ATELIERS BAAN IV MODULE 6 : Procédure EDI ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

SOMMAIRE 6.1 – Statistiques 6.2 – Champ d’application 6.3 – Mode d’implémentation dans Baan 6.4 – Etapes du processus 6.5 – Spécificités par fournisseur 6.6 – Customisations 6.7 – Evolution prévue ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.1 STATISTIQUES GENERALES -1 Nombre d’articles associés CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES 31907 D 3 E01 4 E02 1 GAZ 180 XGA 102 Incohérences articles: -8 articles EDI avec code signal déclassement ou épuisement -20 articles associés au magasin EDI avec magasin principal <> EDI -2 articles avec magasin principal EDI (mais rien dans table article/magasin) ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.1 STATISTIQUES GENERALES -2 Articles EDI par fournisseur FOURNISSEUR NOMBRE D’ARTICLES AIR-03 8 ANGS50 541 BOSS18 1803 CARB25 277 FARN45 29568 ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.1 STATISTIQUES GENERALES - 3 VENTES FOURNISSEUR ANNEE NB LIGNES MONTANT ANGS50 2003 508 35 860 2004 486 40 886 BOSS18 8358 207 597 9121 254 950 CARB25 2459 1 230 989 2324 1 249 474 FARN45 545 32 757 TOTAL 11325 1 474 446 12476 1 578 068 ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.1 STATISTIQUES GENERALES - 4 ACHATS FOURNISSEUR ANNEE NB COMMANDES NB LIGNES ANGS50 2003 12 449 2004 10 440 BOSS18 5338 5271 CARB25 527 460 FARN45 4 503 TOTAL 36 6314 34 6674 ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.2 – Articles EDI - Définition Les articles accessibles depuis le catalogue peuvent soit être stockés au CERN soit livrés directement depuis le stock du fournisseur Dans ce cas, on les appelle articles EDI Il s’agit pour la plupart d’articles courants, à disponibilité immédiate et pouvant être livrés au client dans un délai maximum de 48 heures Pour l’utilisateur, la procédure est entièrement transparente quel que soit le type d’article acheté (stocké ou non) ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.2 Pourquoi des articles EDI Diminuer la valeur du stock Eviter les frais de stockage Sans pénaliser les utilisateurs Pour eux, cela ne doit rien changer, c’est comme s’ils commandaient au magasin central……… ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.3 – Choix d’implémentation Livraison directe ou Magasin virtuel? Livraison directe: Cette option n’a pas été retenue car, pour chaque demande, on aurait généré une commande spécifique Donc multiplication des frais administratifs (génération commande, transfert Qualiac, facturation multiples Magasin virtuel - avantages: Une seule commande par mois Une seule facture à traiter dans Qualiac ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.3 – Implémentation Les articles EDI sont associés dans Baan à un magasin ‘virtuel’ On l’a appelé EDI parce que le premier fournisseur intégré dans cette procédure communiquait avec nous au moyen de la technologie EDI Par extension, ce terme désigne maintenant ce que l’on apple des ‘outplaced stores’ ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.3 – Définition des articles Paramètres spécifiques dans la gestion des articles: Magasin principal = EDI Seuil de livraison directe = 1000000 Stock maximum = 1000000 Réapprovisionnement au stock maximum Seuil de réapprovisionnement = 1000000 Qauntité ordre maximum 1000000 Association article/magasin: Stock initialisé à 1000000 ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.3 – Magasin EDI Magasin géré par emplacements Le code de l’emplacement est le code du fournisseur Pour que les articles soient associé au bon emplacement, des conditions de stockage ont été définies Par exemple, les articles Bossard sont associés à l’emplacement BOSS18 globalement Exception : Articles FARNELL – Association article/emplacement créée automatiquement lors du chargement du catalogue FARNELL Pas d’implications comptables pour ce magasin (transactions de stock, etc..) ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.4 – Etapes du processus Etape 1 : création de la demande par l’utilisateur dans EDH. Etape 2 : génération quotidienne du picking par fournisseur Etape 3 : envoi du fichier correspondant au fournisseur Etape 4 : confirmation par le fournisseur de la livraison, des reliquats éventuels, des délais de fabrication ou de l’obsolescence de l’article Etape 5 : traitement des confirmation, gestion des anomalies Etape 5 : Une fois la livraison effectuée, confirmation du picking Etape 6 : réapprovisionnement du magasin EDI en fin de mois et génération de la commande de régularisation au fournisseur Etape 7 : facturation, paiement ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.4 – Etape 1 – Commander un article EDI Le catalogue des magasins précise si l’article est stocké au CERN ou stocké chez le fournisseur ( article EDI), le processus étant totalement transparent dans les deux cas. ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.4 – Etape 2 - Génération du picking Tous les jours, un picking est généré pour les demandes en cours Les articles étant associés à l’emplacement = code fournisseur, on peut lancer la génération du picking par fournisseur ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.4 – Etape 3 - Transmission au fournisseur Chaque jour, le fournisseur reçoit le fichier récapitulatif des demandes à servir Transmission au fournisseur : Bossard – Carbagaz : lancer la session ‘Transfert EDI – cddev0010m000’ en indiquant le fournisseur comme paramètre afin de lancer l’extraction du fichier par la machine EDI Farnell: envoi automatique du fichier par mail après génération du picking Angst + Pfister : fax manuel ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.4 – Etape 4 – Confirmation par le fournisseur Dés réception du fichier de désenlogement, le fournisseur confirme les livraisons ou indique les délais, les reliquats… Normalement, les reliquats ne sont pas acceptés, la disponibilité doit être permanente Il ne devrait donc pas y avoir d’exceptions Dans la pratique et en fonction des fournisseurs, la situation est loin d’être aussi idéale: Obsolescence des articles (Farnell) Délais de fabrication ou d’approvisionnement (mélanges gaz) Quantités importantes générant reliquats ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.4 – Etape 5 – Gestion exceptions Articles en obsolescence : Suppression de la ligne du picking Proposition au client d’un article de substitition s’il existe Dans le cas contraire, suppression de la ligne de la demande Reliquats: Acceptation ou non du reliquat après contact avec le client Si acceptation : qté livrée confirmée et reliquat dans prochain picking selon date de livraison prévue Dans le cas contraire, suppression de la ligne de désenlogement et de la ligne de la demande de matériel Délais de livraison : Suppression de la ligne de désenlogement Modification date de livraison dans la demande Génération du même picking pour cette demande (pour éviter de transmettre deux fois la même demande au fournisseur) Ou nouveau picking (en fonction date de livraison ) , suivant convention avec le fournisseur ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.4 – Etape 6 – confirmation picking Procédure : Les livraisons des fournisseurs EDI arrivent à la réception centrale et sont ensuite transportées aux magasins Avant confirmation du picking les livraisons sont pointées La confirmation du picking déclenche la livraison interne Confirmation partielle des pickings: Selon la proposition faite dans l’atelier achat, il serait possible, au prix d’un développement assez limité, de permettre une confirmation globale d’un picking en excluant certaines positions non encore livrées. ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.4 – Etape 6 – Réapprovisionnement Le magasin EDI est réapprovisionné en fin de mois avant la clôture comptable des magasins Auparavant, les pickings en cours sont confirmés Ensuite, le réappro est lancé. La quantité à commander est le cumul des quantités livrées au cours du mois courant : Qté réappro = stock maximum (1000000) – stock réel On ne tient pas compte des quantités réservées La session de génération INV a été customisée dans ce sens Les ordres INV sont ensuite confirmés et génèrent la commande de régularisation au fournisseur Cette commande est réceptionnée en bloc et transférée dans Qualiac ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.4 – Etape 7 – Facturation, paiement Le fournisseur établit la facture mensuelle sur la base de la commande de régularisation Les montants doivent être parfaitement identiques Nécessité de synchroniser la dernière date du mois pour l’envoi d’un picking pour respecter la clôture des magasins En cas de différence, vérification manuelle Sinon, traitement de la facture et paiement dans Qualiac Problème : la plupart des fournisseurs cloturent au mois calendaire et nous le dernier week-end Difficulté de réconcilier les factures (sauf Bossard) ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.5 – Particularités par fournisseur procédure standard définie mais autant de modalités d’application que de fournisseurs ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.5 –Bossard Historique : en production depuis 1992 Type de transmission : EDI Messages échangés : DELJIT, DESADV Niveau de service : 98 % Anomalies : Pas de reliquats ou délais sauf grosses quantités Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date) Facturation : La facture Bossard est entièrement basée sur la commande de réapprovisionnement Synchronisation parfaite ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.5 – Carbagaz D’abord Air liquide (01/01/1998) Historique : en production depuis 1998 D’abord Air liquide (01/01/1998) Puis Carbagaz (01/01/2003) Type de transmission : EDI Messages échangés : DELJIT, DESADV(qté), DESADV (délai) Anomalies : Pas de reliquats ou délais sauf mélanges de gaz Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date) Location des bouteilles Facturation : 1 facture par picking Problème synchronisation (clôture calendaire) Facturation gérée par tableau récapitulatif Excel au bureau des factures ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.5 –Carbagaz – Location bouteilles Dans chaque DESADV, envoi des codes barre relatifs aux bouteilles attribuées pour la location EDI GATEWAY Desadv CARBAGAZ EDI DB Source : J.Purvis IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.5 –Carbagaz – Facturation location En fin de mois, envoi par Carbagaz d’un fichier contenant la liste des locations à facturer CARBAGAZ CERN (asedi) Baan email Date Bar Code Price Order No Picking No Item Delivery Area EDI-Alg- Allocation EDI DB EDI-Alg allocation Source : J.Purvis IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004 EDI DB

