Prise de notes et exploitation dans le compte rendu de réunion Conseil Général Les 14 et 15 mai 2007 Animateur : Jean-Denis Commeignes

Prise de notes et exploitation dans le compte rendu de réunion La prise de notes : pourquoi n’est-elle presque jamais enseignée ? Les différents types de prise de notes Classique Synoptique Systémique Arborescente

Processus de prise de décision Commun à toutes les réunions Étapes rarement abordées dans l’ordre Nécessité de passage d’une prise de notes verticale à une prise de notes horizontale Cohérence donnée par la prise de notes à des échanges peu structurés en réunion

Existant Propositions Décisions Actions Notes sur le contexte, les besoins, les problèmes exposés : heures, dates... Notes enregistrant les suggestions émises Notes répertoriant les décisions prises Notes listant les suites à donner nécessaires pour faire avancer les actions à entreprendre Cette rubrique peut être abandonnée lors de prises de notes très synthétiques : les propositions ne sont notées que lorsqu’elles ont abouti à une décision.

Procès verbaux et comptes rendus de synthèse Les comptes rendus Procès verbaux et comptes rendus de synthèse

Méthodologie du compte rendu

Le compte rendu littéral reformulé : 70 %

Le compte rendu de synthèse : 50 %

Le compte rendu en tableau : 30 %

Le compte rendu très synthétique : 10 à 20 %

Recrutement d’une nouvelle caissière Nombre de caisse actuellement insuffisant Rappel de la décision de créer un nouveau poste de caissière Prendre contact avec le bureau de placement de l’université Paris X pour un recrutement avant le 1er octobre (Luc Sotier) Profil choisi : étudiante de la Communauté Européenne bilingue français / anglais

Participation à l’organisation d’une manifestation sportive Demande de participation par les organisations sportives de Villecourt à hauteur de 3000 € Prévenir avant fin septembre les associations de ce refus et leur proposer les cadeaux publicitaires (Mlle Follet) Choix d’offrir 100 T-shirts au logo de Synergym en raison d’autres priorités financières

Accès à la salle informatique Ordre du jour Informations et Problèmes Propositions et Décisions Actions et Responsables Accès à la salle informatique Accès restreint : pas de pass/indisponibilité de la clef Contraintes d’horaire d’accès Un seul poste informatique équipé des logiciels dont les étudiants ont besoin  Lister les logiciels nécessaires et faire une demande écrite à la direction de l’IUT La direction s’engage à fournir les pass avant la fin de l’année Joseph s’occupe de faire la liste des logiciels Cantine Pas de réfectoire à la disposition des élèves Repas froid tous les midis Mauvaise qualité de la nourriture du Car’table Poubelles trop petite et mal odorantes pendant les cours Installer un micro ondes dans une salle. Refus de la direction pour cause de non-conformité à la sécurité de l’IUT Demander au Car’table (CROUS) de fournir des repas chauds après concertation de tous les élèves Carole se renseigne auprès de la filière journalisme pour l’utilisation du micro-ondes Tania s’occupe de fournir des devis pour l’achat d’une nouvelle poubelle à la direction Machine à café Trop d’attente à la pause car nombre insuffisant de machine à café dans le hall Que du sucré proposé par la machine à friandises Mettre une machine à café à chaque étage après consultation et pétition de tous les élèves de l’IUT Installer dans le hall un distributeur de sandwiches et de fruits Mariette prévoit une réunion d’information avec les autres représentants des filières de l’IUT Problème de communication entre professeurs et élèves Absence d’un professeur plusieurs fois et les élèves non informés à l’avance  déplacement inutile Profiter de ce créneau libre pour travailler d’autres cours (remarque de la Direction) Responsabiliser le professeur pour informer l’administration de son absence Cours du samedi matin Problème d’accès à la salle, même pour le professeur : pas de clefs Pas d’administration le samedi matin Changer l’heure du cours : soirée en dans la semaine Négocier avec le professeur directement

