Suivi de Projet/Programme Séminaire Suivi/Evaluation des programmes de santé au niveau du district: Applications pratiques CESAG du 14/06 au 02/07/2010 Dakar, Sénégal

Objectif général Faire acquérir aux participants les compétences nécessaires pour réaliser un suivi adéquat des composantes d’un projet/programme

Objectifs spécifiques A la fin du cours les participants doivent être capables de : Définir le suivi d’un projet/programme; Décrire les étapes d’élaboration du tableau de bord du suivi; Interpréter l’état d’avancement d’un projet/programme; Analyser la performance d’un projet/programme;

Plan de session Définition des concepts de suivi; Étapes d’élaboration du tableau de bord du suivi; Suivi de l’état d’avancement des activités; Analyse de l’état d’avancement des activités; Suivi de la performance d’un projet/programme;

Méthodes pédagogiques Participatives avec: Exposé introductif; Discussion; Travaux pratiques;

Vocabulaire de suivi/évaluation Des termes et des synonymes particuliers sont utilisés en suivi/évaluation; Des nuances existent selon les organismes; Voir le manuel du participant

Définition des concepts de suivi Trois questions majeures Qu’est- ce que le suivi? A quoi sert- il? Sur quoi porte t-il ? La définition des concepts du suivi de projet/programme va tourner autour de ces trois questions: Qu’est- ce que le suivi? À quoi sert le suivi ? Et sur quoi porte t-il?

Qu’est-ce que le suivi ? Fonction de gestion continue qui consiste à contrôler régulièrement l’exécution progressive des activités d’une intervention

A quoi sert le suivi? « que faisons –nous? » Permet de répondre à la question: «  que faisons –nous? » Vérifie si les activités sont en train d’être exécutées telles que planifiées; Suit, contrôle, analyse les progrès ou non progrès et les documente; Indique quelles activités ont été conduites et quels sont les résultats atteints;

A quoi sert le suivi? Fournit aux administrateurs et aux parties prenantes(OCB, communautés, structures de santé, ONG) des informations régulières et des indications précoces contribuant à l’amélioration du projet/programme;

Sur quoi porte t-il? Le suivi considère aussi bien les processus que les changements induits; Le suivi met l’accent sur les intrants, les activités, les produits et les résultats probables; Le suivi couvre les dimensions différentes du programme (quantité, qualité, coûts, etc…)

Les étapes d’élaboration d’un tableau de bord du suivi

Identification des activités clés Le suivi porte sur des activités ayant fait l’objet d’une planification; la planification est basée sur les objectifs du projet/programme; Et pour chaque objectif, des stratégies et des activités essentielles qui concourent à l’obtention des résultats souhaités sont mises en œuvre;

Les activités clés Définition: C’est une activité repère du projet/programme

Les activités clés: caractéristiques Doit être opérationnelle; Découle des objectifs du projet/programme; Formulée clairement telles quelles correspondent à des indicateurs (de processus ou d’extrants);

Les activités clés: caractéristiques (suite) Écrit au temps passé; Agencée en respectant la chronologie d’exécution; Comporte des sous activités;

Les activités clés: caractéristiques(suite) Niveau de détail dépend: du niveau de responsabilité des acteurs; et de l’amplitude du projet/programme;

Les activités clés: caractéristiques (fin) Au niveau de la direction: le protocole de l’évaluation est adopté; Les données sont collectées; Les résultats préliminaires sont présentés; le rapport final est disséminé; Les comptes sont clôturés;

Les sous activités Au niveau du superviseur: Le protocole de l’évaluation a été adopté les membres de l’équipe ont été recrutés ……….. ……………. La logistique de l’étude a été assurée le transport a été assuré Perdiems ont été distribués

Les sous activités (suite) Exemple: Intervention: Evaluation des obstacles à la mise en œuvre des nouveaux centres DVA Le protocole pour l’évaluation est finalisé et adopté; Les données pour l’évaluation sont collectées et saisies; Les résultats préliminaires ont été planifiés; Le rapport de l’évaluation est finalisé et disséminé;

Les sous- activités(suite) Exercice 1: Pour chaque activité, identifier les sous activités qui sont des étapes intermédiaires (sous entendues);

Les sous- activités(suite) Corrigé: Activité 1:le protocole est finalisé et adopté Sous activités: - échantillon est terminé Procédé d’évaluation adopté Questionnaire développé

Les sous- activités(suite) Corrigé Activité 2: les données pour l’évaluation sont (collectées) et saisies Sous activités: Les enquêteurs sont formés Le prétest est terminé et révisions sont faites Les enquêteurs sont revenus du terrain

Les sous- activités (suite) Corrigé: Activité 3:les résultats préliminaires ont été présentés Les sous activités: La saisie a été corrigée; Le plan d’analyse adoptée; L’analyse a été finalisée;

Les sous- activités (fin) Corrigé: Activité 4:le rapport de l’évaluation est finalisé et disséminé Sous activités: - le rapport préliminaire a été corrigé et validé; - le rapport de l’évaluation est finalisé et disséminé;

