Notre Réseau LE MARCHE DE L’EXTERNALISATION

Qu’est-ce que l’externalisation ? L’externalisation consiste à confier à moyen ou à long terme, à un prestataire externe, une activité identifiée comme n’étant pas dans le cœur de métier de l’entreprise. L’externalisation est une stratégie à long terme et non une tactique à court terme. Ce prestataire externe est un spécialiste dont la fonction externalisée est le cœur de métier Le client attend en échange une garantie de qualité et de service à un prix défini Seule la gestion du processus est déléguée, la prise de décision reste dans l'entreprise

Qu’est-ce que l’externalisation ? Dans un contexte de compétitivité accrue et dans un environnement économique incertain, les entreprises cherchent une organisation délivrant un niveau de service élevé à moindre coût, en se libérant des contraintes C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises font appel aujourd'hui à un prestataire spécialisé, afin de se concentrer sur leur métier d'origine en gagnant en adaptation, en flexibilité et en compétitivité face aux demandes et besoins du marché.

Pourquoi externaliser ? Pour une meilleure maîtrise des coûts Pour créer de la valeur Pour structurer les processus de l’entreprise cliente

Le Marché de l’externalisation en France Plus de 67 % des entreprises françaises ont recours à l'externalisation. L'informatique, la logistique et les services généraux sont les fonctions les plus concernées par le phénomène. (septembre 2003)

Le Marché de l’externalisation en France L'édition 2002 du baromètre annuel de l'outsourcing Ernst & Young/ TN Sofres, qui décrypte les pratiques et tendances du marché de l'externalisation, souligne le nouvel essor de l'outsourcing au sein des entreprises françaises. 67 % d'entre elles ont aujourd'hui recours à l'externalisation contre 60 % en 1999. Au sein des grands comptes, ce taux atteint désormais les 70 %.

Les entreprises françaises ayant recours à l’externalisation Part des entreprises Les entreprises françaises ayant recours à l’externalisation (Source Ernst &Young) Année Part

Durée de l’externalisation Durée de recours à l'externalisation Pour près de 54 % des entreprises adeptes de l'outsourcing, les contrats passés portent sur des périodes de 5 ans et plus (sources TSN Sofres - Ernst & Young, 2003)

Budgets alloués à l’externalisation Cette externalisation au long cours se répercute sur des budgets de plus en plus conséquents. Aujourd'hui, parmi les grands comptes, 60 % investissent plus de 5 millions d'euros par an dans l'outsourcing.

Budgets alloués Cette externalisation au long cours se répercute sur des budgets de plus en plus conséquents. Aujourd'hui, parmi les grands comptes, 60 % investissent plus de 5 millions d'euros par an dans l'outsourcing.

Les fonctions les plus externalisées (sources TSN Sofres - Ernst & Young, 2003) Les fonctions les plus externalisées

Les principales fonctions Les principales fonctions externalisées par les entreprises (Source Ernst &Young) Fonction Part

Les fonctions de l’externalisation Au sein des grands comptes, cette stratégie d'outsourcing concerne en premier lieu les fonctions informatiques ou télécoms. 73 % des grandes entreprises ont choisi d'externaliser ces fonctions. Viennent derrière, dans l'ordre, la logistique et le transport (63 %), les services généraux (53 %) et les ressources humaines (24 %).

Les fonctions de l’externalisation Pour les entreprises plus petites, les principales fonctions externalisées concernent la logistique et le transport (48 %). Suivent les ressources humaines (40 %), les services généraux (37 %) et l'informatiques-télécoms (28 %). En moyenne, chaque entreprise externalise 2,6 fonctions contre environ 2 fonctions en 1999.

Bilan de l’externalisation En matière d'avantages et d'inconvénients, les entreprises qui pratiquent l'externalisation ont un bilan contrasté. 61 % jugent que la qualité et les compétences offertes par l'externalisation représentent un avantage. 58 % portent le même jugement concernant le coût et l'efficacité.