Propositions/décisions Ordre du jour Info/problèmes Propositions/décisions Actions Voyage de classe neige Choix d’une date Problème de conditions d’enneigement et de duré de voyage selon le choix du lieu : Alpes ou Pyrénée Problème d’encadrement des élèves Souci par rapport à la responsabilité civile Nécessité du panier repas Privilégier le choix du lieu avant toute chose Privilégier le massif Alpin pour des conditions d’enneigement garanties Prendre en compte le jumelage avec une ville des Pyrénées Envisager les Pyrénées pour la proximité donc réduction des coûts et de la duré du voyage Diffuser l’information que le voyage s’effectuera la seconde quinzaine de février dans les Pyrénées Obtenir des devis comparatifs des transports Informer les parents de leur responsabilité au sujet du panier repas Cantine Plaintes des enfants et des parents à différents niveaux : Nombreuses allergies alimentaires non prises en compte Contenu peu équilibré Temps de repas courts Abolition des goûters Embaucher du personnel supplémentaire Agrandir la cantine Sensibiliser les parents Etablir une liste d’allergiques Rédiger un courrier à l’attention des parents afin de fournir les goûters Saisir l’administration par dossier pour l’embauche du personnel Initiation à l’anglais Emploi du temps déjà chargé pour des cours d’anglais Justification du choix de la langue Impossibilité d’employer plus de deux personnes Envisager une approche ludique Souscrire au projet pilote de l’Education Nationale Utiliser les connaissances de nos enseignants Alterner entre les ateliers et les cours d’anglais Informer, par le cahier de correspondance, enfants et parents de l’implantation de deux cours d’anglais par mois

Informations et problèmes Propositions et décisions Ordre du jour Informations et problèmes Propositions et décisions Actions et responsables 1/ Accès à la salle informatique Pas d’accès libre à la salle informatique Manque de logiciels sur certains postes Aucune réponse de la Direction aux mails et courriers envoyés Horaires d’ouverture limités Faire part de ces problèmes à la direction Demander une clé à disposition des élèves Obtenir un budget plus important pour l’achat de licences Refaire une demande par écrit auprès de la Direction (Joseph) Ouvrir avec un pass (Mana) 2/ Espace de repas Absence de cantine et aucun local prévu à cet effet (Mana) Alimentation déséquilibrée Manque de repas chauds Mauvaise odeur dans la salle due aux déchets des repas dans la poubelle (Tania) Installer un four micro-ondes (Joseph) Demander plus de repas chauds au Cartable (Mariette) Equiper les salles de cours d’appareils tels que bouilloire, cafetière, four micro-ondes… (Tania / Nicolas) Contacter les deux filières déjà équipées pour utiliser leur matériel et connaître leur démarche d’installation (Mariette / Carole) 3/ Machine à café Nombre insuffisant de distributeurs de boissons chaudes (Mariette) Prix trop élevé (Joseph) Installer un distributeur à chaque étage (Joseph) Installer un distributeur de fruits (Tania) Organiser une pétition pour l’intérêt de toutes les filières (Mana) Réunir tous les élèves afin d’en débattre (Mana) 4/ Communication entre élèves et professeurs Absence des professeurs non communiquée à l’administration ce qui entraîne une perte de temps pour les élèves Demander aux professeurs d’avertir en temps et en heure l’administration de leur absence Envisager la non -reconduite du contrat des professeurs en question 5/ Le cours du samedi matin Administration et CDI fermés d’où aucun moyen de contacter l’IUT en cas de problème et de faire des recherches Déplacer les cours dans la semaine, en fin de journée (Tania) Consulter le professeur en vue de déplacer son cours (Tania / Mana)

Ordre du jour Informations et problématique Proposition et décision Actions + responsable 1- Voyage scolaire : classe de neige -Proposition de divers choix de la destination - préparation des paniers repas -Sélectionner parmi : Pyrénées : - cher, proche, peu de neige Alpes : préparer une organisation des plus simples Jumeler notre ville à une ville des Pyrénées -Contacter le centre social - Etablir des devis de transport - Effectuer les paniers repas par les parents 2- Cantine -Il y a de nombreuses plaintes de la part du conseil des parents et professeurs : allergies alimentaires dues à une mauvaise hygiène alimentaire - Manque de personnel à la cantine -Temps du repas trop court - Problème du contenu des repas - Lister les aliments du repas Informer les parents de cette liste Rallonger le temps de pause déjeuner Embaucher du personnel - Embaucher du personnel 3- Initiation à l’ anglais en primaire Il y a un surplus de travail Il n’y a pas d’enseignant d’anglais On prône une discipline de jeu répartir les cours en 1 semaine : ateliers et 1 semaine : cours d’anglais Choisir un professeur externe ou interne Composer en différentes pédagogies 4- Panier de basket - Il y a de nombreuses plaintes sur les comportements des élèves - envisager d’autres activités sportives - Marquer le sol en peignant un terrain de basket - Décider à la prochaine réunion

