Le langage écrit courant de l’administration, c’est : 1) Les dossiers administratifs (formulaires, notices d’utilisation…) que les particuliers sont amenés à remplir tout au long de leur vie 2) Les courriers que l’administration envoie tous les jours aux particuliers (réponses individualisées, accusés de réception, notifications de refus…)

Deux démarches menées simultanément : 1ère démarche : Réécrire en langage simple six dossiers administratifs courants Échéance : Octobre ème démarche : Simplifier le langage des courriers administratifs Échéance : Février 2002

1) Réécrire en langage simple six dossiers administratifs courants 6 dossiers administratifs, sélectionnés parmi les plus courants, notamment auprès des populations fragiles, ont été testés par la COSA et la SOFRES Les sources de difficultés de compréhension ont été identifiées Une agence spécialisée vient d’être chargée de les réécrire dans un langage simple et clair Le COSLA validera en octobre prochain cette réécriture

2) Simplifier le langage des courriers administratifs Trois outils seront mis à la disposition des agents administratifs rédacteurs de courriers: –Un guide de la rédaction administrative –Un lexique des termes administratifs –Un logiciel d’aide à la rédaction administrative Ces outils font actuellement l’objet d’un appel d ’offre Ils seront validés par le COSLA au mois de février 2002

Le guide de la rédaction administrative Il est rédigé par le Centre de Linguistique Appliquée de Besançon Il s’appuie sur une large collection de courriers administratifs (environ 3000), et sur des rencontres avec des usagers et des agents rédacteurs Il se décline sous forme de règles pratiques et d’exemples de courriers avant/après

Le lexique des termes administratifs Il recense l ’ensemble des termes et expressions du « jargon administratif » susceptibles de créer des difficultés de compréhension A chacun de ces mots/expressions, il associe : un ou plusieurs synonymes plus simples ou, lorsque le mot ou l ’expression est incontournable, une définition courte, formulée en langage clair

Le logiciel d’aide à la rédaction administrative Il intègre le lexique et les règles de base présentées dans le guide. Il alerte le rédacteur de courrier lorsqu’il utilise un terme figurant dans le lexique des termes administratifs : il lui propose soit de remplacer ce terme par un synonyme, soit d ’intégrer au courrier une courte définition du terme Il alerte le rédacteur lorsqu’une règle de rédaction n ’est pas respectée ; il lui propose, lorsque c ’est possible, une rédaction simplifiée

Une diffusion large au sein de l’administration Ces trois outils seront diffusés largement au sein de l ’administration en février 2002 : – kits comprenant le guide, le lexique et le logiciel, ainsi qu’un mode d’emploi seront envoyés dans les services –les trois outils seront téléchargeables à partir du site Internet du Ministère de la fonction publique –ils seront également mis en ligne sur les intranets de l ’administration

Nos deux prochaines réunions : En octobre 2001 : –Présentation des 6 dossiers administratifs réécrits –Discussion avec les prestataires du lexique et du logiciel En février 2002 : –Présentation des trois outils d’aide à la rédaction administrative