Management de Projet - Slides Manager Management de Projet - Slides un Projet de A à Z Persona Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Objectifs du séminaire Management de Projet - Slides Objectifs du séminaire Acquérir une méthodologie de conduite de projet (définir - planifier - mettre en œuvre - conclure) Connaître les principaux outils nécessaires à chaque phase du projet Développer une communication mobilisatrice autour du projet Identifier et anticiper les résistances au changement Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Introduction Générale Persona Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

« Les 6 phases d ’un projet » Management de Projet - Slides « Les 6 phases d ’un projet » L ’enthousiasme Les désillusions le vent de panique La recherche des coupables La punition des innocents Les honneurs et récompenses décernés aux non-participants Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Les facteurs clés d’échec d’un projet Management de Projet - Slides Les facteurs clés d’échec d’un projet Le manque de clarification des besoins et objectifs Le choix d ’un manager de projet inadéquat Association & implication trop tardive de l’ensemble des acteurs concernés Le manque de support et d ’implication du top management L ’imprécision des tâches déterminées L ’absence de recours à une méthode de management de projet Le manque de volonté et d ’envie de finaliser le projet Source : Étude NASA Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Les facteurs clés de succès d’un projet Management de Projet - Slides Les facteurs clés de succès d’un projet L ’implication des membres de l ’équipe projet La précision de l ’estimation initiale des coûts Les compétences et connaissances de l ’équipe projet La disponibilité des ressources L efficacité de la planification et du suivi et du contrôle du projet L ’absence ou le peu de difficulté dans la la phase de lancement Une focalisation de l ’équipe projet sur l ’objectif plutôt que sur les problèmes relationnels et humains L ’absence d ’organisation et de contrôle bureaucratique La proximité et disponibilité du manager de projet Une liste établie et claire des critères de succès Source : Étude NASA Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Les enjeux du changement Selon Coopers & Lybrand (1994) seulement 20 à 25% des projets de changement atteignent l’ensemble des objectifs visés En matière de BPR, les initiateurs même du reengeniring – Hammer & Champy – conviennent que le taux d’échec avoisine les 70%. Selon Kepner Tregoe, 2/3 des entreprises ayant mis en place des programmes de changement enregistrent à court terme des gains de profitabilité, mais une même proportion revient à l’identique ou pire à moyen terme.  60 % des managers évaluent les réactions de leurs collaborateurs comme allant de l’indifférence à l’hostilité.

