Suivi et Evaluation des programmes VIH/SIDA- Séminaire régional Suivi des approvisionnements et de l’utilisation des ARV des programmes VIH/SIDA Suivi et Evaluation des programmes VIH/SIDA- Séminaire régional CESAG- Dakar, Sénégal  07 au 18 février 2011

Plan de travail Cas pratiques 30 minutes Présentation 30 minutes Discussions /Échanges d’expériences 30 minutes

Objectifs de la session A la fin de la session , chaque participant devra: Pouvoir définir l’approvisionnement et connaître les étapes du cycle d’approvisionnement Identifier les questions clés et les indicateurs à retenir à chaque phase du cycle Connaître les principaux indicateurs de gestion

Contexte Peu prise en compte de ce volet dans la mise en place des programmes Pourtant la disponibilité des médicaments constitue un indicateur de performance des structures de santé

Défis de l’approvisionnement La chaîne d’approvisionnement évolue selon les changements de situation Elle fait intervenir un ensemble de services complexes La décentralisation en cours dans de nombreux pays rend encore plus complexe le processus

But de l’approvisionnement C’est la mise à disposition: de la quantité nécessaire Des produits appropriés Répondant à la qualité Pour le consommateur en besoin Au moment approprié Avec efficience ,sécurité et au moindre coût possible

Rappel des différentes phases du cycle d’approvisionnement Sélection Acquisition Stockage et distribution Utilisation

Schéma du cycle logistique Données

Comment assurer le S/E du cycle d’approvisionnement ? Il faudra à chaque étape du cycle, identifier les questions clés et les indicateurs adéquats

Suivi de la sélection Existence d’un comité de sélection ? Nombre et fréquence des réunions du comité de sélection Niveau d’actualisation de la liste des produits Existe-t-il une directive nationale ?/ Existe-t-il des protocoles de traitement ? Les médicaments sont ils préqualifiés ?

Suivi de l’acquisition Nombre d’appel d’offres Nombre de contrats signés Délais de livraison L’organisation responsable des achats dispose t’ elle de règles écrites et d’un manuel de procédures ?

Suivi de la planification des achats Qu’est ce qui va être acheté ? Quand cela va t- il être acheté ? Quelles procédures d’achat seront mises en œuvre ? Quelle est le coût total ?

Suivi de la prévision et de la planification des achats Quelle est la quantité de produits nécessaires ?

Approvisionnement ELEMENTS DE QUANTIFICATION la périodicité de commande le nombre de malades sous traitement le nombre de malades attendus les protocoles de traitement utilisés le stock existant les dates de péremption du stock existant  (estimer la durée de vie du stock existant en fonction des sorties mensuelles) le délai de livraison le stock de sécurité

Quantité pour 3 mois Quantité à commander = (Nombre malades x traitement mensuel x 3mois) + (Nombre de malades attendus par mois x protocoles x 3mois) + Stock de Sécurité + (CMM x Délai de Livraison) – Stock disponible – Stock en cours

Eléments de quantification Médicaments pour I.O.: Basée sur la morbidité: QAC = {(Prévalence de l’IO chez les PVVIH suivies x Nbre de PVVIH suivies) x protocole de traitement x durée du traitement + SS} – Stock disponible ou sur la consommation QAC= (CMM*3) - Stock disponible)

Suivi du stockage (1) Existe-t-il une surface de stockage suffisante à tous les niveaux de la chaîne de distribution ? Existe t- il des installations de réfrigération suffisantes ? Existe-t-il une politique de réduction des pertes et gaspillages pour cause de péremption, vol, détérioration…?

Suivi du stockage (2) Le systéme de gestion des stocks permet il de collecter des données pour chaque site ? Nombre d’inventaires réalisés?, Quelle est la régularité des inventaires ?

Suivi de la distribution Quel type de circuit? / Quelle est le pourcentage de pays couvert ? Combien de points de distribution ? Y a-t-il une analyse des difficultés? (absence de route, zone de conflit, longues distances Existe une logistique de transport suffisante avec une capacité de stockage adéquate ?

Suivi de l’utilisation (1) Le personnel a-t-il été formé à l’utilisation des ARV? Quelles sont les mesures prises pour améliorer le suivi de l’observance ? Y a-t-il un recueil régulier des données d’observance ?

Suivi de l’utilisation (2) Existe des fiches de recueil de l’observance ? Les fiches sont elles disponibles sur l’ensemble des sites ? Nb de medicaments pris effectivement / nb de medicaments prescrits Indicateurs : Taux > 95 %

Suivi de l’utilisation (3) Existe-t-il un systéme de suivi des effets secondaires et des résistances des médicaments ? Existe-t-il un systéme pour appuyer le malade à faire face à l’achat de medicaments IO et au bilan standard ?

Suivi de la coordination Quelles sont les mécanismes pour collecter les ressources financières ? Quels sont les cadres de concertation, les mécanisme d’échanges d’informations ? (exemple du comité de gestion des ARV)

Assurance Qualité Existe-t-il une autorité nationale de réglementation des medicaments ? Le Contrôle de qualité des médicaments est il effectué ? Existe-t-il des laboratoires convenablement équipés et dotés d’un personnel suffisant et compétent ?

Gestion des informations Existe un systéme de gestion des informations à tous les niveaux ? Quelle est sa nature? ( manuel , informatisé ) Est il fonctionnel ? Quel est le mécanisme de remontée des données ?

Outils de gestion Bon de commande, Fiches de stock, Bordereau de livraison, Feuille d’inventaire, Registre, Logiciel informatique

INDICATEURS DE GESTION Disponibilité : % de temps pendant lequel le produit est disponible, il est traduit par le nombre de jours de rupture Taux de satisfaction : Rapport entre la quantité reçue et la quantité commandée * 100

INDICATEURS DE GESTION Taux de péremption : Valeur stocks périmés / Valeur des stocks * 100 Nombre de mois de stock disponible et utilisable : Quantité en stock/CMM, il est calculé en fonction de la date de péremption.

Autres produits Réactifs, préservatifs, IO Même logique en tenant compte des spécificités Chaîne de froid pour les réactifs , espace de stockage pour les préservatifs …

Solutions Disposer d’un plan de gestion des approvisionnements Caractéristiques du plan : Simple, court et précis puis mettre un systéme de suivi des prix

CONCLUSION (1) L’approvisionnement comporte plusieurs étapes ce qui nécessite une programmation soigneuse

Déterminer les quantités Collecter des informations Revoir la sélection des produits Déterminer les quantités Nécessaires à commander Collecter des informations Sur la consommation Concilier besoin et budget Distribution du stock Choisir la méthode D’approvisionnement Réception de La commande Sélection des fournisseurs Suivi de la commande Spécifier les Conditions du contrat Paiement

CONCLUSION (2) Une bonne planification permet de réduire les pertes, les ruptures et les coûts

L’équilibre dans l’approvisionnement Minimiser les ruptures Bâtir la confiance dans le système Tirer avantage des achats Groupés Coûts d’investissement Coût de stockage Péremption Pertes Gaspillage Plus de stocks RUPTURE DE STOCK Moins

CONCLUSION (3) Ce volet occupe une grande importance, sa prise en compte dans ses différentes composantes garantit non seulement la performance du système mais aussi sa fonctionnalité

CONCLUSION (4) Grâce à un bon suivi évaluation , vous pouvez rationaliser les ressources disponibles et traiter un maximum de malades

JE VOUS REMERCIE DE VOTRE AIMABLE ATTENTION