Élaboration d’un Plan de Recrutement Stratégies pour un Contrôle Réglementaire Efficace et Durable – Partie II Élaboration d’un Plan de Recrutement

Pour apprendre à développer un plan de recrutement Objectifs Pour comprendre la signification d’un plan de recrutement dans le fonctionnement efficace d’un organisme de réglementation Pour apprendre à développer un plan de recrutement Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Contenus Développement d’un plan de recrutement pour un organisme de réglementation Descriptions de poste et spécifications des personnes pour les positions clés Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Introduction Pour établir une base juridique solide et une infrastructure gouvernementale, l’organisme de réglementation doit avoir une structure organisationnelle adaptée à l’importance des installations et des activités dans sa juridiction. La qualification, la combinaison des compétences et la formation du personnel détermineront l’efficacité et l’efficience de l’organisme de réglementation dans l’accomplissement de ses activités réglementaires.. L’organisme de réglementation doit être en mesure d’estimer avec une précision raisonnable, ses besoins en personnel, qui comprennent le nombre de personnes qu’il doit employer et leur qualifications respectives, leurs connaissances, leurs compétences et les autres attributions. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Plan de Recrutement Un plan de recrutement est l’identification des besoins en personnel d’un organisme de réglementation sur la base de la portée et la responsabilité que lui confère la législation. Un plan de recrutement identifie: le nombre et le type du personnel nécessaire sur la base des installations et des activités autorisées par l’organisme de réglementation les connaissances nécessaires, les compétences et les habiletés nécessaires au personnel pour exécuter toutes les fonctions réglementaires Le nombre et le type du personnel recruté par l’organisme de réglementation sont basés sur les informations identifiées dans le plan de recrutement. L'organisme réglementaire doit élaborer un plan d'effectifs pour s'assurer que les besoins en personnel sont identifiés et suivis. Le plan d’effectifs aborde les lacunes potentielles entre les besoins effectifs actuels et projetés. Il fait partie du plan de recrutement et inclut des données d'attrition, de retraite prévue, des postes vacants, des plans de développement, des plans de succession, et des exigences actuelles en personnel. La planification des effectifs est un processus continu qui assure qu’une organisation a le bon nombre de personnes dans les bons postes au bon moment, avec les bonnes qualifications. La stratégie d’effectifs doit être intégrée dans le processus de planification stratégique de l'organisme de réglementation. Des outils spécifiques et des conseils sur l'élaboration des plans de recrutement sont donnés dans les cours de gestion des ressources humaines dans ce module. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements 5

Plan de Recrutement (suite) L’organisme de réglementation doit comparer les niveaux du personnel actuel à ceux identifiés dans le plan de recrutement et chercher activement à combler les lacunes entre les besoins en recrutement actuels et projetés. Avant le développement du plan de recrutement, l’organisme de réglementation doit également élaborer les descriptions de postes et les spécifications des personnes, pour déterminer le type et les compétences requises afin d’exercer les fonctions de l’organisme de réglementation Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Description de Poste La description de poste est un aperçu clair et spécifique des buts, des rôles essentiels et des responsabilités du poste. Le document doit inclure : Le titre du poste – le titre administratif du poste Responsable/Rapporte à – à qui ils rapportent directement, i.e. encadrant But et rôle du poste – bref résumé du but et du rôle du poste à l’organisme de réglementation Responsabilités clés – liste des tâches réglementaires et des responsabilités administratives associées au poste Selon l’organisation de l’organisme de réglementation, une description de poste peut couvrir un large éventail de fonctions et de tâches. Des informations préliminaires sur les différentes responsabilités clés peuvent être dérivées des fonctions de l’organisme de réglementation identifiées dans la section précédente Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Spécification de la Personne  Le but de la spécification de la personne est d’avoir un aperçu clair du type de la personne à recruter en terme d’expérience, de qualifications, de connaissance et de compétences personnelles.. Le document doit inclure: Expérience – si applicable, à savoir l’expérience désirée dans un domaine pertinent Qualifications – scolarité/Formation académique Connaissances – relatives aux responsabilités, ex. radioprotection, instrumentation de contrôle Compétences personnelles/attributions – qualités personnelles, ex. communication, compétences de leadership Trouver la personne « idéale » n'est pas facile, donc la spécification de la personne devrait inclure des critères pour les attributs essentiels et souhaitables / compétences / qualifications et une indication de la façon dont ils peuvent être mesurés Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple – Catégories d’Expertise Directeur: Le directeur est responsable de la gestion et du fonctionnement de l’organisme de réglementation Conseiller Juridique: Le conseiller Juridique est chargé de s’assurer que le cadre réglementaire a une base juridique solide et en conformité avec les pratiques et le système juridique national. Agent d’Autorisation : Un agent d’Autorisation est chargé de la mise en œuvre de l’autorisation (licence, enregistrement et notification) fonctions de l’organisme de réglementation. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple – Catégories d’Expertise (suite) Inspecteur: Un inspecteur est responsable des inspections, et il aide à l’élaboration et la mise en oeuvre de la réglementation, les guides réglementaires et les guides techniques. Administrateur d’enregistrement des sources de rayonnements: L’administrateur est responsable du maintien du registre des sources, des licences et des détails requis par la législation Note: Des informations détaillées sur le rôle et le but des différentes disciplines de l’organisme de réglementation sont fournies dans vos polycopies Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Développer un Plan de Recrutement Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Développer un Plan de Recrutement (suite) Étape 1: Identifier les fonctions de l’organisme de réglementation et les tâches associées La portée et la fréquence de performance de chaque fonction réglementaire La fréquence de performance de la fonction réglementaire (par exemple l’inspection) doit être basée sur les tâches potentielles de la pratique Note: Une répartition détaillée des fonctions et des tâches de l’organisme de réglementation est fournie dans vos polycopies Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements 12