Les obstacles à la transformation des organisations Management de Projet - Slides Les obstacles à la transformation des organisations Les 10 obstacles majeurs Source: D&T 1995 CIO Survey 36% 41% 43% 44% 46% 54% 65% 72% 82% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Evolution des NTI non intégrée Pas de vision horizontale des process Pas de plan de maîtrise du chgt Incertitude / l’environnement Manque compétence / équipe projet Pas de sentiment d’urgence / chgtt Management de projet déficient Objectifs irréalistes Sponsoring inadéquat Résistance au changement % of Firms Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Qu’est-ce qu’un projet ? Management de Projet - Slides Qu’est-ce qu’un projet ? Un projet est un effort temporaire entrepris pour élaborer un produit / service unique (Project Management Body of Knowledge) Projet: Processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de débutet de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources. ISO 10006 Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Cycle de vie d’un projet Management de Projet - Slides Cycle de vie d’un projet La logique Projet conduit à décomposer un objectif ambitieux en un ensemble d ’objectifs intermédiaires plus simples à atteindre un produit ou une solution finale complexe en un ensemble de produits plus simples à réaliser… Un projet se décompose donc en PHASES dont l ’ensemble constitue le cycle de vie du projet. Chaque phase se concrétise par l ’élaboration d’un ou de plusieurs produits ou   livrables. Elles se terminent par une revue portant à la fois sur ces livrables et sur la performance du projet. Le suivi du projet est effectué lors de comités de pilotage et de projet Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Les 4 phases techniques d ’un projet (Cycle de vie générique) PHASE I : DEFINIR Management de Projet - Slides Les 4 phases techniques d ’un projet (Cycle de vie générique) PHASE II : PLANIFIER PHASE III : METTRE EN OEUVRE PHASE IV : CONCLURE Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Moments clés / 4 phases génériques Management de Projet - Slides Moments clés / 4 phases génériques PHASE I : DEFINIR Go / No Go CODIR PHASE II : PLANIFIER Constitution équipe projet Création comité de pilotage PHASE III : M/E/O Constitution groupe de travail Points d’avancement réguliers PHASE IV : CONCLURE Réception du projet Autonomie des cibles / utilisateurs Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Définir Management de Projet - Slides le Projet Phase I Persona Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Phase I : DEFINIR LE PROJET Management de Projet - Slides Phase I : DEFINIR LE PROJET Quelle est la situation actuelle ? ANALYSE PRÉLIMINAIRE DE LA SITUATION 1 Où voulons-nous aller ? Que voulons faire ? DEFINITION DES OBJECTIFS DU PROJET 2 Comment allons-nous y aller ? Quelle est la meilleure façon ..? CHOIX DE LA DEMARCHE DE TRAVAIL 3 Comment allons-nous nous organiser? ORGANISATION DU PROJET 4 Combien cela peut-il rapporter ? …et coûter ? EVALUATION PREVISIONNELLE DES ENJEUX 5 Comment « vendre » le projet et obtenir le « GO » ? COMMUNICATION 6 Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E1 : Analyse de la situation Management de Projet - Slides E1 : Analyse de la situation Factuel Quantitatif Objectif Perception Motivation Subjectif FEUILLES DE RELEVE FLOW CHART ORDINOGRAMME ENTRETIENS INDIVIDUELS REPORTINGS, BDD... SONDAGE / ENQUETE OBSERVATION DIRECTE RECUEILLIR L ’INFORMATION SWOT ANALYSER SYNTHETISER Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides E1: SWOT STRENGHTS WEAKNESSES OPPORTUNITIES THREATS Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides E1: SWOT STRENGHTS Quelles sont nos forces ? Que maîtrisons-nous bien dans notre chaîne de valeur ? De quels avantages compétitifs disposons-nous? Quelles sont nos faiblesses ? Que devons-nous améliorer au sein de notre chaîne de valeur ? Quels sont les dysfonctionnements identifiés ? WEAKNESSES Quels sont les opportunités et tendances positives dans notre environnement ? Quels sont les chances qui s’offrent à nous au niveau de notre environnement concurrentiel, légal, socio-culturel, des nouvelles technologies…? OPPORTUNITIES A quel menaces, obstacles ou dangers de notre environnement devons-nous faire face ? Quelle concurrence devons-nous affronter ? Nouveaux entrants potentiels ? Les changements de technologie, de législation vont ils nous affecter ? THREATS Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides E2 :Définition des objectifs 2.1. But(s) Pourquoi voulons réaliser ce projet ? En quoi le projet correspond-il à une nécessité ou à une véritable volonté de notre organisation Quel est le résultat escompté concret du projet ? Quelle situation cible visons-nous à la l’issue du projet ? Comment allons-nous mesurer les succès du projet ? 2.2. Objectif(s) Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E2 :Définition des objectifs Management de Projet - Slides E2 :Définition des objectifs Finalités et enjeux Technique de clarification des enjeux (3 pourquoi ?) S Spécifiques M Mesurables A Ambitieux R Réalistes T Temporisés Objectifs et résultats escomptés Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E3 : Choix de la démarche de travail Management de Projet - Slides E3 : Choix de la démarche de travail 3.1. STRATEGIE Quel chemin allons-nous emprunter pour atteindre l(es) objectif()s ? Quelles sont les stratégies possibles et laquelle choisir? 3.2. STRUCTURE Comment le produit/service final se décompose-t-il en sous-produits (livrables) ? Comment structurer le projet autour des livrables et responsabilités ? 3.3. PLAN DE TRAVAIL Quelles sont les charges globales nécessaires à la réalisation de chaque livrable ? Quelles sont les principaux jalons et échéances clés du projet ? Comment allons-nous passer de la situation actuelle (E1) à la situation visée (E2) ? Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Organigramme Technique

E4 : L ’organisation du projet Management de Projet - Slides E4 : L ’organisation du projet NIVEAU DECISIONNEL Comité de Direction NIVEAU DE PILOTAGE Comité de pilotage Equipe projet NIVEAU OPERATIONNEL Groupe de W Chef de projet Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E5 : Évaluation Prévisionnelle des Enjeux 5.1. Estimation du Retour sur Investissement Combien et que va coûter le projet ? Que devons-nous investir ? Combien et que va-t-il nous rapporter ? A quelle échéance aurons nous le retour sur investissement ? 5.2. Analyse Préliminaire des Risques Quels sont les risques potentiels sur ce projet ? Le projet va-t-il susciter des résistances au changement ? Pourrons nous les anticiper et les traiter ? 5.3. Analyse des Impacts du Projet Le projet a-t-il des impacts en dehors de son périmètre ? (chaîne de valeur, partenaires, clients, sous-traitants…) Comment devons-nous gérer ces impacts ?

