Réunion de travail avec les organisations syndicales Vendredi 11 juin

Programme de la matinée 1ère partie : Le fonctionnement de Séquoia 2ème partie : Le dispositif de préparation au déploiement

Programme de la matinée 1ère partie : Le fonctionnement de Séquoia 2ème partie : Le dispositif de préparation au déploiement

Une nouvelle étape de modernisation de l’informatique ONF Actuellement, l’outil de suivi des activités travaux et études est DTF : Une technologie obsolète Pas accessible au terrain Aucun retour d’information complet et en temps réel Pas adapté à l’évolution de l’organisation (Bureau d’études et agence Travaux) DTF : informatique mini obsolete

Une nouvelle étape de modernisation de l’informatique ONF 5 Une nouvelle étape de modernisation de l’informatique ONF Demain, avec TECK SEQUOIA, un outil en réseau diffusé jusqu’au terrain : Une information unique, accessible à tous en temps réel Un outil adapté à la nouvelle organisation de l’ONF (distinction du prescripteur et du producteur ; achats-ventes internes, …)

Rappel des étapes de la refonte du système informatique De la Mini… … à un système intégré Cedre Gincco ABC FSP 2007 DTF Séquoia (dont Teck) CSS CHASSE RCOM 2009 / 2010 Désignation / WCS CBP CBF 2011 / 2012

Rappel Séquoia Tranche 1 : Périmètre de Séquoia Domaines d’activité concernés (Tranche 2 & 3) : Travaux patrimoniaux (domanial ou communal ; OET, ATDO, MOE) Travaux clients P Études, expertises et prestations diverses Exploitation des bois Rappel Séquoia Tranche 1 : Concessions, chasse et pêche, ateliers bois, frais de garderie, animations nature, menus produits et ventes diverses Gîte retrouvance aussi

Temps passés ouvriers sur chantier Éléments de suivi des chantiers La situation actuelle Double saisie Achats DTF SAP Interface facturation Transfert Transfert Saisie T0/T1 TRAVAUX CHANTIERS PLANNING SUIVI Re-saisie Programmes en FD Devis en FC et client P Temps passés ouvriers sur chantier Éléments de suivi des chantiers Transfert Gestion de la paye (SCD7) Séquoia / Module FOP « comprendre »

Comment s’articulent TECK et SEQUOIA ? Le projet Séquoia inclut 2 logiciels distincts et complémentaires : TECK utilisé pour programmer, réaliser les travaux, faire les devis, suivre les charges, etc. … même base technique que Travaux, 100% spécifique à l’ONF SAP Séquoia Utilisé pour gérer les commandes, les factures, le contrôle de gestion, etc. … logiciel déjà utilisé avec Cèdre & Gincco TECK : Est l'outil de gestion des flux opérationnels terrain Planification Suivi de chantier Analyse fine des coûts Bilans et sommier et reporting opérationnels Initialisation des achats internes et externes Est l’outil de saisie des temps ouvriers et fonctionnaires Complète les référentiels avec les données techniques métier SAP : Est le système maître pour la gestion des référentiels et données de base Est l'outil de centralisation et de gestion des données pour les flux financiers, les flux d’achat Est l’outil d’analyse pour le contrôle de gestion SAP : progiciel paramétré Teck créé de A à Z par l’ONF, outil 100% spécifique Un outil créé par l’ONF, pour L’ONF 9 9 9 Séquoia / Module FOP « comprendre »

La situation future SAP Séquoia Cèdre & Gincco Interface Interface Séquoia - TECK Programmation - Devis Réalisation Interface Gestion de la paye (SCD7 et PAM) Séquoia / Module FOP « comprendre »

Les Tranches 2 & 3 de Séquoia Périmètre T2 Périmètre T3 SAM (Travaux) Programmes en forêt domaniale SAM Programmes en forêt communale TRA Livraisons / réceptions internes DEV Bons de commandes internes Demandes d’achats externes Achats DEV ETU Demandes de devis Commandes externes Saisie des temps Angle d’attaque de la diapo : les 2 tranches déployées en décalé Rappel Tranche 1 déjà déployée et qui concerne les Concessions, la Chasse, les Frais de garderie, menus produits, le foncier, l’immobilier Tranche 2 : Pour toute la programmation 2011 et tous les devis produits en 2011 Tranche 3 : Facturation Compta – Contrôle de gestion Client privé Fournisseurs externes

