CHARTE DU CONTROLE QUALITE BIEN PREPARER SON CONTRÔLE QUALITE

Objectifs de la CRCC de PARIS Le contrôle qualité doit répondre à une exigence forte d’amélioration des diligences et des dossiers des confrères il doit être vécu comme un outil au service de la profession qui aide les professionnels et qui est susceptible de les sanctionner en cas de manquements aux règles il doit permettre des gains de productivité dans la gestion des mandats dans un souci constant de gestion des risques il est avant tout pédagogique et confraternel

SOMMAIRE 1.CADRE DE RÉFÉRENCE DES CONTRÔLES PÉRIODIQUES 2. DÉROULEMENT D’UN CONTRÔLE A. Contrôle sur place: les 3 phases B. Contrôle sur pièces C. Cas particuliers CONCLUSION

1.CADRE DE RÉFÉRENCE DES CONTRÔLES PÉRIODIQUES Les textes Les délais Distinction EIP / NON EIP Le cabinet Abréviations utilisées

1.CADRE DE RÉFÉRENCE DES CONTRÔLES PÉRIODIQUES Abréviations utilisées: H3C: Haut Conseil au Commissariat aux comptes EIP: entreprises d’intérêt public PAC: Plan d’Approche du Contrôle QIP: questionnaire d’informations préalables DOPC: Diagnostic d’organisation des procédures du cabinet QCM: questionnaire de contrôle des mandats CRQ: chambre régionale de qualité

LES TEXTES: LE CODE DE COMMERCE Art. L. 821-7. – les commissaires aux comptes sont soumis dans leur activité professionnelle Aux inspections (a) A des contrôles périodiques organisés selon les modalités définies par le Haut Conseil (b) A des contrôles occasionnels (c) 6

LES DÉLAIS: PERIODICITE DES CONTRÔLES Les contrôles et inspections prévus à l’article L. 821-7 sont : Effectués sur pièces ou sur place art. R. 821-24 Réalisés au moins tous les six ans, selon les orientations, le cadre et les modalités définis par le Haut Conseil du commissariat aux comptes art. R. 821-26 Le délai est ramené à trois ans pour les commissaires aux comptes exerçant des fonctions de contrôle légal des comptes auprès d’entités EIP : entités d’intérêt public art. R. 821-26 Rappel: selon les objectifs du H3C, tous les cabinets non EIP seront contrôlés sous le nouveau process entre 2008 et 2013. 7 7

LA NOTION D’EIP Rappel de la notion d’EIP dans le cadre des contrôles périodiques (art. R.821-26 du code de commerce modifié par le décret du 19 mai 2009): Personnes ou entités dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou faisant appel à la générosité publique NB: Les cabinets détenant des mandats Alternext, Marché Libre et SCPI ne sont plus considérés comme des cabinets EIP 8

LA NOTION D’EIP (suite) Organismes de sécurité sociale mentionnés à l’article L.114-8 du code de la sécurité sociale Établissements de crédits Entreprises régies par le code des assurances Institutions de prévoyance régies par le titre III du livre IX du code de la sécurité sociale Mutuelles ou unions de mutuelles régies par le livre II du code de la mutualité 9

DÉFINITION DU CABINET Un cabinet au sens du contrôle périodique défini dans la décision 2009-02 du H3C, s’entend d’un ensemble de structures d’exercice du commissariat aux comptes inscrites, titulaires de mandats de commissariat aux comptes partageant des procédures communes. Une structure d’exercice du commissariat aux comptes peut être une personne physique titulaire de mandats exerçant seule ou une personne morale titulaire de mandats dans laquelle exercent une ou plusieurs personnes physiques. 10

