Rôle du couple RP/Coordo dans la conception, la mise en œuvre et le suivi du projet

GIP ESTHER - Organigramme fonctionnel TUTELLES CONSEIL D’ ADMNISTRATION Présidente Conseiller Affaires Européennes et Relations Internationales MAEE DGM Ministère Santé DAEI Conseiller Réseaux DIRECTION Assistante : COMMUNICATION Missions temporaires Thérapeutique Mère-Enfant DIRECTION ADMNISTRATIVE et FINANCIERE Assistante : DIRECTION DES PROJETS Assistante : DIRECTION MEDICALE ET SCIENTIFIQUE Assistante : Groupes experts Biologie Accompagnement Psychologique et social Suivi- évaluation Comptabilité et Gestion RH Gestion Projets (3 postes) Contrôle gestion Logistique ASIE Médicament Psycholo- gique et social Formation Suivi- évaluation PROJETS PAYS Responsables de Projets 1 2 3 4 5 Coordinations nationales Jumelages hospitaliers

Cycle des projets ESTHER (1) Développement conjoint du projet par les partenaires Processus de « navette » et d’échanges (visites terrains, contacts mails, etc…) Canevas-projet + matrice budgétaire ESTHER. Depuis 2009 un canevas de « projet pays ». Accompagnement du Responsable de projets et du coordinateur pays dans le processus de rédaction du projet Projets soumis aux autorités nationales pour avis Comité de lecture ESTHER S’assure de : Cohésion du projet par rapport au contexte pays, aux besoins identifiés ou exprimés aux autres partenariats présents, aux activités antérieures Adéquation du projet avec les stratégies d’ensemble d’ESTHER

Cycle des projets ESTHER (2) 3. Etapes de réaménagement du projet 4. Comité d’Examen des Projets (CEP) (Représentants des organismes fondateurs du GIP ESTHER) Relecture des projets Cohérence avec le mandat de l’initiative ESTHER fixé par ses organismes de tutelle Avis et recommandations 5. Réaménagements et document de projet final 6. Convention financière

Quels Rôle et responsabilités pour les coordos dans le cycle projet ESTHER ? 1 – Fonctions Sous l’autorité d’un(e) Chargé(e) de Projets, le/la Coordinateur(trice) est le représentant du GIP dans son pays. Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santé et impliquant des structures associatives.

Coordination ESTHER (2) 2. Missions : L’appui au montage des projets Le/la Coordinateur(trice) oriente et appuie les partenaires dans l’écriture et la budgétisation des projets. Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santé et impliquant des structures associatives Le suivi des projets - Le/la Coordinateur(trice) effectue autant de missions de supervision que nécessaire sur les sites hospitaliers et associatifs soutenus par Esther, et au moins une par trimestre, pour les sites très éloignés. - Le/la Coordinateur(trice) appuie les partenaires nationaux dans la mise en œuvre des projets. Il/elle s’assure que les documents supports et les outils de suivi du GIP sont mis à leur disposition et utilisés.

Coordination ESTHER (3) La communication - Le/la Coordinateur(trice) assure une bonne circulation de l’information et le maintien de bonnes relations de collaboration avec l’ensemble des partenaires et les autorités sanitaires du pays. - Le/la Coordinateur(trice) est le point focal du GIP pour tous les projets soutenus par Esther dans son pays, et à ce titre doit être associé(e) à tous les échanges entre partenaires locaux , les partenaires du Nord et agents du GIP L’organisation des missions - Le/la Coordinateur(trice) est responsable de la préparation et de l’organisation du comité de liaison ESTHER, ainsi que des missions des agents du GIP et des partenaires français, en particulier sur le plan logistique. - De plus, il/elle soutient les partenaires dans la préparation et l’organisation des ateliers de formation et il/elle aide à l’organisation des stages en France.

Quels Rôle et Responsabilité pour les RP ? 1 – Fonctions - Sous l'autorité du Directeur du Département Projets du GIP, le/la Responsable de Projets participe à la définition de la stratégie et est responsable de la gestion opérationnelle des projets de partenariats basés sur des jumelages entre hôpitaux et/ou structures de santé et/ou structures associatives, dans les pays qui lui sont assignés. - Le/la Chargé(e) de Projets anticipe les difficultés, alerte sa direction lorsque les objectifs d’un projet risquent de ne pas être atteints et propose des solutions.

Responsable de Projets (1) 2. Missions : Le montage des projets: En sus de ce que fait le coordinateur il/elle programme avec les partenaires les dates de soumission aux Comités de Lecture et aux Comités d’Examen de Projets, s’assure que les délais de soumission sont respectés et appuie les partenaires lors de la soumission en Comité d’Examen des Projets. Le suivi des projets: Le/la Chargé(e) de Projets est responsable du suivi du projet en tenant compte des besoins du GIP. En particulier, il/elle s’assure que les procédures du GIP sont bien respectées et il/elle consolide le rapport d’activité annuel. Il/elle participe à l’analyse régulière de la qualité de la prise en charge des patients, et s’assure de la cohérence des projets avec l’évolution des pratiques et des stratégies d’accès aux soins.

Responsable de Projets (2) La communication Le/la Responsable de Projets assure une bonne circulation de l’information et le maintien de bonnes relations de collaboration: - avec les Conseillers sanitaires et sociaux des Affaires Etrangères en poste dans les zones concernées, - avec les autorités locales et internationales impliquées dans les programmes selon le besoin des activités, - avec les partenaires bilatéraux ou multilatéraux en veillant tout particulièrement à la coordination des efforts et à la mutualisation des actions de soutien. - aves les autres agents du GIP.

Responsable de Projets (3) L’encadrement des coordinateurs(trices) Le/la RP encadre un(e) coordinateur(trice), et parfois une équipe de coordination. Il/elle doit s’assurer du respect des fiches de poste, de la qualité du travail fourni, de l’adéquation des moyens mis à disposition, et il/elle vérifie la bonne prise en charge administrative et financière des personnes concernées.

A quoi ressemble un Projet ESTHER sans l’appui du département projet ? Branches Tronc Cause Racines

Guérison Un projet ETHER avec l’appui du département projet Amélioration de la qualité de vie du patient Jumelage Institutions Projets hospitaliers Expertises spécifiques Projets Associatifs Responsables de Projets 1 Solution Spécifique Analyse 1 Cause Coordination pays Guérison 3 Remède 2

Identification = diagnostic Conception = planification € Un regard Identification = diagnostic Un horizon Conception = planification Un chemin = mise en œuvre Mobiliser des Ressources Mettre en œuvre & GERER Prioriser & planifier SE CONCERTER SE CONNAÎTRE