E5 : Évaluation Prévisionnelle des Enjeux Management de Projet - Slides E5 : Évaluation Prévisionnelle des Enjeux COUTS BENEFICES CERTAINS Investissements Coûts Directs Coûts Indirects Coûts de Fonctionnement Retour/ Investissement Gains Directs Gains Indirects TANGIBLE INCERTAINS INTANGIBLE Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

La « vente » se remporte avant la présentation Donner un feedback régulier à l’initiateur du projet et à sa hiérarchie tout le temps de la définition Rencontrer tous les acteurs concernés afin d’intégrer leur vision du projet Faire des validations régulières (informelles ou formelles) de l’avancement de ses travaux Préparer avec soin sa présentation en anticipant les besoins des interlocuteurs et leurs objections

« Vendre » le Projet PREPARER 2. PRESENTER Interlocuteurs Objectifs de la présentation Besoins des interlocuteurs Moyens et supports Répétition PREPARER Accroche Règles du jeu Périmètre du projet Analyse de la Situation Nom du projet Objectifs du projet Démarche et organisation Coûts et bénéfices du projet Traitement des questions et objections 2. PRESENTER

Management de Projet - Slides « Livrables » / Phase I ANALYSE PRÉLIMINAIRE DE LA SITUATION 1 Rapports d’études, enquêtes, interviews, benchmark, veille technologique et concurrentielle, ordinogramme… SWOT DEFINITION DES OBJECTIFS DU PROJET 2 Buts du projet Objectif(s) SMART CHOIX DE LA DEMARCHE DE TRAVAIL 3 Organigramme technique premiers niveaux Gantt Chart prévisionnel Plan de charge prévisionnel ORGANISATION DU PROJET 4 Profil compétences / équipe projet et groupe de travail Composition comité de pilotage Système et règles d’information et de communication EVALUATION PREV. DES ENJEUX 5 Première évaluation budgétaire : I / ROI Analyse d’Impact Première analyse de risque COMMUNICATION 6 Dossier projet regroupant les éléments ci-dessus Kit de Présentation Plan de communication Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Le Périmètre du projet PERIMETRE DU PROJET Ce que comprend le projet Ce que ne comprend pas le projet Besoins & fonctionnalités non couverts Hors champ d’intervention Prestations non dues PERIMETRE DU PROJET Ce que comprend le projet Besoins & fonctionnalités couverts Champ d’intervention Livrables Prestations dues Objectifs clairs Livrables identifiés Responsabilités définies Définition de projet formelle

Moments clés / 4 phases génériques Management de Projet - Slides Moments clés / 4 phases génériques PHASE I : DEFINIR Go / No Go CODIR PHASE II : PLANIFIER Constitution équipe projet Création comité de pilotage PHASE III : M/E/O Constitution groupe de travail Points d’avancement réguliers PHASE IV : CONCLURE Réception du projet Autonomie des cibles / utilisateurs Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Planifier le Projet Phase II Persona Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Phase II : PLANIFIER LE PROJET Management de Projet - Slides Phase II : PLANIFIER LE PROJET Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet ? DECLINAISON DE LA DEMARCHE DE TRAVAIL 1 Qui doit être responsable de quoi ? Quelles compétences réunir ? IDENTIFICATION DES ACTEURS 2 Quand doivent être menées les différentes actions et tâches ? ELABORATION DU CALENDRIER 3 Quelles sont les ressources à allouer / action ? ETABLISSEMENT DU BUDGET PREVISIONNEL 4 Quelles sont les risques et opportunités ? ANALYSE DES RISQUES ET OPPORTUNITÉS 5 Comment informer les différents acteurs concernés ? COMMUNICATION 6 Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E1: Déclinaison de la démarche de travail Management de Projet - Slides Décliner et décomposer chaque axe de travail en actions et « livrables » nécessaires à leur réalisation en faisant appel aux membres de l ’équipe projet et aux experts mobilisés Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E1: L ’organigramme Technique Management de Projet - Slides E1: L ’organigramme Technique Niveau du WBS 1 2 3 4 5 Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E2: Matrice des Responsabilités Management de Projet - Slides E2: Matrice des Responsabilités Acteurs Organigramme Technique Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Les différents rôles d’un acteur Management de Projet - Slides Les différents rôles d’un acteur Un acteur est en production sur un élément dès lors qu’il lui est affecté une charge de travail. Production Responsabilité Approbation Support Le responsable d’un élément est celui qui gère sa réalisation et qui déclare, le moment venu, le travail terminé. Un acteur approuve un élément lorsqu’il en fige le résultat et que toute modification ultérieure est sujette à son autorisation. Un acteur est en support d’un élément lorsqu’elle doit rester disponible pendant la durée de l’élément de travail. Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E3: Élaboration du calendrier Management de Projet - Slides E3: Élaboration du calendrier Lister les actions et tâches à partir de déclinaison de la démarche de travail (E1) Déterminer une durée estimée en temps/homme Identifier les interdépendances entre les actions et tâches Fixer des dates en fonction de l ’échéance finale (ou date de lancement) Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E3: La méthode du chemin critique Planning avant : Calcul des dates au plus tôt 2. Planning arrière : Calcul des dates au plus tard 3. Résultante : Tâches et chemin(s) critique(s) Marges