EN RÉSUMÉ Si votre cabinet détient des mandats EIP vous serez contrôlé tous les 3 ans par des contrôleurs nationaux ou délégués Si votre cabinet ne détient pas de mandat EIP, vous serez contrôlé tous les 6 ans par des contrôleurs régionaux Tous les associés ne sont pas forcément contrôlés en même temps, mais le contrôle du cabinet vaut contrôle de tous les associés En cas de structures multiples, c’est la CRCC de la structure « de tête » qui est concernée par l’ensemble

2. DÉROULEMENT D’UN CONTRÔLE Organisation interne du contrôle qualité Rôle de la CRCC Les préalables au contrôle Le déroulement de votre contrôle sur place: process et délais Cas particuliers

Organisation du contrôle qualité au sein de la CRCC: les intervenants Deux élus, dont un vice président, en charge du contrôle qualité 4 contrôleurs responsables (confrères) 35 à 40 contrôleurs régionaux, confrères en activité 3 assistantes permanentes de la CRCC En arbitre dans certains cas: Chambre Régionale Qualité (CRQ): composée d’élus, du responsable du contrôle qualité, d’ anciens élus, assistance du contrôleur responsable

Rôle de la CRCC dans le contrôle des cabinets non EIP Détermination de la liste des cabinets à contrôler non EIP /lien avec la cellule coordination de la CNCC. La liste est validée par le H3C. Envoi des QIP, réception et traitement administratif du QIP Choix du type de contrôle: sur pièces ou sur place Affectation des contrôleurs par le contrôleur responsable Rédaction des pré-rapports avant envoi au commissaire aux comptes contrôlé 14

Rôle de la CRCC dans le contrôle des cabinets non EIP (2) Mise en œuvre de la procédure contradictoire écrite Tenue de chambres régionales de qualité Envoi de tous les rapports de synthèse définitifs à la CNCC et au secrétariat général du H3C, avec les restitutions des questionnaires de contrôle Suivi des constats relevés 15

CONDITIONS PRÉALABLES A UN BON CONTRÖLE Le cabinet doit respecter ses obligations professionnelles: Déclarations d’activité (DA) faites sur le portail de la CNCC (Art 821-68 C Com) Déclarations de nouveaux mandats ou de fin de mandat faites sur le portail de la CNCC Demandes de dérogation effectuées en cas de non respect du barème (Art 823-12, 14, 15 et 18 C Com) Suivi de formations sur l’audit (décret 19/12/2008) sur le portail à compter 28/1/2010 Paiement des cotisations et des assurances 16

ORGANISATION PRATIQUE DES CONTRÔLES Outils des contrôles: Tous les outils liés au contrôle qualité sont accessibles librement sur le site de la CRCC/Outils pratiques crcc-paris.fr En cas de contrôles sur pièces, les outils seront adaptés et allégés

DEROULEMENT D’UN CONTRÔLE Phase préparatoire (commune à tous les contrôles) Un questionnaire d’informations préalables (QIP+annexe) est envoyé par la CRCC de Paris pour information du déclenchement d’un contrôle Il y a un QIP par personne physique signataire (PP) et un QIP pour le cabinet (PM) Le (les) QIP est (sont) rempli(s) par le cabinet contrôlé puis transmis à la CRCC dans un délai de 3 SEMAINES à compter de la date du courrier CRCC 18

Contenu du QIP: informations essentielles à confirmer IDENTIFICATION DE LA STRUCTURE D’EXERCICE DE COMMISSARIAT AUX COMPTES Société de commissariat aux comptes inscrite (personne morale) titulaire de mandats, les Associés ou actionnaires de la société de commissaires aux comptes, les établissements de la personne morale, l’appartenance de la société à un réseau ANALYSE DES MANDATS DETENUS PAR LA STRUCTURE D’EXERCICE ELEMENTS DE PRISE DE CONNAISSANCE Événements majeurs postérieurs aux informations extraites des DA Répartition de l’activité de commissariat aux comptes et activités autres que le commissariat aux comptes, Relations avec d’autres structures ORGANISATION DE L’ACTIVITE DE COMMISSARIAT AUX COMPTES DE LA STRUCTURE D’EXERCICE Modalités d’organisation, Effectif total de la structure, Informatisation, Certification ISO,Communication 19