Développer un Plan de Recrutement (suite) Étape 2: Identifier les installations et des activités autorisées par l’organisme de réglementation Quantifier précisément les installations et les activités La profondeur ou la mesure dans laquelle une action réglementaire sera réalisée dépend de la pratique de rayonnement et le risque potentiel de la pratique Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements 13

Développer un Plan de Recrutement Étape 3: Entreprendre une analyse des besoins en recrutement Identifier les grandes catégories des expertises professionnelles (technique, scientifique, administrative, managériale ou légale) pour exercer les fonctions réglementaires. Quantifier les expertises professionnelles requises pour exercer chaque tâche. Cela implique une évaluation de chacune des tâches au sein d’une fonction pour chaque pratique et chaque catégorie d’expertise. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple de l’Analyse des Besoins de Recrutements Pays A propose ce qui suit: Six pratiques sont menées: radiographie, radiothérapie, médecine nucléaire, radiographie industrielle, diagraphie des puits de pétrole et l’utilisation des jauges nucléaires. Le Pays A a donné la priorité à deux pratiques (radiologie et radiographie industrielle) pour être les principaux thèmes de l’élaboration des règlements, des guides réglementaires et guides techniques pendant l’année prochaine Le nombre des autorisations délivrées et des inspections dans l’année pour chaque pratique est présenté dans le tableau 1 Note: Se référer à vos polycopies pour suivre cet exemple. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple de l’Analyse des Besoins de Recrutements (suite) Tableau 1 – nombre des autorisations et des inspections Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple de l’Analyse des Besoins de Recrutements (suite) Reportez-vous à votre documentation pour la réalisation de cet exemple Document #1 – Liste détaillée des fonctions et des tâches associées à chaque fonction. Document #2 – Description des catégories des expertises professionnelles requises pour effectuer les fonctions de l’organisme de réglementation Document #3 – Élaboration d’un plan de recrutement pour l’organisme de réglementation Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple de l’Analyse des Besoins de Recrutements (Suite) Estimation de la charge de travail – Activités d’Autorisation Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple de l’Analyse des Besoins de Recrutements (Suite) Estimation de la charge de travail – Activités d’Autorisation Les hypothèses de cette évaluation : Fonctions 1,2,6,7,10,14,15,17,18 &19 – Seule une consultations mineure ou une implication est attendue d’un agent d’autorisation pour Fonction 8 – La catégorisation des sources doit être mise en oeuvre et plus de guidage est nécessaire pour les applications industrielles Fonction 9 - Le temps moyen nécessaire pour chaque pratique est multiplié par le nombre de fois est effectué la fonction dans l’année, ex. ½ à ¾ journée pour effectuer la fonction d’autorisation pour les pratiques de la radiographie Fonction 12 – Le temps moyen (approximativement 1 heure /pratique) nécessaire pour échanger l’information avec les inspecteurs multiplié par le nombre des inspections dans l’année Fonction 13 – Le temps moyen pour la mise en oeuvre de l’application multiplié par le besoin estimé pour eux (50% des autorisations) Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple de l’Analyse des Besoins en Recrutement (suite) Estimation de la charge de travail –Activités d’Inspection la taille des caractères est assez petite, donc les participants devraient être invités à se référer à leurs polycopies Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple de l’Analyse des Besoins de Recrutements (Suite) Estimation de la charge de travail – Activités d’Inspection Les hypothèses de cette évaluation : Fonctions 1,2,6,7,17,18 &19 – Seule une consultation mineure ou une implication est attendue d’un inspecteur. Fonction 8 – La catégorisation des sources doit être mise en oeuvre et plus de guidage est nécessiare pour les applications industruielles Fonction 9 - Le temps moyen nécessaire pour chaque pratique est multiplié par le nombre de fois dans l’année la fonction est effectuée, ex. 1 à 2 heures aider avec les fonctions d’autorisation pour les pratiques de la radiographie Fonction 12 – Le temps moyen pour les inspections, rapports et voyages multiplié par le nombre d’inspection dans l’année, e.g. à 3 jours pour l’inspection des installations de radiographie. Fonction 13 – Le temps moyen de la mise en oeuvre de l’application multiplié par le besoin nécessaire pour eux (50% des inspections) Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