Informations et problèmes Propositions et décisions Ordre du jour Informations et problèmes Propositions et décisions Actions et responsables Voyage de fin d’année découvrir l’Aquitaine (7) partir en Espagne, éventuellement à Barcelone (2) découvrir les instances européennes (4) visiter le nord de la France ou la Belgique (8) sonder les étudiants pour choisir une destination (6) se renseigner sur les transports (6) > responsable : Laurène s’informer sur les possibilités d’hébergement (3) > responsable : Julie B. réaliser le questionnaire et l’administrer (2 et 4) > responsables : Morgane et Julie M. Soirée étudiante faible participation des AS dans les soirées (2) bon partenariat avec les bars de la Victoire (3) incompétence des DJ locaux (7) organiser la soirée dans un bar à la Victoire (3) changer de lieu en allant dans un bar à Bacalan (4) rester dans le centre ville : Gambetta (6) organiser une journée au lieu d’une soirée (7) organiser une soirée interfilière (1) sensibiliser les autres associations de l’IUT (5) relancer les AS contacter les associations des différentes filières de l’IUT Election du nouveau bureau du BDE informer sur les fonctions du BDE (3) organiser une intervention dans la classe des 1ère année pour les sensibiliser (1) distribuer un support écrit et visuel (5) créer un visuel (5) rencontrer les étudiants de la filière com Cafétéria de l’IUT réclamation des étudiants pour une cafétéria (5) micro-ondes chez les journalistes grève des étudiants envisagée trouver un local (1) installer un micro-ondes dans une salle (2) écrire au Conseil Régional (4) faire circuler une pétition (5) mettre en place un programme de grève (7) prévenir les professeurs par écrit (5) s’associer avec le Conservatoire qui a le même problème (5) organiser un espace détente pour les étudiants (6) écrire une lettre à un responsable avant de faire la grève fixer la date de la grève rédiger la lettre créer des affiches se renseigner des possibilités juridiques Matériel vétusté de l’ordinateur utilisation abusive du papier > manque de papier difficulté pour récolter les cotisations limiter la consommation de papier (4) changer l’ordinateur (5) acheter un fax et un scanner (5) remplacer les composants de l’ordinateur (2) trouver un partenaire bureautique rechercher les partenaires : responsable : Julie B. relancer les étudiants pour les cotisations

Club des jeunes Plaintes et pétitions des riverains adressées à la mairie et au commissariat (nuisances sonores du club, va et vient tardif et musique) Historique du club : accord unanime sur le principe de sa création mais réticences de certains riverains. Choix du lieu déterminé par la facilité d’accès Absence sur la commune de structures alternatives pouvant accueillir les jeunes Rédiger et transmettre le présent compte rendu à la commission jeunesse (Mme Neil) Les inviter à venir en débattre avec l’équipe municipale Fermer le club afin de donner satisfaction aux riverains Insonoriser le local éventuellement aux frais de la commune Fixer une heure de fermeture raisonnable et acceptable

Bois des Bordes Lieu charmant devenu un véritable dépotoir depuis la construction de nouveaux lotissements alentour Endroit malsain en raison de la présence d’eaux stagnantes et de moustiques Nécessité de protéger l’environnement tant la flore que la faune Rédiger un rapport d’étape sur la question en consultant largement la population (M. Henri) Créer un parc fleuri avec promenade circulaire, bancs, jeux d’enfants en ce lieu idéalement placé au dessus de la vallée Raser et bétonner le bois en sauvant certains arbres et en créant un lieu d’implantation de commerces, sorte de second centre ville pour les habitants des nouveaux lotissements Retracer les conduits anciens et niveler afin de supprimer les eaux stagnantes et conserver un espace naturel

Choix d'un plan selon le type d’écrit

Le rapport

Méthodologie APPROACH Démarche de tous les rapports Phase objective A - Annonce P - Présentation P - Problématique R - Réactions Phase engagée O – Opinion A – Actions C – Conclusion H - Horizon

Questions/Réponses