REFORME DU CADRE BUDGETAIRE ET COMPTABLE DES EPLE

LA RCBC : sommaire I. Enjeux et axes de la réforme II. Le budget III. Les étapes préalables à la mise en œuvre de la RCBC

LA RCBC I – LES ENJEUX ET LES AXES DE LA REFORME

Sont concernés par la réforme Champs d’application Sont concernés par la réforme Les EPLE : Les lycées Les lycées professionnels Les collèges Les EREA Les ERPD

Les enjeux de la réforme Elle s’inscrit dans l’esprit de la LOLF (2001) Dans le respect du principe de logique de pilotage par résultats Intègre une plus large autonomie dans le cadre du projet d’établissement Pour une meilleure utilisation des moyens Avec prise en compte des orientations fixées par : l’autorité académique Et les collectivités territoriales Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 5

Les principaux axes de la réforme Simplifier le cadre budgétaire, le rendre plus lisible et en faire un réel outil de gestion Simplifier les règles de gestion et de suivi des crédits Simplifier les procédures de modifications budgétaires Suivre financièrement les actions du projet d’établissement Rendre compte en temps réel de l’utilisation des subventions et autres moyens attribués aux établissements

Les principales modifications règlementaires Le chef d’établissement : peut transiger après avoir recueilli l’autorisation du conseil d’administration en application de l’article 2044 du code civil qui définit la transaction (point 1346 et suivants) peut obtenir une délégation du conseil pour la signature de contrats et conventions dans la limite fixée à l’article 28 du CMP Le conseil d’administration : son quorum est calculé à la majorité des membres du CA en exercice et non plus à la majorité des membres théoriques Le comptable : peut se faire représenter au CA par une personne désignée (mandataire)

Les principales modifications règlementaires L’Etat Prévisionnel de la Commande Publique est supprimé comme autorisation budgétaire soumise au contrôle du comptable mais l’outil de gestion demeure (état prévisionnel des achats) La préparation budgétaire intègre un module de suivi des contrats : Etat des marchés, contrats et conventions (EMCC) Objet – titulaire – procédure - périodicité – coût annuel la validation du budget, entraine la génération automatique des engagements issus de l’EMCC Présentation d’un EMCC rempli – évoquer aussi l’EPA Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 8

LA RCBC II – LE BUDGET

Les principaux objectifs budgétaires Prise en compte de la destination de la dépense Prise en compte de l’origine des financements par bailleur Permettre de prendre en compte les spécificités de certains EPLE et les choix de la collectivité Donner au conseil d’administration les outils pour arrêter la politique d’établissement proposée

Le budget : les sections Un budget principal et un ou plusieurs budgets annexes Pour le budget principal : Une section de fonctionnement Avec trois services généraux Des services spéciaux Une section des opérations en capital Les opérations d’investissement Pour la section investissement insister sur son allègement (pas d’écriture de variation de stocks…) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 11

Le budget : la section de fonctionnement Trois services généraux: Activités Pédagogiques (AP) Administration & logistique (ALO) Vie de l’élève (VE) Des services spéciaux Certains prédéfinis (bourses nationales) Certains d’opportunités (restauration et hébergement) D’autres libres de création selon les spécificités locales Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 12

Les services généraux Disparition des chapitres budgétaires alphanumériques (A1,A2, B, C, D, J1, J2…) et fusion de leurs éventuelles réserves Création de trois services exclusifs : Dépenses pédagogiques : AP (activités pédagogiques) Fonctionnement : ALO (administration & logistique) Vie de l’élève : VE (vie de l’élève) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 13

Regroupement des dépenses par destination Dépenses pédagogiques : AP Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité pédagogique Chapitres d’origine : service général : A1 & A2 services spéciaux : J1, J2, J3, J5, J6, N3, R4, R8 (formation continue, par alternance, rémunérations)… En annexe nous pourrions distribuer le tableau récapitulatif déjà établi par Loïc Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 14

Regroupement des dépenses par destination Dépenses de fonctionnement : ALO Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité technique liée à l’EPLE (EPLE autonome ou au sein d’une cité scolaire ou support d’une cité scolaire) Chapitres d’origine : service général : B, C, D & G (cité scolaire) services spéciaux : contrats aidés (hors service mutualisateur )… Idem Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 15