6.5 – Carbagaz – Transfert location En fin de mois, lancement du bouclement des magasins Bouclement : Vérification code Génération écritures Transfert Baan Foundations (code de remplacement) EDI-Alg allocation SLS992 Qualiac Oriac CET ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004 EDI DB

6.5 –Angst et Pfister Historique : Type de transmission : En production depuis 2001 Longues négocations EDI jamais finalisé Type de transmission : fax manuel contenant fichier picking Pourrait être envoyé automatiquement (cf Farnell) Retours d’information (confirmations, etc..) par téléphone, mail, fax Anomalies : 5% des articles avec délai supplémentaire Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date) Facturation : Problème synchronisation (clôture calendaire) 1 facture par picking ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.5 –Farnell ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004 Historique : En production depuis juin 2004 Type de transmission : email automatique contenant subset fichier picking cXML à l’étude Articles : catalogue Farnell chargé dans le catalogue magasin Création automatique des articles dans Baan Retours d’information (confirmations, etc..) par mail Anomalies : très nombreuses Articles obsolete -> article de substitution proposé au client -> sinon, position de picking et ligne supprimée Délais de livraison, reliquats suppression de la position dans picking, modification de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date) Mais : FARNELL envoie 2 fois la marchandise Facturation : Problème synchronisation (clôture calendaire) 1 facture par picking et par client Problème avec les prix (septembre) ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.5 – Farnell – Intégration catalogue 30000 articles FARNELL intégrés dans le catalogue et dans BAAN Opération effectuée sur la base de la technologie XML, selon les étapes suivantes: Import des données XML Farnell dans notre catalogue. Les données XML sont extraites et sauvées dans la base y compris les images.pdf Import des données du catalogue dans Baan : option de menu dans le ‘Catalog Maintenance tool’ Calcul du prix de revient et de vente dans Baan – soit à la demande soit par batch le samedi matin Chargement du prix de Baan dans le catalogue – job de synchronisation Baan>catalogue qui tourne chaque nuit. Ce job synchronise tous les changements effectués dans Baan sur un article en important les données correspondantes dans le catalogue L’utilisateur peut voir les articles FARNELL importés dans le catalogue comme n’importe quel autre article des magasins Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.6 – Customisations dans Baan Intégration EDH : Importer données EDH : tdsls9240m000: Insérer records dans sls991 (dates livraison) pour gaz Désenlogement : Génération avis de désenlogement - tdilc4201m000 Envoi automatique d’un mail (Farnell) Réapprovisionnement : Génération propositions INV – tdinv3201m000 Qté à approvisionner = stock théorique – stock réel Pas de propositions pour autres magasins si article EDI Si la quantité = 0 -> pas de proposition Finances + Interface Oriac : Pas de valorisation de stock pour magasin EDI Location bouteilles intégré dans Interface Transfert Oriac ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – Evolution A l’origine, EDI était le seul type de transmission utilisé Une machine est dédiée à cette fonction (sunasedi = edi gateway) Depuis l’arrivée de nouveaux fournisseurs, le mode de transmission s’est élargi Le gateway EDI assure actuellement : La transmission/réception des messages EDI La location des bouteilles de gaz ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 - Raison choix EDI Projet initié au CERN en 1990 Technologie EDI en plein essor Née des standards de l’industrie automobile (odette) Flux-tendus Livraison juste à temps Diminution des stocks Prise en charge par l’ONU dans un but de standardisation Finalité : Faciliter et accélérer les échanges dans le commerce international ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – EDI - définition EDI (Electronic Date Interchange) est un système de transmission d’information sous forme standardisée (EDIFACT) Avec un protocole de communication spécifique Quelles informations : Toute la chaine du circuit commercial depuis l’offre d’un produit jusqu’à la facturation en passant par le dédouanement éventuel Pour fonctionner, EDI