Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 ACCOMPAGNEMENT DE L’ELABORATION DU CONTRAT D’OBJECTIFS DE L’UMS DE LA MSH et des fonctions qui lui sont rattachées SCENARII DE MUTUALISATION

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Sommaire de la présentation 1 - Rappel des étapes et du champs de l’intervention 2 - État existant – état désiré 3 - Les fonctions de soutien à la recherche : des visions à partager 4 - Le transfert des fonctions à l’UMS 5 - Évolution des postes 6 - MSH, Gouvernance et management 7 - A suivre

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Les étapes de l’intervention (( ( ( ( (( 1- Entretien avec les pilotes recueil informations (( 2 - Entretiens avec la direction – validation du cadre et des objectifs ( ((   3 – Réunion des directeurs d’unité – cohésion et vision   4 – entretiens individuels avec les directeurs – inventaire et spécificités 5 – Réunion des personnels d’appui – démarche et cohésion 6 – Entretiens individuels avec les personnel d’appui compétences et souhaits 7 – Réalisation et diffusion de la synthèse des informations collectées   8 – Réunion des personnels d’appui – fonction, niveau de performance et dimensionnement 9 – Réunion des directeurs d’unités scénarii et évaluation 10 – Restitution aux directions des résultats Février mai mai 2007

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Le champs de l’intervention Le champs de l’intervention est celui de la MSH composé de ses 7 laboratoires, La mutualisation porte sur les 6 fonctions suivantes : –Documentation –Secrétariat d’édition (hors édition électronique) –Communication, valorisation de la recherche, –Gestion de contrat, –Informatique, –Traduction Le but de l’UMS est d’apporter flexibilité et pérennité de ces fonctions de soutien à la recherche.

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 L’état existant Un état de l’existant a permis préalablement de: Différencier les fonctions mutualisables de celles qui sont spécifiques aux laboratoires, Caractériser les personnels aux fonctions mutualisables, De mettre en évidence les forces et faiblesses des laboratoires. cf. document « synthèse9mai »

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 L’état désiré Le travail en comité des directeurs a permis de dessiner une UMS à septembre 2009 : Avec des locaux à St Jean d’Anjely capables d’accueillir 5 laboratoires sur 7 et une bibliothèque… Des effectifs ad hoc permettant de dégager les chercheurs de fonctions de soutien à la recherche, Une dynamique favorisant le transdisciplinaire

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Les travaux de groupe directeurs et ITA-IATOS et les entretiens individuels Ceux-ci nous conduisent à faire quelques constats: La communication interne (entre catégories de personnels et entre laboratoires) est déficiente, La « problématique » de la mutualisation comme le projet MSH ne sont pas évalués de la même manière suivant les laboratoires, les personnels, L’UMS ne peut soutenir un labo contre son gré, néanmoins elle n’a pas une fonction de « pompier »… Le travail en groupe ad hoc permet d’identifier, de partager les problèmes et de trouver les meilleures solutions (commission documentation, groupe communication…). Aussi nous vous proposons une vision à partager de la mutualisation :

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE : Un équilibre à trouver FONCTIONS TRANSVERSALES (6 fonctions mutualisables) FONCTIONS DE PROXIMITE Secrétariat, accueil, gestion mission… FONCTIONS SPECIALISEES Géomatique… Ex : base de données documentaires, informatique de recherche Ex: organisation séminaire, Édition actes de colloques… Les fonctions transversales sont transdisciplinaires. Via la mutualisation elles sont systématiquement professionnalisées (personnel du métier) afin d’en optimiser les performances (rapport coût/qualité/délai). Les fonctions de proximité visent à apporter un environnement « confortable » propice au travail des chercheurs. Les fonctions spécialisées visent un appui direct et technique au processus de recherche.

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE : Des compétences et des motivations à partager Compétences mutualisées en poste à l’UMS Compétences mutualisées en poste dans un laboratoire Compétences en réseau dans les laboratoires via les correspondants MSH - Les compétences en poste à l’UMS sont clairement mutualisées. - Les compétences en poste dans les labos doivent faire l’objet d’une mobilisation spécifique (nous pensons à H.ANDRES (communication), M.CLATOT (édition), C.KALFA (gestion de contrat), A.JOUVENEZ (informatique). - Les autres compétences se font connaître via le réseau interne MSH Nice composé des secrétaires de laboratoire.

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE : des modalités de délégation à négocier Délégation totale (maîtrise d’œuvre): Collaboration directe avec les chercheurs et le cas échéant transfert d’un budget prévisionnel. Délégation partielle (sous-traitance): Coopération à convenir avec le secrétariat de l’unité et les chercheurs. Délégation définitive (transfert): La fonction est définitivement assurée par l’UMS. Délégation occasionnelle (appui ou conseil) : La fonction n’est assurée qu’à l’occasion d’un projet.

