un Progiciel de Gestion Intégré en ligne Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma un Progiciel de Gestion Intégré en ligne pour le réseau CUMA Formation Comptable – Jour 2 Session de formation Cum@net 1 1

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Objectif 3 : Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Règlement Principes Saisie des encaissements Génération des bordereau de remise de chèque Intégration comptable Lettre de relance Saisie des décaissements fournisseurs Formation Cum@net pour les trésoriers de CUMA 2

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Module règlement Pointer et suivre les paiements pour la déclaration TVA, le suivi de la trésorerie et le suivi des impayés. Gérer au jour le jour les mouvements au niveau de la banque (encaissements de chèques, règlements de fournisseurs…) Intérêt: génération automatique des écritures comptables associées (compte tiers et TVA) Lettrage Gestion de la TVA Gestion des échéancier adhérents/fournisseurs Gestion des relances 3

Comptabiliser un règlement Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Comptabiliser un règlement 3 étapes : 1- On constate l ’encaissement ou le décaissement 2- On confectionne le bordereau 3- On déverse les écritures en compta 4

Comptabiliser un règlement Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma 1- On constate l’encaissement  : A saisir en entête : code adhérent date opération valeur du chèque remis Pointage : le ou les encours (factures) qui sont concernés (=qui seront lettrés) par ce règlement. En pied de pièce: code banque domiciliation chèque adhérent (par défaut « Banque ») 5

Comptabiliser un règlement Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma 1- On constate l’encaissement  : a. b. Au choix : a. Sélection d’une facture (<F8>) b. Saisie du montant du chèque Puis valider <entrée>) Double-clic sur la ligne pour pointer ou icône Note: pointage automatique si sélection facture (a.) 6

Comptabiliser un règlement Le pied de pièce est automatiquement pré-rempli Après chaque validation de règlement, proposition de: Passer à l’étape suivante : éditer bordereau de remise de chèque Rester à cette étape pour saisir d’autres règlements

Comptabiliser un règlement Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma 2 - Confection du bordereau Accessible par Divalto Règlement => Édition des bordereaux => Confection des bordereaux Choisir : code banque de la CUMA (si plusieurs banques).Par défaut : BA Vérifier: les bordereaux à confectionner en fonction du types règlements (remises de chèques, prélèvement, virement, lettre de règlement aux fournisseurs…). Par défaut, tout est déjà sélectionné NOTE: Code banque pilote les écritures comptables pour la partie banque. Notamment, le RIB y est renseigné : Accessible par Divalto Règlement => Paramétrages => Banques => Comptes de banque 8

Le module règlement Les étapes pour comptabiliser un règlement Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Le module règlement Les étapes pour comptabiliser un règlement 2 - Confection du bordereau (suite) Pointage / dépointage des lignes Validation pour édition du bordereau Par défaut comme tout est déjà pointé, il suffit la plupart du temps de valider directement cet écran par la touche <entrée> 9

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Le module règlement Les étapes pour comptabiliser un règlement Le bordereau concernant TOUTES les remises de chèque à effectuer pour LA banque sélectionnée est édité

Intégrer un règlement en comptabilité Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Intégrer un règlement en comptabilité 3- On déverse les écritures en compta Lancement manuel du traitement Seuls les règlements édités sur un bordereau sont intégrés en comptabilité Une fois les écritures générées les bordereaux ne sont plus modifiables 11

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Vérifications des acquis : Exercice : Vous recevez un chèque de l’adhérent 2 daté du 05/01/2012 pour un montant de 189.88 € Saisir la remise de chèque en banque Editer le bordereau de remise de chèque Intégrer le règlement en comptabilité Vérifier dans la liste des impayées que le règlement a été effectué Consulter, dans le module comptabilité, l’écriture comptable correspondant au règlement 12

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Cas particuliers d’encaissement de règlement Rappel des 3 étapes du règlement : 1- On constate l’encaissement ou le décaissement A cette étape on peut saisir : règlement partiel, trop perçu, différence de règlement, escompte 2- On confectionne le bordereau 3- On déverse les écritures en compta 13

