrier Réserve les installations, le logement et les repas pour les réunions Maintient une liste et les adresses emails des participants Envoie les communiqués, les ‘devoirs à la maison’, etc. Assemble le matériel S’assure que la salle de réunion est prête, que l’équipement fonctionne et que le matériel de travail de l’atelier est disponible Coordonne l’organisation de la sortie de terrain avec les hôtes du site

Partenaires Les partenaires doivent voir certains avantages pour eux-mêmes dans le fait de s’engager Les Normes Ouvertes peuvent procurer… La transparence du processus de planification et des résultats Des décisions prises en connaissance des meilleures informations disponibles Des décisions basées sur le partenariat Ils ont besoin de clarté concernant l’objectif partagé NOTE. Si les partenaires souhaitent des résultats différents, il est toujours préférable d’établir une compréhension claire des buts de chacun ainsi qu’une vision partagée et une manière partagée de faire face aux différences le long du chemin. A prendre en considération : est-ce que les représentants des partenaires doivent faire partie de l’Equipe centrale ? Attention : s’engager dans ce processus n’et habituellement pas recommandé lors du « premier rendez-vous ». On the fourth point: It is usually best to have partners engaged that you have some relationship with. You can overcome some of the risks of working together when you are “unknown” to each other if the partner is completely on board with the purpose and design of the process and each workshop or session agenda is well thought-through and vetted with partners and they understand the process and what the purpose and outcomes are at each of the key steps.

Charte d’équipe Bonnes pratiques Faire simple et bref Choses à inclure absolument : Objet : pourquoi planifions-nous, qu’espérons-nous faire ensemble ? Noms des sponsors, du leader de l’équipe et des autres Membres de l’Equipe Centrale Autres rôles et responsabilités Processus général et calendrier estimé Règles de base