UFD 62. EC2 : cours n° 3 Gestion Electronique des Documents Par : Sahbi SIDHOM MCF. Université Nancy 2 Equipe de recherche KIWI – LORIA GED dans les processus de veille et de l’IE

2 Plan du cours 1.En veille, pourquoi partir des usages ? 2.Processus de veille : Collecter les informations. Analyser pour valoriser. Partager/diffuser pour faciliter la décision. 3.GED et Intelligence Économique (IE) 4.Défis majeurs de la GED 5.Projets à construire

3 1. Pourquoi partir des usages ?

4 Consensus  Norme : diffusion sur Internet  Volumétrie : informations en ligne  Dimension : de tout point en connexion Evolution des métiers de la veille et des besoins en bibliothèque Métiers : mise en pratique de l’IE vs. Les besoins du décideur (  usager)

5 Référentiel: Veille & IE Technologies / TIC Fonctionnalités ( supports, numérique et multimédia ) Métiers ( documentation, veille et IE ) Comment ? Qui ? Quoi ? Contexte ? … 4 dimensions

6  Pratiques : en pleine évolution  Points de repère : difficiles  Impact « métiers » : difficile à mesurer Fonctionnalités Usages : évaluer ce qui sera utile

7  Rapprochement : mutations  Points de repère : évidences  Impact « métiers & technologies » : mesurables Technologies / TICMétiers & Dynamique de compétitivité : rentabilité

8 1.Elaborer de la surveillance dans l’environnement 2. Collecter des informations brutes 4. Diffuser l’information à valeur ajoutée à L’entreprise 3. Sélectionner, Analyser et valoriser l’information recueillie Précurseur : Le cycle de l’information Contexte ?

9 2. Processus de veille

10 Processus de veille : Collecter Analyser Partager Input… (besoin Docs.) Output… (Docs. Réponses)

11 Collecter  Quelles sources ? Web (visible ou invisible) ? Base de données professionnelles ? Flux d’informations ? Informations très ciblées ? Recherche élargie ?  Quelle précision ? Surveillance ? Capitalisation ? Diffusion ?  Quelle finalité ? Alerte? Récurrente ?  Quelle périodicité ?

12 Gestion des sources: le succès BD métiers (serveurs prof.)Flux d’informations (presse…)

13 Moteurs de recherche Visible Invisible Crawler Connecteur Agent intelligent Ressources & accès Interfaces spécifiques Accès aux contenus Web intelligent

14 Intérêt de la gestion des ressources:  capacité de surveiller tout type de sources électroniques;  capacité de lire les contenus : quelque soit leur format, leur mode d’accès et leurs langues, etc.

15 Analyser L’objectif : favoriser la mise en évidence d’informations clés grâce à des outils mathématiques et/ou des traitements adaptés (statistiques, linguistiques, mixtes). La matière première: le texte Informations non structurées

16 Analyser un contenu « texte » c’est le modéliser pour le rendre calculable Modélisation: SUIVI PREALABLE d’un domaine connu (ou restreint) DECOUVERTE DYNAMIQUE d’un domaine par des méthodes statistiques, …

17 un document Extraction d’entités nommées Indexation thématique une Collection de documents Extraction de relations entre entités Opérations statistiquesMettre en évidence des corrélations Informations de rupture

18 Partager  Information à la bonne personne Personnalisation : portail de diffusion Niveau de preuve : droits d’accès  Information sécurisée Processus de décision : alerte vs. diffusion  Information au bon moment Informations de synthèse : annotations  Information intelligible

19 3. GED & Intelligence Économique (IE)

20 Intelligence économique  Le préalable sur la culture stratégique de l'entreprise exige :culture stratégiqueentreprise une phase d'audit : mise en place de l'intelligence économique en entreprise, une veille sur les méthodes des concurrents : mise en place d’une stratégie, une analyse des meilleures pratiques : pratique de l’IE et ses éthiques à l’intérieur de l’organisation. Contexte de l’intelligence économique

21 Difficultés :  Faire de l’ « audit » en intelligence économique : risque de confier la tâche à un intervenant extérieur (ie. faire parler les décideurs sur des sujets sensibles).  Problèmes de formulation des besoins par les décideurs : lourds biais entre la perception et l'interprétation des connaissances du décideur.  La veille sur les méthodes concurrentes : problèmes liés à l'imitation (ie. le risque de la répétion des erreurs), au mimétisme (ie. le risque de la confusion dans les environnements) et à l'homologie (ie. le risque de la confusion dans les propriétés).

22 Contexte d’IE Le monde de l’information Base de données Résultats Sélection Information à valeur ajoutée Interprétation Demande Mise en correspondance ? (D,V) ? (V) UTILISATEUR-ACTEUR D: décideur V: veilleur Décision Analyse ? (D) Référence [SITE, 2007]

23 1. Identification d’un problème décisionnel 2. Transformation du problème décisionnel en un problème de recherche d’information 3. Identification et validation des sources d’information 4. Collecte et validation des informations 5. Traitement pour la calcul des indicateurs 6. Présentation de l’information 7. Interprétation 8. Prise de décision Décideur Veilleur Processus : Approche SITE ( Référence [SITE, 2007]

24 4. Défis majeurs de la GED

25 Questions … 1.GED actuellement ? 2.Comment les outils GED se positionnent actuellement ? 3.Quelle est la valeur informationnelle dans un processus de GED ? 4.Connectivités entre GED-Veille-IE ?

5. PROJETS Travaux à construire… 26