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Règlement partiel 1- Je pointe ma facture par double clic ou <F5> 2- Je clique sur l’action à réaliser « Règlement partiel ». le montant calculé qui s’affiche est le montant restant dû. 14

Différence de règlement : trop perçu Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Différence de règlement à l'avantage de la cuma. Elle est enregistrée et sera gérée en comptabilité sur le compte adhérent, comme un acompte 15

Différence de règlement : pertes ou profits Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Différence de règlement : pertes ou profits 1er cas : < 5,00 € Différence de règlement gérée en pertes ou profits Tolérance : + ou – 5 € 16

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma 2nd cas : > 5,00 € Utiliser le « règlement partiel » ou le « trop perçu » 17

Règlement aux fournisseurs Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Saisie d’un décaissement Même principe que pour saisie des encaissements des adhérents. Menu spécifique. A saisir en entête : code adhérent date opération Pointage : le ou les encours (factures) qui sont concernés (=qui seront lettrés) par ce règlement. Le bordereau édité correspond au courrier d’accompagnement du règlement 18

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Objectif 4 : Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Capital Social Bases de souscription Consultation des éditions Saisie des souscription Génération des factures, intégration comptable Saisie des règlements Remboursement Transfert Formation Cum@net pour les trésoriers de CUMA 19

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Menu Capital Social: le capital social se gère dans le module Achats/Ventes. un menu lui est entièrement dédié. Part sociale est un article  particulier : exclu des statistiques commerciales génère des écritures comptables spécifiques pas disponible avec les autres articles lors de la saisie d'un bon

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma RAPPEL: création « assistée » de la base de souscription Article (facturation activité) Le matériel (fiche) Point de départ Axe statistique (code article pour module achat-vente) Immobilisation (gestion des biens) Choix : oui / non Axe analytique (affectation analytique pour module cpta) Capital social (base de souscription) 21

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Bases de souscription Par défaut: une unité de gestion 22 22

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Bases de souscription Rappel : lors de la création d’un Bien, le système propose la création automatique de la base de souscription associée. Il est possible de créer « manuellement » une base 23 23

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Bases de souscription Possibilité d’ajouter : n unités Visualisation directe : Adhérent(s) ayant du capital sur cette base Matériel(s) associé(s) à cette base

Les états et les éditions du Capital Social Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Les états et les éditions du Capital Social Les différentes écrans de consultation et éditions sont accessibles via le menu

Exemple d’édition : Registre du Capital Social par adhérent Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Exemple d’édition : Registre du Capital Social par adhérent Pour afficher le « détail » d’une ligne : clic sur le « + »

Exemple : Registre du Capital Social par adhérent Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma

Exemple : Registre du Capital Social par adhérent Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Pour tout « réduire » ou tout « développer »

Exemple : Registre du Capital Social par adhérent Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Pour « filtrer » sur une période

Exemple : Registre du Capital Social par adhérent Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Exemple : Registre du Capital Social par adhérent Pour « filtrer » selon le type de tiers

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Impression des états Il est possible d'imprimer l'état via le bouton Il est possible d'imprimer l'état uniquement pour la ligne sélectionnée via le bouton Un clic droit sur une ligne permet d'éditer l'état uniquement pour la ligne sélectionnée.