Les raisons de l’externalisation Les raisons qui poussent les entreprises à choisir l'externalisation sont principalement de deux ordres : la réduction des coûts (37 %) et la stratégie d'organisation (28 %).

Inconvénients de l’externalisation 49 % des entreprises estiment que la perte de contrôle des fonctions externalisées est un inconvénient majeur. 38 % jugent également que les problèmes de ressources humaines restent un frein essentiel à l'externalisation.

Avantages de l’externalisation Gestion du risque L'un des principaux avantages de l'externalisation pour la plupart des petites entreprises, c'est la gestion du risque. Nombre d'entre elles n'ont pas le temps ou les compétences pour faire du maketing ou du commercial. En faisant appel à une entreprise d’outsourcing, elles peuvent se délester de la responsabilité de la gestion de ces fonctions importantes.

Avantages L'entreprise s'appuie sur un partenaire dont la fonction est le coeur de métier, qui proposera des solutions innovantes, L’entreprise dégage de l’énergie, des ressources, et du temps pour les consacrer aux clients et aux activités stratégiques qui produisent de la valeur. L’entreprise gagne en réactivité et en flexibilité pour organiser

Avantages la croissance, elle transforme les coûts fixes en coûts variables. L’entreprise optimise les coûts de fonctionnement tout en améliorant la qualité. Elle obtient une garantie de service. Elle clarifie la mission et les rôles de la fonction externalisable. L’entreprise évolue, le partenaire la fait évoluer dans le processus externalisé.

Avantages de l’externalisation Gestion du risque Les fournisseurs peuvent aussi être plus objectifs que le personnel à l'interne dans leur traitement de questions difficiles ou de situations délicates. Par ailleurs, une entreprise profite de la souplesse d'avoir accès à des compétences spécialisées au besoin, à une fraction des coûts.

Avantages de l’externalisation Concentration des ressources humaines Un organisme plus grand qui a un ou plusieurs professionnels à son emploi peut tirer profit de l'externalisation des fonctions administratives ou d'autres fonctions routinières. Le personnel peut ainsi se libérer pour se concentrer sur des activités de planification stratégique tout en gardant le contrôle global de la fonction.

Avantages de l’externalisation Concentration des ressources humaines L'entreprise a aussi la liberté de choisir différentes options d'externalisation pour répondre à la fluctuation de la demande.

Avantages de l’externalisation Économies L'externalisation peut permettre de réaliser des économies.

Avantages de l’externalisation Attrait de l'employeur L'externalisation peut améliorer l'attrait d'une petite entreprise en tant qu'employeur. Par l'entremise d'un organisme d’ externalisation, une entreprise de 200 employés ou moins peut offrir un ensemble d'avantages comparables à ceux offerts par les entreprises, à un coût raisonnable.

Processus les plus souvent externalisés ? Quels sont les processus les plus souvent externalisés ? Logistique, informatique, restauration, archivage, comptabilité, administration des ventes, recouvrement client, production, call center, GRH, paie, transport, manutention, entretien, services généraux, télécom, communication externe …

Méthodologie Mise en place progressive en 2 phases : 1) Etude du périmètre de l’externalisation : quelle tâche, quel processus (un audit préalable des procédures peut être souhaitable) ? 2) Phase opérationnelle qui fait l’objet d’un contrôle qualité tout au long de la prestation : le prestataire est un point d’appui, il ne doit pas créer la dépendance.

Méthodologie Intégration des nouvelles technologies pour rendre le prestataire présent et réactif, pour rendre sa prestation transparente, objectif : limiter la transmission des documents papier : worflow et e-mail sécurisés.

Facteurs clés de succès Le choix du partenaire (professionnalisme, pérennité de la structure, équipements techniques). La confiance et la transparence dans le fonctionnement. L’implication dans le projet d’une compétence en interne en mesure de décider et de piloter le prestataire (une logique de co-production) Une définition claire des rôles et responsabilités de chacun : du clé en main à chaque contrat.