Un outil créé par l’ONF, pour L’ONF La conception de l’outil a été supervisée par : La Direction générale : représentants de la DTCB, la Direction du Développement, la Direction Financière Le Département Patrimoine La Directions territoriales : experts métiers mobilisés sur Séquoia (DT BCA, Alsace, Rh. Alpes , Lorraine, Fr. Comté, …)

Planning projet T2&3 2009 2010 Conception détaillée S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A Conception détaillée Réalisation SEQUOIA TECK T2 Recette T2 BCA T2 Généralisation T2 Réalisation SEQUOIA TECK T3 Recette T3 BCA T3 Généralisation tT3 Conduite du changement 13 13 CND Séquoia Tranches 2&3 10 mars 2010 13 13 13 13 13 13 13 13 13

Les grands principes Saisie directe des informations par les acteurs et accès partagé Flux d’information intégré sans re-saisies La distinction des rôles de prescripteur / producteur Le bloc-notes Canopée et la récupération des informations dans Teck L’unité de suivi d’activité, « chantier » du prescripteur Le chantier producteur Possibilité de planification à différentes échelles La formalisation des procédures d’achats (externes et internes) Un seul outil de suivi des temps PEF et POF La rationalisation des référentiels Séquoia / Module FOP « comprendre »

1 - L’accès direct à l’information Les informations sont saisies directement par les acteurs qui les possèdent et les maîtrisent Moins de risques d’erreur Les informations sont consultables facilement, par le biais de tableaux de bord Vision globale, rapide et actualisée des informations qui me concernent Importance de la qualité des informations saisies 15

2 - Un flux d’informations unique et partagé Le même outil informatique est utilisé par tous les acteurs de terrain : pas de perte d’information pas de re-saisie objets de dialogue partagés Certaines actions sont automatisées : Exemple : les commandes et facturations internes sont déclenchées automatiquement lors des échanges entre prescripteurs et producteurs plus de re-saisie nécessaire

3 - Notions de prescripteur et producteur (1/2) Les rôles du « Prescripteur » et du « Producteur » Prescripteur Producteur définit le besoin réalise Toute entité de l’ONF peut être prescripteur et/ou producteur selon les cas. contrôle, réceptionne livre Ex : conducteur travaux, chef de projet, RTE, …. Ex : AP, RUT, SAT, ...

3 - Notions de prescripteur et producteur (2/2) Exemples Les agents patrimoniaux : saisissent directement les programmes dans TECK (définition du besoin) réceptionnent les travaux réalisés (réception, contrôle) Ils ont donc un rôle de prescripteur Les conducteurs de travaux : organisent la réalisation des travaux assurent la livraison Ils ont donc un rôle de producteur Séquoia / Module FOP « comprendre »

Programmes déjà alimentés 4 - Le bloc-notes Canopée et son lien avec TECK Possibilité de préparer des programmes tout au long de l’année dans le bloc-notes Canopée (nouvelle fonctionnalité) Les informations du bloc-notes Canopée seront intégrées dans TECK, permettant ainsi d’ébaucher le programme qui sera complété dans TECK (ex : prescriptions) Année N Saisie des actions à programmer dans le bloc notes Canopée tout au long de l’année Année N + 1 Programmes déjà alimentés Canopée => Teck Séquoia / Module FOP « comprendre »

20 20 20

5 - L’Unité de Suivi d’Activité (1/2) L’Unité de Suivi d’Activité est le « chantier » du prescripteur à partir duquel on peut : Créer et réceptionner une demande d’achat (interne ou externe) Suivre l’avancement en termes de quantité, de délais et de localisation Imputer des temps PEF En forêt domaniale, l’USA permet de gérer les engagements de moyens Séquoia / Module FOP « comprendre »

5 - L’Unité de Suivi d’Activité (2/2) L’USA est créée automatiquement à partir : d’un programme domanial validé par le SAT d’une commande de vente (devis approuvé) Programme Domanial Suivi avancement 1 USA Suivi temps PEF Programme Communal USA Devis 2 Achats Devis Client Privé CDV Devis Séquoia / Module FOP « comprendre »

6 - Le chantier producteur C’est l’outil de suivi du producteur (ex-module planning de Travaux) à partir duquel il peut : Créer et réceptionner une demande d’achat (interne ou externe) Imputer des charges PEF, POF, matériel et facture Planifier ses chantiers Renseigner l’avancement en termes de délais, de quantité et de localisation Il est créé à partir des demandes d’achat interne Suivi de la traçabilité des plants Séquoia / Module FOP « comprendre »

