La collaboration en réseau, de nouvelles formes de travail dans les organisations La collaboration en réseau, de nouvelles formes de travail dans les organisations Josée Beaudoin, vice-présidente, CEFRIO Activité du CEGO Mercredi, 26 octobre 2011 ÉNAP à Québec

Plan de présentation Le CEFRIO La collaboration en réseau, un rappel Leçons tirées des communautés de pratique Quelques cas Web 2.0 et collaboration

Notre mission « Contribuer à faire du Québec une société numérique, grâce à l’usage des technologies comme levier de l’innovation sociale et organisationnelle. »

Le CEFRIO en quelques mots… Centre de liaison et de transfert, soutenu par le MDEIE 150 membres universitaires, industriels et gouvernementaux Projets d’innovation et d’enquête sur les usages des TIC Collaboration de chercheurs universitaires dans les projets Approche de transfert en continu

Principales orientations du CEFRIO 1.Développer les usages numériques dans divers secteurs d’activité économique afin d’augmenter la productivité et la compétitivité des entreprises ; 2.Expérimenter avec le gouvernement de nouvelles approches d’interaction citoyenne et de prestation de services ; 3.Favoriser le développement de territoires numériques et la transitions vers des territoire intelligents ; 4.Soutenir le développement d’une culture organisationnelle du numérique ;

Les connaissances actuelles Le besoin social / le problème à résoudre Le dispositif d’innovation (expérimentations) L’approche par projets pilotes Les nouvelles connaissances scientifiques et leur diffusion Les impacts Le déploiement L’institutionnalisation du changement Transfert en continu Un modèle d’innovation unique

La collaboration en réseau: un petit tour d’horizon La complexité requiert la combinaison de savoirs multiples et distribués Savoirs tacites et savoirs explicites Des structures hiérarchiques interpellées: comment introduire des processus horizontaux dans des structures verticales ? Les communautés de pratiques intra-organisationnelles Les communautés de pratique inter-organisationnelles La gestion et le transfert des connaissances: une logique différente Du Web 1.0 au Web 2.0 L’innovation ouverte: le rôle du client dans le processus de collaboration et d’innovation

ExpliciteExplicite « Plusieurs travaux de recherche montrent que l’avoir intellectuel servant à faire fonctionner une entreprise est composé de 30 % de connaissances explicites et de % de connaissances tacites (connaissances personnelles intangibles, les trucs du métier issus de l’expérience, les intuitions créatives, etc.) » Réal Jacob professeur titulaire, HEC Montréal Tacite Source: Tovstiga et Korot, 1998 ; Grayson et O’Dell, 1999

Leçons des CoP au CEFRIO Projet de recherche-action de 2003 à 2005, avec une vingtaine de CoP au Québec Dimensions organisationnelles, individuelles, apprentissage, et technologies

Dimensions organisationnelles et individuelles Gouvernance et pilotage (leadership) Parrain, animateur, coach, etc. 3 variables-clés: environnement favorable, thématique pertinente, soutien adéquat Motivation, temps, contribution Reconnaissance, légitimité par supérieur immédiat

Dimension apprentissage Individuel et collectif Transfert intergénérationnel Consulter, partager, contribuer, coconstruire Patrimoines de connaissances à partir des savoirs informels

Dimensions technologiques Plateforme collaborative, simple et conviviale Fonctions synchrones et asynchrones Gestion documentaire, forums, wikis, appels à tous, notifications Vidéoconférence au poste de travail

Le cas des conseillers agricoles Bureau virtuel, cible = 2500 conseillers au Qc Gestion de documents, forums, élaboration de documents, vidéoconférence pour réunions Soutien technique, animation Nouvelle culture de travail Impacts sur prestation de services aux producteurs agricoles

Le cas d’écoles rurales au Québec Modèle de fonctionnement écoles rurales Vidéoconférence et outil de coélaboration à l’écrit Enseignants isolés et éloignés Partage de pratiques, activités entre classes distantes, communauté réunie par projet commun (l’ÉÉR) Développement professionnel en réseau

Le cas du Conseil de l’Europe Division Médias et société de l’information Problématique institution internationale avec experts répartis Besoins de transversalité Parrain engagé (haute direction) Courriel, téléphone, rencontres

Le cas de GcPédia

Le cas d’Oxfam-Québec Expérimentations d’outils collaboratifs pour gestion et transfert des savoirs Cible = coopérants volontaires Approches: storytelling, bottin d’expertise, retours d’expérience Approche systémique, visant nouvelle culture d’apprentissage et de partage

Web 2.0 et collaboration Revenu Québec: usage outils des médias sociaux pour collaboration interne Hydro-Québec: contexte de changement organisationnel Chaire Éco-Conseil de l’UQAC (Synapse): CoP émergente pour intervenants en environnement

Avantages réseaux du CEGO Contexte actuel propice (groupes déjà constitués) Engagement des personnes, disponibilité et reconnaissance Capitaliser sur outils collaboratifs pour aller plus loin dans travail commun en continu S’inspirer pratiques Web 2.0 et gestion des connaissances

Merci de votre attention Pour guide et outils:

23 ACCESSIBILITÉ Rendre les services accessibles aux clientèles selon leurs préférences, leurs capacités et leurs choix naturels PARTAGE Favoriser l’unicité et l’échange de l’information gouvernementale INTÉGRATION Viser une action à portée gouvernementale plutôt que sectorielle et isolée CONFIANCE Maintenir le caractère officiel, privé et sécuritaire des informations détenues et partagées par l’État COOPÉRATION S’associer à divers partenaires (MO, autres paliers gouverne- mentaux, institutions, etc.) SOLUTIONS ET TRANSFORMATION DURABLES Déployer des fondations permettant d’assurer la pérennité et la réutilisation AGILITÉ Se donner les capacités d’agir rapidement et de s’adapter à tout contexte Une vision assurant simplicité, efficacité et efficience INNOVATION Utiliser nos talents pour remettre en question nos façons de faire 23

24 Les ressources informationnelles doivent favoriser l’interaction et la collaboration entre les ministères, les organismes, les partenaires, les réseaux, les clientèles et la société québécoise en général. Les Services en ligne de l’État ont le potentiel d’être intégrés par tout acteur public ou privé de la société qui désire améliorer son offre de services. Idées clés: Réseaux, collaboration, partenariat, urbanisation, interopérabilité, couplages «lâches», comarquage, syndication, réutilisation, mise en commun, partenariat … COOPÉRATION S’associer à divers partenaires (MO, autres paliers gouverne- mentaux, institutions, etc.) 24