LA POSE D’UN DIAGNOSTIC Jm bouthors - Consultant

Plan de travail Mise en contexte : le diagnostic de l’existant Support au diagnostic Tâches de la pose du diagnostic Identification des problèmes : analyse de performance Évaluation des impacts des problèmes Construction d’un diagramme d’analyse causale Synthèse de l’analyse

Le diagnostic de l’existant Mise en contexte Le diagnostic de l’existant

Diagnostic de l’existant : objectifs Donner un portrait détaillé de la situation actuelle. Identifier: Problèmes Objectifs Impacts Causes Solutions Processus itératif: « Ne pas hésiter à revenir en arrière !!!

Concept utile : l’évaluation de la performance

La « cueillette » d’information informations existantes / situation Composantes Performance Problèmes perçus Causes possibles Qualité Efficacité Processus de la réalisation Simulation - étude des écarts – Fiche de documentation Pose du diagnostic Analyse causale Tableau OPEC

Outils pour le diagnostic Composantes Matrice des responsabilités Modèle du processus existant Modèle du système d’information Performance  Qualité de la productivité ou de l’action Matrice d’utilisation des ressources Temps d’exécution du processus Coûts d’exécution des activités Contribution des activités en valeur ajoutée Problèmes Fiches de documentation des problèmes Pose du diagnostic de l’existant Diagramme en arborescence + Ishikawa (analyse causale) Tableau synthèse de l’analyse cause

La performance Les 2 grands Qualité et défis de la proposition: Qu’est ce que c’est : l’écart (+ ou -) entre les objectifs et la situation actuelle Utilité: Déterminer les problèmes Approfondir la connaissance Valider les objectifs Implication: évaluer les activités actuelles pour les comparer aux objectifs Utilité : évaluer l'échec ou le succès du projet / Indicateurs Les 2 grands défis de la proposition: Qualité et efficacité

La performance (suite) Rapidité du service Exactitude (précision) Qualité La Performance Temps d'exécution Coûts Contribution à la valeur ajoutée Efficacité

Pose du diagnostic

Définition de termes clés Problème: Présence de difficultés Écart par rapport aux objectifs Cause: Ce qui produit ou occasionne quelque chose (problème) Ce qui engendre l’apparition de problèmes Condition qui précède toujours l'apparition d'un phénomène (problème) donné et en l'absence de laquelle le phénomène (problème) ne se produit jamais Conséquence/impact: Retentissement sur quelque chose (ici le processus ou l’organisation)

Technique – Analyse causale Principe de base: On isole chacun des problèmes Évalue ses impacts Détermine ses causes probables Recherche de causes fondamentales Analyse terminée lorsque causes probables n’apportent plus d’informations pertinentes

Analyse causale - 4 étapes 1. Identification des problèmes : analyse de performance 2. Évaluation des impacts des problèmes 3. Construction d’un diagramme d’analyse causale 4. Synthèse de l’analyse

1. Identification des problèmes : Analyse de la performance Cueillette d'information Composantes Performance Problèmes perçus Qualité Efficacité processus de la réalisation Fiche de documentation Simulation - étude des écarts Problèmes

2. Évaluer les impacts des problèmes Identifier les conséquences négatives découlant du problème. Vérifier l'importance du problème. Lui accorder un ordre de priorité.

2. Évaluer les impacts des problèmes Anomalies, problèmes Ordre de priorité dans la recherche des causes. Impact(s) (conséquences négatives) ... Jusqu ’à obtenir une valeur quantitative ou qualitatives des conséquences

2. Évaluer les impacts des problèmes Ordre de priorité dans la recherche des causes: Problèmes reliés à la qualité Impacts Problèmes reliés à la productivité à l’efficacité

3. Construction du diagramme d’analyse causale Deux types de diagrammes d’analyse causale: Arborescence Ishikawa

3. Analyse causale : diagramme d’arborescence Effets ou conséquences (symptômes) B C Que sont les impacts du problème ? Causes de niveau 1 A Problème D E Que sont les causes du problème ? Causes de niveau 2 F G H Pourquoi ce fait existe-t-il ? Causes fondamentales On est en mesure de déterminer les actions correctives

3. Analyse causale : les 7M du diagramme cause-effet de Ishikawa Données : Matières « petit matériel » « consommables » …

3. Analyse causale : les 7M du diagramme cause-effet de Ishikawa Technologies: Matériel Machines Véhicules « pro »

3. Analyse causale : les 7M du diagramme cause-effet de Ishikawa Main d'œuvre : -Motivation -Formation -Compétences -Expérience…

3. Analyse causale : les 7M du diagramme cause-effet de Ishikawa Management : -Planification -Organisation -Direction -Contrôle

3. Analyse causale : les 7M du diagramme cause-effet de Ishikawa Moyens financiers : Budgets

3. Analyse causale : les 7M du diagramme cause-effet de Ishikawa Milieu : - Éclairage - Bruit - Aménagement - Relations interne-externe…

3. Analyse causale : les 7M du diagramme cause-effet de Ishikawa Méthodes : - Complexes? - Inadéquates? - Instructions pas claires?

4. Tableau OPEC Synthèse de l’analyse causale Objectif Problème Évaluation-impacts Causes Amélioration / Situation pro par ex. Attention à la cohérence avec le diagramme en arborescence