7 - La planification MACRO PLANIFICATION Visibilité sur l’ensemble de l’année, sur la base des étapes de la programmation annuelle ou des offres. Ex : « programme envoyé aux communes », « offre validée», « commande passée à l’agence travaux », … Permet ainsi d’anticiper les charges de travail de l’année et de faciliter les relations entre le prescripteur et le producteur. MICRO PLANIFICATION Permet d’affecter finement les ressources (humaines et matérielles) sur un chantier. Ex : M. X et le tracteur Y sur le chantier Z. PLANIFICATION DES ACHATS Pour chaque demande d’achats internes et externes, il est possible de visualiser les délais donnés par le prescripteur et la période de réalisation prévue par le producteur Macro planif accessible aux prescripteurs Support des réunions d’UT avec le conducteur de travaux La micro planification n’est pas liée au CD7 comme dans Travaux Séquoia / Module FOP « comprendre »

8 - La formalisation des procédures d’achats L’outil s’appuie sur des principes de cadrage des achats externes : Lorsqu'un achat externe est nécessaire, il faut créer une demande d’achat dans TECK, prise en charge par un approvisionneur L’engagement comptable est enregistré dès la commande La réception de la livraison sera formalisée dans Teck, afin de valider le service fait et permettre le paiement de la facture Suppression du double traitement DTF et Cèdre : l’imputation sera faite directement sur la ligne de chantier Une procédure similaire adaptée pour les achats internes

9 - Le suivi des temps Saisie des temps PEF => uniquement dans Teck sur « chantiers » au fil de l’eau, ce qui alimentera la grille CTPF et/ou directement dans la grille CTPF, sur domaines fonctionnels Exemple : Chef de projet BET Saisie des temps POF dans Teck suivant les mêmes modalités qu’actuellement, notamment dans Travaux Séquoia / Module FOP « Comprendre » _____ ___________ ______

Prescriptions / Consignes 10 - Les référentiels (1/2) FORÊTS CLIENTS TECK RH PEF POF Contractuels FOURNISSEURS Prescriptions / Consignes ARTICLES PAYE OF Schéma illustrant les différents référentiels utilisés par Teck. Utilisation de référentiels nationaux harmonisés : - Forêts et parcelles (puis unités de gestion ), issues du RDF Données RH, issues de la Base Unique du Personnel et du nouveau référentiel des structures Eléments d’OTP, créés dans SAP et exportés dans TECK Barèmes élémentaires, créés dans SAP et exportés dans TECK pour constituer les barèmes élaborés Articles d’achat-vente et d’achat, uniquement gérés dans SAP et exportés et complétés dans TECK Prescriptions / Consignes nationales, gérées dans TECK Clients et fournisseurs, gérés dans SAP BAREMES 3 principes clés : Une centralisation des référentiels de gestion dans SAP Une copie et des compléments opérationnels apportés dans TECK Des échanges avec les référentiels métier externes SAP

10 - Les référentiels (2/2) Le référentiel de prestations Principe général Une structure proche de celle utilisée jusqu’à présent Une mise à jour régulière en fonction des besoins Les prescriptions et consignes 3 domaines de prescriptions : technique ; environnement ; sécurité Prise en compte du contenu des guides sylvicoles, du nouveau règlement « travaux » et du règlement exploitation (RNSF) Les prescriptions sont modifiables jusqu’au passage de la commande interne La fiche de chantier Les prestations, prescriptions et consignes figureront dans la fiche de chantier éditée à partir de TECK (voir annexe) Les critères, les coûts de production et les prix de vente Séquoia / Module FOP « comprendre »

Programme de la matinée 1ère partie : Le fonctionnement de Séquoia 2ème partie : Le dispositif de préparation au déploiement

Contexte d’intervention La conduite du changement (1) Retour d’expérience de Cèdre & Gincco Volonté de la DG de mettre en œuvre un accompagnement sur les aspects métier, organisation, culture et outils auprès des structures et personnels Création d’une fonction au sein de DRH FOP Méthode construite avec les experts des DT et des DC Séquoia T1  Dispositif ajusté Une équipe au service de la réussite du projet dans les DT : Construction des méthodes, mobilisation des DT qui mettent en œuvre le projet avec notre appui Participation à toutes les instances stratégiques pour porter les dimensions accompagnement Élaboration d’un plan de conduite du changement Construction du plan FOP = 40% du plan FOP National Coordination des RTD et CMF Ateliers d’impacts, méthodes métier & organisation

