Le passage en production ProdInra : le rôle des documentalistes http://www.inra.fr/prodinra Calendrier proposé par O. Hologne Rappel des règles pour la création et la construction des notices Questions diverses Comment aller plus loin avec le dépôt des publications par des chercheurs pionniers ? « success story » Suzette Astruc & Dominique Fournier 16 Novembre 2006 (fournied@supagro.inra.fr )

Calendrier pour la mise en route Février 2007: exhaustivité des articles 2005 besoin pour la LOLF (WOS : base de référence pour les indicateurs) Septembre 2007: signalement des thèses 2005 et 2006 et des publications 2006 (articles, thèses, ouvrages, congrés ...) pour indicateurs internes INRA

Les acteurs du Work-flow ProdINRA Création : tout agent faisant partie d’une UMR INRA (possédant des codes LDAP) Construction : 1 constructeur par unité Validation (avant mise en ligne) : 1 référent (centre ou département) Pour la mise en production : les constructeurs sont mobilisés également en créateurs (pas de communication pour l’instant auprès des chercheurs) Rappel : toute notice créée est accessible en intranet (éviter de créer trop de notices en même temps et de laisser traîner les notices)

Cas des co-publications Qui crée ? Qui construit ? Règle générale : c’est le 1er auteur INRA qui signale sa publication dans prodINRA C’est le constructeur de l’unité d’appartenance du 1er auteur INRA qui crée et construit la notice Conseil : prendre contact avec les constructeurs des unités des co-auteurs pour convenir éventuellement de l’unité (ou des unités) qui conserve(nt) la publication (à renseigner dans Localisation / classement local)

La création de la notice

Création d’une notice (1) Vérifier l’Unité INRA pour laquelle vous créez la notice (dépend de votre authentification) 4 champs obligatoires à remplir: - Premier auteur (non conservé par la suite) - Titre (conservé dans la construction) - Année (conservé dans la construction) - Diffusion de la notice : Interne / public (non modifiable par la suite) création

Création d’une notice (2) Description complète : informations nécessaires pour le constructeur Remarque : Ne pas mettre le DOI dans le champs URL (ou rajouter le préfixe http://dx.doi.org/ avant le DOI) création

Le dépôt de la pièce jointe (1) Ne peut se faire que par l’auteur l'auteur (il ne suffit pas d'être créateur!) peut déposer la version numérique de l’article (pdf éditeur, version auteur) s'il connaît exactement la politique de l'éditeur ou s'il n'a pas cédé la totalité de ses droits (ne pas oublier qu'il doit apporter des preuves écrites au référent) création

Le dépôt de la pièce jointe (2) Il est possible de joindre le document numérique en précisant que le document ne servira que pour le Workflow (et sera supprimé lors de la validation de la notice par le référent) Parcourir > Importer le fichier Consulter le document Préciser le statut de diffusion de la pièce jointe Pièce jointe accessible via ProdInra + entrepôt OAI Pièce jointe accessible uniquement en interne (pour un utilisateur authentifié) notice qui ne doit pas contenir de résumé Pièce jointe visible après plusieurs mois (vérifier la durée de l’embargo auprès de l’éditeur) Pièce jointe permettant le travail de catalogage (scan du document, …) A défaut de document numérique Cocher : je m’engage à adresser … création

Importation Endnote (1) Utiliser le style Endnote : Export_Endnote_ProdINRA.ens (à télécharger sur Intranet-IST ou dans W:/Biblio/Endnote7/Styles) Exportation depuis EndNote dans ProdInra création

Importation Endnote (2) Importer les références dans ProdINRA (par petits lots) Modifier / visualiser chaque référence afin de vérifier le circuit de validation (choix de l’unité pour laquelle vous êtes constructeur) et de cocher l’envoi du document papier. Les informations complémentaires sont complétées à partir des informations présentes dans votre base Endnote (type de document, nom des auteurs, revues, résumé, …WOS). création

Transmission de la notice Le créateur transmet sa notice au constructeur qui la complétera Cf. vos identifiants Cf. tableau (pour les cas complexes des créateurs qui travaillent pour des unités à laquelle ils n’appartiennent pas sur le plan administratif) Rappel : 1 seul constructeur par unité ! création

Recherche des doublons Avant de construire la notice, vérifier qu’elle ne soit pas déjà présente dans prodINRA ! On peut également le faire au niveau du constructeur ! construction