Edition « stock PS » : appelé versé ou non Utile pour rechercher le problème d’incohérence

Souscription du capital Comme pour les factures de travaux, la saisie est possible : - Soit par adhérent - Soit par base de souscription

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Souscription capital par adhérent 1/2 Même principe que saisie facture de travaux Je crée un nouvel appel de souscription Sélection adhérent (F8) 34 34

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Souscription capital par adhérent 2/2 Indiquer la quantité engagée (volume de travail / unité) Le nombre de parts correspondant est calculé automatiquement 35

Souscription capital par Base 1/2 Similaire à la saisie des bons par activité

Souscription capital par Base 2/2 Comme pour la saisie par activité des bons de travaux, il y a une étape supplémentaire: Une fois les lignes saisie par base, il faut les générer en pièce avant de pouvoir les facturer. Habituellement, on utilise la génération multiple de Pièces, en sélectionnant éventuellement les bases de souscription concernées. Note: si on souhaite ne facturer que certaines bases, la sélection doit se faire à ce niveau, elle ne pourra plus être faite ensuite. Editions présentant les lignes saisies en attente de génération en pièce.

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Facturation du capital social 1/2 Les pièces créées lors de la souscription sont assimilée à des pièces de type « bon de commande » (pour les distinguer des BL). Il faut ensuite les facturer (même principe que pour les bons de travaux) 2 solutions : Facturation groupée (toutes les bases de souscription regroupées sur une même facture par adhérent) > cas le plus fréquent - Facturation manuelle (aller chercher un appel de fond dans la base de souscription et lancer la facture) 38 38

Facturation du capital social 2/2 Les factures générées sont consultables dans la liste des factures. Elles ont pour code opération KS1 (appel), KS2 (remboursement) pour les distinguer des factures de travaux. Rappel: code OP = C factures aux adhérents de travaux code OP = D factures d’avoir aux adhérents La facturation

Impression des factures Différents modes d’impression au choix Par défaut, seules les nouvelles factures pas encore imprimées (case à coche Pièces actives) sont éditées

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Intégration en comptabilité Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Seules les facture imprimées sont intégrer en comptabilité. Une fois intégrée, une facture n’est plus modifiable. Indiquer la date jusqu'à laquelle les factures sont à intégrer L’intégration de factures d’appel de capital génère des écritures dans le journal VKS pour crédité le compte 10121. 41 41

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Remboursement de capital social Le remboursement de capital social est comparable à un avoir de parts sociales Possibilité de saisir : Soit par base de souscription Soit par adhérent Soit Global pour un adhérent Principe similaire à la souscription, sauf qu’on ne passe pas par des pièces intermédiaires (Commande) : la saisie est directement générée en factures. Pour modifier une erreur de saisie, il faudra aller en consultation des factures de rbt capital 42 42

Remboursement capital par Base Possibilité de générer toutes les lignes en même temps pour une base donnée 2. Clic sur ce bouton pour générer les factures 1. En répondant « oui » : Préparation de tous les remboursements de tous les adhérents ayant du capital sur la base sélectionnée Les lignes sont modifiables avant validation Permet un remboursement global très facile

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Remboursement par adhérent 1. Saisir la quantité à rembourser On ne peut saisir plus que ce qui a été versé parts libérées = parts versées 2. Impression automatique de la facture d'avoir 3. Après l’impression: faire Intégration comptable pour le déversement en comptabilité (génére une écriture du 10131 vers le 4567 de l’adhérent en journal VKS) 44

Remboursement global d’un adhérent Menu spécifique pour gagner du temps : Après validation du traitement : Génération et affichage automatique de la facture, Celle-ci reste modifiable si besoin avant intégration

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Transfert du capital social Le transfert peut être effectué avec ou sans génération de factures. S’il y a factures, cela nécessitera la saisie du règlement par l’acquérant et du remboursement du cédant. 46

Système d'Information - Remplacement d'Eurocuma Vérifications des acquis : Saisir les engagements des adhérents sur la base de souscription du cover crop Adh 1 > 25 Ha Adh 2 > 36.5 Ha Adh 3 > 30 Ha Générer les factures et les intégrer en comptabilité Consulter les éditions de CS pour constater l’appel Consulter les écritures comptables du journal VKS Saisir un règlement de l’adh 1 pour la facture d’appel de CS et une facture de travaux Editer le bordereau et intégrer en comptabilité Consulter les écritures comptables sur le compte Adh 1 Consulter le registre de capital de l’adh 1 47 47