La conduite du changement (2) Objectif : permettre aux projets d’être mis en œuvre sur le terrain de manière facilitée aux utilisateurs d’être formés, informés et mobilisés Dispositif d’accompagnement du changement Analyse des Impacts pour les agents concernés & Identification des actions (formation, com, ..) Elaboration des supports aux actions : Documentation Formation Communication Mise en œuvre des actions auprès des agents Formation des démultiplicateurs (experts des métiers concernés) Démultiplication : Formation des utilisateurs, par les experts des métiers Assistance au démarrage dans les DT (proximité) Communications Pour chaque projet, nomination : d’un responsable de projet de déploiement dans chaque DT, DR de démultiplicateurs : formation et/ou assistance 31

Les chantiers de la conduite du changement Le travail de préparation du déploiement mené par l’équipe « Conduite du changement » est organisé suivant 5 axes : Chantier « Pilotage » Accompagner et suivre les DT dans leurs travaux Chantier « Métier & Organisation » Comprendre les changements métier et d’organisation liés à la mise en place de Séquoia et accompagner les DT dans la définition et la mise en place des organisations cibles Chantier « Formation » : Définir le contenu des formations et accompagner les DT dans leur organisation Chantier « Documentation » : Créer une documentation de formation adaptée aux besoins des utilisateurs Chantier « Communication » Actions nationales : Lettres Séquoia, … Actions territoriales (prépondérantes) : Présenter le projet, son planning et son contenu aux différentes populations concernées

Cadrage & accompagnement du déploiement Au 11.06.2010 2009 2010 2011 N D J F M A M J J A S O N D J F M Ce qui a été fait : Préconisations et cadrages Nommer un RTD et un binôme Un site pilote : DT BCA Suivi du déploiement des DT (Points mensuels téléphoniques avec les RTD des DT et des DR) En DT : Constitution et animation de l’équipe de déploiement Ce qui est prévu : Suivi et accompagnement du démarrage : de BCA : site pilote puis des autres DT : généralisation

Les équipes de déploiement Pour mener ce déploiement, 3 types d’acteurs territoriaux interviennent : Le Responsable Territorial de Déploiement (RTD) qui pilote et coordonne le déploiement dans la DT Les Super Référents Experts métier, ils participent : Au niveau national : à la rédaction de la doc et aux tests métier de l’outil Au niveau territorial : Aux travaux préparatoires du déploiement A la formation des démultiplicateurs de leur DT Les Démultiplicateurs qui forment les futurs utilisateurs au sein de leur DT Le RTD coordonne une équipe territoriale composée : de Super Référents, experts d’une des activités suivantes : * Prescription * Production * Achats * Comptabilité, Contrôle de gestion - de Référents Démultiplicateurs, spécialisés sur une activité, qui seront chargés de démultiplier les formations « réaliser » du DRH, du Chargé de Mission Formation, du RIT, du RTC, … Au niveau national, les Super Référents travaillent avec l’équipe nationale sur les chantiers en amont du déploiement : - Réalisation des scenarii de test et participation à la recette Participation à la conception des documents de formation Formation des Référents Démultiplicateurs 34 34 34 34

Les équipes de déploiement Séquoia 4 ACTIVITES - Prescription - Production - Achats - Comptabilité, contrôle de gestion Niveau National Super référents pour 4 activités Recette Doc. Formation DT + 1 démultiplicateur Achat & 1 démultiplicateur CG RTD + binôme Équipe territoriale ATE1 ATE2 ATX BET 1 démultiplicateur 1 démultiplicateur 1 démultiplicateur 1 démultiplicateur 35 35

2. Métier & organisation Au 11.06.2010 Ce qui a été fait : 2009 2010 2011 N D J F M A M J J A S O N D J F M Ce qui a été fait : Ateliers d’évaluation des changements et impacts suite à la mise en œuvre de Séquoia * (jan-fev 10) Description d’une démarche d’analyse des organisations et de détermination des organisations futures (fin mars 10) Accompagnement des DT dans le lancement de la démarche (déplacement dans chaque DT) Ce qui est prévu : Accompagnement de l’avancement du travail sur les organisations Bilan des orientations d’organisation prises dans les DT En DT : Mise en œuvre de la démarche et définition des organisations cibles * Organisation d’ateliers avec des représentants des principales populations impactées => RUT, RUP, agents patrimoniaux, conducteurs de travaux, assistants service forêt, responsables service forêt, responsables BET, contrôleurs de gestion, …