DEROULEMENT D’UN CONTRÔLE Conseils: Le QIP est un document déterminant pour la suite du contrôle. Le responsable du cabinet remplit toutes les rubriques avec soin, il complète obligatoirement la liste des mandats en cours sur l’annexe jointe. Toutes les informations complémentaires utiles sont données (éviter les simples réponses OUI/NON). Il conserve les documents justificatifs qui seront à remettre au contrôleur: bordereaux de cotisations, plan de formation, procédures internes etc .. 20

A. DEROULEMENT D’UN CONTRÔLE SUR PLACE La CRCC effectue le traitement administratif du QIP qui permettra de cerner précisément l’ étendue du contrôle, les structures à ajouter ou supprimer éventuellement L’orientation du contrôle est préparée à travers un PAC (Plan Approche Contrôle) élaboré par un contrôleur responsable, qui détermine, à partir des risques identifiés a priori sur les QIP, les DA et les contrôles antérieurs, le budget d’intervention (cf grille), les dossiers choisis, le nom du contrôleur En cas de contrôle dépaysé (cabinet de + 20 mandats), le PAC sera rédigé par un contrôleur extérieur à la CRCC de Paris 21

PAC et CHOIX DES DOSSIERS (exemples) Les critères qui peuvent être retenus, ensemble ou séparément, pour la sélection des dossiers à contrôler déterminée par le contrôleur responsable, sont diversifiés: (sans exhaustivité) Absence de DA Temps inférieurs ou supérieurs au barème sans demande de dérogation Budget faible Particularités dans l’opinion: réserves, refus, alerte Dossier sans expert-comptable Activité prépondérante dans le portefeuille ou au contraire marginale Implication faible du signataire 22

GRILLES D’HEURES Nombre de mandats (Pas de référence au nombre d’heures d’audit) Nbre heures de contrôle (incluant le contrôle sur place pour 2/3, la préparation et la restitution) A (1 à 5) 10 B (6 à 20) 20 C (21 à 50) 28 D (51 à 100) 36 E (+100) 43

DEROULEMENT DU CONTRÔLE SUR PLACE PHASE D’EXÉCUTION La CRCC adresse au cabinet contrôlé un courrier lui donnant les coordonnées du contrôleur désigné, les entités contrôlées, le nom des dossiers choisis, la période obligatoire du contrôle, le processus à suivre avant la visite du contrôleur La CRCC s’assure de l’indépendance du contrôleur par rapport à votre dossier Interactivité: il est demandé au contrôlé « en amont » du contrôle, et avant le RV de préremplir le DOPC (questionnaire sur les procédures) un outil a été développé pour distinguer les affirmations des confrères et les constats du contrôleur, respect total du contradictoire cette démarche doit permettre également au contrôlé de faire un check up de l ’organisation de son cabinet il est demandé aussi au contrôlé « en amont » du contrôle, et toujours avant le RV de remplir les 3 premières pages des QCM (questionnaires de contrôle des mandats) qui sont la synthèse de sa démarche d ’audit 24

DEROULEMENT DU CONTRÔLE SUR PLACE Le contrôleur prend RV dans les 2 semaines suivant le courrier. Le contrôle doit avoir lieu dans un délai impératif maximum de 4 mois après la réception du premier courrier reçu de la CRCC. Les préparations demandées lui seront adressées directement par voie électronique. Il informe, 15 jours avant la date effective du contrôle, le confrère du choix des dossiers qui feront l’objet d’un examen. SUR PLACE, le contrôleur procède au Diagnostic de l’organisation et des procédures du cabinet à travers des entretiens et l’examen de la documentation et des outils existants Contrôle des mandats (sur le dernier rapport émis), avec revue du respect des NEP, à partir de vos dossiers de travail 25

