Le processus organisationnel Chapitre 4 Le processus organisationnel

Sommaire Le travail du gestionnaire La planification L’organisation Les compétences du gestionnaire La prise de décision La planification Les objectifs, la mission Les prévisions et techniques L’organisation Les niveaux hiérarchiques et les tâches Les relations et la culture La direction Le pouvoir, la motivation et le leadership Le contrôle © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Le cycle administratif Processus comprenant : la planification, l’organisation, la direction, le contrôle des ressources humaines, matérielles et financières pour atteindre les objectifs de l’entreprise. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Attention : gestionnaire au travail © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Que fait le gestionnaire ? ( 1 ) Il guide les employés. Il construit un réseau de relations entre patrons, collègues et employés. Il est le porte-parole légal de l’entreprise. Il fait la liaison entre les membres de l’entreprise et le monde extérieur. Relationniste et spécialiste en relations humaines Informateur Décideur © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Que fait le gestionnaire ? ( 2 ) Il recueille l’information interne et externe à l’entreprise. Il distribue l’information aux membres de l’entreprise ainsi qu’à l’extérieur. Relationniste et spécialiste en relations humaines Informateur Décideur © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Que fait le gestionnaire ? ( 3 ) Il est juge et arbitre. Le quart de son temps est consacré à gérer des conflits de toute nature : conflits de personnalité, conflits de travail, conflits commerciaux, etc. Relationniste et spécialiste en relations humaines Informateur Décideur © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Que fait le gestionnaire ? ( 4 ) Il est juge et arbitre. Il prend les décisions ultimes. Il décide de l’allocation des ressources. Il gère les crises. Il négocie. Relationniste et spécialiste en relations humaines Informateur Décideur © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les compétences du gestionnaire Compétences techniques Capacité d’exécuter une tâche spécialisée. Connaissance de la terminologie technique. Compétences en relations humaines Aptitude à communiquer efficacement avec les employés. Compétences conceptuelles Capacité de pensée abstraite, d’analyse et de synthèse. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

La gouvernance de l’entreprise Nortel Procédure et structure mises en place pour diriger et gérer les affaires d’une entreprise de façon à assurer un meilleur équilibre entre les instances de direction, les instances de contrôle et les actionnaires ou sociétaires. Scandale Fraude Norbourg Salaire du président démesuré Bombardier © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

La prise de décision Méthode déductive © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

La prise de décision Méthode inductive Agir d’abord Vision La prise de conscience du problème, sa définition ainsi que l’étude des solutions possibles se mélangent et deviennent un tout confus. Tâtonnement La personne passe immédiatement à l’expérimentation. Préparation → Incubation → Illumination → Vérification © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les méthodes de prise de décision © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Vérification des connaissances Que font les gestionnaires ? Quelles sont les principales compétences des gestionnaires ? En quoi consiste la gouvernance de l’entreprise? Quelles sont les étapes du processus déductif de prise de décision ? Question 1 Relationniste et spécialiste des relations humaines : Il guide les employés, construit un réseau de relations entre patrons, collègues et employés, agit comme porte-parole officiel de l’entreprise, assure la liaison entre les membres de l’entreprise et le monde extérieur. Informateur : Il recueille l’information interne et externe, distribue l’information aux membres de l’entreprise et diffuse l’information pertinente à l’extérieur. Décideur : Il juge et arbitre, prend les décisions finales, décide de l’allocation des ressources, gère les crises et négocie. Question 2 Compétences techniques : capacité d’exécuter une tâche spécialisée, connaissance de la terminologie technique. Compétences en relations humaines : aptitude à communiquer. Compétences conceptuelles : capacité de pensée abstraite, d’analyse et de synthèse. Question 3 Établir la raison d’être de l’entreprise. Préciser les objectifs. Définir les principes directeurs. Rallier, guider et motiver le personnel. Question 4 Prise de conscience et définition du problème. Détermination des critères de décision. Pondération des critères. Inventaire des solutions possibles. Évaluation des solutions possibles. Choix de la meilleure résolution. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