Facteurs clés de succès La prévention et la gestion immédiate des dysfonctionnements. La mise en place des indicateurs de la valeur ajoutée apportée par le prestataire. Considérer l’externalisation comme un investissement.

Différences métiers proches L’externalisation consiste, pour une entreprise,à confier durablement à une autre entreprisetout ou partie des services nécessaires à sonfonctionnement. L’externalisation se distingue de la sous-traitance, qui consiste à donner à une autre entreprise une partie des tâches qui seront facturées à ses clients. Elle se distingue également d’une simple prestation de services ou d’un recours occasionnel à un prestataire de service, qui répondent à un besoin ponctuel.

Taux d’externalisation

Appel à prestataire selon fonctions Les entreprises du commerce et des services confient à des prestataires les mêmes fonctions que les entreprises industrielles. Cependant,la proportion d’entreprises de 20 salariés ou plus qui font appel à un prestataire est légèrement plus élevée dans l’industrie que dans le tertiaire. Les entreprises du secteur tertiaire choisissent plutôt de recourir à un prestataire pour des fonctions généralement non stratégiques telles que la maintenance et le nettoyage, la logistique ou les autres services généraux

Le choix d’un prestataire

Fonction : Formation Quelques fonctions font toutefois exception, telles que les services juridiques et la formation,qui sont confiés à 60%à des prestataires externes. Pour la formation, cette prise en charge est même plutôt occasionnelle (39 % du coût de la fonction) ; les actions de formation sont en effet décidées de manière ponctuelle ; elles peuvent être traitées en interne ou en externe, selon que les compétences nécessaires sont présentes ou non dans l’entreprise.

Petites entreprises Ce sont les petites entreprises qui ont leplus recours à des prestataires externes,de façon durable ou occasionnelle : 2 fois + pour les entreprises de moins de 30 salariés que pour les entreprises de 150 salariés ou plus. Elles n’ont pas la taille suffisante pour embaucher un salarié susceptible de prendre en charge des services élaborés demandant des compétences spécifiques. Les grandes entreprises externalisent plutôt les services périphériques par rapport à leur coeur de métier tels que l’accueil, la logistique ou le nettoyage. Cependant, au-delà d’une certaine taille, les entreprises confient certaines fonctions (achats, services comptables, juridiques et de secrétariat, services commerciaux) à des cabinets d’experts qui peuvent leur proposer des services personnalisés (graphique 2).

Grandes entreprises Les grandes entreprises externalisent plutôt les services périphériques par rapport à leur coeur de métier tels que l’accueil, la logistique ou le nettoyage. Cependant, au-delà d’une certaine taille,les entreprises confient certaines fonctions (achats, services comptables, juridiques et de secrétariat, services commerciaux) à des cabinets d’experts qui peuvent leur proposer des services personnalisés (graphique 2).

Externalisation par secteur

Le commerce de gros, le plus Les entreprises du commerce de gros sont celles qui délèguent le plus à des prestataires externes dans tous les domaines. Beaucoup d’entre elles font partie d’un groupe et font d’ailleurs appel à des filiales du même groupe.

Les Détaillants, le moins A l’inverse, les détaillants sont ceux qui externalisent le moins : ils préfèrent garder le contrôle de leurs fonctions essentielles telles que les achats, l’entreposage, le conditionnement, la gestion des ressources humaines ou l’accueil

Les entreprises de conseil Les entreprises de services de conseil et assistance, qui incluent les services informatiques, juridiques et comptables, assurent ces fonctions spécifiques pour elles-mêmes le plus souvent en interne, et délèguent fortement à des prestataires la logistique, la maintenance et nettoyage et les autres services généraux.

Externalisation par secteur

Perspectives des besoins en services