DEROULEMENT DU CONTRÔLE SUR PLACE il est demandé au contrôlé de signer le signer le DOPC et les restitutions de contrôle des mandats, après y avoir porté ses observations Le contrôleur prendra copie des rapports émis et des comptes annuels pour chaque mandat contrôlé 26

DEROULEMENT DU CONTRÔLE SUR PLACE Phase de restitution Le contrôle respecte le principe du contradictoire: Au vu des documents transmis par le cabinet et le contrôleur, le contrôle fait l’objet d’un pré-rapport établi par le contrôleur responsable affecté au dossier, exposant les opérations de contrôle réalisées et leurs résultats Le pré-rapport est signé par le contrôleur et transmis par la CRCC au cabinet contrôlé dans un délai de 1 mois post contrôle Le contrôlé est appelé à faire valoir ses observations sur ce pré-rapport dans un délai de 15 jours après réception. A défaut le prérapport non retourné est considéré définitif 27

DEROULEMENT DU CONTRÔLE SUR PLACE Si nécessaire une réunion contradictoire est organisée en présence du contrôlé et du contrôleur responsable À l’issue de la procédure contradictoire un rapport définitif est établi, il sera communiqué au H3C avec ses annexes A l’issue d’un contrôle: Les principales insuffisances relevées dans le rapport définitif peuvent donner lieu à des recommandations Ces recommandations peuvent être assorties d’un suivi afin de s’assurer de leur prise en compte 28

B. CAS PARTICULIERS: contrôle sur pièces Prévu par la loi, il est réservé aux cabinets détenant 5 mandats maxi et ayant fait l’objet de contrôles précédents satisfaisants A la réception du QIP et après analyse des DA, un contrôleur responsable examine le dossier et demande par écrit des documents complémentaires (lettre de mission, plan de mission, programme de travail, note de synthèse, rapports etc ..) Le cabinet contrôlé peut préférer bénéficier d’un contrôle sur place 29

CAS PARTICULIERS Contrôles sur pièces Le contrôleur responsable établit un prérapport de synthèse après examen des documents transmis Il peut prendre directement contact avec le cabinet contrôlé pour obtenir quelques précisions Le contrôlé reçoit le prérapport et y fait mention de ses observations 30

C. CAS PARTICULIERS: OBSTACLES AUX CONTROLES les cabinets qui ne remplissent pas leurs obligations déclaratives sont suivis et les contrôles diligentés même en l ’absence de QIP ou PAC À défaut de QIP retourné dans les 3 semaines, à défaut de DA, une lettre de relance est adressée au cabinet avec un nouveau délai accordé de 15 jours Sans réponse dans ce nouveau délai, une dernière lettre AR est adressée au cabinet Passé ce nouveau délai, le contrôlé peut être convoqué devant la chambre régionale de qualité (CRQ) Un contrôle a une date imposée est mis en route 31

CAS PARTICULIERS: OBSTACLES AUX CONTRÔLES Le contrôleur ne parvient pas a vous joindre, il demande à la CRCC de le faire Malgré des essais de relances le RV de contrôle ne peut être pris ou est reporté Dans ce cas, vous êtes susceptible d’être convoqué pour être entendu par la Chambre régionale qualité qui peut proposer au bureau d’engager une procédure disciplinaire 32

Suivi particulier: CAS PARTICULIERS les confrères dont le contrôle est insatisfaisant peuvent être convoqués au sein d ’une Chambre Régionale Qualité qui, après examen de leur dossier, peut décider un nouveau contrôle, suggérer la transmission du dossier au bureau de la CRCC qui statuera sur les suites. 33

CONCLUSION Un « bon contrôle » est un échange confraternel qui s’attache à prendre en considération toutes les particularités d’exercice du cabinet, en fonction des informations communiquées par le contrôlé, et à permettre au contrôlé de faire un point d’étape en vue d’une amélioration constructive de ses pratiques.