E3: Planification par les durées Management de Projet - Slides E3: Planification par les durées 1. Définition date de début ou de fin de projet 2. Élaboration du réseau logique Liens Contraintes Chemin critique Marges 3. Affectation des ressources et élaboration du plan de charge Mode de calcul Calendriers des ressources Affectation (capacité) Plan de charge prévisionnel Identification des surcharges 4. Lissage et/ou nivellement Planning de référence Plans de charge de référence Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E4: Le budget prévisionnel Valoriser chaque tâche compte tenu du(des) profil(s) requis Répartir les coûts fixes selon le planning du projet Définir si nécessaire des provisions selon la complexité ou le niveau de risque sur le projet.

Management de Projet - Slides E5 : Analyse des risques et des opportunités Conclusion Temps Coût de résolution des problèmes Mise en Oeuvre Planification Définition Il faut être sensible aux coûts qu'engendre la résolution d'un problème. Par exemple, un problème qui apparaît avant la revue d'offre, donc avant l'engagement d'Alcatel, n'a qu'un coût d'avant vente. S'il est découvert avant la revue de spécification, où l'on entérine les fonctionnalités, son coût est déjà plus élevé : il faut refaire une nouvelle offre, une nouvelle revue d'offre et re-planifier avec d'autres spécifications. S'il est découvert avant la recette, la situation peut être catastrophique car tout le projet peut être à recommencer. Lire la fin du slide Les problèmes découverts tôt coûtent moins cher Ils doivent être anticipés le plus tôt possible Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides E5 : Analyse des Risques Menaces Impacts 1. IDENTIFIER 2. EVALUER Probabilité Menace Poids Impacts Prévenir : Réduire ou éliminer la menace Se Protéger : Réduire la portée de l’impact Transférer 3. TRAITER 4. SUIVRE Actions de traitement engagées Apparition de nouveau(x) risque(s) Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

(Conséquences sur les coûts, E5: La notion de risque MENACE (Cause – Origine) Caractéristiques clés : Probabilité, Accessibilité IMPACT(S) (Conséquences sur les coûts, délais, qualité) Caractéristiques clés : Poids, Détectabilité

E5: Évaluer le risque Alerter Estimer Traiter systématiquement Probabilité Élevée Estimer Coût engendré / coût de traitement Traiter systématiquement & suivre avec attention Impact Mineur Impact majeur Archiver Alerter Faire décider (Accepter ou traiter ?) Probabilité faible Gravité = Probabilité de la menace X Poids de l’impact

E5: Traiter le risques : 4 solutions Management de Projet - Slides E5: Traiter le risques : 4 solutions Prévenir Réduire voire éliminer l’apparition de la menace. Protéger Minimiser voire supprimer le poids de l’impact Transférer Déporter pour tout partie du risque sur un 1/3 Accepter Assumer le risque en toute connaissance de cause Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides « Livrables » / Phase II DECLINAISON DE LA DEMARCHE DE TRAVAIL 1 Organigramme Technique détaillé IDENTIFICATION DES ACTEURS 2 Matrice des responsabilités ELABORATION DU CALENDRIER 3 Gantt Chart détaillé ( planning de référence) Plans de Charge détaillés (plans de charges de référence) ETABLISSEMENT DU BUDGET PREVISIONNEL 4 Budget Devis ANALYSE DES RISQUES 5 Liste des risques identifiés, de leur évaluation et des actions de traitement envisagées Plan de maîtrise du changement si nécessaire COMMUNICATION 6 Compléments au dossier projet (éléments ci-dessus) Plan de communication Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Manager Management de Projet - Slides une Equipe Projet Persona Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Les phases de maturité d’une équipe Management de Projet - Slides Les phases de maturité d’une équipe CREATIVITE DISSOLUTION EFFICACITE RENCONTRE ADAPTATION « 1+1=2,5 » Prise en compte des considérations personnelles Expression spontanées des sentiments Analyse des méthodes individuelles de travail Abandon des masques fonctionnels « 1+1=3 » Flexibilité des rôles et des procédures Concentration sur la tâche Plans d ’action lon terme « 1+1=2 » Objectifs clarifiés Rôles acceptés Mise en place de procédures de travail Préoccupation / gestion du temps collectif « 1+1=1,5 » Formation de sous-groupes Lutte pour le leadership Demandes de clarification / objectifs Confrontations d ’idées « 1+1=1 » Masques fonctionnels Évaluation d ’autrui Prudence Sentiment d ’inconfort Approches et questions superficielles « 1+1=3+++ » Réel intérêt porté à autrui Travail collectif apprécié Différences individuelles utilisées de façon créative Expression de sentiments positifs à l ’égard des autres Sentiment d ’appartenance Conscience que le groupe n ’a plus de raison d ’être Mise en commun des expériences acquises Sentiment de vide, de perte EXPLORATION PRISE DE CONTACT Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