La mise en oeuvre du plan de recrutement Le plan de recrutement identifiera le nombre de personnel requis, y compris les compétences et les connaissances requises pour s’acquitter des fonctions de l’organisme de réglementation. Le recrutement du personnel nécessite une idée claire du type de la personne en terme de connaissance, de compétences et d’expérience. Ces questions sont abordées dans deux documents clés : Description de poste - Ce document doit contenir le titre du poste, le reporting hiérarchique, le but et les responsabilités clés. La spécification de la personne – Le but de la spécification de la personne est d’avoir un aperçu clair du type de la personne à recruter en terme de leur expérience, qualifications, connaissances et compétences personnelles. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple de spécification de Personne – Inspecteur Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Exemple de Description de Poste Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Procédure de Recrutement Ci-après une approche systématique pour le recrutement et la formation du personnel Élaborer une Description de poste qui détaille le but, le rôle principal et les responsabilités de ce poste Élaborer la Spécification de la personne qui détaille les connaissances, les qualifications, les compétences, l’expérience et les attributions personnelles requises Utiliser la description de poste et la spécification de la personne comme une base pour recruter une personne compétente. PLAN DE FORMATION Evaluer les connaissances, les qualifications, et les expériences. Toutes lacunes entre les connaissances et les compétences et celles décrites dans la description du poste, sera à la base des plans de formation individuels Organiser la formation selon le les besoins identifiés dans le plan de formation. Fournir du mentorat et soutenir le développement professionnel continu Vérifier les compétences de l’individu et fournir une formation en continu annuelle Les méthodes de formation du personnel ont été discuté dans le HRM cours 1 Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Les modèles sont fournis dans vos polycopies. Exercice Établir un plan de recrutement pour l’organisme de réglementation de l’un des pays participants à cet atelier. Les modèles sont fournis dans vos polycopies. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements

Résumé Le plan de recrutement est basé sur l’analyse des besoins en personnel qui prend en fonction, les tâches associées à chaque fonction, y compris le nombre de pratiques autorisées par l’organisme de réglementation Un plan de recrutement bien élaboré peut être utilisé pour: identifier précisément les besoins en personnel pour l’organisme de réglementation. Justifier la demande pour du personnel additionnel Le recrutement du personnel nécessite une idée claire du type de la personne en terme de connaissance, de compétences et d’expérience. Ces questions sont abordées dans deux documents clés de description de poste et de la spécification de la personne. Afin de minimiser le succès, l’organisme de réglementation doit utiliser une approche systématique pour le recrutement et la formation du personnel. Cours de Formation de l’AIEA sur le Contrôle Réglementaire Efficace et Durable des Sources de Rayonnements