L. CHARMET Déploiement du NSI Gestion Exemple du circuit de la dépense Direction Economique et Financière Service Efficience et déploiement de Projet Sont impliqués dans la démarche : Le SEDP Le Bureau de la Dépense Le club DACSEL (groupe de travail, auquel participent également la DPFLL, ACHA et AGEPS) Les sites pilotes Accenture

La DEF est un utilisateur du NSI Gestion Le positionnement de la Direction Economique et Financière dans le déploiement du NSI Gestion La DEF est un des sponsors du projet NSI Gestion avec la DRH et la Trésorerie Générale La DEF est un utilisateur du NSI Gestion La DEF a une mission traditionnelle de monitorat métier/outil sur certains sujets La DEF a une responsabilité d’animation des filières financière et économique La DEF a également le souci de maximiser le retour sur investissement de l’outil

Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ? Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés Des enjeux importants

LE PROCESSUS DE DEPENSES AVANT SAP DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT Le magasin ou l’utilisateur exprime son besoin au moyen d’une demande d’approvisionnement sur support papier. BON DE COMMANDE Le gestionnaire vérifie la conformité de la demande avec la politique d’achat et la règlementation, puis il saisit le bon de commande et le fait valider. La dépense est engagée. CONSTATATION DU SERVICE FAIT Le magasin ou l’utilisateur certifie que la livraison est conforme à son besoin (quantité + qualité), et envoie cette constatation au gestionnaire (bon de livraison papier). CERTIFICATION DU SERVICE FAIT Le gestionnaire certifie que la livraison est conforme au bon de commande. La commande fait l’objet d’un dégagement et d’une liquidation. Ces phases sont souvent concomitantes MANDATEMENT A réception de la facture, le gestionnaire rapproche celle-ci des pièces précédentes et mandate la facture (en demande le paiement). BJM PAIEMENT La TG vérifie l’exhaustivité des pièces justificatives et procède au paiement..

Le circuit de la dépense avec SAP F A T U DEMANDE D’ACHAT Le magasin ou l’utilisateur exprime son besoin au moyen d’une demande d’achat, directement dans le système. BON DE COMMANDE Le gestionnaire vérifie la conformité de la demande avec la politique d’achat et la règlementation, puis il transforme la DA en bon de commande et le fait valider. CONSTATATION DU SERVICE FAIT Le magasin ou l’utilisateur certifie que la livraison est conforme à son besoin, directement dans le système. Ces phases peuvent être concomitantes CERTIFICATION DU SERVICE FAIT Le gestionnaire (ou directement le magasin ou l’utilisateur) certifie que la livraison est conforme au bon de commande. Le circuit de la dépense commence dès l’expression du besoin et s’étend jusqu’à la certification du service fait qui permet la mise en paiement. La mission ne s’étend pas sur le champ de la mise en place du service facturier qui est prise en compte par une autre équipe avec un chef de projet ad hoc à nommer. Mais une articulation entre les deux travaux est nécessaire et assurée par le biais des réunions de coordination bi-hebdomadaires. MISE EN PAIEMENT A réception de la facture, le service facturier rapproche celle-ci des pièces justificatives et procède à la demande de mise en paiement. Une fois validée, le paiement est effectué.

Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ? Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés Des enjeux importants

Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs Un circuit … ou plutôt des circuits : Hôtelier / Investissement / DM / Médicaments / Biologie En stocks/hors stocks Marchés centraux/locaux L’exemple de l’hôtelier hors stock

Produits hôtelier hors stock (1/2) Flux d’approvisionnement

Produits hôtelier hors stock (2/2) Flux de réception

Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ? Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés Des enjeux importants

Un outil très structurant Un outil très intégré Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés Un outil très structurant Ex : certification du service fait et produits stockés Un outil très intégré Idéal quand tout va bien : rapide, sans re-saisie inutile… …mais une erreur / un dysfonctionnement en amont va pénaliser tout l’aval Ex : les fiches articles Des circuits multiples et … des pratiques hétérogènes ! Ex : déclenchement de la certification du service fait sur la base de la facture

Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs Pourquoi travailler plus particulièrement sur le circuit de la dépense ? Un circuit fortement impacté par le changement avec à la clé une réorganisation institutionnelle : la création du service facturier Un circuit qui fait intervenir de nombreux acteurs Un démarrage sur les sites pilotes qui a mis en évidence des difficultés Des enjeux importants

Des enjeux importants Projet de service facturier partagé AP-HP/Trésorerie Générale Mode de collaboration innovant Mode organisationnel appelé à se développer → la qualité du circuit amont (engagement, demande d’achat, constatation du service fait, certification du service fait) est déterminante pour la réussite du service facturier et a fortiori pour la maximisation du ROI Concomitance avec la mise en place des GH Enjeu de ROI Gains d’efficience (diminution des tâches à faible valeur ajoutée et mutualisation) Gestion de trésorerie

La démarche s’inscrit dans l’accompagnement général du NSI Phase 1 : le dispositif d’accompagnement standard : équipe NSI Gestion Phase 2 : le soutien spécifique aux sites pilotes Phase 3 : la préparation des autres sites Phase 4 : le déploiement sur les autres sites : équipe NSI Gestion

Le calendrier PILOTAGE COMMUNICATION INITIALISATION CLOTURE Accompagnement des Sites pilotes Avec l’appui d’Accenture Identification des bonnes pratiques Accompagnement Février 2009 Avril 2009 Juin 2009 Décembre 2010 Guide d’auto -diagnostic Guide de bonnes pratiques

Phase 2 : le soutien spécifique aux sites pilotes Diagnostic Identification des circuits / acteurs Identification des dysfonctionnements Identification des causes Assistance Résolution des dysfonctionnements liés à l’outil : Accenture et sponsors (ex : consignation) Remontée des dysfonctionnements liés aux choix institutionnels : NSI Gestion (ex : référentiel articles) Proposition d’évolutions sur les pratiques locales (ex : règles de retour fournisseurs)

Phase 3 : la préparation des autres sites : Capitalisation sur l’expérience des sites pilotes 1- dédramatiser : démonstration de l’outil par les utilisateurs des sites pilotes Analyse critique par les sites pilotes 2- mobiliser : Réunions régulières organisées par les directions centrales impliquées Groupe de travail issu du club des directeurs de services économiques 3- faciliter : Outils : État des lieux Check liste Guide de bonnes pratiques Accompagner : suppose une force de démultiplication

Les difficultés Articulation Démultiplication avec les autres projets circuit de la dépense : équipe service facturier avec le projet global NSI Gestion avec les autres filières impliquées avec les autres projets institutionnels Démultiplication Sites pilotes très sollicités Équipe projet restreinte → nécessité de relais locaux

Trop tôt pour évaluer le dispositif Mais Conclusion Trop tôt pour évaluer le dispositif Mais Satisfaction des sites pilotes d’être accompagnés Mobilisation des sites non pilotes