Regroupement des dépenses par destination Vie de l’élève : VE Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité de l’activité Chapitres d’origine : service général : F (fonds sociaux de l’Etat et éventuellement des collectivités locales) services spéciaux : N1, N2 et J3 pour les actions relevant de modules spécifiques (Ex. : C.E.S.C.) R8 Contrats aidés (hors service mutualisateur) Idem mais en développant l’idée d’analyse par code de gestion des pratiques actuelles au sein de la plupart des EPLE Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 16

Les services spéciaux : particularismes Ils sont intégrés dans le résultat global de l’établissement Ils n’ont pas de fonds de roulement propre (FDR de l’EPLE = service général et services spéciaux confondus)  L’individualisation des réserves est possible  Le prélèvement s’effectue toutefois sur le fonds de roulement unique Le conseil d’administration lors de la répartition du résultat continue de décider de la mobilisation des réserves concernées Ils n’ont pas d’inventaire distinct des biens immobilisés, pas d’opérations en capital. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 17

Les opérations en capital Elles comprennent : Les opérations d’investissement : Les immobilisations corporelles Les immobilisations incorporelles non financières Les immobilisations financières et leur éventuel financement Les autres opérations : Les sorties d’inventaire Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 18

La dépense & le plan comptable - compte Le compte n’est plus saisi lors de la préparation budgétaire Le compte n’est pas saisi lors de l’approvisionnement Le compte n’est pas saisi lors de l’engagement Le compte n’intervient qu’au moment de la liquidation Simple mais qui martèle l’idée générale relative au PCG Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 19

La construction budgétaire Le budget est établi avec deux nouvelles nomenclatures : « Domaines » et « Activités » Elles sont construites selon les besoins de suivi de gestion Elles comprennent un code et un libellé Le domaine est obligatoire en dépenses mais facultatif en recettes Pour le domaine : pas de nomenclature imposée en dehors des opérations particulières (ex. : variations de stocks, opérations de fin d’exercice…) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 20

Un budget type Section de fonctionnement Service général Service : activités pédagogiques - AP dépenses recettes Domaines (Obligatoire) Activités (O) Domaines (Facultatif) (F) Comptes Service général : administration et logistique - ALO Service : vie de l’élève - VE Services spéciaux Service spécial : bourses nationales Services spécial : restauration Domaines (O) Activités (O) Domaines (F) Activités (F) Comptes (O) Section opérations en capital Service investissement Un budget type est un budget qui comprend les trois services généraux, un service spécial « bourses nationales » et un service spécial « restauration hébergement ». Le budget minimal comprend les trois services généraux et un service spécial  « bourses nationales », le service de restauration hébergement pouvant être suivi dans un budget annexe. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 21

Les activités : codification L’utilisation est obligatoire en dépenses L’activité est obligatoire en dépenses mais facultative en recettes L’ensemble du code comporte 9 caractères maximum Le code commence toujours par 0 ou 1 ou 2 selon le destinataire du compte-rendu de la dépense 0 = dépenses à l’initiative de l’EPLE 1 = dépenses relatives à l’état 2 = dépenses relatives à la collectivité Ex. : des dépenses liées à la TA commenceront par le code 0 des dépenses liées aux stages en entreprises, projets d’établissement commenceront par 1 des dépenses liées aux aides régionales commenceront par 2 Il n’est pas possible d’en ouvrir d’autres, commençant par 3, 4… Les codes 1 et 2 sont saisis à la demande exclusive des financeurs. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 22

La construction du code d’activité 8 caractères réservés à l’EPLE pour les besoins propres à son pilotage 1 4 caractères réservés à l’Etat pour le report d’information 4 caractères réservés à l’EPLE pour affiner sa gestion en tant que de besoin 2 4 caractères réservés aux CT pour le report d’information