Formulation des activités clés Exemple 1: Avant: les besoins en formation sont recensés Après: les besoins en formation clinique PF des équipes nationales sont renforcées tel que décrit dans le rapport de recensement des besoins (norplant, DIU etc…)

Formulation des activités clés (suite) Exemple 2: Avant: formation en gestion de logistique Après: 10 dépositaires IB du district X formés en gestion de la logistique des médicaments

Formulation des activités clés (fin) Exercice : 2 Améliorer la formulation de quelques activités clés (voir le manuel du participant)

Analyse de la réalisation des activités Nécessite un suivi régulier de l’état d’avancement des activités; grâce à un outil appelé tableau de bord; Qui fonctionne à partir d’informations simples collectées du système de routine; Informations qui contribuent à la prise de décisions et à l’établissement de l’exercice effectif des responsabilités;

Le tableau de bord Outil de suivi; Les activités planifiées découlent des objectifs; Les objectifs sont formulés avec des verbes d’action (infinitif); La formulation des activités est telle qu’elles correspondent à des indicateurs(de processus au d’extrants); Résultat attendu: temps du verbe au passé;

Le tableau de bord No Activités clés Responsable Exécution/ suivi Date début Planif/réelle Statut ou État d’avancement Date fin Planif/réelle

Le tableau de bord Éléments clés: Code unique pour identifier chaque activité clé; Les activités clés (bien formulées); Les responsables; Date de début planifiée et réelle; Statut (état d’avancement) Une codification fixe ( codes fixes et prédéterminés) ; Date de fin réelle et planifiée; Toute l’information nécessaire pour apprécier/interpréter le tableau de bord; Les étapes clés organisées selon le cadre logique;

Le suivi de l’état d’avancement Mise à jour à un instant « T » de l’année d’exercice (fiscale, civile) de toutes les activités Il s’agit de faire la situation de toutes les activités planifiées en fonction de la codification préalablement adoptée: - celles qui restent encore planifiées - celles qui sont en cours (d’exécution) - celles qui sont terminées

Suivi de l’état d’avancement Les codes utilisés pour mettre à jour l’état d’avancement: - planifiée: en retard ; à temps - en cours: en retard; à temps; en avance - terminée: en retard, à temps; en avance - abandonnée: pour toujours; ou cette année remplacée par (No du remplaçant) - suspendue (à documenter)

Quelques repères S’il n’y a pas de date de début réelle: l’activité est dite planifiée, non commencée; S’il y a une date de début réelle: l’activité est dite en cours; S’il y a une date de fin réelle: l’activité est dite terminée;

Suivi de l’état d’avancement Exercice 3: pré test Mise à jour d’un tableau de bord: remplir la colonne statut en utilisant les codes pré établis; (voir le manuel du participant)

Appréciation de l’état d’avancement Analyse ou interprétation de l’exécution de l’ensemble des activités formulées sous forme de résultats attendus ou d’indicateurs de processus ou d’extrants; Appréciation de la proportion: des activités exécutées (terminées), celles qui restent encore planifiées, ou celles qui sont en cours;

Appréciation de l’état d’avancement (suite) Exercice 4: Niveau 1: Représenter sur un graphique: la proportion d’activités encore planifiées, la proportion d’activités en cours; et la proportion d’activités terminées;

Appréciation de l’état d’avancement (fin) Exercice 4: Niveau 2: Calculer la proportion: - d’activités encore planifiées en retard ou à temps; - d’activités en cours en avance, à temps ou en retard; - et la proportion d’activités terminées en avance, en retard ou à temps; Faites les représentations graphiques.

Exercice 5: post test Mise à jour exhaustive d’un tableau de bord: remplir la colonne STATUT

Synthèse Se référer au manuel du participant Synthèse: logique de mise à jour Se référer au manuel du participant

Analyse de la performance d’un projet/programme Performance: Mesure dans laquelle une intervention pour le développement réalise des résultats conformément aux objectifs fixés;

Analyse de la performance d’un projet/programme Suivi de la performance: processus continu de collecte, d’analyse de données permettant de voir comment une intervention de développement est en train de réaliser des progrès; C’est un important élément du cycle de planification opérationnelle;

Analyse de la performance Elle se fait grâce aux indicateurs de performance; Les indicateurs de performance servent à mesurer les changements recherchés définis par un cadre de résultats; Constitue la base pour l’évaluation des résultats planifiés versus résultats atteints.

Analyse de la performance Exercice 6: Étude de cas (voir manuel du participant)

Récapitulatif Le suivi est une fonction de gestion continue; Concerne certaines composantes du projet; Comme les intrants, les activités, les produits, les résultats intermédiaires; Permet d’apprécier les progrès ou les non progrès; Permet de réagir à temps en cas de dysfonctionnements pour apporter les mesures correctives;

Conclusion Un suivi régulier d’un projet/programme permet de: - identifier précocement des écarts; - les corriger; - et préparer les évaluations.

Suivi de projet/programme MERCI pour votre VOTRE AIMABLE ATTENTION