La production du groupe Management de Projet - Slides La production du groupe Phases Niveau d’efficacité 1. PRISE DE CONTACT Planification de tâches simples et à court terme 2. EXPLORATION Planification, clarification des objectifs, réalisation de tâches plus complexes sur le court terme 3. ADAPTATION Planification de tâches plus complexes sur le long terme 4. RENCONTRE Réévaluation des besoins et objectifs. Décisions approfondies 5. EFFICACITE Planification très approfondie, processus efficaces et décisions de qualité 6. CREATIVITE Évaluations justes, découvertes, solutions innovatrices, mise en question de la compétence de l ’organisation. 7. DISSOLUTION Approche relationnelle, respect profond des membres, capacité à travailler en groupe Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Le temps de maturation 1. PRISE DE CONTACT 2 JOURS Les 3 premières premières étapes peuvent être franchies rapidement. 2. EXPLORATION 3. ADAPTATION Les membres se rencontrent et travaillent uniquement au niveau rationnel 4. RENCONTRE VARIABLE, PARFOIS X ANNEES Tout dépend des obstacles rencontrés et des ressources mises en place pour les traiter 5. EFFICACITE 6. CREATIVITE On travaille en combinant efficacement les registres rationnel et affectif 7. DISSOLUTION CONTINUITE Le niveau affectif est positif Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Actions & comportements favorisant le développement du groupe Management de Projet - Slides Actions & comportements favorisant le développement du groupe 1. PRISE DE CONTACT Travail en sous-groupes -Présentation projet – attentes individuelles – contributions attendues Management et animation formels : respect règles & principes de management 2. EXPLORATION Apport méthodologique important, régulation des échanges -Tour de table - Matrice des responsabilités, définition procédures & règles de fonctionnement 3. ADAPTATION Mise au vert, dîner, pots… Team building Management informel 4. RENCONTRE « Re-challenger » équipe, « surprendre » et « provoquer » 5. EFFICACITE 6.CREATIVITE Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Cohérence & Cohésion d’équipe Valeurs partagées, confiance mutuelle, sentiment d’appartenance… Cohésion forte EQUIPE SOUDEE « FAMILLE » Objectif commun, Règles communes, Systèmes d’information partagés… Cohérence élevée Cohérence faible  INDIVIDUS TASK FORCE «COMMANDO» Cohésion faible

Management de Projet - Slides Manager Management de Projet - Slides le Changement Persona Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Crise = Risque et Opportunité Management de Projet - Slides Crise = Risque et Opportunité Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Modèle de réaction à un changement négatif Colère Marchandage Acceptation Réponse émotionnelle Stabilité Dénégation Essai État de Choc Dépression Temps

Le cycle de maintenance Changement = Problème BUT L'individu se Attitude ferme à la Comportements négative communication défensifs Copyright Persona, Inc. 1983

La spirale d’évolution Nouvel Objectif Attitude Comportements positive constructifs BUT Changement = Opportunité Copyright Persona, Inc. 1983

La gestion du changement Situation actuelle Transition Situation visée « Unfreeze » « Refreeze »

Le succès du changement = IXDXF La formule de Beckhard Le succès du changement = IXDXF R   I : Degré d’insatisfaction par rapport à la situation actuelle D : Désir d’une situation nouvelle F : Faisabilité du changement R : Résistance (coût du changement)

Les Leviers du Changement S’assurer de la compréhension de la nécessité du changement et de son urgence Qualité du leadership Engagement des sponsors Vision claire du futur, de la situation visée et de la stratégie pour l’atteindre Structure du changement (plan de maîtrise structuré) Formation et accompagnement Communication réellement bi-directionnelle efficace Système de mesure Cohérence des infrastructures et alignement de tous les paramètres organisationnels sur le changement Compétences des agents du changement

Les Acteurs du Changement Management de Projet - Slides Les Acteurs du Changement SPONSORS Individu ou groupe d ’individus qui légitime le changement AGENTS Individu ou groupe d ’individus qui est responsable de la mise en œuvre du changement AVOCATS Individu ou groupe d ’individus qui voudrait réaliser un changement, mais à qui il manque la capacité d ’être sponsor (légitimité) CIBLES Individu ou groupe d ’individus qui doit changer Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