Nomenclature des activités Etat Actions identifiées- Libellé Activités Codification de l’activité Manuels scolaires 13MS xxxx Droits de reprographie 13REPxxxx TICE 13TICxxxx Matériel pour la rénovation de l’enseignement 13RENxxxx Carnets de correspondance 13CORxxxx Education artistique et culturelle 13EACxxxx Stages 13STAxxxx Actions internationales 13AI xxxx Besoins éducatifs particuliers SEGPA 13SEGxxxx Classes relais 13CR xxxx Aides à l’insertion professionnelle 13AIPxxxx Apprentissage 13AP xxxx Autres dépenses pédagogiques 13ADPxxxx Assistants d’éducation (rémunération et charges) 16AS xxxx AVSCO (rémunération et charges) 16AVSxxxx Ecole ouverte (vacation et fonctionnement) 16EO xxxx Education à la santé et à la citoyenneté 16ESCxxxx Fonds de vie lycéenne 16FVLxxxx Fonds social lycéen 16FSLxxxx Fonds social des cantines 16FSCxxxx Autres dépenses éducatives 16ADExxxx Tableau emprunté au diaporama de présentation aux académies Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 24

Autre nomenclature prédéfinie Domaines Activités Code libellé Code libellé VSTOCK Variation de stocks (Matières Premières et autres approvisionnements) 0AUGMxxxx Augmentation 0DIMIxxxx Diminution VECOUR Variation en cours et produits finis OP-SPE Opérations spécifiques 0AMORxxxx Amortissement 0NEUTxxxx Neutralisation amortissement 0PROVxxxx Provisions risques, charges, etc. 0RPROxxxx Reprises sur provisions 0SINVxxxx Sortie inventaires 0ANFIxxxx Annulation financement 0PIMOxxxx Production immobilisée OP-N-1 Opérations année N-1 0CAP xxxx Charges à payer 0PAR xxxx Produits à recevoir 0CEXPxxxx Charges exceptionnelle 0PEXPxxxx Produits exceptionnels Le code d’activité, est défini sur 5 caractères les 4 derniers caractères sont à la libre appréciation des utilisateurs. Les codes relatifs aux charges ou aux produits exceptionnels relatifs aux opération de l’année N-1 sont obligatoirement utilisés avec l’extourne. Ils peuvent aussi être utilisés si la méthode de l’ordre de paiement est utilisée. Les codes surlignées en jaune correspondent à des opérations qui ne nécessitent pas d’ouvertures de crédits pour être exécutées. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 25

Les recettes Les domaines et activités (codes) sont facultatifs Le plan comptable - compte - est obligatoire dès la préparation budgétaire Les recettes s’effectuent par service Les mêmes domaines et les mêmes activités peuvent être utilisés en dépenses et en recettes pour faciliter les rapprochements Démonstration de 3 budgets : 1 collège 1 LGT & 1 LP Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 26

Les budgets annexes Ils remplacent les SACD Ils sont indépendants du budget principal (vote distinct du CA) Comme le budget principal, ils ont une section de fonctionnement et une section des opérations en capital Ils ont un seul service général dont l’intitulé est libre sauf s’il fait partie de la nomenclature (formation continue et/ou par alternance) Ils ne peuvent comporter de services spéciaux Ils ont leur propre compte financier Ils ont un fonds de roulement propre. Présenter deux BA : 1 GRETA & 1 BA « production » type cuisine centrale Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 27

Les budgets annexes Leur création est à l’initiative de l’EPLE : ex. : gestion de la formation par l’apprentissage, cuisine centrale … Un EPLE peut avoir plusieurs budgets annexes Il peuvent enregistrer des opérations en capital La collectivité peut demander leur création : ex. restauration et hébergement Lorsque l’on parle de formation continue, formation par l’apprentissage il s’agit de la gestion des centres et non pas de la réalisation d’action de formation Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 28

LA RCBC III – LES ETAPES PREALABLES A LA MISE EN ŒUVRE DE LA REFORME

UNE POLITIQUE BUDGÉTAIRE PRÉALABLE Répartir le budget initial en cours entre les services généraux et spéciaux de la nouvelle structure budgétaire = maîtrise de la nouvelle structure avec un budget connu. Définir des lignes générales de création des domaines et des activités compréhensibles et exploitables par le conseil d’administration et les élus. Définir une présentation qui permette à tous les destinataires de s’y retrouver (chef de travaux, enseignants, familles, collectivités…).

