GOEDE PRAKTIJK 11 / BONNE PRATIQUE 11 Numérisation des Collections d’Œuvres d’Art du Service des Arts plastiques de la Communauté française Ariane Fradcourt & Marie-Claire Neuray

Table des matières A. Introduction B. Description de la Bonne Pratique Contenu principal Raisons Processus de réalisation Résultats Difficultés rencontrées C. Perspectives D. Transférabilité E. Conclusion 2

A. Introduction Service des Arts plastiques Le Service fait partie des 6 Services généraux de la DG Culture du Ministère de la Communauté française Ses missions majeures : Allocations de subsides Promotion et diffusion du domaine par le biais d’activités propres Conservation et mise en valeur de ses collections d’œuvres d’art Il se subdivise en plusieurs secteurs internes dont celui de la Conservation des Collections    3

Conservation des Collections Description Les fonctions Le personnel Les parties prenantes La nécessité de numériser ses collections 4

B. La Bonne Pratique : « La numérisation des Collections d’Œuvres d’Art du Service des Arts plastiques de la CF» Contenu principal Raisons Processus de réalisation Résultats Difficultés rencontrées 5

B.1 Contenu principal Mise en œuvre des normes européennes de numérisation (Programme Minerva) Mise en œuvre de partenariats Intégration de nouveaux logiciels répondant aux exigences socio-économiques, politiques et culturelles. Extension de la mise en œuvre des procédures et du logiciel au sein d’autres services et institutions culturelles gérant des collections d’œuvres d’art (Service du Patrimoine culturel actuellement). 6

B.2 Raisons de la Bonne Pratique Le programme de numérisation s’organise autour de deux axes majeurs : Amélioration du système d’inventaire et de gestion des collections (sauvegarde et restauration des œuvres, gestion des prêts et mises en dépôt) ; Amélioration de l’accès aux collections par le public belge et européen (Programme Minerva). 7

B.2.1 Améliorer le système d’inventaire et de gestion des collections Amélioration des procédures et du niveau d’exigence Améliorations organisationnelles Développement de nouveaux services 8

B.2.2 Amélioration de l’accès aux collections par le public belge et européen (Programme Minerva) Étendre le nombre et améliorer la qualité des données disponibles Numériser les données portant sur les collections : accès sur le net interopérabilité entre institutions culturelles. 9

B.3 Processus de réalisation / méthodologie Les différentes étapes d’implémentation du programme Collecte des données sur le Programme Minerva et étude comparative avec le Musée Royal de Mariemont Etude des besoins (prospection avec l’Etnic et auto-évaluation CAF) Choix d’outils répondant aux besoins identifiés Implémentation et mise en œuvre 10

B.4 Résultats  Réussite de l’implémentation et respect du plan de mise en œuvre Toutefois : !!! Evaluation des résultats globaux trop précoce La maîtrise du logiciel par les agents nécessite un temps d’adaptation ; L’accès au réseau internet est prévu pour fin 2008. 11

B.5 Difficultés rencontrées Le manque de personnel spécialisé Le financement pour l’acquisition du matériel L’adaptation du personnel utilisateur aux nouveaux logiciels Le manque de locaux adaptés 12

C. Perspectives L’extension de l’implémentation Etude et tests comparatifs avec le Musée Royal de Mariemont Application des nouvelles procédures à d’autres services/ institutions relevant de la CF La mise en ligne de l’inventaire pour le grand public Informer les citoyens-usagers 13

D. Transférabilité L’importance des partenariats L’approche TQM Amélioration du système de gestion des collections sur les 3 axes définissant cette approche : la qualité d’un processus la qualité de son service la qualité observée de manière continue 14

E. Conclusion Le processus de numérisation engendre des changements importants dans l’organisation de l’institution et nécessite : des partenaires stratégiques ; des mesures régulières d’évaluation sur le moyen et long terme pour assurer sa bonne utilisation et ses adaptations au fil du temps ; des moyens supplémentaires. 15

Personnes de contact Service des Arts plastiques de la Communauté française Ariane FRADCOURT, Directrice Marie-Claire NEURAY, Conservatrice des Collections Secrétariat : 02 / 413.24.23 44, Bvd Léopold II – 1080 Bruxelles 16