La carte des pertes et bénéfices Management de Projet - Slides La carte des pertes et bénéfices BENEFICES PERTES Materiel Rémunération Confort et qualité de vie Efficacité personnelle et niveau de performance BENEFICES MATERIELS PERTES MATERIELLES Psychologique Sécurité Vie de groupe Reconnaissance, statut Pouvoir, autonomie BENEFICES PSYCHOLOGIQUES PERTES PSYCHOLOGIQUES Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Mettre en Oeuvre le Projet Phase III Persona Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Le Suivi du projet Suivi du chemin cri tique Fiche Action Suivi de projet Mise à jour et révision du planning Avec équipe projet Point d ’avancement avec comité de pilotage Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Le processus de suivi & contrôle : Délais Management de Projet - Slides Le processus de suivi & contrôle : Délais 1. Mesurer l’avancement des tâches 2. Faire le point 3. Projeter à achèvement 4. Envisager des scénarios 5. Valider un scénario Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

REPORTER LIVRABLES NON PRIORITAIRES AFFECTER PLUS DE RESSOURCES Faire face à un Retard RENEGOCIER LES DELAIS  Conflits  Délais autres projets COMPRIMER LE PLANNING  Qualité  Risques REPORTER LIVRABLES NON PRIORITAIRES  Délais  Satisfaction AFFECTER PLUS DE RESSOURCES  Coûts  Délais autres projets

Le suivi des actions/ Planning initial Management de Projet - Slides Le suivi des actions/ Planning initial Tâche A Tâche B Tâche C Tâche D Tâche E Tâche F t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 t12 Point d ’avancement Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Le suivi des actions :Mesure des écarts Management de Projet - Slides Le suivi des actions :Mesure des écarts Temps passé / consommé Tâche A Tâche B Tâche C Tâche D Tâche E Tâche F t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 t12 Point d ’avancement % de réalisation de la tâche Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

La courbe d’avancement / ligne brisée Management de Projet - Slides La courbe d’avancement / ligne brisée Tâche A Tâche B Tâche C Tâche D Tâche E Tâche F t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 t12 Point d ’avancement Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Suivi & contrôle des coûts & délais : Les courbes en S Management de Projet - Slides Suivi & contrôle des coûts & délais : Les courbes en S Coûts Coûts Réel des Travaux Effectués (Ressources consommées) Coût Budgété du Travail Prévu (Planning de référence) Coût Budgété des Travaux Effectués (Avancement du projet) Point d’avancement Fin prévue du projet Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Les courbes en S CBTP CRTE Écart en Coût Écart en Coût Écart en production Écart en production CBTE Écart en Délai Écart en Délai Fin prévue Point du projet d’avancement Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Le processus de management de la qualité Management de Projet - Slides Le processus de management de la qualité 1. Expression claire des besoins du client et de la solution les satisfaisant 2. Définition de la qualité des produits et services à fournir 3. Définition des méthodes et procédures utilisées pour assurer la qualité des produits et services à fournir 4. Contrôle de la qualité des produits et services fournis 5. Contrôle du respect des méthodes et procédures définies 6. Mesure de la satisfaction des besoins du client face à la solution apportée Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Le processus de management de la qualité Management de Projet - Slides Le processus de management de la qualité 2. Définition de la qualité des produits et services à fournir 3. Définition des méthodes et procédures utilisées pour assurer la qualité des produits et services à fournir 4. Contrôle de la qualité des produits et services fournis 5. Contrôle du respect des méthodes et procédures définies 6. Mesure de la satisfaction des besoins du client face à la solution apportée 1. Expression claire des besoins du client et de la solution les satisfaisant Plan Qualité Recettes et revues Audit Qualité Décomposition du projet en livrables Procédures Assurance Qualité Bilan de projet Enquête satisfaction Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Conclure Management de Projet - Slides le Projet Phase IV Persona Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Les enjeux de la conclusion du projet Management de Projet - Slides Les enjeux de la conclusion du projet Facturer les livrables finaux ! S’assurer de la satisfaction finale du client Délivrer des recommandations Passer le relais au client (autonomie des utilisateurs) à la maintenance Ne plus être « pollué » par des queues de projet Évaluer la performance du projet Coûts Délais Qualité Capitaliser l’expérience Reconnaître les efforts des intervenants … Faire la fête Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Savoir conclure au bon moment Management de Projet - Slides Savoir conclure au bon moment Les objectifs et résultats escomptés du projet sont atteints ? Les bénéficiaires (utilisateurs, cibles) sont autonomes : les TSF ont été faits (documentation, maîtrise des processus…) Le projet occupe désormais moins de 5% de mon temps Le top management considère le projet comme achevé Les problèmes et questions qui se posent désormais n ’étaient pas dans la définition initiale du projet Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Phase IV : CONCLURE LE PROJET Management de Projet - Slides Phase IV : CONCLURE LE PROJET Que devons-nous transférer, à qui, quand et comment ? TRANSFERT 1 Les résultats et le produit du projet sont-ils stables et pérennes ? PERIODE D’OBSERVATION 2 Pouvons-nous réceptionner définitivement le projet ? RECEPTION DEFINITIVE 3 Quel bilan pouvons-nous tirer ? BILAN DU PROJET 4 Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