BUDGET ANNEXES : LES CHOIX FONDAMENTAUX Nombre et objectifs fonctionnels de ces derniers Le Service Annexe d’Hébergement est-il géré en service spécial ou en budget annexe ? Y-a-t-il d’autres fonctions financières exigeant un budget annexe en raison d’opérations en capital qui leur sont rattachées (GRETA, CFA, dispositifs mutualisés ou services communs) ? A évaluer pour préparer ces choix : Charges de gestion et moyens humains de l’EPLE : (cellule comptable, comptabilités générales, comptes financiers) Objectifs d’efficacité d’un tel suivi : (masse financière, taille de l’établissement, nombre d’opérations…) Recommandations de la collectivité territoriale 31

UNE COMMUNICATION BUDGÉTAIRE Informer en amont du premier budget : le conseil d’administration les enseignants le chef de travaux S’assurer de : l’absence ou de l’existence de consignes spécifiques des collectivités territoriales et de l’Etat : en cas d’absence de consigne , les codes d’activité commenceraontpar 0 bien communiquer sur le nouveau budget 32

LA CONCEPTION DU BUDGET Si les nomenclatures des activités permettent un compte rendu aisé du financement notamment pour l’Etat et pour la collectivité de rattachement (si celle-ci opte pour des nomenclatures obligatoires) Il convient également de concevoir des nomenclatures adaptées au pilotage de l’EPLE Deux objectifs principaux : Préciser la destination de la recette et de la dépense (exemples : voyage scolaire, Taxe Apprentissage, locations…) permettre une analyse budgétaire par thème ou objet (exemples de regroupement par ensemble cohérent : charges liées à la sécurité, la communication, la reprographie…)

LES DOMAINES ET ACTIVITÉS À L’INITIATIVE DE L’EPLE Eviter la reconstitution des chapitres et des comptes du PCG Eviter l’imputation au service AP ou VE du financement de charges très indirectement liées à la pédagogie ou à la vie de l’élève : AP et VE ne doivent pas être des mini-budgets Les reversements entre services sont limités au service spécial vers ou venant du service général Eviter l’émiettement sur de trop nombreux domaines et activités pour ne pas perturber la lecture des crédits ouverts. 34

CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 1 Exemple d’utilisation des domaines et activités en dépenses et en recettes Subvention spécifique de la Collectivité Territoriale de Rattachement pour des travaux délégués au service ALO (code d’activité imposé par la CTR - 2TVXD) Le domaine obligatoire en dépenses n’a pas été utilisé en recettes L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense Les caractères xxxx ou yyyy peuvent compléter l’activité afin de préciser sa destination (à l’initiative de l’EPLE) Dépenses Recettes domaine activité PCG MAINT 2TVXDxxxx 2TVXD 7442 - 7443 2TVXDyyyy Le code d’activité a été complété à l’initiative de l’EPLE pour différencier des travaux différents faisant référence à une même subvention Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 35

CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-A Budget d’un voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don Le domaine obligatoire en dépenses n’a pas été utilisé en recettes. Il permet de rattacher ce voyage à une formation professionnelle (hôtellerie = HOTEL) L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense Les financeurs sont caractérisés par le PCG Dépenses Recettes domaine activité PCG HOTEL 0VOYUSA 7067 7442 7468 Dans cette structure budgétaire c’est la filière (hôtelière) qui a été privilégiée comme élément d’analyse de coût. Il est possible d’utiliser le domaine en recette RCBC EPLE - plan de formation 36

CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-B Budget d’un voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don Le domaine obligatoire en dépenses a aussi été utilisé en recettes. Il permet une synthèse de tous les voyages L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense Les financeurs sont caractérisés par le PCG Dépenses Recettes domaine activité PCG VOYAGE 0USA 7067 7442 7468 L’élément d’analyse privilégié dans ce cas c’est le voyage. S’il existe plusieurs voyages on utilisera le même domaine et des activités propres à chacun des voyages. On pourra contrôler la part des différents financeurs par voyage (activité + PCG) ou globalement (PCG). RCBC EPLE - plan de formation 37

LA DOTATION DE FONCTIONNEMENT Modes de répartition de la dotation de fonctionnement et des ressources propres dont l’affectation n’est pas déterminée - exemple : loyers la dotation globale de fonctionnement peut faire l’objet d’une recette (selon le vote du budget au CA) dans tous les services qu’elle finance (AP-ALO-VE) Les ressources propres peuvent également faire l’objet d’une recette dans tous les services qu’elle finance (décision du CA). Conseil : privilégier cette approche car elle permet d'apprécier la part de chaque financeur à l'activité pédagogique. La problématique de la clef de répartition n’est pas à négliger : celle utilisée par le CTR pourra être prise comme base de travail. 38