La construction de la notice

Compléter / Modifier la notice Cette action permet d’accéder aux différents écrans communs à l’ensemble des types de documents (auteurs, titre, indexation, …) A tout moment, il est possible de sauvegarder les données (enregistrer) ou de quitter la notice (enregistrer et sortir). On peut passer à l’étape suivante sans être obligé de sauvegarder à chaque écran. Attention toutefois à l’écran « information sur la publication en série » car si votre revue ne figure pas dans le référentiel de ProdInra, vous devrez quitter sans pouvoir sauvegarder votre notice ! Enregistrez au minimum la notice au moment du choix de la catégorie ou lorsque vous aurez renseigner l’écran pagination. construction

Informations générales Titres Choix de la langue de la publication Titre de la publication (langue à repréciser car peut être différente de la langue de l’article) construction

Auteurs personnes auteur affilié à l’INRA (1) Nom / Prénom / Initiale / Matricule : on recherche l’auteur dans BASTIN (mise à jour à partir de Compact) ce qui permet de remplir automatiquement les champs Auteurs et Unités, Département(s), … Respecter le nom tel qu’il apparaît sur la publication (si différent de BASTIN, le saisir manuellement) Auteur INRA : Oui / Non / Inconnu (à modifier) un auteur doit être considéré comme un auteur INRA si son matricule ne commence pas par W et si le numéro de matricule est compris entre 1 et 40000 (cas des titulaires INRA) ou entre 50000 et 99999 (cas des non titulaires INRA : CDD, Post-doct, doctorants, …). Pour infos, les DU non INRA ont un matricule compris entre 40000 et 50000. construction

Auteurs affilié à l’INRA (2) Cas particulier des auteurs INRA qui ne sont plus dans Bastin (doctorants, post-doct, retraités, …) Saisir manuellement le Nom, Prénom, Initiale Sélectionner ensuite l’unité INRA construction

Auteurs personnes auteur affilié à l’INRA (3) Possibilité d’ajouter une affiliation externe (cf. auteur non affilié Inra) construction

Ajout d’un auteur non affilié à l’INRA Sélectionner l’institution  Nom, Type, Sigle Signaler toute institution qui ne fait pas partie de la liste en utilisant la boîte de dialogue « demande d’ajout dans la liste d’autorités des unités » Subdivision : correspond à l’unité de recherche, laboratoire, département… Essayer d’utiliser une écriture normalisée (pas de liste d’autorités) construction

Résumé Le résumé hérite des mêmes contraintes que l'ensemble de l'œuvre le problème n'est pas de prendre le résumé dans l'article en ligne ou dans une base de données, le problème est d'avoir une concession de droit de la part de l'auteur à l'INRA pas de contrat de concession de droit, pas de pièce jointe et pas de résumé d'auteur non plus. La seule possibilité est alors de faire un résumé de documentaliste, suffisamment différent dans la forme, de celui de l'auteur, pour ne pas être accusé de plagiat. construction

Indexation Mots clés systématiques: Mots clés thématiques: à rechercher dans la liste Mots clés thématiques: Mots clés géographiques: Mots clés libres: un par ligne et en majuscule Champs thématiques: pas encore validés Il est important de mentionner les MC en anglais (reprendre les MC d’auteurs) Liste d’autorités (cf. fichiers Word) construction

Production Préciser si c’est: Scientifique Technique Vulgarisation construction

Notes construction

Localisation Préciser où le document est conservé dans le cas de document papier construction

Liens Préciser le type de liens: - liens directs : URL - liens indirects: DOI (10.1093/aob/mcl164), WOS (000240925800012) ou Pubmed (17085433) - pour chaque lien, préciser la nature du document vers lequel le lien pointe (Texte éditeur, Texte auteur, Préprint, Postprint, Extrait, Notice) construction

Choisir / Changer la catégorie du document Le choix de la catégorie de document permettra d’afficher des écrans spécifiques (publications en série, diplôme, …) Rappel : le démarrage de ProdINRA concerne en priorité : Article (JAS) Thèse (VMU) construction

Pagination/Collation Préciser les numéros de pages, ou le nombre de pages Articles : 145-149 Thèses : 234 p. construction

Informations sur la publication en série Les champs titre de la série, Pays, ISSN et Editeur se remplissent automatiquement Signaler si titre absent du référentiel Attention, cette information est obligatoire ! La liste est fermée. Vous serez bloqué si votre titre de revue ne figure pas dans le référentiel de ProdInra (Enregistrer la notice à l’écran précédent) Compléter Volume, Numéro (et supplément) construction

Classement Il faut préciser si la revue comporte ou non un comité de lecture Ce choix peut s’avérer délicat construction

Communication (1) Cas des articles ayant fait l’objet d’une communication antérieure Préciser le type de communication, le lieu et date du colloque, …) construction