Résultats des ateliers Les résultats ont été formalisés dans une matrice d’impacts, communiquée aux participants après chaque atelier. Extrait de la matrice 37

Estimation des impacts par population Culture Métier Outil Organisation Saisie du programme dans Teck, non reportée sur une assistante Réception dans Teck obligatoire et dans un délais court Agent patrimonial Informatisation de la transcription des données Responsabilité de la qualité de la saisie Nécessité d’utiliser l’outil tout au long de l’année Différenciation du rôle de prescripteur de celui de producteur Saisie directe dans l’outil Responsabilité de la qualité de la saisie Utilisation de TECK tout au long de l’année Formalisation de la réception Suivi du programme et de ses statuts => visibilité de l'historique des modifications en cours d'année Utilisation coordonnée de Canopée et Teck DT utilisant Travaux Bonne connaissance des référentiels nécessaire - Renforcement du rôle de prescripteur 38

b. Synthèse des principaux changements et impacts Agent patrimonial Saisie directe du programme dans Teck Passage du papier à l’informatique Différenciation entre rôle de prescripteur et de producteur Accroissement de la précision des prescriptions Commandes de lignes sous réserve d’autorisation d’engagement Responsabilité engagée au niveau de la saisie Importance de la réception dans Teck tout au long de l’année Possibilité de visualiser le détail des chantiers de son périmètre 39

3. Formation Au 11.06.2010 Ce qui a été fait : Ce qui est prévu : 2009 2010 2011 N D J F M A M J J A S O N D J F M Ce qui a été fait : Cadrage des dispositifs de formation Comprendre et Réaliser, et présentation en DT Définition des modules et parcours de formation Réaliser Cadrage de la montée en compétence des démultiplicateurs Ce qui est prévu : Accompagnement des DT dans l’organisation des formations en DT : Organisation des formations (recensement, convocations, logistique, …)

3. Formation Au 11.06.2010 Le parcours de formation s’appuie sur 2 modules et des compléments : Un module « Comprendre » (sans manipulation outil) Commun à tous les métiers concernés par TECK SEQUOIA (AP, CT, RUP, RUT, …) Organisé sur 1 journée (ou 0.5j selon les DT) Situer le projet Séquoia dans le contexte de l'ONF en le reliant aux enjeux de l'établissement, Donner une vision globale du fonctionnement de Séquoia Teck, Permettre à chaque participant d'appréhender les principaux changements "métier" et "outil", en les associant aux fonctionnalités et possibilités nouvelles offertes par le logiciel. 20 sessions réalisées au 11/06/10 (11 en BCA, 4 en Alsace, 5 en Lorraine) pour presque 900 personnels Des modules « Réaliser » (avec manipulation outil, ex. sur base école) Construction de modules nationaux adaptés à chaque métier, regroupés en parcours DT 2 à 6 journées selon les besoins de chaque métier Des compléments « à la carte » Pour les agents en difficulté avec l’informatique ; Liés à la mise en place de l’organisation des achats « Comprendre » pour environ 7 000 personnels « Réaliser » pour environ 4 500 personnels

Exemple d’un parcours de formation Agent Patrimonial (Forêts Domaniale et Communale) Tranche 2 Tranche 3 Tranche 2&3 Modules obligatoires Modules optionnels (choix d’organisation DT) M1B – Créer et suivre un programme domanial et communal Tranche 2 1,5 jour M8R – Réceptionner les achats et livrer les prestations Tranche 3 0,5 jour M2 – Créer et suivre un devis Tranche 2 1 jour M4 – Suivre un devis commercialement Tranche 2 & 3 0,5 jour M6 – Créer et suivre les contrats Audiffred et à bon de commande Tranche 2 0,5 jour M8 – Initier les achats internes & externes Tranche 3 1 jour Durée : de 2 à 5 jours de formation

4. Documentation Au 11.06.2010 Ce qui a été fait : Ce qui est prévu : 2009 2010 2011 N D J F M A M J J A S O N D J F M Ce qui a été fait : Organisation et lancement de la rédaction des documentations utilisateurs T2 et T3 par les super-référents Finalisation de la doc programmation pour le démarrage BCA Rédaction du support « Comprendre » Ce qui est prévu : Poursuite de la rédaction de la documentation T2 et T3 Une documentation : Simple et métier -Élaborée par des experts métier des DT Support de fop + Poste de travail

Exemple d’un support Programmation