La planification La planification : une activité continue Définition des objectifs de l’entreprise et de la façon de procéder pour les atteindre. Planifier, c’est penser avant d’agir. Étude de l’environnement. Identification de la mission de l’entreprise. La planification : une activité continue © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les catégories d’objectifs et de plans Les objectifs deviennent des plans et des critères d’évaluation des performances. Stratégiques Guident les décisions importantes marché, innovation, ressources (humaines, financières ou équipement), productivité, responsabilité sociale et performance financière. Tactiques Mise en œuvre des objectifs stratégiques Exemple : accorder un congé aux employés. Opérationnels Pratique au quotidien © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Le processus de planification © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

La mission de l’entreprise C’est la raison d’être de l’entreprise, ce pour quoi elle a été créée. Elle aide à rallier le personnel, elle doit inspirer et guider. Le rapport de mission précise : la raison d’être de l’entreprise, son rôle, ses objectifs, sa philosophie. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Exemple de mission © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Prévisions, hypothèses et étude de l’environnement PRÉVISION Exercice de prédiction de l’avenir. Plus elle porte sur des éléments hors de contrôle de l’entreprise, moins elle est fiable. HYPOTHÈSE Proposition servant de départ à un raisonnement, à une action. ENVIRONNEMENT Inclut les contraintes et les occasions favorables. L’entreprise doit amener les clients vers ce qu’ils veulent, mais ne connaissent pas encore ! © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Le plan d’affaires Structure stratégique et financière détaillée qui inclut l’objectif de l’entreprise, l’information sur les dirigeants, le marché visé, les sources de financement et le modèle d’affaires. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les techniques de planification Les plans Les techniques mathématiques de prévisions Les procédures et les recettes Les horaires Les budgets Les programmes Les politiques © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

La planification et la gestion du temps Vous disposez d’un temps discrétionnaire. Maîtrisez votre temps discrétionnaire. Établissez vos priorités © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

 L’organisation Détermination des relations entre les personnes, les pouvoirs et les tâches de chacun ainsi que leurs responsabilités Les niveaux hiérarchiques La définition et la spécialisation des tâches La départementalisation (regroupement) La gestion de projet La culture organisationnelle © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les niveaux hiérarchiques ( 1 ) Les cadres supérieurs: sont responsables des grandes orientations de l’entreprise ; Prennent les décisions importantes ; Représentent officiellement l’entreprise. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les niveaux hiérarchiques ( 2 ) Les cadres intermédiaires : dirigent au quotidien les opérations ; mettent en œuvre les orientations de l’entreprise. Cadres intermédiaires © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les niveaux hiérarchiques ( 3 ) Cadres de terrain Superviseurs de premier niveau, en contact direct avec les employés et les clients. Ces postes constituent le premier échelon pour accéder aux postes supérieurs de l’entreprise. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les types de relations © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les tâches La définition des tâches La spécialisation des tâches Ensemble des éléments constitutifs (activités, devoirs, responsabilités) d’un emploi. La spécialisation des tâches Chaque employé a une tâche particulière à accomplir. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Entreprise décentralisée La centralisation Concentration de l’autorité de décision dans les mains des cadres supérieurs de l’entreprise. Entreprise décentralisée ENTREPRISE DÉCENTRALISÉE Entreprise où les employés disposent de l’autorité leur permettant de prendre des décisions sans avoir à demander la permission à leur supérieur. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