L’analyse de la performance et le bilan Management de Projet - Slides L’analyse de la performance et le bilan Bilan de projet Coûts Qualité Objectifs & Performance produit Satisfaction client Délai Analyse des processus clés Définition du projet Planification Analyse et maîtrise des risques Gestion & développement des ressources humaines Gestion de la technique / innovation Suivi & contrôle du projet Management du changement Capitalisation des nouveaux acquis Qu’avons-nous appris ? Que devons-nous faire autrement désormais ? Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides Annexes Management de Projet - Slides & Ressources Persona Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management hiérarchique / projet Management de Projet - Slides Management hiérarchique / projet Management hiérarchique Management de projet Gère des process répétitifs et fournit des produits /services standards Elabore et fournit de nvx produits, met en place de nvx process Possède plusieurs objectifs Surfocalise sur un objectif Continu Durée de vie limitée Management de personnes plutôt homogènes Management de personnes plutôt hétérogènes Faible incertitude quant aux résultats escomptés, les coûts, le temps... Forte incertitude quant aux résultats escomptés, les coûts, le temps... S ’intègre dans les structures de l ’organisation En dehors des structures habituelles de l ’organisation Renforce et pérennise les pratiques établies Remet en cause les pratiques traditionnelles Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Structures d’entreprise et Management de projet Management de Projet - Slides Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Les finalités du cycle de vie projet Management de Projet - Slides Les finalités du cycle de vie projet Piloter l’avancement d ’un projet Disposer de points de contrôles Avoir une vue d’ensemble Avoir un langage commun Maîtriser la qualité du projet Garantir la méthodologie auprès du client Faciliter la maîtrise du projet et l ’anticipation des événements et risques Pouvoir capitaliser l’expérience à partir de référents communs Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Phases et étapes du cycle de vie d’un projet ACTEURS CYCLE DE VIE CYCLE de DECISION LIVRABLES Demandeur Maître d’ouvrage Directeur de projet Phase initiale Formalisation de la demande Fiche de demande de service Décision de lancement de l’étude préliminaire Demandeur Maître d’ouvrage Directeur de projet Expert 1. Étude préliminaire Étude d ’opportunité ou d’appréciation Lancement du projet Dossier d’étude préliminaire Fiche projet Note de lancement Décision de lancement de l’étude préalable 2. Étude préalable Comité de pilotage Directeur de projet Maître d ’œuvre Responsable projet Groupe(s) utilisateurs Fiche projet complétée Dossier d’étude préalable Cahier des charges Définition et organisation de projet Conception d’ensemble Élaboration cahier des charges Choix d’un scénario 3. Conception Cadre de conception Spécifications fonctionnelles Plan de comm° Maquette / prototype Plan de formation Cadre de réalisation Comité de pilotage Directeur de projet Responsable projet Equipe projet Groupe(s) utilisateurs Expert Préparation Conception générale & cConception détaillée Plan de réalisation Validation du dossier de conception et du plan de réalisation 4. Réalisation Dossier de réalisation Programme de formation Produit PV de qualification PV de réception provisoire Comité de pilotage Directeur de projet Responsable projet Equipe projet Groupe(s) utilisateurs Expert/Fournisseur(s) Étude technique Fabrication Vérification maîtrise d’œuvre& d ’ouvrage Décision de mise en œuvre ( pilote ) 5. Mise en œuvre pilote Bilan de mise en œuvre pilote Communication sur généralisation Formation Comité de pilotage Directeur de projet Responsable projet Equipe projet Responsable(s) du (des)site(s) concerné(s) Utilisateurs Vérification en service régulier Décision de généralisation 6. Généralisation Organisation de la généralisation Généralisation PV de réception définitive Réception définitive du projet 7. Fin de projet Comité de pilotage Directeur de projet Responsable projet Equipe projet Bilan de fin de projet Communication sur fin de projet Bilan Arrêt du projet Décision de clôture du projet