Communication (2) Règle d’écriture pour les dates de congrès YYYY/MM/DD-DD Exemple complexe : Pour un congrès dont les dates seraient à cheval sur 2 mois : 29 novembre au 3 décembre 2006, il faut écrire la zone 2006/11/29-2006/12/03 construction

Cas des thèses La thèse suit les autres oeuvres en ce qui concerne le droit d'auteur. Il est nécessaire que le doctorant signe un contrat de concession non exclusive au profit de l'INRA Un petit vademecum va être réalisé pour les thèses. En attendant :- il est rappelé que seul le doctorant peut déposer sa thèse, à la création de la notice- il est conseillé d'effectuer ce dépôt sous embargo jusqu'au 31/12/2007, pour éviter toute contestation. Mais pb : après la soutenance, le doctorant n’est plus considéré comme un ayants-droits (plus de codes LDAP) Comment vérifier que la version déposée est conforme à celle autorisée par le jury de thèse ? pas évident … construction

Diffusion Cette notion concerne les documents non édités (mémoires, thèses…) Il faut préciser qui peut diffuser ce travail (unité de recherche, ville et code postal) construction

Diplôme Préciser le diplôme et spécialités, le nom du directeur de thèse, les laboratoires INRA et les universités, … Pour les options: indiquer les noms des Ecoles doctorales, Formations et spécialités en les séparant par des virgules (ne pas mettre à quoi cela correspond dans le champ « option ») construction

Transmission de la notice Le constructeur transmet la notice au référent (centre ou département) Cf. tableau Remarque : C’est le référent département qui prime sur le référent de centre construction

Le réseau documentaire Centre de Montpellier (13/11/06) Départ. Inra UMR Créateurs (toute personne LDAP) Constructeurs Référent EFPMA AMAP Yannick Brohard Centre GAP BEPC Yolande Olivier (Yolande Olivier) Dominique Fournier SPE BGPI BIVI Suzette Astruc (Micheline Durand) BV BPMP Chantal Baracco CBGP / EAZA Didier Morin / Christine Silvy Christine Silvy PHASE DCC Département Phase Patricia Volland-Nail DGPC Brigitte Schafer EMIP ERRC CEPIA IATE SAD INNOVATION Catherine Alquier Delphine Allègre IR2B

Le réseau documentaire Centre de Montpellier (13/11/06) Départ. Inra UMR Créateurs (toute personne LDAP) Constructeurs Référent SAE2 LAMETA Laurent Garnier / Gabrielle Monnet Laurent Garnier Département SAE2 Suzanne Jumel MIA LASB Michèle Rocher (Cécile Louche) Centre EA MICA LBE Véronique Maugenet Département EA / MICA Virginie Lelièvre Mariette Chasles (Marion) LEPSE Dominique Fournier (MC Palpacuer) Département EA LISAH Suzette Astruc Département EA Virginie Lelièvre SPE LSTM MOISA Caroline Falize / Isabelle Pérez / Jean-Walter Schleich Caroline Falize CEPIA PECH ROUGE Marie Costa GAP PIA EFPMA R&S SPO Département MICA ? SYSTEM Pierre Diamante

Comment valoriser votre travail dans ProdINRA ? Liens dynamiques vers les publications de votre unité (exemple BEPC) Edition de listes bibliographiques (Panier) Création d’alertes (Historique)

Arguments pour amener les auteurs à déposer dans ProdInra Pourquoi déposer ? accessibilité, visibilité, universalité pérennité, interopérabilité, Que peut-on déposer ? 70 % des éditeurs autorisent le dépôt de la version auteur (intégrant les modifications des referees) : site Romeo Sherpa http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php 80 % des articles publiés dans des revues à comité de lecture (WOS) 2005 – 2006 par les chercheurs du centre de Montpellier pourraient être déposés (version auteur / après une période d’embargo dans 20 % des cas) Quand la politique éditoriale de l’éditeur ou le contrat de cession des droits signé par l’auteur ne permettent pas le dépôt, il faut renégocier avec l’éditeur de la revue Comment peut-on déposer ? en créant un notice dans ProdINRA et en y associant le document en pièce jointe (utiliser le modèle Postprint proposé : voir Intranet-ist)

Questions diverses Manuel de catalogage (fin nov.) Aide en ligne (?) Mantis pour déclarer des bugs http://www.inra.fr/intranet/Produits/mantis-INRA/main_page.php > Connexion (utiliser les codes LDAP) Proposition d’une réunion Constructeur / Chercheurs qui souhaiteraient être pionniers pour le dépôt de leurs publications