La départementalisation © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

La culture organisationnelle Ensemble des expériences, croyances, valeurs et normes utilisées dans une entreprise. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Officiel et officieux COMMUNICATION OFFICIELLE Système de communication confirmé par les autorités. COMMUNICATION OFFICIEUSE Information communiquée par complaisance par une source sérieuse, mais sans l’aval des autorités. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Vérification des connaissances En quoi consiste la planification ? Donnez des exemples d’outils de planification. Quels sont les trois types de relations ? En quoi consiste la culture organisationnelle (d’entreprise) ? Question 1 La planification consiste à définir les objectifs de l’entreprise et la façon de procéder pour les atteindre en tenant compte des coûts et des délais prévus. Question 2 Le plan d’affaires, les procédures, les horaires, les budgets, les programmes, les politiques. Question 3 Objectifs stratégiques : Orientent les décisions importantes (position sur le marché, innovation, ressources humaines, financières et matérielles, productivité, responsabilité sociale et performance financière). Plans tactiques : Consistent à mettre en œuvre des objectifs stratégiques (par exemple accorder un congé aux employés). Plans opérationnels : Permettent de mettre en pratique les plans tactiques. Question 4 La culture organisationnelle est l’ensemble des aspects intellectuels et des comportements attendus des membres d’une organisation. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

La direction Consiste à coordonner le travail, à indiquer aux autres ce qu’il faut faire (formation) ainsi qu’à les motiver à le faire. Interactions entre gestionnaires et subordonnés en vue d’atteindre les objectifs: Donner des directives Exiger des résultats © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Importance de la direction Coentreprise de General Motors et de Toyota en Californie, depuis 1984. Même usine, mêmes employés, mais produit différent et gestion différente. NUMMI Sous GM : 30 % d’absentéisme mauvaise qualité faible productivité plus de 7000 griefs par an Sous TOYOTA : absentéisme faible meilleure qualité des produits GM meilleure productivité de GM réduction des stocks © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les sources du pouvoir L’autorité Le pouvoir de récompense Le pouvoir de coercition Le charisme Le pouvoir de la connaissance Le pouvoir de reconnaissance © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les éléments de la direction La motivation Maslow et l’échelle des besoins Herzberg et les facteurs de motivation et d’hygiène Le leadership Blake et Mouton Orientation vers la tâche ou vers l’homme Nature des besoins Actualisation Estime Appartenance Sécurité Physiologique © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les composantes du climat de travail Normes et standards à atteindre Clarté de la mission et des valeurs de la direction Niveau d’engagement face à l’objectif commun Justesse de l’évaluation du travail par la direction et possibilités de récompenses et de promotions Flexibilité dans la manière de travailler Responsabilité envers l’organisation Le tiers des performances de l’entreprise est rattaché au climat de travail. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Les styles de leadership Éléments de l’intelligence émotive © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Le contrôle © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Officiel Officieux Sporadique Systématique Types de contrôle © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Le cycle administratif © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Vérification des connaissances En quoi consiste la direction ? Quelles sont les sources du pouvoir ? Quels éléments de l’intelligence émotive sont différents dans le leadership de style coercitif et dans le leadership de style « entraîneur » ? Nommez les quatre types de contrôle. Question 1 La direction consiste à coordonner le travail, à indiquer aux autres ce qu’il faut faire (formation) et à les motiver à le faire. Question 2 L’autorité, le pouvoir de récompense, le pouvoir de coercition, le charisme, la connaissance et la reconnaissance. Question 3 Style coercitif : besoin d’accomplissement, initiative et autocontrôle. Style entraîneur : développement des autres, empathie et conscience de soi. Question 4 L’engagement de la direction et des employés, l’orientation vers la clientèle, l’analyse comparative et l’amélioration continue. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.

Résumé Les étapes du processus administratif sont : la planification, l’organisation, la direction et le contrôle. Le travail du gestionnaire est morcelé et fait appel à des compétences techniques et en relations humaines, ainsi qu’à des compétences conceptuelles. La départementalisation et la spécialisation des tâches sont à la base de l’organisation. Le climat organisationnel, lié au style de leadership du gestionnaire, influe grandement sur les résultats de l’entreprise. © ERPI – L’entreprise en action, 2e édition. Reproduction autorisée.