L’entretien professionnel Article 15 de la déclaration des droits de l’homme et du citoyen. « La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration. »   Cette obligation universelle et citoyenne se décline sur la gestion collective puis individuelle.   An niveau de l’agent, cette obligation est déclinée dans l’exercice du management par objectif individuel (MPOI).

Objectif de la présentation - Donner des éléments sur un cadrage ministériel de l’entretien professionnel - Faire un point sur la mise en pratique

Le dispositif légal et réglementaire

Cadre légal et réglementaire de l’entretien professionnel Art Cadre légal et réglementaire de l’entretien professionnel Art. 55 bis Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifié par Art. 58 Loi n° 2007-1365 du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique Décret d’application n° 2007-1365 du 17 septembre 2007 Arrêté du 14 février 2008 relatif à l’entretien professionnel des attachés d’administration du ministère de la Défense Circulaire n° 330218 du 5 août 2008 relative à la mise en œuvre de l’entretien professionnel et de la reconnaissance de la valeur professionnelle des AAMD

Prime de fonctions et de résultats Décret n°2008-1533 du 22 décembre 2008 relatif à la prime de fonctions et de résultats Arrêté du 7 janvier 2009 fixant les montants de référence de la prime de fonctions et de résultats dans les services du ministère de la défense

Un entretien professionnel générique ?

Le ministère de la Défense est un des ministère pilote de cette expérimentation qui se conduit sur deux années. La population concernée est celle des attachés d’administration. 1621 agents sont concernés. Les postes doivent être classés. Ce travail est avancé mais pas encore finalisé. A cette heure, seuls les emplois relevant de l’encadrement supérieur ont été classés. Les services finalisent les travaux et les remontent à la DRH du ministère de la Défense. En 2009, on se base sur le référentiel MORGANE décliné du RIME.

Un entretien mené par le supérieur hiérarchique direct.

L’entretien porte sur : 1/ Les résultats obtenus au regard des objectifs assignés et des conditions d’organisation et de fonctionnement du service 2/ Les objectifs assignés au fonctionnaire pour l’année à venir et perspectives d’amélioration de ses résultats professionnels 3/ Sa manière de servir 4/ Les acquis de son expérience professionnelle 5/ Les besoins de formation compte tenu des missions imparties, des compétences à acquérir et des formations dont il a bénéficié 6/ Ses perspectives d’évolution professionnelle en terme de carrière et de mobilité En 2OO8 seuls les points 2,5,6 ont été traités.

On constate donc que l’entretien professionnel est basé sur le dialogue. Deux axes sont appréhendés : - On formalise dans un premier temps le passé. Ce retour sur l’année écoulée avec l’analyse des critères de succès et des contraintes (n-1) correspond à une mise à plat de ce qui a été managé pendant un an. - On met en perspective les objectifs pour l’année à venir (n). C’est une démarche qui vient en clé de voûte des étapes intermédiaires non formalisées.

A cette heure, la formation des encadrants est prévue par la circulaire dès qu’une population de 30 agents est gérée. Cette formation n’a pas encore été dispensée. Cette professionnalisation s’avère nécessaire, compte tenu des diversités statutaires qui composent les ministères. La mise en pratique implique un travail préparatoire des deux côtés : supérieur hiérarchique et agent évalué, notamment sur la partie formation.

Un premier retour d’expérience

En pratique, certains écueils sont à éviter :   Des objectifs qui ne répondent pas à l’impératif SMART : Synthétiques, Mesurables, Accessibles, Reconductibles, Temporels. Depuis la mise en place de l’assignation des objectifs par MPOI en 2008, le nombre d’objectifs assignés au fonctionnaire est quantifié à 5 au maximum. C’est un progrès et cela s’avère vertueux car les listes à la Prévert sans cohérence d’ensemble ne sont désormais plus possibles. L’entretien professionnel comporte un bilan de tenue des objectifs et permet l’annotation d’observations éventuelles de l’agent.

Second écueil : Un investissement insuffisant sur le volet formation qui empêcherait le dialogue entre les participants. Troisième écueil : Un manque de temps est préjudiciable. D’une part, le temps de préparation est important. D’autre part, la durée de l’entretien est d’une heure trente à deux heures car il se fonde sur l’échange et la mise en perspective des points de vue. C’est sur cette conversation que repose la qualité de l’entretien professionnel.

On constate donc que l’entretien professionnel est basé sur le dialogue et qu’il inclut l’entretien de formation. A cette heure nous avons encore des calages à opérer car les entretiens d’évaluation se déroulent en début d’année n et nos budgets formation sont entérinés depuis août n-1. La budgétisation est donc déjà achevée pour le cycle à venir. Cela restreint les marges de manœuvre.

Les moyens nécessaires à la conduite d’un bon entretien professionnel

- Un fiche de poste actualisée (qui peut être enrichie au cours de l’entretien). - La nécessité de connaître au préalable les capacités détenues et disponibles au niveau de l’offre de formation afin d’y placer l’agent en fonction des besoins de l’administration. - Une alternance des appréciations lors de la conduite de l’entretien, l’agent évalué exprimant son point de vue après le supérieur hiérarchique.

Remarques générales Un besoin de formation quant à la définition des objectifs individuels est ressentie. Des pré-requis génériques pourraient être transmis aux responsables chargés d’évaluer leurs agents. L’entretien arrive trop tôt ou trop tard dans l’année. Le document exploité gagnerait à s’alléger : dans la définition des critères professionnels, personnels et sur le volet de la formation. La recherche d’exhaustivité impose la prise en compte de critères difficilement déterminables pour toute la population concernée.