suppose un convertisseur entre l’application et le réseau: Extraction d’un fichier plat de la DB locale Conversion aux normes EDIFACT Réception d’un message EDIFACT Conversion en fichier plat avant intégration dans DB locale ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – Transmission Bossard Historique EDI GATEWAY Extraction Conversion Envoi message DELJIT Reception Conversion DESADV EDI GATEWAY Réception Conversion DELJIT Extraction Conversion Transmission DESADV DB BOSSARD Intégration Deljit +génération flat file DESADV BAANIV Génération Picking RESEAU IBM Fonctionalité: Transmission sécurísée Gestion acknoledgments ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – Schéma actuel EDH Demande Matériel BAAN Integration SunASEDI + generation picking SunASEDI MESSAGES ECHANGES mail Deljit Desadv EDI FOURNISSEURS: BOSSARD CARBAGAZ Logiciel EDI Fournisseur reseau Source : J.Purvis IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – EDI - Bilan Standardisation des messages mais subsets pour chaque fournisseur Projet ambitieux : Gérer l’ensemble du flux commercial jusqu’à facturation (electronic invoicing) et paiement par la banque Résultat mitigé : Pendant longtemps , un seul message (DELJIT) DESADV est venu se greffer plus tard Pas d’intégration automatique du DESADV Technologie sur le point d’être dépassée: Nouveaux standards en vigueur XML, etc.. ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – GATEWAY EDI Le gateway assure extraction, conversion, transmission, réception des messages pour Bossard et Carbagaz Il stocke également les données relatives à la location des bouteilles de gaz Problèmes: Version du logiciel de conversion plus compatible Pas de release prévue Nécessité d’envisager une autre solution technique Le gateway ne gère actuellement que la technologie EDI ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 –FUTUR : Aujourd’hui : Priorités : Technologie EDI dépassée ou sur le point de l’être Coûteuse à implémenter pour les fournisseurs (architecture, conversion) Procédures spécifiques pour chaque fournisseur Soft de conversion EDI obsolete (version oracle) Coût : gateway, soft, abonnement réseau Priorités : Remplacer EDI par une nouvelle technologie permettant un passage plus souple d’un fournisseur à l’autre Dans le cas où une nouvelle technologie est adoptée, le gateway devient inutile Dans ce cas, il faut envisager de gérer la location des bouteilles de gaz directement dans Baan ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – ALTERNATIVES à EDI : XML De nombreux standards XML sont disponibles: AS2 – EDI over Internet RosettaNet cXML xCBL ebXML Différents protocoles de communication sont supportés: Web Services http E-mail Etc………. Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – XML : Quel standard utiliser? Adopter un standard spécifique implique que le fournisseur avec lequel on va communiquer utilise le même standard Pour de nombreuses raisons: Nécessité de choisir et implémenter rapidement une solution de remplacement pour EDI Un de nos fournisseurs ayant déjà implémenté avec d’autres clients cXML – implémenter un autre standard lui demanderait du temps Des standards comme ebXML et des protocoles comme Web Services ne bénéficient pas encore d’une large utilisation et certains standards (ebXML par ex.) ne sont pas encore complètement définis cXML a été choisi. Ultérieurement, il pourra être remplacé par un autre standard XML Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – cXML - Définition cXML = commerce eXtensible Markup Language . Ce standard definit les documents et également les transactions B2B qui les gèrent. Les documents cXML les plus courants sont: Catalogues(Catalogues statiques i.e fichiers) PunchOut ( Catalogues vivants, interactifs tournant sur le site Web du fournisseur) et Commandes Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – cXML - Implémentation Chaque picking sera envoyé au fournisseur via un HTTP POST, soit en un seul fichier XML soit en plusieurs , chacun contenant les lignes d’une seule demande de matériel Un mecanisme sera mis en place pour vérifier qu’un demande de livraison est envoyée une fois, et une fois seulement Le fournisseur enverra une réponse par e-mail dans le cas où certains articles ne pourraient être livrés ou livrés seulement à une date ultérieure Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 – cXML – Schéma d’implémentation Picking Processor BAAN Fichiers pickings Supplier Sender Source : I. Dobrovnicova IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004

6.7 - RADIOSPARES RADIOSPARES est un nouveau fournisseur potentiel EDI approché récemment Il utilise un Punch-out catalogue Un utilisateur peut accéder à son catalogue Ensuite, circuit d’approbation interne (workflow EDH) Si ok, confirmation d’achat Implémentation possible: Sur l’ensemble des produits proposés, seule une gamme d’articles relativement limitée nous intéresse Intégration de ces articles dans le catalogue (cf FARNELL) Source : J.Purvis IT/AIS ATELIER6 – Procédure EDI 17/11/2004