Le Cycle de vie Projet Installateur Télécom Management de Projet - Slides Le Cycle de vie Projet Installateur Télécom LIVRABLES Offre Besoins du Client ELABORATION DE SOLUTION PLANIFICATION ET LANCEMENT Plan Qualité Projet Spécifications techniques (collecte, prototype) - Plans SPÉCIFICATIONS tech. CONCEPTION DÉVELOPPEMENT INSTALLATION Formation Recette provisoire FIN DE PROJET Recette définitive Bilan de projet MAINTENANCE ET EXPLOITATION Bilan de maintenance Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides DEMARCHE EN 6 PHASES PHASE 3 : SPECIFICATIONS TECHNIQUES - CONCEPTION Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides DEMARCHE EN 6 PHASES PHASE 4 : DEVELOPPEMENT - INSTALLATION Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Cycle de vie d’un projet de développement nouveau produit Management de Projet - Slides Cycle de vie d’un projet de développement nouveau produit LANCEMENT CIAL COMMERCIALISATION PRODUCTION Phase FIN DE VIE Phase OPPORTUNITE Phase ANALYSE MARKETING Phase PREPARATION COMMERCIALE Phase PRODUCTION SERIE Phase SPECIF. Phase PRODUCTION PILOTE Phase DEV. MAQUETTE Phase DEV PROTOTYPE Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

E1 : Analyse de la situation Management de Projet - Slides E1 : Analyse de la situation Définir le périmètre de réflexion : QQOQQCCP Quoi Qui Où Quand Comment Combien Pourquoi ? Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Management de Projet - Slides E1: WBS et cycle de vie 7 6 5 4 3 2 1 DEFINITION PLANIFICATION MISE EN OEUVRE CONCLUSION Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Méthodologie de conduite du changement Identifier Problématique du changement Flexibilité Org Cibles Actuel État Cible État Transitoire État Histoire Culture Impact Résistances Préparer Stratégie Acteurs Plan(s) de maîtrise du changement Sponsors changement Agents du et experst Avocats Com. Rel. Sociales Formation & alignement Récompense Implémenter Focaliser Accompagner Renforcer Créer un sentiment d’urgence Gérer les partenaires sociaux. Montrer l’engagement de la direction Impliquer les cibles Déployer le plan de com. Développer les compétences Aligner les systèmes et procédures Montrer l’engagement de la direction Favoriser l’émergence D’une nouvelle culture Montrer les résultats et bénéfices Valoriser les efforts Exclure les comportements hors jeu

Intensité des résistances: Impact culture / pouvoir Management de Projet - Slides Intensité des résistances: Impact culture / pouvoir Conséquences du changement Politiquement déstabilisant Politiquement neutre Politiquement bienvenu Changement culturellement fort Résistance élevée Dépend de la flexibilité de l ’entreprise Peu de résistances si volonté et leadership forts du top management Changement culturellement acceptable Dépend de l ’ampleur du changement politique et des personnalités impactées Peu de résistances Renforcement positif Copyright Open ’Act Toute reproduction ou utilisation sans autorisation est formellement interdite

Les Comportements des Cibles Attitude Constructif Destructif Ouverte CRITIQUE TERRORISTE Communication INDECIS Fermée SCEPTIQUE SABOTEUR

Team Management Skills 1. Communiquer une vision claire et challegeante du projet à aux membres de son équipe en démontrant son engagement total (VISION). 2. Motiver les membres de l'équipe en valorisant leurs contributions et les associant à la réussite du projet (MOTIVATION). 3. Leur délivrer le niveau d'autonomie, de liberté et d'initiative ad hoc (AUTONOMIE). 4. Clarifier les responsabilités de chacun, apporter et garantir la méthodologie dans l'organisation et la gestion du projet (ORGANISATION). 5. Assurer l'efficacité de la communication et l'ouverture des échanges au sein de l'équipe (OUVERTURE). 6. Apporter le soutien nécessaire à l'équipe projet tant au niveau individuel et technique qu'au niveau collectif et politique (SOUTIEN). Vision Vision Ouverture Ouverture Motivation Motivation Soutien Soutien Autonomie Autonomie Organisation Organisation

Change Leadership 1. L'analyse des besoins des utilisateurs et leur prise en compte spécifique dans la démarche projet (COMPRÉHENSION). 2. Un effort spécifique de pédagogie et de communication auprès des utilisateurs sur les enjeux, objectifs bénéfices et démarche du projet (ADHÉSION). 3. La valorisation des contributions des utilisateurs au projet de changement et la mise en avant rapide de premiers résultats (MOBILISATION). 4. L’intégration des besoins des utilisateurs dans le cadre des contraintes et impératifs du projet ainsi que la gestion et négociation de leurs demandes (NÉGOCIATION). 5. L’information régulière des utilisateurs au travers d’une communication adaptée (COMMUNICATION). 6. La mise en place de stratégies d’alliance et l’utilisation des soutiens ad hoc pour assurer la légitimité du projet et lever les résistances éventuelles(STRATÉGIE).