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Matrice de délégation de fonction DELEGATION DEFINITIVEDELEGATION OCCASIONNELLE DELEGATION TOTALEDocumentation Organisation du colloque URMIS Édition de la revue "Noësis« … Édition de la revue « Corpus 2007 » … DELEGATION PARTIELLE Colloque annuel CMMC … gestion du contrat ANR XXX Catalogage du fond CRHI …

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE : Une approche ajustée à chaque labo Compte tenu des différences entre les labos (discipline, taille, besoin de soutien…), la mutualisation conduit pour chacun à : Un planning de délégation de fonction des négociations des engagements … SPECIFIQUES! Car globalement le programme pour l’UMS peut s’établir comme suit :

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Les démarches de transfert des fonctions à l’UMS Etat Présent : DOC: la commission travaille, lance une enquête/labos et rencontre DPI EDIT: mutualisation en vue sur MSH Carlone COM/VR: échec poste GEST-CONT : besoins à évaluer Urmis-LPEQ INF: insatisfaction éparse TRAD: pas de prestation Etat Désiré : DOC: Une bibliothèque MSH opérationnelle. Une politique commune en documentation électronique EDIT: Un pôle édition servant 5 labos, en position d’associer les ressources Cepam et Urmis COM/VR : Communication interne MSH rôdée, supports grands événements+ web et conseil stratégie com. GEST-CONT : 100% contrat MSH + ANR + support labos INF : 100%du parc sous CRI – conseil et interface. TRAD : Anglais / contrat de sous-traitance MSH 09/0709/0809/1009/09 Enquête, Négociation parties prenantes, préparation emménagement Prise en charge BCL,CRHI,CMMC avant le déménagement, étude des modalités de coopération avec Cepam+Urmis Mise en place d’une communication interne MSH Enquête besoins labos et modalités de coopération Enquête besoins URMIS, LPEQ, appui, formation et création de poste Négociation prise en charge des parcs par le CRI, politique déploiement informatique Étude des besoins quantitatifs et qualitatifs 

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Postes labos : 13 GEST : 4 ETP DOC : 5 ETP EDIT : 2,5 ETP INF : 1 ETP COM : 0,5 ETP TRAD : 0 ETP Évolution des postes UMS et Labos Etat Présent : Postes UMS : 2 GEST : 1 AJT COM : 1 AI 09/0709/0809/0909/ : Postes UMS : 5 MGT : 1 IR GEST: 1 T EDIT : 1 IE COM : 2 (+1IE) Postes labos : 12 GEST : 3 ETP DOC : 5 ETP EDIT : 2,5 ETP INF : 1 ETP COM : 0,5 ETP TRAD : 0 ETP Postes labos : 5/2 GEST : 2 ETP DOC : 0 ETP EDIT : 2,5 ETP/ 0 INF : O ETP COM : 0,5/ 0 ETP TRAD : 0 ETP Postes labos : 16 ETP GEST : 4 ETP DOC : 6 ETP EDIT : 4 ETP INF : 1 ETP COM : 1 ETP TRAD : 0 ETP : Postes UMS : 7 MGT : 1 GEST: 2 (+ 1AI) EDIT : 1 COM : 2 DOC : 1 IE : Postes UMS : 13/16 +2BU MGT : 1 GEST: 3 (+ 1AI) EDIT : 1 / +2,5 DOC : 4 (1IE+3 )+2BU COM : 2 / +0,5 INF : 1 AI ou IE TRAD : 1

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Au-delà d’une structure, créer un esprit MSH

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Gouvernance Le comité directeur assure la gouvernance qui conditionne l’existence et définit l’identité de la MSH. Le comité directeur oriente la construction d’une MSH transdisciplinaire et d’une UMS dans le respect des laboratoires qui la composent. Il est responsable de la mise en œuvre de la politique de la MSH et des moyens associés.

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Management Il est indispensable, Le rôle du Secrétaire Général est déterminant dans le processus de mutualisation et de construction de la MSH… à terme dans son fonctionnement. Si le SG n’est pas là en septembre qui va jouer son rôle ? -des directeurs de labos prennent des missions, -externalisation (chargé de mission, prestataire…). -…

Accompagnement UMS MSHScénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007 Pour…suivre…le tempo Rendre compte rapidement aux administrations de tutelle et aux personnels ITA-IATOS, Collectivement et immédiatement, se mobiliser autour du pourvoi du poste de SG et des suivants, Par laboratoire, préparer le plan de délégation de fonction pour le dernier trimestre, Acter le mode de management en septembre 2007 pour construire l’équipe UMS…