QUESTIONS TECHNIQUES A REGLER EN 2012 L’inventaire des biens immobilisés La préparation des amortissements Les points à approfondir en formation 39/16 39

L’INVENTAIRE : MÉTHODOLOGIE S’assurer de la présence d’un inventaire Analyser la pertinence du support informatique (DOS, WINDOWS, date de la dernière mise à jour, qualité de la saisie…) S’assurer que les fiches comprennent les montants d’acquisition et les financements S’assurer que les sorties antérieures ont fait l’objet des écritures budgétaires et comptables conformes à la circulaire n°88-079 Mettre en place une procédure de contrôles aléatoires de la qualité de l’inventaire

LA TENUE DE L’INVENTAIRE Afin de simplifier la gestion de la transition vers les amortissements, il faut avoir un inventaire à jour et pertinent. Chaque établissement doit s’assurer que la comptabilité patrimoniale est cohérente dans GFC et correspond à la comptabilité auxiliaire. Par défaut les corrections devront être apportées avant le 31/12/2012. Recenser les biens à sortir afin de réduire les difficultés éventuelles liées aux subdivisions du compte 1069 (notamment les biens à multi-financement). sont concernés par ces deux derniers points : les biens sans usage, disparus ou obsolètes Cette vignette est à mettre en relation avec l’état réel de la comptabilité patrimoniale et notamment auxiliaire (suivi détaillé de chaque bien, ancienneté des biens et pertinence quant à leur existence réelle ou supposée… Cela suppose que le suivi individualisé des biens a été au minima assuré et non géré hors comptabilité auxiliaire 41

LA TENUE DE L’INVENTAIRE Vérifier l’égalité 1069 / 28…bis Vérifier que le solde des comptes 28..bis est < ou = aux comptes 2 intéressés SUBDIVISER LE COMPTE 1069 EN 3 SOUS COMPTES APRES BASCULE 2011 -2012 AVANT DE MOUVEMENTER LE COMPTE : 10691 amortissements des biens reçus en dotation 10692 amortissements des biens financés par des subventions 10693 amortissements des biens financés sur fonds propres Cette vignette est à mettre en relation avec l’état réel de la comptabilité patrimoniale et notamment auxiliaire (suivi détaillé de chaque bien, ancienneté des biens et pertinence quant à leur existence réelle ou supposée… Cela suppose que le suivi individualisé des biens a été au minima assuré et non géré hors comptabilité auxiliaire 42

AMORTISSEMENTS : QUELQUES PRÉCAUTIONS Afin de présenter un budget sincère dès le budget initial : prévoir une ligne en dépenses pour les amortissements réels et neutralisés sur la base de l’actif connu ou prévu au premier janvier n+1 prévoir une ligne en recettes au titre des amortissements neutralisés de l’actif connu ou prévu au premier janvier n+1

INTÉGRATION DE L’AMORTISSEMENT DANS LE BUDGET Les charges d’amortissement devront faire l’objet d’une explication à l’ensemble de la communauté éducative quant à leurs conséquences éventuelles sur le résultat et la capacité d’autofinancement de l’EPLE Les durées d’amortissement affectées aux biens sont déterminées par le conseil d’administration  Prévoir une délibération générique pour l’ensemble des catégories de biens  Prévoir le cas échéant une délibération spécifique pour certains biens

Les points à approfondir L’équilibre budgétaire Il s’analyse non par le calcul du résultat (recettes – dépenses de fonctionnement) Mais par le calcul de : la capacité d’autofinancement (CAF) si solde positif ou l’insuffisance de capacité d’autofinancement (IAF) si solde négatif La CAF corrige le résultat des variations induites par les opérations d'ordres (amortissements, provisions...) CAF = IAF : CAF de -100 = IAF de 100 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 45

Les points à approfondir Les provisions pour charges d’exploitation, financières, exceptionnelles Les DBM , réimputations Les stocks La nouvelle pièce 14 du compte financier (éléments d’analyse financière) Pour plus d’information : http://idaf.pleiade.education.fr Login : ven Mot de passe : zen Rubrique EPLE , onglet RCBC